Verwalten von Berechtigungen für Lernende auf der Enablement-Site

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erläutern, wie eine Inhaltssammlung einen Mehrwert für die Strategie Ihres Unternehmens zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter bietet
• Beschreiben des Zusammenspiels von Inhaltssammlungen und Berechtigungssätzen
• Bestimmen von Anwendungsfällen für Inhaltssammlungen

Weitere Aufgaben für einen Salesforce-Administrator Ihren Enablement-Site

Lassen Sie uns bei Joseph, dem Salesforce-Administrator von Pure Aloe, vorbeischauen. Er hat Berechtigungssätze für die verschiedenen Rollen erstellt, die bei der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten zusammenarbeiten. Außerdem hat er die Enablement-Site des Unternehmens eingerichtet, einen Authentifizierungsanbieter für die Überprüfung der Anmeldeinformationen der Benutzer konfiguriert und sogar die Regeln des Branding-Styleguides des Unternehmens umgesetzt. 

Ein wichtiger Teil der Strategie zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter muss noch berücksichtigt werden: die Lernenden.

Ihre Enablement-Site soll von Personen genutzt werden, die Inhalte finden und durcharbeiten sollen. 

Ein Salesforce-Administrator soll sicherstellen, dass Lernende über die Berechtigung zum Zugriff auf Inhalte Ihrer Enablement-Site verfügen. Er arbeitet eng mit Inhaltserstellern zusammen, um eine Strategie zu entwickeln und umzusetzen, die gewährleistet, dass verschiedene Gruppen von Lernenden auf die für sie geeigneten Inhalte zugreifen können.

Planen der Inhaltssammlungen

Unterschiedliche Lernende haben unterschiedliche Weiterentwicklungsanforderungen. Mitarbeiter eines bestimmten Fachgebiets, Teams oder in einer bestimmten geografischen Region müssen auf Inhalte zugreifen, die auf sie zugeschnitten sind. Lernende haben Aufgaben zu erledigen und möchten keine Zeit mit der Suche nach den passenden Inhalten verschwenden. 

Romina, eine Inhaltserstellerin bei Pure Aloe, die sich auf Weiterentwicklungsstrategien spezialisiert hat, möchte verschiedene Zielgruppen ansprechen:

• Das Vertriebsteam, das sich für das nächste Geschäftsjahr ehrgeizige Ziele gesteckt hat
• Das Support-Team, das ein neues System für die Handhabung von Kundenvorgängen einführen möchte
• Alle Mitarbeiter von Pure Aloe ungeachtet ihrer Tätigkeit, die über Unternehmensrichtlinien zur Telearbeit und Gesundheitsvorsorge auf dem Laufenden bleiben sollen

Wie kann Romina sicherstellen, dass jede Gruppe Zugriff auf die richtigen Inhalte hat?

Joseph eilt zur Hilfe! Ein Salesforce-Administrator kann Inhaltssammlungen erstellen. Dies sind Zusammenstellungen von Inhalten, für die nur bestimmte Lernende eine Zugriffsberechtigung haben. Romina kann Joseph bitten, für ihre verschiedenen Zielgruppen separate Inhaltssammlungen zu erstellen.

Kennenlernen des Assistenten für Inhaltsberechtigungen

Sowohl im Modul Enablement-Site – Grundlagen als auch in diesem Modul haben Sie bereits einiges über Berechtigungen gelernt. Sie wissen daher, dass Berechtigungen kompliziert sein können. In Salesforce gibt es mehrere Mechanismen für den Zugriff auf und die Freigabe von Daten. Um Ihren Administratoren den Einstieg in dieses spezielle Projekt zu erleichtern, haben wir den Assistenten für Inhaltsberechtigungen entwickelt.

Geben Sie in Ihrer Salesforce-Organisation in "Setup" in das Feld "Schnellsuche" den Text Enablement ein und wählen Sie dann unter "Enablement-Sites (myTrailhead)" Assistent für Inhaltsberechtigungen aus.

Die Seite "Assistent für Inhaltsberechtigungen" bietet einen geführten Workflow zum Erstellen von Inhaltssammlungen und Aktualisieren von Berechtigungen.

