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Verwalten von Engagementförderungsplänen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erläutern der Funktion von Engagementplänen in NPSP
  • Erstellen, Bearbeiten und Löschen eines Engagementplans

Wir haben potenzielle Spender identifiziert und müssen nun Aktivitäten planen und verfolgen, von denen wir uns eine Ausweitung ihres Engagements erhoffen. Salesforce bietet vordefinierte Funktionen zum Verfolgen von Aktivitäten wie Aufgaben, E-Mails, Anrufen, Notizen und Ereignissen.

Grundlegendes zu Engagementplänen

In NPSP ist ein spezielles Tool namens Engagementplan verfügbar. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Aufgaben, die Ihren Teams dabei helfen, auf gleichbleibende und personalisierte Weise mit Ihren Unterstützern in Kontakt zu treten.

Engagementpläne funktionieren am besten, wenn in Ihrer Organisation bei der Festlegung des Verfahrens die Einzelpersonen einbezogen wurden, die an der Ausführung des Plans beteiligt sein werden. Je nach Plan kann es sich dabei um eine ganze Reihe von Maßnahmen handeln, in die Einzelpersonen aus der gesamten Organisation einbezogen werden.

Es empfiehlt sich, einen Plan zu entwerfen, der Antworten auf die folgenden Fragen bietet, bevor Sie mit der Erstellung von Engagementplänen in NPSP beginnen:

  • Was möchten Sie erreichen? Welches ultimative Ziel wird mit dem Plan verfolgt?
  • Welche Maßnahmen sind erforderlich, um zu dem entsprechenden Ergebnis zu kommen?

Nachdem Sie einen Plan mit bestimmten Aufgaben erstellt haben und das beteiligte Team seine Zustimmung gegeben hat, kann Ihr Administrator mit der Einrichtung von Engagementplänen beginnen. 

Engagementpläne können manuell von einem Mitarbeiter gestartet werden oder automatisch, wenn sie im Zusammenspiel mit Ebenen oder einem weiteren vom Administrator entwickelten automatisierten Prozess verwendet werden. Wenn Ebenen eingebunden werden, startet ein Engagementplan, wenn ein Spender eine gewisse Ebene erreicht, beispielsweise "Wiederholter Spender". Engagementpläne können mit Kontakten, Accounts oder Kampagnen verknüpft werden. Finden Sie heraus, welche Vorgehensweise beim Zuordnen von Engagementplänen zu Spendern in Ihrer gemeinnützigen Organisation die beste ist: die Zuordnung zu Kontakten oder Haushaltsaccounts. Achten Sie aber unbedingt auf eine einheitliche Vorgehensweise!

Schauen wir uns an, wie bei der Organisation No More Homelessness ein Engagementplan für zwei unterschiedliche Kontakte gestartet wird.

Der erste Kontakt, ein jährlicher Spender, spendet NMH die ansehnliche Summe von 1.000 $. Durch die Höhe der Spende wird sein Haushalt automatische auf die Ebene "Großspender" gehoben. Damit werden einige Aufgaben ausgelöst, die mit dem Haushaltsaccount verknüpft und verschiedenen Mitgliedern der Entwicklungs- und Programmteams zugewiesen sind.

Ansicht 'Offene Aktivitäten' mit einer Liste von Folgeaufgaben für den Spender

Da die Aufgaben zugewiesen sind, kann das Programmteam von NMH nun mit der Ausführung der Aktionen beginnen, die im Engagementplan festgelegt wurden. Die Aufgaben werden in den Aufgabenlisten auf der Startseite der Teammitglieder, auf der Registerkarte "Aufgaben" sowie in Berichten angezeigt. Nach der Ausführung einer Aufgabe können die Mitarbeiter von NMH deren Status in "Abgeschlossen" ändern.

Engagementplan-Vorlagen sind einfach nur Vorlagen für grundlegende Aktivitäten im Zusammenhang mit der aktuellen Beziehung, die zwischen Ihnen und dem entsprechenden Haushalt besteht. Als Ergänzung zu den Aufgaben des Engagementplans, die bereits für Sie erstellt wurden, können (und werden) Sie zusätzliche, auf einzelne Spender abgestimmte Aufgaben und Aktivitäten erstellen. Hier fügt Aniyah ein "Thank You Lunch" zo den Aktivitäten für diesen Spender hinzu:

Unter 'Nächste Schritte' wird eine Liste mit Aufgaben aus dem Engagementplan mit einer neuen spezifischen Aufgabe angezeigt.

