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Verwalten von Kontaktdaten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Überblicken der Einstellungsoptionen für die Datenaufbewahrung
  • Einschätzen der Auswirkungen einer Kontaktlöschung

Datenaufbewahrung

Marketing Cloud ist zwar auf große Datenmengen ausgelegt, durch die Festlegung angemessener Aufbewahrungsfristen für Data Extensions können Sie jedoch für effizientere Abläufe sorgen. Außer den Aufbewahrungseinstellungen können Sie auswählen, wer die verfügbaren Aktionen sehen kann, das Freigabefenster einstellen und entscheiden, welche Business Units Zugriff auf freigegebene Data Extensions haben sollen. Überlegen Sie, wie lange Sie Ihre Daten aufbewahren müssen, und konfigurieren Sie bei der Erstellung der Data Extension die Einstellungen der Aufbewahrungsrichtlinie. Sie können in Contact Builder auf eine Data Extension mit weniger als 100 Mio. Datensätzen eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung anwenden. Es empfiehlt sich jedoch, vorausschauend zu planen.

Optionen für die Datenaufbewahrung

Beim Konfigurieren der Datenaufbewahrungseinstellungen ist es wichtig, sowohl die Daten als auch den Anwendungsfall für diese Daten im Blick zu haben. Marketing Cloud ist nicht als universelles Speichermedium für all Ihre Kundeninformationen konzipiert. Daher sollten Sie bei der Einrichtung Ihrer Datenmodelle strategisch vorgehen. Wenn die Daten beispielsweise kontinuierlich aktualisiert werden müssen und ein externes System über aktuellere Informationen verfügt, sollten Sie Ihr Datenmodell so einrichten, dass die Daten vor jedem Versand erneut importiert werden, statt historische Datensätze in Marketing Cloud zu speichern. 

Daten, die die Aufbewahrungsfristen überschreiten, werden dauerhaft gelöscht, sodass die Anzahl der Datensätze immer Ihren laufenden Personalisierungs- und Segmentierungsanforderungen entspricht. Standardmäßig werden nicht verwendete Data Extensions gemäß Aufbewahrungsrichtlinie nach sechs Monaten gelöscht. Der Löschprozess wird nachts ausgeführt. Wurden für eine Data Extension Datenaufbewahrungseinstellungen konfiguriert, so können diese im Nachhinein nicht mehr entfernt werden.

Der Schritt 'Aufbewahrungsrichtlinie' im Prozess 'Neue Data Extension erstellen'

Werfen wir einen Blick auf die verfügbaren Aufbewahrungseinstellungen für Ihre Daten.

Hinweis

Hinweis

Wählen Sie für "Aufbewahrungseinstellungen" die Option Ein, damit die Anwendung alle Datensätze in der Data Extension gleichzeitig löscht.

  • Löschoptionen:
    • Einzelne Datensätze: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Data Extension gespeichert, doch die einzelnen Datensätze innerhalb der Data Extension werden gelöscht.
    • Alle Datensätze: Wenn diese Option ausgewählt ist, wird die Data Extension gespeichert, doch alle Datensätze innerhalb der Data Extension werden gelöscht.
    • Alle Datensätze und Data Extensions: Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die gesamte Data Extension und die Datensätze, die sie beinhaltet, gelöscht.
  • Optionen für den Aufbewahrungszeitraum:
    • Nach: Geben Sie die Anzahl der Tage ab Erstellung der Data Extension ein, nach denen gelöscht werden soll.
    • Zeitraum für Import zurücksetzen: Mit dieser Option können Sie das Aufbewahrungsdatum nach einem neuen Import nach hinten verschieben.
    • Am: Wählen Sie ein bestimmtes Löschdatum aus.

Datenaufbewahrungseinstellungen sorgen in Kombination mit der geeigneten Importaktion (Hinzufügen, Aktualisieren, Überschreiben usw.) dafür, dass Ihre Marketing-Automatisierungen sinnvoll und aktuell bleiben.

Prozess für die Kontaktlöschung

Kontakte sollten Sie möglichst nicht löschen. Wenn Sie einen Kontakt löschen, verlieren Sie sämtliche Tracking-Daten des Kontakts und alle Informationen über den Kontakt. Wenn Sie inaktive Abonnenten entfernen möchten, melden Sie diese Kontakte von einzelnen Kanälen ab, statt sie zu löschen. Wenn Sie inaktive Abonnenten entfernen möchten, erwägen Sie, sie in eine andere Journey oder Data Extension zu verschieben. Sie können auch Einstein Engagement Scoring nutzen, um das Engagement zu steigern.

