Vorbereiten auf Ihre Rolle als NPSP-Administrator

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Beschreiben der Zuständigkeiten eines Nonprofit Success Pack-(NPSP-)Administrators
Erläutern, wo Salesforce- und NPSP-Einstellungen zu konfigurieren sind

Salesforce für gemeinnützige Organisationen enthält sowohl integrierte Plattformlösungen als auch verwaltete Pakete. In diesem Badge geht es um das verwaltete Paket Nonprofit Success Pack. Wenn Sie mehr über andere Lösungen von Salesforce für gemeinnützige Organisationen erfahren möchten, sehen Sie sich das Modul Salesforce für gemeinnützige Organisationen – Grundlagen.

Wer ist ein Nonprofit Success Pack-Administrator?

Eine Gruppe von NPSP-Administratoren

Gemeinnützige und Nichtregierungsorganisationen sind eine diverse Gruppe von Organisationen – unterschiedliche Missionen, Organisationsstrukturen, Finanzierungsmodelle, Aufgabenbereiche und Größenordnungen –, die sich alle für die Verbesserung der Welt einsetzen.

Nonprofit Success Pack (kurz NPSP) ist ein Paket von Tools und Konfigurationen, die diesen Organisationen einen schnellen Einstieg in Salesforce ermöglichen. Es ist die Grundlage von Salesforce für gemeinnützige Organisationen, einer zentralen integrierten Plattform, die alle Funktionen Ihrer Organisation verbindet. Salesforce für gemeinnützige Organisationen vereint Teams aus den Bereichen Fundraising, Programmmanagement, Marketing und Fördermittelvergabe, um eine Umgebung zu schaffen, die die Erwartungen der aktuell Beteiligten übertrifft und Wandel und Wirkung auf ein neues Level hebt.

Als NPSP-Administrator sind Sie im Allgemeinen für die tägliche Konfiguration, Unterstützung, Pflege und Verbesserung der Salesforce-Instanz bzw. -Organisation einer gemeinnützigen Organisation verantwortlich. Teils Projektmanager, teils Techniker und teils Geschäftsanalyst hält ein Administrator eine Salesforce-Organisation am Laufen, um die Mission einer gemeinnützigen Organisation zu erfüllen. (Im Abschnitt "Ressourcen" finden Sie einen Link zu einer exemplarischen Tätigkeitsbeschreibung.)

Ähnlich wie die gemeinnützigen Organisationen, für die sie arbeiten, sind auch Administratoren völlig verschieden.

Wenn Sie in einer großen gemeinnützigen Organisation tätig sind, gehören Sie vielleicht zu einem Team von Administratoren, die an komplexen Konfigurationen arbeiten. Möglicherweise haben Sie einen eher codeorientierten Hintergrund. Oder Sie sind eher ein technischer Projektleiter. Vielleicht arbeiten Sie auch die meiste Zeit mit einem Consulting-Partner an Implementierungen. Oder Sie setzen Ihr Salesforce-Wissen aus der gewinnorientierten Welt für die Ziele einer gemeinnützigen Organisation ein.

Wenn Sie zu einer kleineren Organisation gehören, sind Sie vielleicht ebenfalls mit einigen dieser Aufgaben betraut, insbesondere mit der programmierungsfreien Konfiguration, Übertragung von Geschäftsprozessen auf Ihre Organisation und Verwaltung von Projekten. Möglicherweise müssen Sie auch Spenden sammeln, Programme verwalten, Tische für die Gala aufstellen und alle zwei Wochen den Kühlschrank im Büro putzen. Sie sind das, was manchmal als ein Auch-Administrator bezeichnet wird – ein leidenschaftlicher Nonprofit-Profi, der Salesforce erlernt und viele andere Sachen unter einen Hut bringt.

Ein Salesforce-Administrator, der mit den vielen Aufgaben jongliert, die er jeden Tag erledigen muss

In jedem Fall wird Ihnen dieses Modul helfen, NPSP und Ihre Rolle als Administrator bei einer gemeinnützigen Organisation besser zu verstehen. In diesem Modul werden nicht alle Aspekte der Salesforce-Administration behandelt (dafür gibt es ja Trailhead!), es vermittelt Ihnen vielmehr, was Ihre Rolle beinhaltet, wo NPSP aufhört und die Salesforce-Plattform anfängt und wohin Sie sich wenden können, wenn Sie auf Ihrem Weg Hilfe benötigen.

Wichtige Aufgaben von Administratoren gemeinnütziger Organisationen

Unabhängig von Ihrer genauen Positionsbezeichnung sind Sie als Administrator für einige wichtige Aufgaben zuständig. Obwohl diese nicht NPSP-spezifisch sind, sollten Sie sie unbedingt im Hinterkopf behalten – vor allem, wenn Sie Ihre Administratorlaufbahn mit diesem Modul beginnen. Werfen wir also einen Blick auf Ihre Zuständigkeiten.

