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Visualisieren des Anwerbungsprozesses mit Path und Kanban

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Beschreiben der Vorzüge von Visualisierungen mit Pfad und Kanban
  • Verfolgen der Phase oder des Status eines Datensatzes in Listenansichten
  • Aktualisieren von Datensätzen, Verwenden von Filtern und Anzeigen von Diagrammen in der Kanban-Ansicht

In der letzten Einheit haben wir uns eingehend mit Engagementplänen und der Verwaltung von Aktivitäten beschäftigt, die dazu dienen, potenzielle Spender zur Ausweitung ihres Engagements zu bewegen. Beim Moves Management geht es vor allem darum, potenzielle oder aktive Spender an einen Punkt zu bringen, an dem Sie das Gefühl haben, dass Sie sie um eine neue Spende oder eine Erhöhung ihrer regulären Spende bitten können. Der Prozess zur Verwaltung der eigentlichen Anwerbung und Spende wird in NPSP über das Opportunity-Objekt abgewickelt. Pfad und Kanban sind zwei Funktionen in Salesforce, die darauf ausgelegt sind, Spendenbeschaffer bei der effektiveren Abwicklung der Anwerbung zu unterstützen.

Verfolgen des Anwerbungsprozesses mit Pfad

Pfad ist ein einfaches Tool, mit dem Sie auf einen Blick ablesen können, in welcher Phase Ihres Anwerbungsprozesses sich ein Spender oder Fördergeldgeber gerade befindet. Es handelt sich um einen Schnellindikator, mit dem Sie für eine bestimmte Opportunity visualisieren können, wo Sie gerade stehen und wie es weitergeht. Bitte beachten Sie, dass der von Pfad verwaltete Prozess in Ihrer Organisation angepasst werden kann. Ihr Pfad kann daher anders aussehen als der in der nachfolgenden Abbildung dargestellte. Wählen Sie in NPSP beim Erstellen einer neuen Opportunity den Datensatztyp "Großspender", um den Prozess und Pfad "Großspender" anzuzeigen.

Die Optionen 'Wichtige Felder', 'Anleitung für den Erfolg' und 'Phase als Abgeschlossen markieren' in einem Opportunity-Datensatz

Im Fenster "Pfad" werden beim Öffnen eines Datensatzes die interessantesten Informationen in wichtigen Felder (1) hervorgehoben. Sie müssen also weder Registerkarten wechseln noch umständlich blättern, um wichtige Daten zu finden (wobei die Anzeige jedoch von Ihrem Administrator angepasst wurde). Wenn Sie neu in Ihrer Position oder im Unternehmen sind, helfen Ihnen die Anleitungen für den Erfolg (2) in den jeweiligen Schritten eines Pfads, sich schnell zurechtzufinden und keine wichtigen Aktivitäten zu übersehen. Auch hier sind Anpassungen durch den Administrator möglich, sodass die Anleitungen sich gezielt auf Ihr Fundraising-Team oder Ihre Freiwilligen beziehen können. Pfad kann auch verwendet werden, um den Status des Datensatzes zu aktualisieren. Klicken Sie auf Status als abgeschlossen kennzeichnen (3), um den Datensatz zum nächsten Schritt im Pfad zu verschieben.

Darüber hinaus können Sie problemlos einen anderen Status auswählen, wenn Sie auf einen vorherigen Status zurücksetzen oder einen Schritt überspringen müssen. Klicken Sie auf den gewünschten Schritt im Pfad und dann auf Phase als aktuell markieren.

Pfaddetails mit hervorgehobener Schaltfläche 'Phase als aktuell markieren'

Pfade sind die visuelle Darstellung Ihrer Opportunity-Phasen und Prozesse (in Salesforce Vertriebsprozesse genannt). Beachten Sie, dass in NPSP bereits mehrere Fundraising-Prozesse vorkonfiguriert sind. Die einzelnen Phasen in Ihrem Pfad hängen vom ausgewählten Opportunity-Datensatztyp ab. Wenn Sie beim Erstellen einer neuen Opportunity beispielsweise den Datensatztyp für Fördergelder auswählen, beinhaltet der Pfad die Phasen "Suchen nach potenziellen Kunden" (Offen), "Absichtserklärung eingereicht" (Offen), "Anwendung eingereicht" (Offen), "Zurückgezogen" (Geschlossen, verloren), "Vergeben" (Geschlossen, gewonnen). Die Pfade für die einzelnen Datensatztypen sind anpassbar.

