Verwalten von Spendern, Aufgaben, Ereignissen und E-Mails

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Anzeigen und Filtern des Aktivitätsverlaufs in der Aktivitätszeitachse
Erstellen und Aktualisieren von Aufgaben
Effizientes Arbeiten mit Kalenderereignissen und E-Mail

Mit der Aktivitätszeitachse auf dem neuesten Stand bleiben

Auf der rechten Seite eines Kontakt-, Account- oder Opportunity-Datensatzes befindet sich das nützlichste Instrument für die Spendensammlung: die Aktivitätszeitachse.

Auf der Aktivitätszeitachse lässt sich leicht überprüfen, welche Interaktionen es mit einem bestimmten (potenziellen) Spender oder Haushalt gegeben hat, selbst wenn mehrere Mitarbeiter Ihrer Organisation daran beteiligt waren.

Der Bereich 'Aktivität' mit Aufgaben und Ereignissen.

Die Zeitachse ist in Abschnitte unterteilt. Der erste heißt "Ausstehend und überfällig", in dem Sie sehen können, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Darunter befinden sich ausblendbare Abschnitte für Aktivitäten in der Vergangenheit, die nach Monat angeordnet sind.

Wenn Sie Details zu einer Aktivität benötigen, klicken Sie neben der Aktivität auf den Pfeil "Details" ( Ein offener nach rechts zeigender Pfeil ) und dann erneut auf den Pfeil, um die Details ausblenden, sobald Sie fertig sind. Sie können auch über den Abschnitten auf Alle erweitern klicken, um Details zu allen Aktivitäten anzuzeigen.

Wenn Sie viele Aufgaben vor sich haben, können Sie im Abschnitt "Ausstehend und überfällig" auf Mehr anzeigen klicken, um Ihre gesamte Aufgabenliste für diesen Datensatz anzuzeigen.

Finden der relevantesten Aktivitäten

Wenn Sie längere Zeit mit einem Spender (Kontakt oder Haushaltsdatensatz) oder an einer bestimmten Einwerbung (Opportunity-Datensatz) gearbeitet haben, enthält die Aktivitätszeitachse wahrscheinlich eine Mischung von Aktivitäten. Wie finden Sie nun rasch die gesuchten Details?

Aniyah, Entwicklungsleiterin bei unserer (fiktiven) gemeinnützigen Organisation No More Homelessness (NMH), möchte eine bestimmte E-Mail finden, die ein anderer Spendensammler bei NMH an einen potenziellen Spender gesendet hat. Mit der Filterfunktion kann sie ihre Suche eingrenzen. Wenn sie nach Aktivitätstyp und Datumsbereich filtert, findet sie die gesuchten Angaben im Handumdrehen.

Durchsuchen des Bereichs 'Aktivität' Beim Durchgehen der Liste können Sie eine Aktivität auch aktualisieren. Klicken Sie in der Zeile der Aktivität auf den Menüpfeil (), um das Menü mit den Bearbeitungsoptionen einzublenden.

Die Bearbeitungsoptionen im eingeblendeten Menü, darunter 'Datum ändern' und 'Status ändern'

Sie können beim Erledigen einer Aufgabe aber auch auf das Kontrollkästchen klicken, um sie als abgeschlossen zu kennzeichnen.

Eine abgeschlossene Aufgabe auf der Zeitachse.

Aber was ist, wenn Aniyah eine vollständige Liste aller Aufgaben sehen möchte, die sie in ihrem Spender- und Fördergeldportfolio erledigen muss? Tatsächlich geht sie zu Beginn des Arbeitstages nach Anmelden bei Salesforce gern erst einmal ihre gesamte Aufgabenliste durch.

Anzeigen und Aktualisieren Ihrer Aufgabenlisten

Wie bereits erwähnt wird beim Starten eines Engagementplans automatisch eine Reihe von Aufgaben erstellt und Ihnen sowie Ihren Teammitgliedern zugewiesen.

Die Ihnen zugewiesenen Aufgaben sind in Salesforce und NPSP ganz leicht zu finden und zu verwalten. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben und wählen Sie im App Launcher ( Das App Launcher-Symbol ) Aufgaben aus, oder klicken Sie auf der Startseite von Lightning Experience in der Liste "Meine Aufgaben" auf Alle anzeigen, um Ihre Aufgaben für alle Anwendungen, Objekte und Datensätze zu verwalten.

Aufgaben in geteilter Ansicht, mit der Liste 'Offene Aufgaben' auf der linken und dem Datensatz der Aufgabe auf der rechten Seite.

