Visualisieren des Einwerbungsprozesses mittels Pfad, Listenansichten und Kanban

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Beschreiben der Vorzüge von Visualisierungen mit Pfad und Kanban
• Verfolgen der Phase oder des Status eines Datensatzes in Listenansichten
• Aktualisieren von Datensätzen, Verwenden von Filtern und Anzeigen von Diagrammen in der Kanban-Ansicht

Nachverfolgen des Fortschritts bei einer Opportunity

Beim Moves Management geht es darum, den (potenziellen) Spender an den Punkt zu bringen, an dem Sie sich bereit fühlen, ihn um eine Spende zu bitten. 

Bisher haben wir uns mit Engagementplänen und Aktivitäten befasst, die potenzielle Spender zu einem intensiveren Engagement bewegen sollen. Aber was ist mit der Einwerbung?

Der Prozess der Verwaltung von Einwerbungen und Spenden wird in NPSP im Objekt "Opportunity" nachverfolgt. In dieser Einheit befassen wir uns mit der Pfad- und Kanban-Ansicht, zwei Salesforce-Funktionen, die Spendenbeschaffern dabei helfen sollen, den Prozess der Spendeneinwerbung effektiv zu verwalten und Listenansichten intelligent zu nutzen.

Verfolgen des Einwerbungsprozesses mithilfe der Funktion "Pfad"

Mithilfe der Funktion "Pfad" erkennen Sie auf einen Blick, wo sich der Spender oder Geldgeber in Ihrem Einwerbungsprozess befindet. Es handelt sich um eine visuelle Darstellung Ihrer Opportunity-Phasen und -Prozesse, was bei Salesforce als "Vertriebsprozesse" bezeichnet wird.

Mithilfe eines Pfads wird visualisiert, wo Sie sich befinden und wohin sich eine Opportunity entwickeln wird. Der Pfad kann von Ihrer Organisation an den eigenen Prozess angepasst werden, sodass sich Ihr Pfad von unseren Beispielen in dieser Einheit unterscheiden kann. Außerdem kann sich der Pfad ändern, je nachdem, welchen Datensatztyp Sie für die Opportunity ausgewählt haben, und lässt sich an jeden anpassen.

NPSP bietet einige Standardpfade, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Wenn Sie beim Erstellen einer neuen Opportunity beispielsweise den Datensatztyp "Fördergelder" auswählen, enthält der Pfad die Phasen "Suchen nach potenziellen Spendern" (Offen), "Absichtserklärung eingereicht" (Offen), "Antrag eingereicht" (Offen), "Zurückgezogen" (Geschlossen, verloren), "Vergeben" (Geschlossen, gewonnen).

Nehmen wir als Beispiel einen Pfad aus der Praxis von Aniyah, der Entwicklungsleiterin von NMH, die gerade eine Opportunity mit dem Datensatztyp "Großspender" bearbeitet. 

Dieses Beispiel veranschaulicht verschiedene Funktionen des Pfads.

• Schlüsselfelder (1) zeigen die Informationen, die Sie in jeder Phase am meisten benötigen, und stellen wichtige Daten in den Mittelpunkt. Die gezeigten Informationen können von Ihrem Administrator angepasst werden.
• Die Anleitung für den Erfolg (2) hilft Ihnen sicherzustellen, dass Sie keine kritischen Aktivitäten in einer Phase auslassen. Auch hier sind Anpassungen durch den Administrator möglich, sodass Anleitungen sich gezielt an Ihre Spendensammler oder Freiwilligen richten.
• Ein Pfad kann auch verwendet werden, um den Status des Datensatzes zu aktualisieren. Klicken Sie auf Phase als abgeschlossen markieren (3), um den Datensatz zum nächsten Schritt im Pfad zu verschieben.

Wenn Sie zu einer anderen Phase übergehen oder zu einer Phase zurückkehren möchten, die Sie für abgeschlossen gehalten haben, klicken Sie auf die Phase auf dem Pfad, zu der Sie wechseln möchten, und dann auf "Als aktuelle Phase markieren".

Aktive und potenzielle Spender mit Listenansichten bearbeiten

Mithilfe eines Pfads lässt sich eine einzelne Einwerbung hervorragend verwalten, doch die meisten Spendenbeschaffer arbeiten an mehreren Opportunities gleichzeitig.

Um alle Ihre offenen Opportunities an einem Ort zu überprüfen, können Sie auf Listenansichten zurückgreifen. Listenansichten bieten eine Möglichkeit, die für Sie wichtigsten Datensätze zu sortieren, zu priorisieren und zu analysieren. 

Der Zugriff auf Listenansichten erfolgt auf Objektstartseiten, z. B. über die Registerkarte "Opportunities". Lassen Sie uns hier beginnen.

Klicken Sie auf die "Opportunities", um die Listenansichtsseite Opportunity aufzurufen. 

