Anwenden der wichtigsten bewährten Vorgehensweisen für Salesforce-Administratoren

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Kennenlernen bewährter Techniken zur Verwaltung Ihrer Salesforce-Organisation
Vorbereiten auf die Erfassung von Anforderungen und Planen für Wachstum mit Ihren Kollegen

Aufrechterhalten des tadellosen Zustands Ihrer Organisation

Ein Administrator bespricht eine Implementierungs-Checkliste mit seinen Kollegen

Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation oder Anzahl der Benutzer gibt es ein paar Dinge, die jeder Administrator tun sollte, damit seine Salesforce-Organisation und das Nonprofit Success Pack (NPSP) gut funktionieren. Nicht alles davon ist glamourös, aber alles ist wichtig und effektiv.

In dieser Lektion lernen Sie einige dieser bewährten Vorgehensweisen genauer kennen.

Wir konzentrieren uns hier auf bewährte Vorgehensweisen für die Zeit nach Inbetriebnahme Ihrer Salesforce-Organisation. Wenn Sie gerade erst mit der Implementierung beginnen, sehen Sie sich den Trail Mit Salesforce für gemeinnützige Organisationen zum Erfolg an. Kehren Sie dann hierher zurück, um mehr zu erfahren.

Priorisieren der Data Governance und Planen für Wachstum

Klar, Governance klingt sehr förmlich. Dabei handelt es sich nur um eine Reihe von Vereinbarungen, die Sie mit Ihren Führungskräften und Benutzern für den Erfolg Ihrer Salesforce-Organisation treffen. Stellen Sie sich Governance als Richtschnur vor, die es Ihrer Organisation ermöglicht, innovativ zu sein, schnell zu wachsen und gleichzeitig Risiken zu verringern.

Im Idealfall haben Sie bereits in der Anfangsphase Ihrer Implementierung eine Governance-Struktur eingerichtet – aber es ist nie zu spät.

Ein guter Ausgangspunkt ist die Beantwortung der unten stehenden Fragen. (Auch wenn sich die Größe Ihrer Organisation auf Ihre Antworten und Richtlinien auswirken mag, bleiben die Fragen dieselben.)

Vision und Strategie: Warum führen Sie ein Projekt durch oder warum fügen Sie eine Funktion hinzu? Woran erkennen Sie, dass es/sie erfolgreich ist?
Geschäftsrückstand: Wie priorisieren Sie die Funktionen, die sich Ihre Teams in Salesforce wünschen?
Lebenszyklus der Softwareentwicklung: Auf welche Weise und wie oft führt Ihre Organisation Änderungen und Updates ein?
Datenstrategie, Architektur und Verwaltung: Wie stellt Ihre Organisation sicher, dass die Daten bereinigt und fehlerfrei bleiben?
Kommunikationsstrategie: Wie bindet Ihre Organisation Beteiligte ein und informiert sie über Änderungen?

Lassen Sie uns noch einen Moment auf die Datenverwaltung eingehen. Auch wenn ein Teil der Governance projektbezogen ist, gibt es Aufgaben, die regelmäßig auszuführen sind, um die Compliance und Datenhygiene zu gewährleisten. So müssen Sie beispielsweise die zuletzt erstellten Datensätze überprüfen und sicherstellen, dass Benennungskonventionen eingehalten werden. Einen Zeitplan für diese Aufgaben finden Sie unter dem Link Zeitplan für die Datenhygiene und Aufgaben für neue Administratoren.

Und sehen Sie sich unbedingt das Modul Bewährte Vorgehensweisen für die Implementierung von Salesforce für gemeinnützige Organisationen auf Trailhead an, das weitere Informationen zur Governance und ihrer Bedeutung enthält.

Fördern der Akzeptanz durch Unterstützung der Benutzer

Die Implementierung von Salesforce ist keine einmalige Angelegenheit. Natürlich ist da die anfängliche Implementierung, aber gehen Sie davon aus, dass Sie während Ihres Lern- und Wachstumsprozesses neue Funktionen hinzufügen und Ihre Salesforce-Organisation aktualisieren werden, um die Anforderungen Ihrer gemeinnützigen Organisation zu erfüllen.

Und ganz gleich, wann eine Änderung vorgenommen wird oder wie geringfügig sie Ihnen erscheint, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Änderungen für manche Benutzer problematisch sein können. Üben Sie sich in Empathie für Ihre Benutzer – und bereiten Sie sich auf einen gewissen Widerstand vor –, wenn Sie sie an Bord holen.

Behalten Sie die folgenden Tipps im Hinterkopf:

Erstellen Sie für jede Änderung einen Schulungsplan. Dies könnte eine Kombination aus praktischen Übungen und Hilfsmitteln sein, auf die Benutzer in ihrer Freizeit zurückgreifen können, beispielsweise benutzerdefinierte Trailmixes, Kurzübersichten oder Bildschirmaufzeichnungen. Fragen Sie Ihre Benutzer, wie sie gerne lernen, und schneiden Sie Ihren Plan auf sie zu.
Suchen und Ernennen Sie Power User, die Ihnen beim Testen neuer Funktionen helfen, ihre Kollegen schulen und sich für neue Funktionen starkmachen. Vielleicht möchten Sie sogar ein Mentorensystem einrichten, um zögerliche Benutzer mit Power Usern zusammenzubringen und so technisch und emotional zu unterstützen.
Erstellen Sie Feedbackschleifen. Richten Sie eine Möglichkeit zum Sammeln von Fragen und Fehlern ein, zum Beispiel ein freigegebenes Tabellenblatt oder Formular, Chatter oder das Objekt "Kundenvorgang" in Salesforce. Außerdem sollten Sie regelmäßig Feedback mit formellen oder informellen Umfragen einholen. Verwenden Sie zumindest ein Tool wie die kostenlosen Salesforce Adoption Dashboards, um Trends im Akzeptanzprozess zu erkennen und bei Bedarf zu reagieren. Dieses Tool ist in Salesforce AppExchange verfügbar und unter "Ressourcen" verlinkt.

