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Konzentrieren auf die wichtigsten bewährten Vorgehensweisen in Verbindung mit der Salesforce Platform

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Abrufen der wichtigsten bewährten Vorgehensweisen zur Implementierung der Salesforce Platform
  • Berücksichtigen der allgemeinen Sicherheitsfunktionen in Salesforce

Wie bereits erwähnt, ist Salesforce ein leistungsstarkes und komplexes Tool. Bevor wir uns also mit den Besonderheiten der Einrichtung von Nonprofit Success Pack (NPSP) beschäftigen, möchten wir Sie auf einige der wichtigsten bewährten Vorgehensweisen zur Implementierung der Plattform hinweisen, auf der NPSP eingerichtet wird. Wenn Sie also bereit sind, sich näher damit zu beschäftigen, schauen Sie sich den Abschnitt "Ressourcen" am Ende dieser Lektion an.

Datenschutz durch Sicherheitsstrategie

Während Sie sich auf den Einzug in Ihr neues CRM-Haus vorbereiten, ist es an der Zeit, über die Themen Zugang und Sicherheit nachzudenken. Wo installieren Sie Sperren oder Kindersicherungen? Wer erhält die Schlüssel oder Passwörter?

Ihre Organisation trägt eine enorme Verantwortung gegenüber Ihren Kontaktgruppen, die Ihnen ihre Spenden und darüber hinaus ihre personenbezogenen Daten anvertraut haben. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie ihre Daten vor Missbrauch und unangemessener Offenlegung schützen und Ihren Mitarbeitern dabei gleichzeitig auf angemessen komfortable Weise Zugang zu den Daten bieten, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu tun.

Der Schutz Ihrer Daten obliegt Salesforce und Ihnen selbst. Viele Salesforce-Sicherheitsebenen greifen ineinander, um die Sicherheit Ihrer Daten zu wahren. Ihre Daten sind vor unberechtigtem externen Zugriff geschützt, und ebenso werden Sie sie vor unsachgemäßer Verwendung durch Ihre eigenen Benutzer schützen wollen. Salesforce sorgt dafür, dass andere nicht an Ihre gespeicherten Daten herankommen, und schützen die Daten außerdem während der Übertragung im Netzwerk. Sie behalten Ihre Benutzer im Auge und stellen sicher, dass die richtigen Benutzer mit den richtigen Daten arbeiten können. Zusammen schulen wir Ihre Benutzer im sicheren Umgang mit ihren Daten.

Salesforce bietet Ihnen verschiedene flexible Tools, mit denen Sie das Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Komfort wahren können. Nachdem Sie das Datenmodell für Ihre Anwendung entworfen und implementiert haben, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Aufgaben Ihre Benutzer ausführen und welche Daten sie dafür benötigen.

Datenzugriffsebenen

Sie können steuern, welche Benutzer Zugriff auf welche Daten in Ihrer gesamten Organisation, ein bestimmtes Objekt, ein spezielles Feld und einen einzelnen Datensatz haben. 

Organisation

Sie können für die gesamte Organisation eine Liste autorisierter Benutzer führen, Kennwortrichtlinien einrichten und den Anmeldezugriff auf bestimmte Stunden und Standorte begrenzen.

Objekte

Der Datenzugriff lässt sich am einfachsten auf Objektebene steuern. Durch das Festlegen von Berechtigungen für eine bestimmte Art von Objekt können Sie eine Benutzergruppe daran hindern, Datensätze dieses Objekts zu erstellen, anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen. 

Objektberechtigungen werden über Profile oder Berechtigungssätze vergeben. Ein Benutzer kann über ein Profil und viele Berechtigungssätze verfügen. 

  • Das Profil eines Benutzers bestimmt die Objekte, auf die der Benutzer zugreifen darf, und die Berechtigungen, die der Benutzer für Objektdatensätze besitzt ("Lesen", "Erstellen", "Bearbeiten" und "Löschen").
  • Mit Berechtigungssätzen gewähren Sie einem Benutzer zusätzliche Berechtigungen und Zugriffseinstellungen.