Opportunity-Details mit hervorgehobenem Pfad für den Fördergelder-Datensatztyp

Mit Pfad lässt sich eine einzelne Anwerbung hervorragend verwalten, doch die meisten Fundraiser arbeiten an mehreren Opportunities gleichzeitig. Wie können Sie sich nun einen schnellen Überblick über die Aktivitäten ihres Arbeitsalltags verschaffen und Prioritäten setzen? Salesforce und NPSP bieten zwei wichtige Funktionen, die Ihnen die Arbeit mit Anwerbungen erleichtern können: Listenansichten und die Kanban-Ansicht.

Aktive und potenzielle Spender mit Listenansichten bearbeiten

Listenansichten bieten eine großartige Möglichkeit, um die für Sie wichtigsten Datensätze zu sortieren, zu priorisieren und zu analysieren. Der Zugriff auf Listenansichten erfolgt auf Objektstartseiten. Sie stehen für die meisten Objekte in Salesforce zur Verfügung, in dieser Einheit konzentrieren wir uns jedoch auf das Opportunity-Objekt.

Klicken Sie auf die Registerkarte "Opportunities", um die Seite für Opportunity-Listenansichten aufzurufen. Klicken Sie in das Dropdown-Menü Listenansicht, um auf standardmäßige und benutzerdefinierte Listenansichten wie "Zuletzt angezeigt" oder "Schließt diesen Monat" zuzugreifen. (Expertentipp: Klicken Sie auf das Stecknadelsymbol neben der Dropdown-Liste, um eine Listenansicht zur Standardansicht zu machen, bis Sie die Verankerung wieder lösen.) 

Dropdown-Menü mit Listenansicht und Schaltfläche zum Verankern

Mit den Tools für die Listenansicht oben auf der Seite haben Sie vielfältige Anpassungsmöglichkeiten.

Menü 'Steuerelemente für Listenansicht'

Menü "Steuerelemente für Listenansicht" (1): Klicken Sie auf dieses Symbol, um auf Listenansichtsaktionen wie das Erstellen, Umbenennen, Duplizieren und Freigeben zuzugreifen. Sie können auch auswählen, welche Felder in einer Liste angezeigt werden sollen, und Filter bearbeiten, die Sie angewendet haben.

Symbol "Layouts" (2): Klicken Sie auf dieses Symbol, um zwischen der Anzeige von Listen als standardmäßige Tabellenansicht und der Kanban-Ansicht umzuschalten. Das Symbol ändert sich entsprechend der ausgewählten Ansicht. Wir werden später noch näher auf die Kanban-Ansicht eingehen.

Aktualisierungssymbol (3): Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Listenansicht schneller zu aktualisieren als durch das Neuladen der gesamten Seite.

Bearbeitungssymbol (4): Klicken Sie auf dieses Symbol, um Felder in Ihrer Liste zu ändern. Sie gelangen in das erste bearbeitbare Feld der Liste. Bearbeitete Felder werden gelb markiert, um Sie daran zu erinnern, Ihre Änderungen zu speichern.

Diagramm-Symbol (5): Klicken Sie auf dieses Symbol, um Listendaten in einfache und leicht verständliche Bilder umzuwandeln, die Werte wie Prozentsätze, Trends und andere nützliche Informationen zeigen.

Filtersymbol (6): Klicken Sie auf dieses Symbol, um die in einer Listenansicht angezeigten Datensätze einzuschränken oder zu erweitern, indem Sie Filter hinzufügen, ändern oder entfernen.

