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Virtuelle Zusammenarbeit: Fertigkeiten für Führungskräfte

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erläutern bewährter Vorgehensweisen für virtuelle Führungskräfte
  • Einrichten effektiver Kommunikations- und Arbeitsprozesse mit den einzelnen Mitgliedern Ihres Remote-Teams

Führen eines virtuellen Teams

Juan ist neu in Ihrem Team. Bevor er zu Ihrem Team kam, hatte er sein eigenes Unternehmen und ist daher daran gewöhnt, unabhängig zu arbeiten. Er richtet Webkonferenzen im Schlaf ein und ist auch mit der Technologie vertraut. Andere Aspekte der virtuellen Zusammenarbeit sind ihm dagegen neu. Ein Beispiel dafür ist die in Ihrem virtuellen Team gängige Echtzeitzusammenarbeit in Quip.

Da Ihre anderen virtuellen Mitarbeiter Erfahrung mit der Zusammenarbeit in Quip haben, gehen Sie meist direkt in ihre Projekte. Da sich bis jetzt noch nie jemand beschwert hat, waren Sie der Meinung, dass der Prozess so funktioniert.

Als Sie eines Nachmittags etwas Zeit haben, beschließen Sie, einen Blick auf Juans Projekt in Quip zu werfen. Bevor Sie sich versahen, hatten Sie eine ganze Reihe wunderbarer Änderungen durchgeführt. Und da Sie schon dabei waren, schlossen Sie sein Projekt auch gleich noch für ihn ab! Sie dachten, er wäre begeistert.

Aber Juans Begeisterung hielt sich in Grenzen.

Ein Mitarbeiter, der voller Freude ein Projekt abschließt; ein anderer Mitarbeiter, der sich über die Änderungen wundert.

Juan öffnete das Projekt und war total verwundert und bestürzt. Er überlegte sogar, ob er etwas falsch gemacht hatte. Waren Sie nicht mit seiner Arbeit zufrieden? Da er neu im Team ist und Sie noch nie persönlich getroffen hat, konnte Juan nur Vermutungen zu den Geschehnissen anstellen. Er wusste nicht genau, wie er die Vorgänge ansprechen sollte.

Als Manager eines virtuellen Teams sollten Sie sich auf solche Situationen einstellen. Was hätten Sie als Führungskraft in diesem Beispiel anders gemacht?

Keine Ahnung? Macht nichts! Sie haben ja uns. Wir haben ein paar Vorschläge und bewährte Vorgehensweisen, mit denen die Abstimmung mit Ihren direkten virtuellen Mitarbeitern funktioniert.

Virtuelle Zusammenarbeit: Bewährte Vorgehensweisen für Führungskräfte

Um Sie dabei zu unterstützen, bei der virtuellen Führung Ihres Teams in Bestform zu sein, haben wir eine Liste bewährter Vorgehensweisen zusammengestellt, mit denen sie eine gute Beziehung zwischen sich und den Ihnen direkt unterstellten virtuellen Mitarbeitern aufbauen. Diese Vorgehensweise bilden eine Grundlage, auf der Sie solche Missverständnisse wie mit Juan besprechen oder gleich vermeiden können.

Im Folgenden werden die wichtigsten bewährten Vorgehensweisen vorgestellt, die wir Ihnen empfehlen, um eine tolle Zusammenarbeit zu erreichen und entsprechendes Engagement von Ihrem virtuellen Team zu erhalten.