Konfigurieren Ihrer Salesforce-Organisation

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation neu bei Salesforce und NPSP ist, tragen Sie dafür Sorge, dass Ihre Organisation für einen erfolgreichen Einsatz in Salesforce bereit ist. Wenn Sie gerade erst mit dem Planen Ihrer Implementierung beginnen, sollten Sie sich unbedingt den Trail Mit Salesforce für gemeinnützige Organisationen zum Erfolg ansehen. Dort finden Sie hilfreiche Tipps, wie Sie Anforderungen erfassen und Ihre Organisation zur optimalen Nutzung von Salesforce und NPSP anleiten.

Nachdem Sie Ihren Plan erstellen haben, werden Sie wahrscheinlich mit der Einrichtung beginnen. Glücklicherweise sind sowohl Salesforce als auch NPSP mit deklarativer Programmierung konfigurierbar. Das bedeutet, dass Sie Ihre Auswahl per Mausklick treffen und keinen Code schreiben müssen. Wenn Sie mit einem Consulting-Partner zusammenarbeiten, legen Sie einfach fest, was Ihre Organisation benötigt, und lassen es dann von ihm entwickeln.

Nach der Implementierung kümmern sich Sie um grundlegende Verwaltungsaufgaben wie das Einrichten und Deaktivieren von Benutzern, Erstellen von neuen Feldern oder Objekten, Ändern von Workflows und andere Routineaufgaben. Sie verbringen viel Zeit mit den NPSP-Einstellungen und dem Salesforce-Setup (mehr dazu in einer Minute).

Außerdem evaluieren und implementieren Sie Forderungen nach neuen Funktionen von Ihren Benutzern. Evaluieren ist hier ein Schlüsselwort. Nur weil Sie ein neues, von Ihren Benutzern angefordertes Feld einrichten können, heißt das nicht, dass Sie es auch müssen. Eruieren Sie Optionen und schlagen Sie alternative Lösungen vor, um Ihre Benutzer beim Erreichen ihrer Ziele zu unterstützen. Tun Sie nicht automatisch das, was Benutzer denken, dass sie wollen. Mehr dazu später in diesem Modul.

Gewährleisten der Aktualität

Sie sind dafür verantwortlich, mit Salesforce- und NPSP-Updates und neuen Funktionsveröffentlichungen Schritt zu halten.

Es gibt jedes Jahr drei Hauptversionen (Winter, Frühjahr und Sommer) für Salesforce und NPSP. Updates für die Salesforce-Plattform kommen zuerst heraus und etwa einen Monat später folgen Hauptversionen für NPSP und andere Produkte von Salesforce für gemeinnützige Organisationen. Außerdem werden NPSP-Fehlerkorrekturen alle zwei Wochen an Ihre Organisation weitergegeben.

Sie erhalten immer zahlreiche Vorwarnungen zu diesen Veröffentlichungen, damit Sie Zeit haben, neue Funktionen kennenzulernen, zu implementieren und zu testen.

Eine Veröffentlichungsstrategie hilft Ihnen (und Ihren Mitarbeitern), den Überblick über Änderungen zu behalten und Ihre Investition in Salesforce in vollem Umfang zu nutzen. Einzelheiten dazu finden Sie im Modul Nonprofit Success Pack Gesundheit und Optimierung auf Trailhead und in der Dokumentation mit der Versionsübersicht, die unter "Ressourcen" verlinkt sind.

Wahren der Sicherheit

Obwohl alle Salesforce-Benutzer in Ihrer gemeinnützigen Organisation gemeinsam Verantwortung für die Datensicherheit tragen, sind Sie als Administrator die erste und letzte Verteidigungslinie. Sie sind nicht nur mit der Verwaltung von Benutzern und deren Zugriffsebenen betraut, sondern aktivieren auch wichtige Sicherheitsfunktionen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die Benutzeraccounts durch die Kombination von etwas Bekanntem (z. B. einem Kennwort) und etwas Vorhandenem (z. B. einer Authentifizierungsanwendung auf dem Smartphone oder einem anderen Sicherheitsgerät) schützt.

Zwei Salesforce-Administratoren stehen neben einem Safe.

Denken Sie daran, dass Sicherheit nicht nur technische, sondern auch soziale Aspekte hat. Ihre Benutzer sind oft der Schlüssel zur Datensicherheit.

Sie verwalten die Möglichkeit Ihrer Benutzer, Daten einzusehen, zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen. Außerdem steuern Sie, welche Benutzer Zugriff auf Ihre gesamte Organisation oder nur ein bestimmtes Objekt, Feld oder einen einzelnen Datensatz haben. In Sachen Datensicherheit empfehlen wir das Prinzip der geringsten Rechte, was bedeutet, dass jeder nur so viel Datenzugriff haben sollte, wie er zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Beispielsweise muss Ihr Koordinator für freiwillige Helfer nicht unbedingt die Spendenhistorie eines Freiwilligen kennen.

