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Verwalten von Spendern, Aufgaben, Veranstaltungen und E-Mails

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Anzeigen und Filtern des Aktivitätsverlaufs in der Aktivitätszeitachse
  • Erstellen und Aktualisieren von Aufgaben
  • Effizientes Arbeiten mit Kalenderereignissen und E-Mail

Mit der Aktivitätszeitachse auf dem neuesten Stand bleiben

Auf der rechten Seite eines Kontakt-, Account- oder Opportunity-Datensatzes befindet sich der "beste Freund" des Spendenbeschaffers: die Aktivitätszeitachse. Auf der Aktivitätszeitachse lässt sich leicht überprüfen, welche Interaktionen es mit einem bestimmten potenziellen Spender, Spender oder Haushalt gegeben hat, selbst wenn mehrere Mitarbeiter ihrer Organisation daran beteiligt waren.

Detail der Aktivitätszeitachse mit 'Nächste Schritte', 'Aktivitäten in der Vergangenheit', 'Alle erweitern' und 'Weitere Schritte'

Die Zeitachse ist in Nächste Schritte (1) und Aktivität in der Vergangenheit (2) unterteilt, sodass Sie sehen können, was geplant und was bereits geschehen ist. Wenn Sie weitere Details zu einer Aktivität einblenden möchten, klicken Sie auf den Erweiterungspfeil (3) links neben der Aktivität. Zum Ausblenden der Details klicken Sie erneut darauf. Sie können auch auf Alle erweitern (4) klicken, um Details zu allen Aktivitäten anzuzeigen. Weitere geplante Schritte werden durch Klicken auf Weitere Schritte (5) eingeblendet. Wenn Sie weiter in die Vergangenheit gehen möchten, klicken Sie auf Mehr "Aktivitäten in der Vergangenheit" laden (6) und dann auf "Alle anzeigen", um den gesamten Verlauf des potenziellen Spenders anzuzeigen.

Finden der relevantesten Aktivitäten

Wenn Sie längere Zeit mit einem Spender (Kontakt oder Haushalt) oder an einer bestimmten Anwerbung (Opportunity) gearbeitet haben, enthält die Aktivitätszeitachse wahrscheinlich eine Mischung von Aktivitäten. Wie finden Sie nun rasch die gesuchten Details?

Aniyah, Entwicklungsleiterin bei NMH, möchte eine bestimmte E-Mail finden, die ein anderer Mitarbeiter einem Vorstandsmitglied geschickt hat. Mit der Filterfunktion kann sie ihre Suche eingrenzen. Wenn Sie nach Aktivitätstyp und Datumsbereich filtert, findet Sie die gesuchten Angaben im Handumdrehen.

Details der Aktivitätszeitachse mit Filteroptionen

Beim Durchgehen der Liste können Sie eine Aktivität aktualisieren. Klicken Sie in der Aktivitätszeile auf den Dropdown-Pfeil, um Bearbeitungsoptionen einzublenden.

Details der Aktivitätszeitachse mit dem Schnellaktionsmenü

Wenn Sie eine Aufgabe ausgeführt haben, können Sie auch das Abschlusskontrollkästchen aktivieren, um sie als abgeschlossen zu kennzeichnen.

Details der Aktivitätszeitachse mit abgeschlossener Aufgabe

Aniyah war bislang mit der Aktualisierung einzelner Datensätze beschäftigt. Doch wie muss sie vorgehen, um eine vollständige Liste ALLER Aufgaben für ihr gesamtes Portfolio an Spendern und Fördergeldern anzuzeigen? Tatsächlich geht Sie zu Beginn des Arbeitstages nach dem Anmelden bei Salesforce gern erst einmal ihre Aufgabenliste durch.

Anzeigen und Aktualisieren Ihrer Aufgabenlisten

Wie bereits erwähnt werden beim Starten eines Engagementplans automatisch Aufgaben erstellt und Ihren Teammitgliedern zugewiesen. Die Ihnen zugewiesenen Aufgaben sind in Salesforce und NPSP ganz leicht zu finden und zu verwalten. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte Aufgaben oder klicken Sie auf der Startseite von Lightning Experience in der Liste "Meine Aufgaben" auf Alle anzeigen, um all ihre Aufgaben aus unterschiedlichen Anwendungen, Objekten und Datensätzen zu verwalten.

Aufgabenliste und Details

Ein weiterer toller Aspekt der Aufgabenliste ist folgender: Während Sie links die Aufgabenliste sehen, werden rechts erweiterte Details zur jeweils ausgewählten Aufgabe angezeigt. Klicken Sie einfach auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen und zugehörige Informationen auf der rechten Seite einzublenden. In der Detailansicht sind mehrere Schnellaktionen verfügbar, mit denen Aufgaben effizient aktualisiert werden können. Klicken sie einfach auf den Dropdown-Pfeil, um die Optionen anzuzeigen. Sie können den Status und die Priorität ändern sowie die Aufgabe bearbeiten und löschen. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, klicken Sie auf "Als abgeschlossen markieren", um sie in Ihrer Liste abzuhaken und das Feld "Status" automatisch zu aktualisieren. Aufgaben werden auch auf der Aktivitätszeitachse des Datensatzes angezeigt, den Sie gerade geöffnet haben, und können dort auch bearbeitet werden.