Sie haben die Möglichkeit, einzelne Kontakte manuell zu löschen oder ganze Kontaktlisten zu entfernen. Allerdings muss die Funktion "Kontaktlöschung" dazu aktiviert sein. 

Die Seite 'Reihenfolge von Kanaladressen' mit hervorgehobener Option 'Kontaktlöschung'

Es empfiehlt sich, ein Protokoll der gelöschten Kontakte zu führen, um eine Wiederaufnahme zu vermeiden. Außerdem sollten Sie die Voreinstellungen des Kontakts sichern, damit Sie wissen bei welchen Kanälen er sich angemeldet und abgemeldet hat, falls Sie diesen Kontakt noch einmal importieren. Dies ist wichtig für die Konformität mit CAN-SPAM. Sie können mit Email Studio verknüpfte Kontakte aus Ihrem Marketing Cloud-Account löschen, allerdings werden die Daten des Kontakts damit nicht vollständig aus Marketing Cloud gelöscht. Salesforce muss diese Informationen speichern, um zu gewährleisten, dass die E-Mail-Adresse des Kontakts keine Nachrichten empfängt, von denen der Kontakt sich abgemeldet hat.

In einem Standardzeitraum von 14 Tagen (dieser Zeitraum ist anpassbar) wird die Anzeige der Kontaktinformationen in Kanalanwendungen zunächst unterdrückt. Sie können diesen Zeitraum ändern, wenn Sie Personen schneller entfernen müssen. Nur Abonnenten aus versandfähigen Data Extensions werden gelöscht. Wenn Sie also Abonnentendaten in nicht versandfähigen Data Extensions gespeichert haben, müssen Sie den Kontakt finden und löschen.

Optionen für das Löschen eines Kontakts:

  • Kontaktlöschung über API
    • Sie können Kontakte mithilfe von Kontakt-ID oder Kontaktschlüssel oder Liste löschen. Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zu den REST-APIs, die Sie über die obigen Links aufrufen können.
  • Kontaktlöschung in der Benutzeroberfläche
    • Wählen Sie unter "Alle Kontakte" einen Kontakt aus und klicken Sie auf Löschen.
    • Kontakte können nur gelöscht werden, wenn sie in einer versandfähigen Data Extension oder einer Mobilgeräte-Liste eingerichtet sind. Wenn Sie eine dieser Quellen zum Löschen auswählen, werden alle Kontakte auf der Liste und alle verknüpften Kontaktdaten entfernt.

Reihenfolge beim Löschen

Beim Löschen von Kontakten werden diese vom Unterdrückungsstatus in die Löschphase verschoben. Dadurch wird das endgültige Löschen des Kontakts aus dem Account und aus allen versandfähigen Data Extensions eingeleitet. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Während die Kontakte unterdrückt sind, können Sie bestimmte Informationen zu diesen Kontakten nicht sehen, Sie können Ihnen keine Sendungen zukommen lassen und Sie können sie nicht importieren. Die Kontakte werden aus Abfragen entfernt und schließlich gelöscht. Abonnentendaten aus nicht versandfähigen Data Extensions müssen Sie selbst entfernen.

Nach Abschluss des Löschvorgangs können Sie die Kontakte über Datenquellen wieder hinzufügen. Wenn es sich um einen Lead handelt oder ein Kontakt in eine Journey eingefügt wird, wird dieser Kontakt auch dem Bereich "Alle Kontakte" hinzugefügt. 

Auswirkungen auf das Versandprotokoll

Im Versandprotokoll werden aggregierte Tracking-Daten gespeichert. Angenommen, Sie haben eine Mitteilung an zehn Personen gesendet und dann eine davon gelöscht. Zwar gibt es keine Möglichkeit zu sehen, dass Sie der gelöschten Person etwas gesendet haben, aber Sie sehen noch immer, dass die Sendung an zehn Personen herausgegangen ist. Die aggregierten Daten sind also nach wie vor sichtbar, nicht jedoch die Daten des gelöschten Kontakts.

Bewährte Vorgehensweisen

  • Konfigurieren Sie beim Erstellen Ihrer Data Extensions Datenaufbewahrungseinstellungen.
  • Speichern Sie nicht all Ihre Kontaktinformationen direkt in Marketing Cloud.
  • Führen Sie ein Protokoll der gelöschten Kontakte, um eine Wiederaufnahme zu vermeiden.

Als Nächstes schauen wir uns an, wie weitere Daten von anderen Salesforce-Plattformen wie Sales Cloud oder Service Cloud an Contact Builder übertragen werden können. 

Ressourcen