Führen Sie regelmäßig Einzelgespräche
  • Setzen Sie 1:1-Gespräche an und halten Sie die Termine heilig, da virtuelle Mitarbeiter nicht so viele Gelegenheiten für den informellen Austausch mit Ihnen haben.
  • Fragen Sie, wie Sie den Mitarbeiter aus der Ferne unterstützen können.
  • Lernen Sie Ihre Mitarbeiter kennen, um das richtige Maß an Unterstützung herauszufinden, nicht zu wenig und nicht zu viel.
Stehen Sie für informelle Gespräche zur Verfügung
  • Lassen Sie Ihre direkt unterstellten Mitarbeiter wissen, dass Sie bei Bedarf für Gespräche über Webkonferenzen, Chat oder E-Mail zur Verfügung stehen. Teilen Sie Ihnen Mitarbeitern mit, an wen sie sich wenden sollen, falls Sie nicht erreichbar sein sollten.
  • Fragen Sie häufig bei den Ihnen unterstellten Mitarbeiter nach, wie es läuft.
Finden Sie einen Rhythmus für die Zusammenarbeit mit den einzelnen Mitarbeitern
  • Finden Sie den goldenen Mittelweg zwischen zu viel und gerade genug Zusammenarbeit.
  • Beobachten Sie, welche Teile des Arbeitsablaufs gut funktionieren, und verbessern Sie die Teile, die sich als weniger gut erweisen.
Reagieren Sie zeitnah
  • Antworten Sie schnell auf E-Mails, Textnachrichten und Anrufe.
  • Tragen Sie zum reibungslosen Ablauf von Prozessen bei, indem Sie Genehmigungen und Unterschriften zeitnah leisten.
Führen Sie vierteljährliche Karrieregespräche
  • Stellen Sie einen Plan auf, um sicherzustellen, dass die Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter mit ihrer beruflichen Entwicklung zufrieden sind.
  • Steigern Sie Engagement und Einsatz der Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter, indem Sie Meilensteine festlegen.
Hospitieren Sie einmal im Vierteljahr beim Außendienst
  • Lernen Sie den Alltag Ihrer Mitarbeiter besser kennen, indem Sie sie im Außendienst begleiten.
  • Begleiten Sie den Mitarbeiter persönlich, um ein Gefühl für die Anforderungen zu bekommen, denen sie sich gegenüber sehen.
Fördern Sie die Sichtbarkeit von Remote-Mitarbeitern
  • Halten Sie andere Mitglieder des Teams auf dem Laufenden über die Aktivitäten der Ihnen direkt unterstellten virtuellen Mitarbeiter.
  • Seien Sie Fürsprecher der externen Mitarbeiter, wenn sich Gelegenheiten für einen Besuch vor Ort ergeben.
  • Achten Sie darauf, die Leistungen Ihrer virtuellen Mitarbeiter darzustellen und anzuerkennen.
Geben Sie auf möglichst effektive Weise Feedback
  • Überlegen Sie sich gut, wie Sie konstruktives Feedback geben können.
  • Denken Sie daran, dass Ihr Mitarbeiter bis über beide Ohren in Arbeit steckt und eine Flut an konstruktivem Feedback zu seinen Projekten sind Moral schwächen und sein Engagement dämpfen könnte.

Führen Sie regelmäßig Einzelgespräche

Videokonferenz mit einem Vorgesetzten und seinen direkten Untergebenen

Das Abhalten eines wöchentlichen oder zweiwöchentlichen 1:1-Gesprächs mit Ihrem direkt unterstellten virtuellen Mitarbeiter bietet Ihnen und dem Mitarbeiter eine hervorragende Gelegenheit, den Fortschritt und Status von Projekten zu kontrollieren. Durch solche Einzelgespräche lässt sich sicherstellen, dass Sie beide auf dieselbe Agenda hinarbeiten und Projekte reibungslos laufen.

Außerdem haben Sie so immer einen direkten Draht zueinander und können mögliche Anliegen zeitnah ansprechen. Falls sich Probleme ergeben, wie etwa ein Missverständnis, haben Sie einen festgelegten Zeitpunkt für eine mögliche Klärung. Bei einem regelmäßig stattfindenden Einzelgespräch hätte ein Mitarbeiter wie Juan beispielsweise die Möglichkeit nachzufragen, was mit seinem Quip-Projekt passiert ist.

Entscheiden Sie gemeinsam, wie die Einzelgespräche laufen sollen. Manche Führungskräfte nutzen die 1:1-Sitation gerne als offenes Forum für den Austausch. Andere haben dagegen festgestellt, dass es effizienter ist, vor dem Gespräch eine richtige Agenda zu erstellen. Wählen Sie das Format, das Ihrer Meinung nach am besten zu Ihnen und dem Mitarbeiter passt.