Wenn Sie sich eingehender mit dem Thema Datensicherheit befassen möchten, sehen Sie sich das Trailhead-Modul Datensicherheit an.

Schulen von Benutzern und Fördern der Akzeptanz

Eine perfekt konfigurierte, fachgerecht gesicherte, regelmäßig aktualisierte Salesforce-Organisation bringt nichts, wenn sie nicht verwendet wird. Sie sind verantwortlich für die Schulung von Benutzern in der optimalen Verwendung des Systems und für den Ausbau der Salesforce-Fähigkeiten in Ihrer gesamten gemeinnützigen Organisation – einschließlich der Förderung eines jeden aufkeimenden Interesses bei Ihren Kollegen, in die Rolle eines Administrators zu schlüpfen.

Sicherstellen der Datenhygiene und -vollständigkeit

Sie sind zuständig für die Data Governance, d. h. Sie sorgen dafür, dass Ihre Daten fehlerfrei und vollständig sind. Wenn Sie Benutzer von vornherein in der korrekten Eingabe von Daten schulen, sind Sie weniger auf die technischen Hilfsmittel angewiesen, die Ihnen zur Bereinigung Ihrer Daten zur Verfügung stehen.

Möglicherweise verwalten Sie auch Datenfeeds und andere Integrationen. Dazu gehört das Importieren von Daten aus externen Quellen wie Ihrem Anbieter für Direktwerbung oder einem anderen Drittanbieter. (Nachdem Sie den Trail "Verwalten des Nonprofit Success Pack (NPSP)" absolviert haben, können Sie noch den Trail Importieren von Daten mit dem Nonprofit Success Pack (NPSP) ausprobieren.)

Unterstützen von Berichten und Analysen

Nachdem Sie all Ihre Daten in Salesforce erfasst haben, möchten Sie sie sicher auch optimal nutzen. Als Administrator haben Sie die Aufgabe, Benutzern beim Erstellen und Pflegen von Berichten und Dashboards zu helfen, um aus Ihrer Fundraising-Leistung und anderen wichtigen Kennzahlen zu lernen.

Zwei Orte zum Arbeiten

Da es sich bei NPSP um eine Anwendung handelt, die auf Salesforce aufsetzt (oder genauer gesagt auf Sales Cloud Enterprise Edition, das die meisten nur als Salesforce kennen), haben Sie zwei Orte, an denen Sie Ihre Organisation konfigurieren und Ihre Arbeit als Administrator erledigen können: Salesforce-Setup und NPSP-Einstellungen.

Sie gelangen zum Salesforce-Setup, indem Sie in der Symbolleiste zuerst auf das Zahnradsymbol ( Das Setup-Zahnradsymbol ) und dann auf Setup klicken. Hier verwalten Sie Benutzer, Anwendungen, Objekte, Felder und vieles mehr.

Die Salesforce-Seite 'Setup'

Sie gelangen zu "NPSP-Einstellungen", indem Sie im App Launcher ( Das App Launcher-Symbol ) nach NPSP-Einstellungen suchen und dann auswählen. Hier verwalten Sie NPSP-spezifische Funktionen wie Benennungskonventionen für Haushalte, Kontaktbeziehungen, Opportunity-Namen, Zuweisungen zum Verwendungszweck, Einstellungen für wiederkehrende Spenden und vieles mehr.

Die Seite 'NPSP-Einstellungen'

Diese Einstellungen werden Ihnen vielleicht noch nicht viel sagen, aber in der nächsten Lektion erlernen Sie die Grundlagen des NPSP-Datenmodells, damit Sie besser verstehen, ob bestimmte Einstellungen NPSP-spezifisch oder Salesforce-Standardeinstelllungen sind.

Durchatmen

Okay. Wir wissen, dass das viel auf einmal war. So viele Zuständigkeiten! Zwei verschiedene Orte zum Erledigen der Arbeit! Und das alles in der ersten Lektion!

Vertrauen Sie uns, Sie schaffen das.

Zur Anregung können Sie sich den Abschnitt "Ressourcen" ansehen, wo Sie einen Link zur Salesforce-Website für Administratoren finden, auf der Sie mehr über die berufliche Weiterentwicklung und andere Administratoren erfahren können, die diese Arbeit bereits machen.

Im weiteren Verlauf dieses Moduls erfahren Sie mehr zum NPSP-Datenmodell, den grundlegenden Schritten zur Anpassung Ihrer Salesforce-Organisation und einigen bewährten Vorgehensweisen. Außerdem verraten wir Ihnen, wo Sie bei Bedarf Hilfe erhalten.

Los geht's!