Das Menü und Optionen für eine Aufgabe

Erstellen eines Kalenderereignisses

Ebenso wie für Aufgaben gibt es in NPSP auch für den Kalender eine eigene Registerkarte, über die Sie rasch zu Ihrem Terminplan gelangen.

Die Kalenderansicht

Verwenden Sie das Kalendersymbolmenü, um sich nur auf einen Tag, eine Woche oder einen Monat zu konzentrieren und um die Tabellenlistenansicht von Ereignissen anzuzeigen. Zur Erstellung eines neuen Ereignisses klicken Sie entweder auf Neues Ereignis oder auf den Tag und die Uhrzeit des Ereignisbeginns und bewegen Sie den Cursor zu der Uhrzeit, zu der das Ereignis endet. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neues Ereignis" mit bereits eingetragenen Start- und Endzeiten angezeigt. Geben Sie die Ereignisdetails sowie Informationen für wiederkehrende Ereignisse ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Das Erstellungsformular 'Neues Ereignis' mit den Feldern für das Thema, Datumsangaben und Beschreibung

Sie können Ihren Kalender freigeben und die Kalender Ihrer Kollegen in Ihrem Kalender anzeigen. Freigegebene Kalender lassen leicht erkennen, wann sich Ereignisse überlagern. Beispielsweise können Sie sehen, wann eine Kollegin beschäftigt ist und sicherstellen, dass sie am schönsten Tag des Jahres für eine ganztägige Klausurtagung in einem fensterlosen Raum zur Verfügung steht. War nur ein Scherz. Dazu kommt es nicht.

Wenn ein Kollege Ihren Kalender betrachtet, werden die Details, die er sehen kann, durch die Standardzugriffsebene bestimmt. Um einem bestimmten Kollegen mehr oder weniger Details zu Ihrem Terminplan zu zeigen, klicken Sie in Ihrem Kalender auf Meine Ereignisse und wählen Kalender freigeben aus. Denken Sie daran, dass Ihr Administrator die Details einschränken kann, die für andere freigegeben werden können.

Details 'Meine Kalender' mit hervorgehobenem Menüelement 'Kalender freigeben'

Zusätzlich zu freigegebenen Kalendern kann Ihr Administrator auch eine Anpassung hinzufügen, mit deren Hilfe Sie öffentliche Kalender erstellen können. Öffentliche Kalender können für andere einzelne Benutzer, persönliche oder öffentliche Gruppen sowie bestimmte Rollen in Ihrem Unternehmen freigegeben werden. Sie eignen sich hervorragend für die Planung und Verwaltung von Gruppenaktivitäten oder gemeinsamen Ressourcen, wie Veranstaltungen und Besprechungsräumen. Sprechen Sie mit Ihrem Administrator, wenn Sie öffentliche Kalender verwenden möchten.

Wenn Sie sich auf nur einen Kalender konzentrieren möchten, klicken Sie auf die farbigen Quadrate für die anderen Kalender, um sie auszublenden. Durch erneutes Klicken auf das Quadrat wird der zugehörige Kalender wieder angezeigt. Die Farbe eines Kalenders entspricht der Farbe des Objekts, auf dem der Kalender basiert. Wenn ein benutzerdefiniertes Objekt über ein Thema verfügt, bestimmt das Thema die Farbe des Kalenders.

Kalenderansicht, nur 'Meine Ereignisse' eingeblendet

Anzeigen Ihrer Daten als Ereignisse in einem Kalender

Eine praktische Nutzung des Kalenders in Salesforce besteht darin, Ihre Daten als Ereignisse in einem Kalender anzuzeigen. Aniyah, Entwicklungsleiterin bei NMH, möchte beispielsweise einen Kalender erstellen, um die Fälligkeitstermine für anstehende Anwerbungen (Opportunities) im Blick zu behalten.

Wir schauen Aniyah über die Schulter, die einen Kalender erstellt, um diese Informationen zu verfolgen.

  1. Klicken Sie auf Neuer Kalender.

Detail 'Mein Kalender' mit hervorgehobener Schaltfläche 'Neuer Kalender'

2. Wählen Sie ein Objekt aus, auf dem der Kalender basieren soll. Da Aniyah die Fälligkeitsdaten für anstehende Fördergelder und andere Anwerbungen sehen möchte, wählt sie das Opportunity-Objekt aus.

