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Das NPSP-Datenmodell

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Beschreiben des Salesforce-Datenmodells
  • Zusammenfassen der Grundlagen des NPSP-Datenmodells

Willkommen Auserwählte!

Glückskeks mit der vielversprechenden Botschaft 'Unter den Glücklichen bist Du der Auserwählte.'

Vielleicht sind Sie nicht durch einen Keks zu diesem Glück gekommen, aber an irgendeiner Stelle wurde entschieden, dass Sie für die Unterhaltung, die Konfiguration und den verlässlichen Betrieb von Salesforce für Ihre gemeinnützige Organisation zuständig sein sollen. Möglicherweise sind Sie ein Vollzeit-Administrator (super!), ein so genannter "Auch-Administrator" wie etwa, wenn Sie als Administrator tätig sind, dabei aber gleichzeitig AUCH andere Aufgaben erledigen" (auch super!) oder vielleicht sind Sie ein Freiwilliger in Teilzeit (auch das ist super!). Ganz gleich, was genau Ihre Rolle ist, in diesem Trail erhalten Sie einen grundlegenden Überblick darüber, wie Sie das Nonprofit Success Pack – ein Tool für Salesforce, das speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde – einrichten.

Wir werden Ihnen auf dem Trail empfehlen, an welcher Stelle Sie sich näher mit Salesforce beschäftigen können, wenn Sie es möchten, aber wir haben Sie gewarnt: Salesforce ist eine leistungsstarke und komplexe Produktreihe und es wird immer Neues zu lernen geben. Erwarten Sie also nicht, dass Sie Salesforce in ein paar Stunden oder auch ein paar Tagen "beherrschen". 

Wenn Sie bereits den Trail "Verwalten Ihrer Mission mit Nonprofit Cloud" durchgearbeitet haben, ist das super! Andernfalls sollten Sie sich damit beschäftigen. Vielleicht erkennen Sie in diesem Modul einiges wieder, aber es ist wirklich wichtig für Administratoren, dass sie die Konzepte kennenlernen, und zwar so wichtig, dass wir uns dazu entschieden haben, einige dieser Informationen an dieser Stelle zu wiederholen. Wenn Sie vorhaben, Salesforce umfassend zu nutzen, sollten Sie sich zudem mit dem Trail "Admin – Anfänger" beschäftigen, damit Sie sich mit allem auskennen, was die Salesforce Platform dazu beitragen kann, dass Ihre Organisation effektiver arbeitet. Diese Trails finden Sie im Abschnitt "Ressourcen" am Ende dieser Lektion.

Das Salesforce-Datenmodell

Das Wort "Sales" (Vertrieb) in Salesforce ist ein gar nicht besonders subtiler Hinweis darauf, dass die Software zunächst für die Automatisierung von Vertriebsprozessen und darüber hinaus zur Maximierung des Umsatzes gedacht war. Tatsächlich war das Produkt ursprünglich für Unternehmen gedacht, die etwas an andere Unternehmen verkaufen.

In Salesforce CRM ist der Account also entscheidend; er ist mit mehreren Unternehmen verbunden:

  • Vertriebsmitarbeiter verkaufen an die Personen (Kontakte), die den Account vertreten und die Kaufentscheidung beeinflussen.
  • Die Verkäufe selbst (z. B. 5000 Einheiten für 1$) werden als Opportunities bezeichnet. Sie sind ebenfalls mit dem Account verbunden.
  • Das Verhältnis zwischen Account-Daten und anderen wichtigen Einheiten, wie etwa den Vertriebs-Opportunities, und wie sie untereinander interagieren, wird Salesforce-Datenmodell genannt.

In einem Datenmodell wird grundsätzlich festgelegt, wie Daten gespeichert und in Datenbanktabellen verknüpft werden. Die meisten Menschen denken nicht in Datenbanktabellen-Strukturen (wenn Sie das doch tun, sind Sie eine Ausnahme); stellen wir uns das also vor wie das Speichern von Daten in einem Tabellenblatt. 

Die Registerkarten, Spalten und Zeilen in Tabellenblättern werden Objekten, Feldern und Datensätzen in Salesforce zugeordnet.

In Salesforce nennen wir Tabellenblätter Objekte, Spalten Felder und Zeilen Datensätze. Anstelle eines Account-Tabellenblatts gibt es bei uns ein Account-Objekt mit Feldern und einer Reihe identisch aufgebauter Datensätze. Die Aufgabe des Datenmodells besteht darin, Daten so aufzubereiten, dass sie leichter verständlich sind. So sehen die Daten in Salesforce aus:

Zuordnung wichtiger Elemente in Salesforce

(1) In Salesforce bezeichnet der Begriff Anwendung eine Reihe von Objekten, Feldern und Funktionen zur Unterstützung eines Geschäftsprozesses. NPSP ist eine Anwendung. Sie können sehen, welche Anwendung Sie nutzen und mit dem App Launcher (App Launcher-Symbol) zwischen Anwendungen umschalten.