In der Liste "Aufgaben" in der geteilten Ansicht können Sie in der linken Spalte die gesamte Liste durchsuchen und in der rechten Spalte Details zur ausgewählten Aufgabe anzeigen. Klicken Sie auf eine beliebige Aufgabe, um sie zu öffnen und zugehörige Informationen anzuzeigen.

In der Detailansicht gibt es mehrere Schnellaktionen, mit denen sich die Aufgaben effizienter aktualisieren lassen. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil ( Schaltfläche mit nach unten zeigendem Pfeil ), um die Optionen einzublenden. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren, um sie in Ihrer Liste abzuhaken und das Feld "Status" automatisch zu aktualisieren.

'Als abgeschlossen markieren' und Menüpfeil in einem Aufgabendatensatz.

Und denken Sie daran, dass Aufgaben auch in der Aktivitätszeitachse für die Datensätze angezeigt werden, an die sie angehängt sind, und dass Sie sie auch dort bearbeiten können.

Verwalten von Ereignissen im Kalender

Ebenso wie für Aufgaben gibt es in NPSP auch für den Kalender eine eigene Registerkarte, über die Sie rasch zu Ihrem Terminplan gelangen. Wenn die Registerkarte Kalender nicht angezeigt wird, können Sie sie über den App Launcher ( Das App Launcher-Symbol ) auswählen.

Eine Monatsansicht des Kalenders mit vielen gezeigten Ereignissen.

Verwenden Sie die Schaltfläche Kalenderansicht ( Die Schaltfläche 'Ansicht' ), um sich nur auf einen Tag, eine Woche oder einen Monat zu konzentrieren oder um die Tabellenlistenansicht von Ereignissen anzuzeigen.

Um ein neues Ereignis zu erstellen, klicken Sie auf Neues Ereignis oder auf den Tag und die Uhrzeit, zu der das Ereignis beginnt. Daraufhin wird die Benutzeroberfläche "Neues Ereignis" mit bereits eingetragener Start- und Endzeit angezeigt. Geben Sie die Ereignisdetails ein und klicken Sie auf Speichern.

Ein neues Ereignis

Sie können Ihren Kalender freigeben und die Kalender Ihrer Kollegen in Ihrem Kalender anzeigen. Freigegebene Kalender lassen leicht erkennen, wann sich Ereignisse überlagern.

Wenn ein Kollege Ihren Kalender betrachtet, werden die Details, die ihm gezeigt werden, durch die Standardzugriffsebene bestimmt. Um einem bestimmten Kollegen mehr oder weniger Details zu Ihrem Terminplan zu zeigen, klicken Sie in Ihrem Kalender auf den Menüpfeil () für "Meine Ereignisse" und dann auf Kalender freigeben. Ihr Salesforce-Administrator kann die Details einschränken, die freigegeben werden können.

Die Option 'Kalender freigeben' im Kalender 'Meine Ereignisse'

Zusätzlich zu freigegebenen Kalendern kann Ihr Administrator eine Anpassung hinzufügen, die das Erstellen öffentlicher Kalender ermöglicht. Öffentliche Kalender können für andere Benutzer, öffentliche Gruppen und bestimmte Rollen in Ihrer Organisation freigegeben werden. Sie eignen sich für die Planung und Verwaltung von Gruppenaktivitäten oder gemeinsamen Ressourcen wie Veranstaltungen und Besprechungsräumen. Sprechen Sie mit Ihrem Administrator, wenn Sie öffentliche Kalender verwenden möchten.

Wenn Ihre Kalenderansicht aufgrund zahlreicher Kalender unübersichtlich wird, können Sie einzelne Kalender ausblenden, indem Sie in "Meine Kalender" oder "Andere Kalender" auf das farbige Quadrat neben dem Namen klicken. Durch erneutes Klicken auf das Quadrat wird der zugehörige Kalender wieder angezeigt.

Alle Kalender mit Ausnahme von 'Meine Ereignisse' ausgeblendet

Anzeigen Ihrer Daten als Ereignisse in einem Kalender

Eine praktische Nutzung des Kalenders in Salesforce besteht darin, Ihre Daten als Ereignisse in einem Kalender anzuzeigen. Aniyah wünscht sich z. B. einen Kalender, in dem sie die Fälligkeitstermine für anstehende Einwerbungen (Opportunity-Datensätze) für ihr gesamtes Team einsehen kann.