Felder

Sie können den Zugriff auf bestimmte Felder beschränken, und zwar selbst bei Objekten, für die der Benutzer zugriffsberechtigt ist. Sie können beispielsweise das Feld "Gehalt" im Objekt "Stelle" für Gesprächsleiter unsichtbar machen, während es für Einstellungs-Manager und Personalbeschaffungsmitarbeiter angezeigt wird.

Datensätze

Sie können bestimmten Benutzern die Anzeige eines Objekts gestatten, aber dann die einzelnen Objektdatensätze einschränken, die sie sehen können. Beispielsweise kann eine Gesprächsleiterin, ihre eigenen Reviews sehen und bearbeiten, ohne dass für sie die Reviews anderer Gesprächsleiter sichtbar sind. Der Zugriff auf Datensatzebene kann mit den folgenden vier Methoden angepasst werden:

  • Mit organisationsweiten Standardeinstellungen wird der Standardzugriff festgelegt, den Benutzer auf die Datensätze anderer Benutzer haben. Mithilfe der unternehmensweiten Freigabeeinstellungen sperren Sie die Daten auf der restriktivsten Ebene und öffnen die Daten anschließend mithilfe der anderen Sicherheits- und Freigabetools auf der Datensatzebene, um selektiv bestimmten anderen Benutzern Zugriff zu gewähren.
  • Durch Rollenhierarchien wird Benutzern, die weiter oben in der Hierarchie stehen, Zugriff auf alle Datensätze der Benutzer gewährt, die sich in der Hierarchie unter ihnen befinden. Die Rollenhierarchien stimmen nicht unbedingt mit dem Organigramm überein. Stattdessen sollte jede Rolle in der Hierarchie die Datenzugriffsebene darstellen, die ein Benutzer oder einer Gruppe von Benutzern benötigt.
  • Freigaberegeln sind automatische Ausnahmen von den organisationsweiten Standardeinstellungen für bestimmte Benutzergruppen, durch die ihnen Zugriff auf Datensätze gewährt wird, deren Inhaber sie nicht sind oder die sie normalerweise nicht sehen können. Freigaberegeln werden ebenso wie Rollenhierarchien nur verwendet, um weiteren Benutzern Zugriff auf Datensätze zu gewähren. Sie können niemals strenger sein als Ihre organisationsweiten Standardeinstellungen.

Nur weil Salesforce Ihnen all diese leistungsstarken Sicherheitsoptionen zur Verfügung stellt, bedeutet das nicht, dass Sie sie alle implementieren sollten. Das wäre in etwa so, als würden Sie ALLE Pullover anziehen, die Sie haben, wenn das Wetter nach Schnee aussieht. Bei der Feststellung, wie sich der Datenzugriff in Ihrer Organisation am besten kontrollieren lässt, müssen Risiko und Nutzbarkeit sorgfältig gegeneinander abgewogen werden. Sie möchten, dass Ihr Sicherheitsplan so einfach wie möglich ist und dass die meisten Risiken abgemildert werden. Sie möchten den Pullover auswählen, der Sie warm hält und mit dem Sie gleichzeitig die Schneeballschlacht gewinnen können! 

Benutzerprofile

Neben den Standard-Salesforce-Benutzerprofilen beinhaltet NPSP verschiedene vorkonfigurierte Benutzerprofile. Sicher möchten Sie sich die in diesen Profilen enthaltenen Objekt- und Systemberechtigungen anschauen, bevor Sie sie einem Benutzer zuweisen.

Benutzerprofil Standard oder benutzerdefiniert
Marketingbenutzer
Standard
Systemadministrator
Standard
Führungskräfte
Benutzerdefiniert in NPSP
Fundraising und Entwicklung
Benutzerdefiniert in NPSP
Büromitarbeiter
Benutzerdefiniert in NPSP
Programmmitarbeiter
Benutzerdefiniert in NPSP
Freiwilliger
Benutzerdefiniert in NPSP

In den meisten Fällen sind die NPSP-Profile ein hervorragender Ausgangspunkt für gemeinnützige Organisationen. Es wird dringend empfohlen, dass Sie sie sich anschauen und herausfinden, ob sie Ihren Bedürfnissen entsprechen. Außerdem können Sie wie überall in der Salesforce-Welt Benutzerprofile erstellen, die den speziellen Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen. 