Erstellen einer Listenansicht

Aniyah, die Entwicklungsleiterin von NMH, möchte alle offenen (kein Geldeingang) Kapitalkampagnen anzeigen, die sie verwaltet. Sie möchte eine benutzerdefinierte Listenansicht erstellen, um mit der Kapitalkampagne von NMH verknüpfte Anwerbungsdatensätze (Opportunities) rasch finden und verwalten zu können. 

Schauen wir uns an, wie Aniyah die Listenansicht erstellt.

  1. Wählen Sie die Registerkarte Opportunities aus.
  2. Wählen Sie aus den Steuerelementen für Listenansichten die Option Neu aus.

Steuerelemente für die Opportunity-Listenansicht mit hervorgehobener Schaltfläche 'Neu'

3. Benennen Sie die Liste.

4. Wählen Sie Alle Benutzer können diese Listenansicht sehen aus. In diesem Beispiel könnte Aniyah auch die Option "Nur ich kann diese Listenansicht sehen" auswählen, wenn die Listenansicht privat bleiben soll. Sie möchte aber, dass der Geschäftsführer ebenfalls die Möglichkeit hat, diese Listenansicht über das Menü "Steuerelemente für Listenansicht" aufzurufen. Daher wählt sie die Option "Alle Benutzer können diese Listenansicht sehen" aus.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Erstellungsformular 'Neue Listenansicht'

Bis jetzt zeigt die Listenansicht alle Opportunities, unabhängig vom Typ. Doch jetzt ist der Filterbereich verfügbar. Richten wir einige Filter ein, um die Opportunities zu segmentieren und nur offene Kapitalkampagnen anzuzeigen.

Listenansicht mit offenen Kapitalkampagnen mit hervorgehobenem Filtersymbol und Menü

6. Klicken Sie auf Filter hinzufügen. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Feld" das zu filternde Feld, den Operator und den Wert aus.

Um nur offene Opportunities anzuzeigen, wählen wir im Dropdown-Menü "Feld" die Option "Phase" und den Operator "ungleich" aus und anschließend "Geschlossen und verloren" und "Geschlossen und gewonnen". Als nächstes möchten wir die Ansicht auf einzelne Spender beschränken und filtern daher nach Opportunity-Datensatztyp. Dabei wählen wir nur die Opportunities aus, deren Datensatztyp gleich einer "Großspende" ist. Schließlich wendet NMH für alle Kapitalkampagnen-Opportunities eine Benennungskonvention an, die uns das Hinzufügen eines letzten Filters ermöglicht. Wir filtern nach "Opportunity-Name" mit dem Operator "enthält" und dem Wert "Capital".

Listenansicht mit eingeblendetem Filterformular mit den Feldern 'Feld', 'Operator' und 'Wert'

7. Klicken Sie auf Fertig und dann auf Speichern.

Listenansicht zeigt nach Anwendung von Filtern ein Segment von Opportunities

Hervorragend! Die Liste ist jetzt auf Spendenanfragen im Rahmen offener Kapitalkampagnen beschränkt. Die neue Ansicht wird für den späteren Zugriff im Dropdown-Menü "Listenansicht" angezeigt. Nun können Aniyah und ihr Team sich rasch einen Überblick darüber verschaffen, wie weit sie mit ihren potenziellen Spendern in Kapitalkampagnen gekommen sind.

Anpassen einer Listenansicht

Aniyah hat eine benutzerdefinierte Listenansicht erstellt und Filter hinzugefügt. Doch sie hat noch viele weitere Möglichkeiten. Aniyah möchte beispielsweise den Schlusstermin ganz nach links verschieben, einige Spalten entfernen und andere hinzufügen. 

Wir nehmen die Anpassungen gemeinsam mit ihr vor und legen fest, welche Felder in der Listenansicht an welcher Stelle angezeigt werden.