Wir schauen Aniyah dabei über die Schulter, wie sie einen Kalender erstellt, um diese Informationen nachzuverfolgen:

Klicken Sie in "Meine Kalender" auf das Zahnradsymbol für Kalenderoptionen ().
Klicken Sie auf Neuer Kalender.
Wählen Sie ein Objekt aus, auf dem der Kalender basieren soll. Da Aniyah die Fälligkeitstermine für anstehende Fördergelder und andere Einwerbungen sehen möchte, wählt sie das Objekt Opportunity aus.
Konfigurieren Sie den Kalender mit einem Namen, den Feldern für Datum und Uhrzeit und anderen Einstellungen.
1. Kalendername: Schlusstermine für Einwerbungen
2. Feld für Start: Schlusstermin (Datum)
3. Feld für Ende: Schlusstermin (Datum)
4. Filter anwenden: Alle Opportunities (Dieses Feld wird anhand Ihrer Listenansichten für das von Ihnen ausgewählte Objekt ausgefüllt. Wenn Sie einen anderen, spezifischeren Filter wünschen, wählen Sie in der Auswahlliste eine vorhandene Listenansicht.)
5. Angezeigter Feldname: Name
Klicken Sie auf Speichern.

Aniyah hat jetzt eine Möglichkeit, alle anstehenden Fristen zu verfolgen.

Fünf schließende Opportunities im Kalender in einer Arbeitswoche

Alles deutet auf eine arbeitsreiche Woche hin, in der sie sich auf die anstehenden Einwerbungen vorbereiten muss. Nun kann sie ihre Zeit entsprechend planen, um perfekte Präsentationen zu erarbeiten.

Senden und Aufzeichnen von E-Mails

E-Mail ist einer der wichtigsten Kanäle für die Kommunikation gemeinnütziger Organisationen mit ihren Beteiligten, aber wichtige Details oder Informationen können im Posteingang einer Person unbeachtet bleiben. Die Aufzeichnung von E-Mails in Ihrem CRM-System ermöglicht allen, die die Kommunikation mit Spendern verfolgen müssen, den Zugriff darauf.

Es gibt viele Möglichkeiten, E-Mail in NPSP zu integrieren, u. a. Anwendungen für die Integration von Gmail, Outlook und anderen Tools. Informieren Sie sich bei Ihrem Administrator über Integrationen, die Sie nutzen können.

Sie können E-Mails auch direkt in Salesforce und NPSP erstellen und versenden. Der Bereich "Aktivität" in einem Datensatz und das Menü "Globale Aktionen" sind die beiden Möglichkeiten, die Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden werden.

So senden Sie eine E-Mail aus dem Bereich "Aktivität" eines Datensatzes:

Wechseln Sie zum Datensatz, mit dem Sie die E-Mail verknüpfen möchten, z. B. Kontakt, Haushalt-Account oder Opportunity.
Klicken Sie im Bereich "Aktivität" auf E-Mail.
Geben Sie die Details Ihrer Nachricht ein, einschließlich Betreffzeile, Text, Anhänge und zusätzliche Empfänger. Sie können Ihre E-Mail von Grund auf neu verfassen oder eine Vorlage und Briefvorlagenfelder verwenden. Außerdem können Sie die E-Mail optional mit anderen Datensätzen verknüpfen.
Wenn Sie sehen möchten, wie die E-Mail aussieht, ehe Sie sie versenden, klicken Sie im Bereich "Aktivität" auf die Schaltfläche Vorschau der E-Mail anzeigen ().
Klicken Sie auf Senden.

E-Mail-Entwurf im Bereich 'Aktivität'

Wenn Sie nicht zum Datensatz wechseln möchten, mit dem Sie die E-Mail verknüpfen möchten, klicken Sie auf einer beliebigen Seite auf das Menü Globale Aktionen ( Schaltfläche 'Globale Aktionen' ). Wenn Ihr Salesforce-Administrator das Versenden einer E-Mail als globale Aktion festgelegt hat, können Sie auf E-Mail klicken. Die angezeigte Oberfläche bietet alle E-Mail-Tools, die Sie auch im Bereich "Aktivität" finden. Sie müssen lediglich einen Empfänger hinzufügen.

Unabhängig davon, wie Sie die E-Mail versenden, wird sie auf der Aktivitätszeitachse für alle Teammitglieder angezeigt. Aniyah hat zum Beispiel gerade eine Danksagung per E-Mail gesendet, die im Zusammenhang mit den übrigen E-Mails, Anrufen und Aufgaben im Datensatz eines potenziellen Spenders aufgezeichnet wird.

E-Mail mit einer Danksagung auf der Aktivitätszeitachse

All diese Engagementpläne, Aufgaben, E-Mails und Ereignisse dienen nur einem Ziel: der Einwerbung:

In der nächsten Einheit befassen wir uns mit Tools, mit denen Sie den Einwerbungsprozess steuern und sicherstellen können, dass die Personen, mit denen Sie in Kontakt treten, sich von potenziellen Spendern erst zu Unterstützern und dann zu Spendern entwickeln.