Prüfen der Planungsressourcen

Die ersten beiden Schritte des Assistenten bieten Links zu hilfreichen Informationen zu Berechtigungen für Inhalte und Sammlungen. Wir empfehlen Ihnen die Lektüre dieser Ressourcen, bevor Sie mit der Erstellung von Inhaltssammlungen oder Berechtigungssätzen beginnen. Sie sollten sie bei der Umsetzung Ihrer Strategie zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter stets griffbereit haben.

Sehen Sie sich zunächst ein Video an, in dem der Prozess erklärt und ein Beispiel durchlaufen wird, das dem in dieser Einheit beschriebenen ähnlich ist. Sie können sich das gleiche Video hier ansehen:

Zweitens finden Sie in der Salesforce-Hilfe Beispiele für Inhaltssammlungen und detaillierte Anleitungen. 

Aktualisieren von Administratorberechtigungen

Wenn Sie bereit sind loszulegen, stellen Sie sicher, dass Ihre Salesforce-Administratoren über einen entsprechenden Berechtigungssatz mit folgenden Merkmalen verfügen:

• Enthält die Berechtigungssatz-Lizenz "Enablement-Sites (myTrailhead)"
• Aktiviert die Systemberechtigungen "Inhaltssammlungen verwalten" und "Gesamten Inhalt anzeigen"

Kommt Ihnen das bekannt vor? In der Einheit "Verwalten von Berechtigungen für Enablement-Site-Veröffentlichungsrollen" haben Sie anhand eines Beispiels erfahren, wie Sie einen Berechtigungssatz mit diesen Anforderungen für Enablement-Site-Administratoren erstellen können. Wenn Sie noch einmal nachlesen möchten, wie Sie einen Berechtigungssatz mit diesen Anforderungen erstellen, kehren Sie zu dieser Einheit zurück.

Erstellen von Inhaltssammlungen

Sie beginnen unter "Setup" auf der Seite "Inhaltssammlungen" mit dem Erstellen von Inhaltssammlungen. Diese Seite wird verfügbar, nachdem Sie die Berechtigung "Inhaltssammlungen verwalten" aktiviert haben, und zeigt eine Listenansicht aller Inhaltssammlungen in Ihrer Organisation. Für den Zugriff auf diese Seite gibt es mehrere Möglichkeiten.

• Klicken Sie in Schritt 4 des Assistenten für Inhaltsberechtigungen auf Zu Inhaltssammlungen wechseln.
• Geben Sie in "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text "Enablement" ein und wählen Sie Inhaltssammlungen aus.

Wie in der vorherigen Lektion beschrieben, erstellt ein Administrator die erste Inhaltssammlung eines Unternehmens, wenn er einen Unterdomänennamen für Ihre Enablement-Site erstellt. Für Pure Aloe hat Joseph die Sammlung "All Employees" beim Erstellen der Unterdomäne purealoe angelegt. Wenn er unter "Setup" die Seite "Inhaltssammlungen" aufruft, sieht er, dass die anfängliche Inhaltssammlung bereits in der Liste enthalten ist. 

Als Nächstes kann er auf Neue Inhaltssammlung klicken und die übrigen Inhaltssammlungen für das Vertriebs- und Supportteam erstellen.

Erstellen von Berechtigungssätzen für Inhaltssammlungen

Wenn Sie einen Berechtigungssatz mit der Lizenz "Enablement-Sites (myTrailhead)" erstellen, enthält die Übersichtsseite des Berechtigungssatzes die Einstellungen für den Zugriff auf Enablement-Site-Inhaltssammlungen, in denen Sie bestimmte Inhaltssammlungen aktivieren können. Benutzer, die diesem Berechtigungssatz zugewiesen sind, können dann auf diese Inhaltssammlungen zugreifen.

Joseph möchte sicherstellen, dass Mitglieder des Vertriebsteams von Pure Aloe Zugriff auf die Inhalte der Inhaltssammlung "Sales Team" haben. Daher führt Joseph diese Schritte aus.