Auf dieser Seite gibt es mehrere verschiedene Listenansichten. Um eine andere auszuwählen, klicken Sie auf den Menüpfeil () neben dem Namen der Listenansicht, um auf standardmäßige und benutzerdefinierte Listenansichten wie Zuletzt angezeigt oder Schließt diesen Monat zuzugreifen. 

Wenn Sie eine bestimmte Listenansicht als Standard festlegen möchten, klicken Sie auf das Stecknadelsymbol ().

Die Tools für die Listenansicht oben auf der Seite bieten vielfältige Anpassungsmöglichkeiten.

• Suchfeld (1): Geben Sie Text zum Durchsuchen Ihrer Listenansicht ein.
• Steuerelemente für Listenansichten (2): Klicken Sie hierauf, um Ihre Listenansicht zu erstellen, umzubenennen, zu duplizieren oder freizugeben. Sie können auch auswählen, welche Felder in der Liste angezeigt werden sollen, und Filter bearbeiten, die Sie angewendet haben.
• Anzeigen als (3): Klicken Sie darauf, um von der normalen Tabellenansicht zur geteilten oder Kanban-Ansicht zu wechseln (dazu später mehr). Das Symbol ändert sich entsprechend der ausgewählten Ansicht.
• Aktualisieren (4): Klicken Sie hierauf, um eine aktualisierte Ansicht schneller zu erhalten als durch erneutes Laden der Browserseite.
• Liste bearbeiten (5): Klicken Sie hierauf, um in der Listenansicht Felder in Datensätzen zu aktualisieren. Sie gelangen in das erste bearbeitbare Feld der Liste. Geänderte Felder werden gelb markiert, um Sie daran zu erinnern, Ihre Änderungen zu speichern.
• Diagramme (6): Klicken Sie hierauf, um eine Visualisierung der Listenansicht für die Anzeige von Prozentsätzen, Trends und anderen nützlichen Informationen zu erstellen.
• Filter (7): Klicken Sie auf dieses Symbol, um die in einer Listenansicht angezeigten Datensätze einzuschränken oder zu erweitern, indem Sie Filter hinzufügen, ändern oder entfernen.

Schauen wir uns nun an, wie Aniyah diese Tools in der Praxis einsetzt.

Erstellen einer Listenansicht

Aniyah möchte alle offenen Einwerbungen von Großspenden einsehen und hat daher eine benutzerdefinierte Listenansicht eingerichtet, um diese Opportunities schnell zu finden und zu verwalten. 

Schauen wir uns an, wie Aniyah die Listenansicht erstellt.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Opportunities.
2. Klicken Sie auf das Menü Steuerelemente für Listenansicht () und dann auf Neu.
3. Geben Sie einen Listennamen ein. Aniyah gibt Offene Opportunities für Großspenden ein.
4. Ein Listen-API-Name wird automatisch anhand des Listennamens generiert. Übernehmen Sie diesen als Standardeinstellung.
5. Wählen Sie Nur ich kann diese Listenansicht sehen aus. Aniyah ändert später die Freigabeeinstellungen, um sie nach der Einrichtung für ihre Gruppe und die Geschäftsführung freizugeben.
6. Klicken Sie auf Speichern.
   

Die neue Listenansicht zeigt alle Opportunities von Aniyah, und zwar unabhängig von Typ oder Kampagne. Richten wir einige Filter ein, um nach offenen Opportunities für Kapitalkampagnen zu segmentieren.

1. Klicken Sie im Bereich "Filter", der bereits geöffnet sein sollte, auf Nach Inhaber filtern.
   
2. Wählen Sie Alle Opportunities aus.
3. Klicken Sie auf Fertig.
4. Lassen Sie uns dies nun eingrenzen. Klicken Sie auf Filter hinzufügen.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü "Feld" das zu filternde Feld, den Operator und den Wert aus. Lassen Sie uns nur nach Datensätzen für Großspenden filtern.
   1. Wählen Sie Opportunity-Datensatztyp in "Feld" aus.
   2. Wählen Sie gleich (Standard) in "Operator" aus.
   3. Wählen Sie Großspende in "Wert" aus.
   4. Klicken Sie auf Fertig.
6. Nun müssen wir die Listenansicht auf ausschließlich offene Opportunities begrenzen. Klicken Sie erneut auf Filter hinzufügen.
   1. Wählen Sie Phase in "Feld" aus.
   2. Wählen ungleich in "Operator" aus.
   3. Wählen Sie Geschlossen und verloren, Geschlossen und gewonnen und Gebucht in "Wert" aus.
   4. Klicken Sie auf Fertig.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Die Liste ist nun auf offene Opportunities für Großspenden reduziert. Die neue Ansicht wird Aniyah für den späteren Zugriff im Dropdown-Menü "Listenansicht" angezeigt. Sie kann sie später für ihr Team freigeben, indem sie die Freigabeeinstellungen ändert. Doch zunächst möchte sie noch ein paar Dinge anpassen.