Fassen Sie bei Maßnahmen, die sich aus den 1:1-Gesprächen ergeben, zeitnah nach. Stellen Sie sich, dass Sie am Ende der virtuellen Besprechung wissen, was Sie in der nächsten Woche von Ihrem Mitarbeiter erwarten dürfen. Ebenso wichtig ist es, dass auch der Mitarbeiter weiß, was er von Ihnen erwarten darf.

Denken Sie daran, dass die Einhaltung der Termine für die virtuellen Einzelgespräche noch wichtiger ist als wenn der Mitarbeiter und Sie im gleichen Büro sitzen. Wenn Sie einen Termin absagen müssen, machen Sie auf jeden Fall noch für dieselbe Woche einen neuen Termin.

Stehen Sie für informelle Gespräche zur Verfügung

1:1-Gespräche sind eine tolle Sache, es ist jedoch auch wichtig, dass alle Ihre Teammitglieder das Gefühl haben, sich jederzeit informell an Sie wenden zu können. Ihre Verfügbarkeit für informelle Besprechungen lässt Ihre Remote-Mitarbeiter schneller arbeiten und gibt ihnen die Sicherheit, sich in die richtige Richtung zu bewegen.

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, wie und wann sie am besten mit Ihnen kommunizieren. Sind Sie per SMS am besten zu erreichen? Oder per Telefon? Oder E-Mail?

An wen können sie sich wenden, wenn sie Unterstützung brauchen und Sie nicht erreichen können? Diese Information ist besonders wichtig für virtuelle Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone. Wenn Sie in London arbeiten und die Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter in San Francisco sitzen, nennen Sie ihnen einen Ansprechpartner, an den sie sich am späten Nachmittag wenden können.

Finden Sie einen Rhythmus für die Zusammenarbeit mit den einzelnen Mitarbeitern

Der Zusammenarbeitsrhythmus beschreibt, wie Sie und Ihre direkten Mitarbeiter sich bei der Zusammenarbeit "einschwingen". Wir haben uns bereits den mangelhaften virtuellen Zusammenarbeitsprozess zwischen Juan und seinem Vorgesetzten angesehen. Damit solche Situationen vermieden werden und ein Zusammenarbeitsrhythmus entsteht, ist Kommunikation unabdingbar.

Stellen Sie fest, welche Methoden bei Ihrem virtuellen Team gut funktionieren. Finden Sie heraus, was angesichts Ihrer Arbeitsanforderungen am sinnvollsten ist. Wie sieht die Zusammenarbeit aus, wenn Sie ein Team aus Technikern leiten? Welche Arten von Kommunikationstools können Sie nutzen, um mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben und die Qualität seiner Arbeit zu begutachten?

Reagieren Sie zeitnah

Eine große Schwierigkeit für Remote-Mitarbeiter besteht darin, dass es häufig eine zeitliche Verzögerung beim Einholen von Genehmigungen wie etwa beim Autorisieren von Verkaufsabschlüssen oder dem "Abnicken" der weiteren Vorgehensweise bei bestimmten Projekten gibt. Machen Sie Ihren Remote-Mitarbeitern das Leben leichter, indem Sie greifbar sind, wenn es um notwendige Genehmigungen durch Sie geht.

Führen Sie vierteljährliche Karrieregespräche

Aus den Augen, aus dem Sinn? Manche Remote-Mitarbeiter haben das Gefühl, dass ihre Aufstiegschancen geringer sind, da sie von manchen Gelegenheiten gar nichts mitbekommen, da sie nicht vor Ort sind.

Führen Sie daher unbedingt vierteljährliche Karrieregespräche mit Ihren Remote-Mitarbeitern. Durch Karrieregespräche lernen Sie die Ambitionen Ihrer Mitarbeiter kennen und geben den Mitarbeitern das Gefühl, in die richtige Richtung zu gehen.