(2) Objekte in Ihrer Salesforce-Organisation werden hier angezeigt. Es gibt zwei Arten von Objekten: Standardobjekte und benutzerdefinierte Objekte. Standardobjekte sind automatisch Bestandteil von Salesforce und erfüllen die gängigsten Anforderungen von Unternehmen in Form von Accounts, Kontakten, Leads und Opportunities. Benutzerdefinierte Objekte sind Objekte, die Sie erstellen und an die speziellen Anforderungen ihrer Organisation anpassen.

(3) Datensätze sind die tatsächlichen Daten, die mit einem Objekt verbunden sind. Oben sehen Sie den Datensatz für alle mit der Familie Alvarez verbundenen Daten.

(4) Mit jedem Standardobjekt und jedem benutzerdefinierten Objekt sind Felder verbunden (die Sie im Abschnitt "Details" in einem Datensatz finden). Jedes Standardobjekt verfügt über eine Gruppe vordefinierter Standardfelder. Darüber hinaus beinhaltet NPSP seine eigenen benutzerdefinierten Felder, benutzerdefinierten Objekte und Automatisierungen. Sie können Standardobjekte oder benutzerdefinierte NPSP-Objekte weiter benutzerdefiniert anpassen, indem Sie zusätzliche benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

(5) Verwandte Objekte und Datensätze sind in Salesforce miteinander verknüpft. In der Welt von Salesforce zeigen Ihnen die so genannten "Themenlisten" wichtige verwandte Daten an einem zentralen Ort.

Das NPSP-Datenmodell

NPSP ist im Grunde genommen eine Gruppe benutzerdefinierter Anpassungen, die an der grundlegenden Salesforce Platform vorgenommen wurden. Accounts, Kontakte und Opportunities sind weiterhin die wichtigsten Bausteine, aber im CRM für gemeinnützige Organisationen sind die Verwaltung von Mitgliedsdaten und die Optimierung von Fundraising- und Programmaktivitäten ebenfalls wichtig. Hier werden andere Entitäten und ihre Beziehungen nachverfolgt, und zwar einzelne Spender, ihre Haushaltszugehörigkeit und Spenden.

In NPSP werden Accounts beispielsweise zur Vertretung von Haushalten eingesetzt. Jeder Haushalt kann mit mehreren Spendern (Kontakten) und Spenden (Opportunities) verknüpft werden. Und da viele gemeinnützige Organisationen mehr als nur Spender nachverfolgen müssen, können sie Kontakte nutzen, um alle Arten von Personendaten zu verwalten, wie etwa Mitglieder, Freiwillige, Klienten, Vorstandsmitglieder. Und sie können Opportunities nutzen, um Zuwendungen, Sachspenden und Mitgliedschaften zu verwalten und nicht nur Barspenden von einzelnen Personen. 

Haushalt-Accountmodell

Vielleicht kennen Sie das schon, aber schauen wir uns noch einmal an, wie NPSP die Standard-Salesforce-Objekte verwendet.

Objekt Verwendung
Account
Spender- oder Kundenhaushalte, Unternehmen, Stiftungsgeldgeber oder sonstige Organisationen, zu denen Ihre Organisation in einer Beziehung steht. Es gibt zwei Hauptarten von Accounts, die Sie in NPSP erstellen können: Haushalte und Organisationen. Haushaltsaccounts dienen der Nachverfolgung von Spender- oder Mitgliederhaushalten. Organisationsaccounts werden für alle übrigen Accounts verwendet, wie Geldgeber, Unternehmensspender, Anbieter, Regierungsinstitutionen oder sonstige Wirtschaftsunternehmen.
Kontakt
Einzelne Beteiligte in Ihrer Organisation. Alle Kontakte müssen mit einem Account verbunden sein. Mit dem Kontaktobjekt können Sie Spender, Mitglieder, Freiwillige, Kunden und Mitarbeiter nachverfolgen, also grundsätzlich alle Personen, die mit Ihrer Organisation zu tun haben.
Opportunity
Potenzielle umsatzgenerierende Aktivitäten wie Spenden, Zuwendungen oder Mitgliedsbeiträge, die im Laufe der Zeit nachverfolgt werden, von der Verpflichtung – oder noch davor – bis zum Eingang. Dabei kann es sich um Folgendes handeln: finanzielle Zuwendungen einer Person oder eines Unternehmens, Fördergelder eines Financiers, Verträge einer Regierungsinstitution oder Verkäufe von Waren in Verbindung mit Ihrer Organisation.
Kampagne
Jegliche Initiative, die Sie planen, verwalten und nachverfolgen möchten. Opportunities können einer Kampagne (oder mehreren Kampagnen) zugeschrieben werden, um Ihre Kapitalrendite zu ermitteln.