Formular 'Kalender erstellen' mit ausgewähltem Opportunity-Objekt

3. Füllen Sie das Formular aus, um festzulegen, welche Daten im Kalender angezeigt werden sollen.

Erstellungsformular 'Neuer Kalender'

4. Klicken Sie auf Speichern.

Wochenansicht des Kalenders mit Fälligkeitsdaten für Opportunities

Dank ihres Neuen Kalenders hat Aniyah nun einen guten Überblick über alle noch anstehenden Fälligkeitsdaten. Alles deutet auf eine arbeitsreiche Woche hin, in der sie sich auf die anstehenden Anwerbungen vorbereiten muss. Nun kann sie entsprechend viel Zeit einplanen, um eine perfekte Präsentation zu erarbeiten.

E-Mail

E-Mail ist noch immer einer der wichtigsten Kanäle für die Kommunikation von gemeinnützigen Organisationen mit ihren Unterstützern, und oftmals gehen wichtige Details oder Informationen im Posteingang einer Einzelperson unter. Mit Ihrem CRM können Sie die E-Mail-Kommunikation verfolgen, sodass Informationen innerhalb der Organisation für alle Personen zugänglich gemacht werden, die sie benötigen.

Es gibt viele Möglichkeiten, E-Mail in NPSP zu integrieren, unter anderem Anwendungen für die Integration von Gmail, Outlook und anderen Tools. Informieren Sie sich bei Ihrem Administrator über Integrationen, die in Ihrer Organisation verwendet werden.

Abgesehen von der E-Mail-Integration gibt es auch mehrere Optionen für das Erstellen und Senden von E-Mails direkt in Salesforce und NPSP. Der Aktivitäts-Composer in einem Datensatz und das Menü "Globale Aktionen" sind die beiden Möglichkeiten, die Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden werden.

Aktivitäts-Composer mit hervorgehobener Registerkarte 'E-Mail'

Aniyah, die Entwicklungsleiterin von NMH, muss einen Spender per E-Mail an den bevorstehenden Rundgang durch das neue Gebäude der Organisation erinnern. Wir schauen ihr über die Schulter, während sie die E-Mail aus Salesforce sendet.

Klicken Sie auf Schnellaktion "E-Mail", um den E-Mail-Composer aufzurufen. (Sie müssen dazu nicht zuerst zum richtigen Datensatz wechseln.) Ihr Administrator kann die angezeigte Liste globaler Aktionen anpassen. Ihre Liste kann sich daher geringfügig von der hier dargestellten unterscheiden.

Menü 'Globale Aktionen' mit hervorgehobenem Eintrag 'E-Mail'

Tragen Sie die Details ein. (1) Füllen Sie das Feld "An" aus, damit die E-Mail an die richtige Person gesendet wird. Nachdem Aniyah die E-Mail gesendet hat, wird diese jedem Mitarbeiter, der Zugriff zu diesem Kontaktdatensatz hat, in der Aktivitätszeitachse des Empfängers angezeigt. (2) Sie werden sehen, dass Sie die E-Mail mit einem anderen Datensatz verknüpfen können, z. B. mit der Opportunity, an der Sie arbeiten. In diesem Fall bezieht sich die E-Mail auf eine Anwerbung in Form einer Kapitalkampagne, die für diesen Spender geplant ist.

Mit dem E-Mail-Composer können Sie nicht nur Nachrichten versenden, sondern haben weitere Möglichkeiten: (3) Sie können Anhänge hinzufügen, Briefvorlagenfelder einfügen, Vorlagen einfügen oder erstellen, die E-Mail vor dem Senden als Vorschau anzeigen, den Inhalt der E-Mail löschen und neu verfassen und E-Mail-Composer erweitern, wenn Sie mehr Platz benötigen.

E-Mail-Composer, Details

Schließlich klickt Aniyah auf Senden. Alle Mitglieder des Entwicklungsteams mit dem entsprechenden Zugriff werden die E-Mail im Kontext und in der Aktivitätszeitachse sehen, wenn sie die Opportunity aufrufen – auch die Geschäftsführerin.

Opportunity-Details mit hervorgehobenen Aktivitäten in der Vergangenheit einschließlich E-Mail

Wir haben mit Aniyah einen Engagementplan für den potenziellen Spender der Kapitalkampagne erstellt und Zeit mit der Verwaltung der zahlreichen Aufgaben und Ereignisse im Zusammenhang mit der Pflege von Spendern verbracht. Nun ist sie an einem Punkt angelangt, an dem sie plant, dem potenziellen Spender eine bestimmte Spendenanfrage vorzutragen.

Abbildung von Aniyah, die außerhalb eines Gebäudes mit einem 'Zu verkaufen'-Schild mit einem Mann spricht und dabei ein Tablet in der Hand hält.

In der nächsten Einheit nehmen wir wichtige Funktionen in NPSP unter die Lupe, die für Aniyah im aktuellen Anwerbeprozess hilfreich sein können.

Ressourcen