  1. Wählen Sie aus den Steuerelementen für Listenansichten Anzuzeigende Felder auswählen aus.

Das Menü 'Steuerelemente für Listenansicht' mit hervorgehobener Opion 'Anzuzeigende Felder auswählen'

2. Verschieben Sie nicht gewünschte Felder aus dem Bereich "Sichtbare Felder" und fügen Sie gewünschte Felder hinzu. Die Position der Felder können Sie mit den Aufwärts- und Abwärtspfeilen neben der Liste "Sichtbare Felder" ganz einfach ändern. In diesem Beispiel schiebt Aniyah "Account Name" aus dem sichtbaren Bereich hinaus und fügt der Liste "Sichtbare Felder" die Felder "Hauptansprechpartner" und "Wahrscheinlichkeit" hinzu. Anschließend verschiebt Sie "Schlusstermin" in ihrer Liste ganz nach oben, um dieses Feld als erstes angezeigt zu bekommen.

Anpassungsformular für die Listenansicht, 'Anzuzeigende Felder auswählen'

3. Klicken Sie auf Speichern.

Sehen Sie den kleinen Pfeil in der Überschrift der Spalte "Betrag"? Der Pfeil gibt an, in welcher Richtung der Inhalt der zugehörigen Spalte sortiert ist. Klicken Sie auf die Überschrift, um die Spalte zu sortieren. Der Pfeil gibt an, wie die Liste sortiert ist, nämlich ausgehend vom ersten Datensatz der Spalte (alphanumerisch) oder vom letzten.

Manchmal möchte Aniyah Ihre Liste nach der größten potenziellen Spende sortieren. Dazu muss sie nur in die Spalte klicken, die sie sortieren möchte. Wenn es doch nur so einfach wäre, Unterstützer um Spenden zu bitten!

Listenansicht, sortiert vom größten zum kleinsten Betrag der Betragsspalte

Inline-Massenbearbeitung über Listenansichten

Entwicklungsleiterin Aniyah hat nun eine ausgeklügelte Liste ihrer anstehenden Anwerbungen erstellt (eine von vielen Listenansichten, die sie verwendet, um Dinge im Arbeitsalltag schnell zu finden und nachzuverfolgen). Manchmal muss sie mehrere Datensätze schnell aktualisieren. Letzte Woche hat sie beispielsweise einen Großteil ihrer Zeit für Gespräche mit potenziellen Spendern aufgewandt. Nun muss sie vor ihrer wöchentlichen Besprechung mit dem Geschäftsführer dringend die Schlusstermine und Phasen ihrer Spendenanfagen aktualisieren. Die gute Nachricht für Aniyah ist, dass eine Massenbearbeitung von Datensätzen über Listenansichten möglich ist. Sehen wir uns einmal an, wie Aniyah die Wahrscheinlichkeit für ihre anstehenden Spendenanfragen aktualisieren kann.

Aniyah klickt einfach in das Feld, das sie ändern möchte, und nimmt die Aktualisierung vor. Die geänderten Felder werden bis zum Speichern der Änderungen gelb hervorgehoben. Nachdem sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen hat, klickt sie auf "Speichern", um alle Änderungen auf einmal zu speichern. Sieht ganz einfach aus, oder? Ist es auch. UND es ist eine ausgesprochen nützliche Funktion.

Nur eine Anmerkungen zur Inline-Massenbearbeitung in Listenansichten: Sie können diese Funktion nur verwenden, wenn Ihre Listenansicht nach einem einzigen Datensatztyp gefiltert wurde. Wenn Sie also feststellen, dass Sie in einer bestimmten Listenansicht keine Massenbearbeitung vornehmen können, enthält diese voraussichtlich mehrere Datensatztypen.