Das NPSP-Datenmodell beinhaltet zudem für NPSP benutzerdefinierte Objekte wie Zugehörigkeiten, Beziehungen, Engagementplan-Vorlagen, wiederkehrende Spenden, Zahlungen und noch einige weitere. Natürlich wissen wir, dass Sie gerade erst mit NPSP schwimmen lernen, aber wir werfen Sie dennoch ins tiefe Wasser – aber nur ganz kurz. Wir versprechen Ihnen, dass wir Sie rechtzeitig herausziehen. 

Dies ist das NPSP-Datenmodell:

Ein Schaubild des NPSP-Datenmodells.

Sie brauchen sich jetzt noch nicht allzu intensiv damit zu beschäftigen, aber Sie sollten schon einmal ein Beispiel eines Datenmodell-Diagramms gesehen haben und eine Vorstellung von einigen der Standardobjekte und benutzerdefinierten Objekte bekommen, die Bestandteil von NPSP sind.

Jetzt können Sie, wie schon erwähnt, Salesforce und NPSP noch weiter anpassen, indem Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Objekte, Felder, Automatisierungen usw. hinzufügen. Und wenn Sie das tun, entwerfen Sie Ihr eigenes einzigartiges Datenmodell. 

Ihr Datenmodell beeinflusst die Art und Weise, wie Sie Daten in Salesforce importieren, und wenn Sie das verstanden haben, ist sichergestellt, dass Datensätze richtig erstellt und miteinander in Bezug gesetzt werden. Wenn Sie beispielsweise Kontaktinformationen für einen Spender importieren, der Ihre Organisation jahrelang mit Spenden unterstützt hat, sollten Sie sicherstellen, dass die importierten Spendendatensätze diesem Kontakt richtig zugeordnet werden. Es gibt unzählige Beispiele wie dieses, die zeigen, wie wichtig Beziehung zwischen Dateneinheiten in Salesforce sind. Das ist aber noch nicht alles: Das Datenmodell wirkt sich auch auf die Integration mit externen Systemen aus, da jedes externe System ein eigenes Datenmodell hat, das mit Ihrem System "sprechen" können muss. Durch die Verwendung von NPSP kommen Sie ganz nebenbei in den Genuss eines bewährten Datenmodells, das mit anderen gängigen Anwendungen für gemeinnützige Organisationen kompatibel ist.

Wenn Sie mit der Planung für die Verwendung von Salesforce beginnen, ist es äußerst wichtig, dass Ihr Datenmodell all die Dinge enthält, die die Aktivitäten Ihrer gemeinnützigen Organisation eindeutig repräsentieren: Spender und Mitglieder, Spenden, Zuschüsse, Veranstaltungen, Spenden von Waren und Dienstleistungen, Arbeitsbelastung je Klient und Aufklärungskampagnen. Genauso wichtig ist es, die Beziehungen zwischen diesen Dingen zu definieren, also Sachspenden mit Spender- und Empfängerkontakt zu verknüpfen, Klientenkontakte mit Fällen und Mitarbeitern usw.

Hier ist die Planung unerlässlich.

Das nachfolgend dargestellte Entity-Relationship-Diagramm (ERD) wurde von einem Tool namens Salesforce Schemagenerator erstellt und stellt einen Teil eines gut durchdachten Datenmodells dar. Jeder Kasten stellt eine Einheit dar, und die Linien zeigen Beziehungen zwischen den Einheiten. Der Schemagenerator ist ein Tool, das Ihnen die Visualisierung und Bearbeitung Ihres Datenmodells erleichtert. Er ist hilfreich bei der Entwicklung komplexer Datenmodelle und wenn es darum geht, sie zu verstehen. 

Datenmodelldiagramm mit Objekten

Salesforce ist zwar ein flexibles System, doch das Design Ihres Datenmodells ist eine der wenigen Festlegungen, die sozusagen festzementiert werden. Ihr Datenmodell wird zur Grundlage Ihres gesamten Systems, und wenn Sie später größere Änderungen an dieser Grundlage vornehmen, wirkt sich dies störend und potenziell teuer aus. Und denken Sie daran: Im Lieferumfang von NPSP ist bereits ein solides Datenmodell vorkonfiguriert, das den Bedarf der meisten gemeinnützigen Organisationen deckt. Schauen Sie sich NPSP also erst einmal genau an!

Ausgehend von einem Fundament in den Grundlagen der Salesforce Platform fahren wir fort mit den Vorgehensweisen, die sich bei der erfolgreichen Implementierung und Anpassung von Salesforce am besten bewährt haben.

Ressourcen