Was die Datensicherheit anbelangt, so sollten Sie alles so einfach wie möglich halten – um Ihretwillen und um der Menschen willen, die Ihnen nachfolgen. Nähere Einzelheiten zur Datensicherheit finden Sie weiter unten im Abschnitt "Ressourcen" unter dem Link zum Trailhead-Modul "Datensicherheit". 

Anforderungsgemäße Anpassungen

In NPSP lässt sich vieles mit grundlegenden Point-and-Click-Tools anpassen und konfigurieren. Nachfolgend finden Sie nur einige der vielen geläufigen Methoden, mit denen gemeinnützige Organisationen NPSP an die Anforderungen Ihrer Benutzer anpassen.

  • Startseite: Erstellen Sie benutzerdefinierte Startseiten für die verschiedenen Abteilungen in Ihrer Organisation. Ihr Entwicklungsteam hat dann vielleicht eine andere Startseite mit anderen Komponenten als Ihr Programmteam. Über die Startseite können Ihre Teams schnell die Informationen finden, die sie brauchen. Zudem fördert sie die Akzeptanz.
  • Felder: Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu Standardobjekten hinzu, um noch mehr Daten nachzuverfolgen. Beispielsweise können Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, um die Kontakte nachzuverfolgen, die den Umgang mit Ihren Programmen bereits erlernt haben. Oder ein benutzerdefiniertes Feld für die Suche nach Spendern oder Fördergeldgebern.
  • Seitenlayouts: Passen Sie das Seitenlayout so an, dass Ihre Benutzer problemlos durch Felder und Abschnitte navigieren können, und geben Sie die wichtigsten Daten schnell ein. Sie können auch einen neuen Abschnitt für die von Ihnen hinzugefügten benutzerdefinierten Felder hinzufügen.
  • Listenansichten: Erstellen Sie benutzerdefinierte Listenansichten, damit Ihre Benutzer ihre Datensätze effektiver suchen, sortieren und bearbeiten können.
  • Suche: Konfigurieren Sie Suchergebnisse so, dass Ihre Benutzer leichter finden, was sie schnell brauchen.

Automatisieren der organisationseigenen Geschäftsprozesse

Zu den leistungsstärksten Dingen, die Salesforce und NPSP für Ihre Benutzer tun können, gehört, dass sie ihnen helfen, effizienter zu arbeiten, indem sie einige der Prozesse Ihrer Organisation automatisieren. Es gibt vier wichtige Point-and-Click-Tools in Salesforce, die Sie bei der Automatisierung sowohl einfacher als auch komplexer Prozesse unterstützen. Diese Tools helfen Ihnen in wenigen Schritten bei der Wahl von Auswahlkriterien, der automatischen Aktualisierung oder Erstellung neuer Datensätze, E-Mails und Aufgaben oder beim Versenden von Genehmigungsanfragen. 

In Genehmigungsprozessen werden Datensätze automatisch an die richtigen Salesforce-Benutzer weitergeleitet, die sie dann genehmigen, ablehnen oder neu zuweisen. Je nachdem, wie die Benutzer in den unterschiedlichen Schritten während und am Ende des Prozesses auf den Datensatz reagieren, führt Salesforce automatisierte Aktionen aus. 

Der Process Builder ist ein Point-and-Click-Designer, mit dem Sie mehrere Regeln (komplexe Kriterien und Aktionen) in einem einzigen Prozess automatisieren können. Entspricht ein neuer oder aktualisierter Datensatz den von Ihnen angegebenen Kriterien, wird der Prozess angestoßen und es werden die Aktionen ausgeführt, die Sie konfiguriert haben. 

Workflowregeln funktionieren wie einzelne Wenn-Dann-Prozesse, durch die eine Teilmenge der im Process Builder verfügbaren Aktionen automatisiert werden kann. 

Mit Flows lässt sich buchstäblich jeder Prozess automatisieren. Setzen Sie sie ein, um Prozesse zu automatisieren, die Sie mit den anderen drei Tools nicht automatisieren können, wie z. B. Assistenten oder Hintergrundprozesse, die mit einer komplexen Verzweigungslogik arbeiten. 