Inline-Bearbeitung der Opportunity-Phase in einer Listenansicht

Datensätze in der Kanban-Ansicht verwalten

Auf Japanisch bedeutet Kanban Plakat oder Schild. In Salesforce ist die Kanban-Ansicht eine Tafel, auf der die Datensätze einer Listenansicht in Spalten angeordnet sind, sodass Angaben spielend visuell nachverfolgt und aktualisiert werden können. Sie gibt Ihnen einen guten Überblick über Ihre gesamte Arbeit und erlaubt Ihnen, die Opportunities ganz einfach zu sortieren, zusammenzufassen, zu filtern und von einer Phase zur nächsten zu verschieben. Die Datensätze in der Kanban-Ansicht basieren auf Listenansichten. Sie können jede beliebige Listenansicht mit einem einzigen Klick in die Kanban-Ansicht umschalten (nicht jedoch die Zielseite "Zuletzt angezeigt").

Aniyah verwendet die Kanban-Ansicht als Arbeitsumgebung für alle offenen Anwerbungen. Darüber hinaus findet sie diese Ansicht bei Zusammenkünften mit ihrem Team, der Geschäftsführerin oder Vorstandsgremien praktisch. Alle können einen Blick auf die Kanban-Ansicht werfen und die Situation rasch einschätzen. 

Schauen wir uns die Kanban-Ansicht für unsere Opportunities im Bereich der offenen Kapitalkampagnen an.

  1. Wählen Sie die Registerkarte Opportunities aus.
  2. Wählen Sie die benutzerdefinierte Listenansicht aus. Aniyah wählt die offenen Kapitalkampagnen aus.
  3. Wählen Sie im Menü Anzeigen als die Option "Kanban" aus.

Das Menü 'Anzeigen als' mit hervorgehobener Option 'Kanban' in 'Opportunities'

Verschieben einer Opportunity zur nächsten Phase

Standardmäßig baut die Kanban-Ansicht für Opportunities auf Phasen auf. In jeder Spalte wird eine Phase dargestellt. Wir werden nun in dieser Ansicht eine Opportunity zur nächsten Phase verschieben:

  1. Klicken Sie in der Spalte "Identifikation" auf einen beliebigen Datensatz.
  2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Opportunity-Karte in eine andere Spalte.

Kanban-Ansicht mit Hervorhebung einer Karte, die von einer Spalte in eine andere verschoben wird

3. Lassen Sie die Maustaste los. Die Summen der einzelnen Phasen werden automatisch aktualisiert.

Pure Magie! Wir hoffen, dass Ihre gemeinnützige Organisation von dieser Funktion ganz besonders profitieren kann. Überzeugen Sie die Spender mit belangvollen Aktionen!

Durchführen von Aktionen an Ihren Datensätzen

Kanban-Ansicht mit hervorgehobenem Menüelement 'Bearbeiten' und Warnsymbol 'Keine offenen Aktivitäten'

Wenn Sie Ihre Opportunity-Datensätze weiter bearbeiten müssen, können Sie das in der Kanban-Ansicht ebenfalls tun. Klicken Sie ganz einfach auf einer Kanban-Karte auf den Abwärtspfeil und wählen Sie (1) Bearbeiten aus. Nehmen Sie die gewünschte Änderung am Datensatz direkt in der Kanban-Ansicht vor.

Sie können auch einen Datensatz löschen oder den Opportunity-Inhaber ändern. Je nach Freigabeeinstellungen ist der Inhaber einer Opportunity möglicherweise die einzige Person, die diese Opportunity anzeigen oder bearbeiten kann. Wenn Sie eine Opportunity an einen Kollegen "abgeben" müssen, können Sie hier in der Kanban-Ansicht den Inhaber ändern.

Wenn einer Opportunity keine künftigen Aufgaben oder Ereignisse zugeordnet sind, wird auf der Kanban-Karte ein Warnsymbol (2) angezeigt. So wissen Sie, dass Sie wahrscheinlich eine Aktivität planen sollten, damit der Anwerbungsprozess nicht ins Stocken gerät. Hoppla! Aniyah hat scheinbar noch einiges zu tun!

Die Kanban-Ansicht bietet noch viele weitere Möglichkeiten. Unter anderem können Sie Filterfunktionen anwenden und Diagramme einblenden. Sehen Sie sich die nachstehenden Ressourcen an, um tiefer in die Funktionen der Kanban-Ansicht einzutauchen.

Ressourcen