• Unter dem Zahnradsymbol "Steuerelemente für Listenansichten" klickt Sie auf Anzuzeigende Felder auswählen, um die Informationen in der Listenansicht zu ergänzen, zu verschieben oder neu anzuordnen. Beispielsweise fügt sie der Ansicht die Felder "Hauptansprechpartner" und "Wahrscheinlichkeit (%)" hinzu.
• In der Kopfzeile der Listenansicht klickt sie auf eine Spaltenüberschrift, um diese Spalte zu sortieren. Der Pfeil zeigt an, nach welcher Spalte und in welche Richtung die Listenansicht sortiert ist.

Inline-Massenbearbeitung über Listenansichten

Mitunter muss Aniyah mehrere Datensätze schnell aktualisieren. Sie hat beispielsweise die meiste Zeit des Tages mit potenziellen Spendern verbracht und muss einige Schlusstermine und Phasen aktualisieren, ehe sie sich zum wöchentlichen Gespräch mit der Geschäftsführung von NMH trifft.

Die gute Nachricht für ist, dass eine Massenbearbeitung von Datensätzen direkt in Listenansichten möglich ist.

Um Datensätze in einer Listenansicht zu aktualisieren, klicken Sie auf das Stiftsymbol () in dem Feld, das Sie ändern möchten, und nehmen Sie die Aktualisierung vor. Die von Ihnen geänderten Felder sind gelb markiert, bis Sie auf Speichern klicken.

Verwalten von Datensätzen in der Kanban-Ansicht

Kanban ist japanisch und bedeutet Plakat oder Schild. In Salesforce ist dies eine Möglichkeit, die Datensätze einer Listenansicht als Karten in Spalten darzustellen, was die visuelle Nachverfolgung und Aktualisierung von Aufgaben erleichtert.

Die Kanban-Ansicht gibt Ihnen einen guten Überblick über alle Ihre Aufgaben und erlaubt Ihnen, die Opportunities ganz einfach zu sortieren, zusammenzufassen, zu filtern und von einer Phase zur nächsten zu verschieben. Die Datensätze in der Kanban-Ansicht basieren auf Listenansichten. 

Sie können von einer Listenansicht zur Kanban-Ansicht wechseln, indem Sie auf die Schaltfläche Anzeigen als () klicken und die Kanban-Ansicht () auswählen.

Aniyah findet, dass die Kanban-Ansicht hilfreich ist, wenn sie sich mit ihrem Team, der Geschäftsführung oder den Vorstandsgremien trifft. Mithilfe der Kanban-Ansicht können alle Beteiligten schnell erkennen, wie die Dinge laufen. 

Schauen wir uns die Kanban-Ansicht für Aniyahs Listenansicht "Offene Opportunities für Großspenden" an.

Verschieben einer Opportunity in die nächste Phase in einer Kanban-Ansicht

Standardmäßig ist die Kanban-Ansicht für Opportunities anhand des Felds "Phase" organisiert. Jede Spalte stellt eine Phase dar. Lassen Sie uns in dieser Ansicht einen Opportunity-Datensatz in die nächste Phase verschieben.

1. Klicken Sie in der Spalte "Identifikation" auf einen beliebigen Datensatz.
2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Opportunity-Karte in eine andere Spalte.
   
3. Lassen Sie die Maustaste los. Die Summen der einzelnen Phasen werden automatisch aktualisiert.

So wird Moves Management mit Leben gefüllt.

Durchführen von Aktionen an Ihren Datensätzen

Wenn Sie Ihre Opportunity-Datensätze bearbeiten müssen, können Sie das in der Kanban-Ansicht ebenfalls tun. 

Klicken Sie einfach auf einer Kanban-Karte auf den nach unten zeigenden Pfeil (). Wählen Sie Bearbeiten aus und nehmen Sie die gewünschten Änderungen auf der eingeblendeten Oberfläche vor, ohne die Listenansicht zu verlassen.

Wenn einer Opportunity keine anstehenden Aufgaben oder Ereignisse zugeordnet sind, wird auf der Kanban-Karte ein Warnsymbol () angezeigt. So wissen Sie, dass Sie wahrscheinlich eine Aktivität planen sollten, damit der Einwerbungsprozess nicht ins Stocken gerät. Aniyah hat anscheinend noch einiges zu tun!

Die Kanban-Ansicht bietet noch viele weitere Möglichkeiten. Unter anderem können Sie Filterfunktionen anwenden und Diagramme einblenden. Sehen Sie sich die nachstehenden Ressourcen an, um tiefer in die Funktionen der Kanban-Ansicht einzutauchen.

In der nächsten Einheit beschäftigen wir uns damit, wie Sie mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten können, um Opportunities voranzubringen.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Führen von Benutzern mit der Funktion "Pfad"
• Trailhead: Anpassen von Lightning Experience (mit Einheit zu Listenansichten)
• Salesforce-Hilfe: Verwenden von Kanban für die Arbeit mit grafischen Ansichten Ihrer Datensätze