Denken Sie daran, dass Schulung, genau wie Implementierung, keine einmalige Angelegenheit ist. Seien Sie darauf vorbereitet, formelle und informelle Auffrischungsschulungen anzubieten, wenn Sie häufig auftretende Probleme erkennen.

Erfassen von Anforderungen und Schreiben von User Stories

Wahrscheinlich können Sie mitbestimmen, welche neuen Funktionen in Ihre Organisation aufgenommen werden, und übernehmen vielleicht die Rolle eines Geschäftsanalysten in Rahmen Ihrer Tätigkeit als Administrator.

Geschäftsanalysten unterstützen gemeinnützige Organisationen (und Unternehmen) bei der Verbesserung von Prozessen in Salesforce auf der Grundlage von Benutzeranforderungen. Sehen Sie sich dazu über die Links unter "Ressourcen" eine exemplarische Tätigkeitsbeschreibung und weitere Informationen an. Kurz gesagt: Geschäftsanalysten helfen bei der Entwicklung von Lösungen für Herausforderungen – und es ist wichtig, dass Sie mit der Herausforderung und nicht mit der Lösung beginnen.

Fragen Sie beim Erfassen von Anforderungen zuerst die Benutzer, was sie tun möchten und warum. Nehmen Sie ihnen die Funktion, die sie gerne hinzufügen würden, nicht vorweg. Es ist hilfreich, jede Anforderung als User Story zu schreiben. Dieses Tool hilft Ihnen, neue Funktionen zu priorisieren, sich auf den Wert zu konzentrieren und zu vermeiden, dass Ihr Denkprozess durch die Konzentration auf eine einzige Lösung eingeschränkt wird.

User Stories sind wie folgt aufgebaut: Als [wer] möchte ich [was], damit [warum].

Dies kann Ihnen helfen, von Aussagen wie "Ich benötige ein neues Feld in den Kontaktdatensätzen, um die Spenderrecherche zu speichern” zu Formulierungen wie “Als Top-Spendensammler muss ich wichtige Hintergrundinformationen über Spender aufzeichnen, damit ich Beziehungen besser pflegen und mehr Geld sammeln kann” zu gelangen. Vielleicht ist ein neues Feld die richtige Lösung für Ihre Organisation, aber wenn Sie stattdessen mit der Herausforderung beginnen, können Sie freier denken und die Ziele von Benutzern besser realisieren.

Erstellen, Testen und Schulen in einer Sandbox

Wenn Sie eine Anpassung erstellen, eine Anwendung testen oder Ihre Benutzer schulen, empfiehlt sich die Einrichtung einer Salesforce-Sandbox, um die wertvollen, realen Daten in Ihrer Salesforce-Organisation, was wir als Ihre Produktionsorganisation bezeichnen, zu schützen.

Eine Sandbox ist eine Kopie Ihrer Produktionsorganisation, in der Sie entwickeln und experimentieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas Wichtiges kaputt zu machen. Sie können mehrere Sandboxes in separaten Umgebungen für unterschiedliche Zwecke wie Tests und Schulungen erstellen, ohne die Daten und Anwendungen in Ihrer Produktionsorganisation zu gefährden.

Wenn Sie Konfigurationsänderungen für den Einsatz in Ihrer Produktionsorganisation in einer Sandbox erstellen und testen, können Sie außerdem Änderungssets verwenden, um diese Änderungen über das Setup-Menü in Ihre Produktionsorganisation zu übertragen.

Jeder Salesforce.org-Kunde hat Zugriff auf mehrere Developer-Sandboxes und eine Teilkopie-Sandbox, wobei sich die genaue Anzahl und Art der Sandboxes nach Ihrem Lizenztyp richtet. Sehen Sie sich dazu Sandboxes: Bereitstellen von Umgebungen für Anpassungen und Tests in der Salesforce-Hilfe an, um weitere Informationen zu erhalten.

Sandboxes sind ein hilfreiches Tool, aber wenn Sie noch keine Salesforce-Organisation haben und nur etwas mit NPSP experimentieren möchten, empfehlen wir Ihnen, das Projekt Installieren von Nonprofit Success Pack (NPSP) in einem Trailhead auszuführen.

Hinzuziehen von Hilfe

Der Job eines Administrators kann herausfordernd sein – vor allem, wenn Sie als Auch-Administrator andere Aufgaben bewältigen müssen oder als Solo-Administrator die Rolle größtenteils allein ausfüllen.

Zum Glück gibt es eine Fülle von Ressourcen und eine Community von Menschen, die wie Sie sind. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wohin Sie sich auf Ihrer Administrator-Journey wenden können, um verschiedene Hilfsangebote in Anspruch zu nehmen.