Erstellen, Testen und Schulen in einer Sandbox

Wenn Sie Ihre Salesforce-Organisation nach der anfänglichen Implementierung anpassen möchten, oder wenn Sie eine Anwendung aus AppExchange testen möchten, sollten Sie eine Staging-Umgebung einrichten, in der Sie Änderungen testen können, ohne Ihre echte Organisation (die wir als Ihre "Produktionsorganisation" bezeichnen) oder deren Benutzer zu beeinträchtigen. Eine Salesforce-Sandbox ist eine Kopie Ihrer Produktionsorganisation. Sie können mehrere Kopien Ihrer Organisation in separaten Umgebungen zu unterschiedlichen Zwecken erstellen, wie z. B. zum Testen und Schulen, ohne dass Sie die Daten und Anwendungen in Ihrer Produktionsorganisation gefährden.

Jeder Salesforce.org-Kunde hat mindestens Zugriff auf mehrere Developer-Sandboxes und eine Teilkopie-Sandbox (die genaue Zahl und die Art der Sandboxes richtet sich nach Ihrem Lizenztyp). 

Gorav, der Administrator von No More Homelessness (NMH) möchte eine neue Developer-Sandbox zur Schulung von Benutzern einrichten. Schauen wir uns an, wie er eine neue Sandbox erstellt.

  1. Klicken Sie im Menü "Setup" ( Setup-Zahnradsymbol.) auf "Setup".
  2. Geben Sie im Feld "Schnellsuche" "Sandboxes" ein.
  3. Klicken Sie auf "Sandboxes". Auf der Seite "Sandboxes" wird die Anzahl der verfügbaren Sandbox-Lizenzen und der Sandboxes angezeigt, die Sie bereits eingerichtet haben.
  4. Klicken Sie auf "Neue Sandbox".
  5. Geben Sie als Namen "QA" und als Beschreibung "Für Vorschau und Tests neuer Versionen" ein.
  6. Klicken Sie unter dem Typ der Sandbox, die Sie erstellen möchten, auf "Weiter". Gorav wählt eine Developer-Sandbox aus.
  7. Wenn Sie den gewünschten Sandbox-Typ nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Salesforce-Kundenbetreuer, um weitere Sandboxes zu bestellen.

Wenn Sie eine Sandbox zum Erstellen und Testen von Konfigurationsänderungen in Ihrer Organisation verwenden, können Sie mithilfe von Änderungssets Anpassungen von Ihrer Sandbox zu Ihrer Produktionsorganisation senden. Änderungssets übertragen Änderungen, die Sie über das Menü "Setup" vornehmen, in Ihre Produktionsorganisation.

Auch wenn sich Sandboxes hervorragend eignen, um eine Kopie ihrer eigenen Organisation zu erstellen und neue Funktionen zu testen, sollten Sie sich, wenn Sie noch keine Salesforce-Organisation haben und NPSP nur ausprobieren wollen, mit dem Modul Installieren von Nonprofit Success Pack (NPSP) in einem Trailhead Playground beschäftigen. In diesem Modul können Sie NPSP in einem Trailhead Playground installieren und die Funktionen ausprobieren. Einen Link zu diesem Modul finden Sie unten im Abschnitt "Ressourcen".

Ermutigen der Benutzer und Fördern der Akzeptanz

Während Ihr Einzugsdatum näher rückt, wird die Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs für ihre Mitarbeiter immer wichtiger. Wie bei jedem Umzug dauert es eine Weile, bis Sie die Kartons ausgepackt und sich eingerichtet haben. Neue Umgebungen fühlen sich für Ihre Benutzer ungewohnt an, und Aktivitäten, die früher einmal Routine waren, können anfangs frustrierend sein.