1. Er erstellt den Berechtigungssatz "Sales Team Learners" mit der Berechtigungssatz-Lizenz "Enablement-Sites (myTrailhead)".
2. Er wählt die Zugriffseinstellungen für Enablement-Site-Inhaltssammlungen für den Berechtigungssatz aus.
3. Er fügt die Inhaltssammlung "Sales Team" der Liste der aktivierten Inhaltssammlungen hinzu.

Joseph wiederholt diese Schritte, um weitere Berechtigungssätze zu erstellen.

• "Support Team Learners", der Zugriff auf die Inhaltssammlung "Support Team" gewährt
• "Required Learning for All Employees", der Zugriff auf die Inhaltssammlung "All Employees" bietet

Hinzufügen von Lernenden zu Berechtigungssätzen

Jetzt können Sie schließlich zu jedem Berechtigungssatz bestimmte Benutzer hinzufügen. Joseph ist für das Hinzufügen von Mitgliedern des Vertriebsteams zur Sammlung "Sales Team" zuständig. Er kann Benutzer auf verschiedene Weisen hinzufügen.

• Er kann zu jedem einzelnen Benutzer navigieren, zu dessen Berechtigungssatzzuweisungen blättern und den entsprechenden Berechtigungssatz hinzufügen.
• Er kann zum Berechtigungssatz navigieren, auf Zuweisungen verwalten klicken und dann alle Benutzer einzeln auswählen, die er auf einmal hinzufügen möchte.

Es gibt eigentlich nicht den einen richtigen oder falschen Weg, Benutzern Berechtigungssätze zuzuweisen. Die gewählte Methode hängt wahrscheinlich von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens ab. Da Pure Aloe ein kleines Unternehmen ist, beschließt Joseph, mit einzelnen Benutzern zu beginnen.

1. Unter "Setup" gibt er im Feld "Schnellsuche" Benutzer ein und wählt dann Benutzer aus. Er kann auch im Assistenten für Inhaltsberechtigungen in Schritt 6 auf Zu Benutzer wechseln klicken.
2. Er wählt den Benutzerdatensatz eines Mitglieds des Vertriebsteams aus.
3. Auf der Benutzerdetailseite blättert er zu "Berechtigungssatzzuweisungen" und klickt auf Zuweisungen bearbeiten.
4. Er fügt den Berechtigungssatz "Sales Team Learners", der den Zugriff auf die Inhaltssammlung "Sales Team" ermöglicht, der Liste aktivierter Berechtigungssätze hinzu.

Wir erinnern uns, dass die erste Inhaltssammlung, die Joseph erstellt hat, die Sammlung "All Employees" war. Mitglieder des Vertriebsteams sollten auf Inhalte in der Sammlung "Sales Team" zugreifen können, sollten aber auch auf Inhalte in der Inhaltssammlung "All Employees" Zugriff haben. Daher fügt Joseph der Liste der aktivierten Berechtigungssätze auch den entsprechenden Berechtigungssatz (Required Learning for All Employees) hinzu.

Joseph wiederholt diese Schritte für weitere Mitglieder des Vertriebsteams. Anschließend führt er ähnliche Schritte für die Mitglieder des Support-Teams durch.

Im nächsten Modul, Verfassen von Inhalten für eine Enablement-Site erfahren Sie, wie Inhaltsersteller die eigentlichen Inhalte (Trails, Module und Einheiten) zusammenstellen können, die Lernende absolvieren werden. 

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Aktivieren von Funktionen für verschiedene Veröffentlichungsrollen
• Salesforce-Hilfe: Gewähren von Zugriff auf Inhaltssammlungen der Enablement-Site für Lernende
• Salesforce-Hilfe: Überlegungen zu den ersten Schritten mit Inhaltssammlungen
• Salesforce-Hilfe: Beispiele für Inhaltssammlungen
• Salesforce-Hilfe: Verschieben von veröffentlichten Inhalten in eine andere Inhaltssammlung
• Salesforce-Hilfe: Berechtigungssätze
• Salesforce-Hilfe: Berechtigungssatz-Lizenzen