Sobald Sie eine einzelne Aufgabe abgeschlossen haben, wird der Status im Engagementplan von "Nicht gestartet" in "In Bearbeitung" geändert. Nachdem die letzte Aufgabe ausgeführt wurde, wird der Status im Engagementplan auf "Abgeschlossen" gesetzt.

Themenliste 'Engagementplan' im Kontaktdatensatz mit Status 'In Bearbeitung'

Engagementpläne können auch für Prozesse wie die Begrüßung und Betreuung neuer Freiwilliger verwendet werden. Tatsächlich hat sich gerade ein zweiter Kontakt über die Website von NMH für eine Freiwilligentätigkeit in der Straßenhilfe registriert. Das Webformular wird von einer Drittanbieteranwendung aus AppExchange verarbeitet, die gleichzeitig den Kontakt in der Salesforce-Organisation von NMH erstellt. 

Anwenden eines Engagementplans

Schauen wir einem Mitarbeiter des Programmteams von NMH dabei über die Schulter, wie er den Kontaktdatensatz öffnet und den Engagementplan für den potenziellen Freiwilligen hinzufügt:

  1. Öffnen Sie den Kontaktdatensatz für den Freiwilligen.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen, blättern Sie nach unten zur Themenliste "Engagementpläne" und klicken Sie auf Neu.

Details der Themenliste 'Engagementpläne' mit hervorgehobener Schaltfläche 'Neu'

3. Wählen Sie in der Engagementplan-Vorlage (1) den Plan "New Volunteer" (Neuer Freiwilliger) aus.

Detail des Formulars 'Neuer Engagementplan' mit Nachschlagefeld und Liste der vorgeschlagenen Engagementplan-Vorlagen

4. Überprüfen Sie, ob der Plan mit dem richtigen Kontakt (2) verbunden ist. In diesem Fall beschließt der Mitarbeiter des Programmteams von NMH, den Engagementplan mit einem Kontakt, nicht mit einem Haushalt zu verbinden, da er mit Freiwilligenarbeit zusammenhängt. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Einzelaktivität, nicht um eine Haushaltsaktivität.

5. Klicken Sie auf Speichern (3).

Voilà! Schon haben wir einen Plan für die Einarbeitung dieses neuen Freiwilligen bei NMH.

Ansicht 'Offene Aktivitäten' mit Aufgabenliste

Löschen eines Engagementplans

Ab und an kann es erforderlich sein, einen Engagementplan zu löschen. Wenn Sie einen Engagementplan löschen, bleiben die zugrundeliegenden Aufgaben bestehen. Allerdings wird das Automatisieren von abhängigen Aufgaben nicht erzwungen. (D. h., abhängige Aufgaben werden nicht basierend auf dem Abschluss der übergeordneten Aufgabe aktualisiert oder zugewiesen.) 

  1. Navigieren Sie zu dem Datensatz, dem der Engagementplan zugewiesen wurde.
  2. Blättern Sie nach unten zur Themenliste "Engagementplan".
  3. Klicken Sie in der Zeile für den Engagementplan auf Löschen.

Anschließend können Sie die Aufgaben manuell löschen, falls Sie sie nicht benötigen oder der Engagementplan versehentlich zugewiesen wurde.

Ein Engagementplan beinhaltet keine Automatisierung der aufgeführten Aufgaben. D. h., Sie werden zwar daran erinnert, eine E-Mail zu senden, doch das Tool sendet sie nicht für Sie. (Das wäre allerdings großartig, oder?) NPSP bietet viele Möglichkeiten, Automatisierungen in Ihre Prozesse einzubinden. Dazu sind jedoch weitere Konfigurations- oder Entwicklungsschritte von Ihrem Administrator oder Consulting-Partner erforderlich.

Jetzt wissen wir, wie Engagementpläne erstellt werden, und können uns mit der Abwicklung der eigentlichen Aufgaben und Aktivitäten im Plan befassen.

Ressourcen