Änderungen können mühsam und störend sein. Am besten bereiten Sie sich auf die Neuheiten und die Unsicherheit und auch auf einigen Widerstand vor. Ziehen Sie im Voraus Bilanz zu der Situation:

  • Wahrscheinlich wissen Sie, wo mit Widerstand gegen die Änderungen zu rechnen ist.
  • Bislang haben Sie genug mit Ihrem Implementierungsteam zusammengearbeitet, dass Sie wissen, wer ihre leistungsstärksten Benutzer sind. Bieten Sie diesen Leuten Schulungen dazu an, wie sie andere Benutzer coachen, und richten Sie ein Mentorensystem ein, sofern das zu Ihrer Unternehmenskultur passt.
  • Sie wissen, wer in Ihrem Team über die Fähigkeiten verfügt, emotionalen Support zu leisten. Binden Sie diese Leute ein, verlassen Sie sich auf sie und ermutigen Sie alle, die Schwierigkeiten haben, sich ebenfalls auf sie zu verlassen.

Sie können mit einigen emotionalen Reaktionen auf all die Änderungen rechnen, aber womit Sie ebenfalls rechnen können, sind die Belastbarkeit und der Einfallsreichtum Ihrer Benutzer. Immerhin arbeiten sie für eine gemeinnützige Organisation! Nachdem sich alle eingerichtet haben, wird Ihre Organisation bestimmt zufriedene, leistungsstarke Salesforce-Benutzer haben, die sich jetzt noch mehr auf die Erfüllung ihrer Aufgaben freuen.

Gorav, der beeindruckende Administrator bei No More Homelessness überprüft die Implementierungs-Checkliste mit dem Team.

Die Implementierungs-Checkliste ist Ihr Leitfaden, wenn es darum geht, Ihren neuen Bewohnern direkt, wenn Sie zum ersten Mal vor der Haustür stehen, ein heimeliges Gefühl willkommen zu sein vermitteln. Übernehmen Sie die Führung von Gorav, der diese Checkliste erstellt hat, um die Implementierung von NMH in Gang zu halten:

Vor der Einführung Nach der Einführung
Erstellen Sie einen Kommunikationsplan in Absprache mit den Hauptakteuren. Sprechen Sie den leitenden Sponsor an, um ihm das Datum der Einführung mitzuteilen, und beginnen Sie unbedingt mit dem Mehrwert, den die neue Technologie für die Benutzer bereithält.
Überwachen Sie Anmeldungen und die Nutzung.
Registrieren Sie leistungsstarke Benutzer als freiwillige Testpersonen. Verwalten Sie den Testprozess in kleinen Gruppen Wochen bevor die große Einführung erfolgt.
Vollziehen Sie Fehler und Benutzerfragen nach und reagieren Sie darauf.
Nehmen Sie auf der Grundlage des Test-Feedbacks das Setup und die kundenspezifischen Anpassungen vor.
Ermutigen Sie Führungskräfte, den Akzeptanzerfolg zu feiern und die wichtigsten Fürsprecher zu würdigen. Ziehen Sie kleine Vergünstigungen für Personen mit besonders viel Akzeptanzbereitschaft in Betracht, wie z. B. in Form von Essenseinladungen, Kaffeegutscheinen usw.
Erstellen Sie einen Schulungsplan für Benutzer mit folgenden Komponenten: benutzerdefinierte Trailmixes, kurze Bildschirmaufzeichnungen, PDFs. Fragen Sie die Benutzer, wie sie am liebsten lernen.
Führen Sie 3 Monate und 6 Monate nach der Implementierung (formell oder informell) Befragungen unter den Benutzern durch.
Richten Sie eine Sandbox ein und führen Sie Schulungssitzungen für kleine Gruppen von leistungsstarken Benutzern und Fürsprechern aus.
Bieten Sie Auffrischungsschulungen an.
Legen Sie das endgültige Einführungsdatum fest.

Erstellen und dokumentieren Sie Feedbackschleifen. Richten Sie das System so ein, dass Fehler und Benutzerfragen protokolliert werden (wie etwa in Form eines einfachen Tabellenblatts oder Formulars, oder per Chatter oder mit dem Kundenvorgangsobjekt in Salesforce).

Planen Sie Schulungen und Coachings zu benutzerdefinierten Funktionen für Endbenutzer.

Jetzt, da Sie einige Dinge besser verstehen, an die ein Administrator beim Implementieren von Salesforce denken muss, melden Sie sich bei einer NPSP-Organisation an (das wird auch Zeit, oder?) und navigieren zu "Setup" und den "NPSP-Einstellungen".

Ressourcen