Setzen Sie sich einmal im Quartal für mindestens eine Stunde virtuell oder persönlich zusammen (falls vom Unternehmen genehmigt), um über die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters zu sprechen.

Unter Karrieregespräche finden Sie Tipps zu dieser Art von Gesprächen.

Hospitieren Sie einmal im Vierteljahr beim Außendienst

Wenn ein Vorgesetzter bei einem Mitarbeiter hospitiert, bedeutet dies, dass er ihn zu einem Termin begleitet.

Eine Führungskraft hier bei Salesforce legt besonderen Wert darauf, mit jedem ihrer 42 direkten Remote-Mitarbeiter einmal im Quartal gemeinsam "auf Tour zu gehen", wie sie das nennt. Zweiundvierzig! Ganz schön beeindruckend.

Da ihre Mitarbeiter häufig bei Kundenterminen und eher selten an ihrem virtuellen Schreibtisch sind, ist das Hospitieren eine gute Möglichkeit für sie, Einblicke in den Arbeitsalltag und den Tätigkeitsbereich der Mitarbeiter zu bekommen.

"Es ist auch eine prima Gelegenheit, die Menschen im meinem Team kennen zu lernen und persönliche Gespräche zu führen."

Vielleicht denken Sie gerade "ich dachte, bei diesem Modul geht es um virtuelle Zusammenarbeiter, nicht um persönliche Betreuung". Vergessen Sie aber bitte nicht, dass die Zusammenarbeit immer darauf basiert, dass man Beziehungen aufbaut und die Rollen und Verantwortlichkeiten anderer kennt. Falls dies im Budget des Unternehmens liegt, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihren direkten virtuellen Mitarbeiter einen Tag lang zu begleiten. Sie werden dabei sicherlich viel Neues erfahren und Ihre virtuellen Führungsaufgaben besser erfüllen können.

Fördern Sie die Sichtbarkeit von Remote-Mitarbeitern

Weisen Sie gegenüber anderen Mitarbeitern und Kollegen im wieder ganz bewusst auf die harte Arbeit Ihrer virtuellen Mitarbeiter hin. Und heben Sie ihre Leistungen auch unbedingt in Chatter hervor.

Führen Sie sich Folgendes einmal vor Augen. Es liegt an Ihnen, den nicht-virtuell Beschäftigten die Leistungen der Ihnen direkt unterstellten virtuellen Mitarbeiter nahezubringen. Sorgen Sie dafür, dass diese Mitarbeiter im Team präsent sind, selbst wenn sich nicht im gleichen Büro sitzen.

Durch einen Flughafen gehender Mann.

Noch etwas: Geben Sie Budgetfreigaben für regelmäßige Besuche im Büro Vorrang. Das ist die beste Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter vor Ort und Ihre virtuellen Mitarbeiter zu einem Team zusammenzuwachsen. Außerdem verstärkt dies das Zugehörigkeitsgefühl der Remote-Mitarbeiter.

Geben Sie auf möglichst effektive Weise Feedback

Wenn man den ganzen Tag konzentriert arbeitet, ist das ganz schön anstrengend. Studien zeigen, dass Remote-Beschäftigte im Gegensatz zu Mitarbeitern vor Ort durchschnittlich 10 Stunden pro Woche mehr arbeiten.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Remote-Beschäftigter und haben gerade all Ihre Energie und Ihr Hirnschmalz in das Projekt oder ein Angebot investiert, an dem Sie gearbeitet haben. Sie geben das Angebot bei Ihrem Chef ab. Innerhalb weniger Stunden bekommen Sie das Angebot von ihm zurück und strotzt vor Markierungen ALL DER DINGE, die Sie anders hätten machen können.

Mitarbeiter am Schreibtisch wundert sich über die vielen roten Markierungen in einem Dokument.

Sie als Vorgesetzter haben es wahrscheinlich nur gut gemeint. Sie wollten sicherstellen, dass der Ihnen direkt unterstellte Mitarbeiter das bestmögliche Ergebnis erzielt, nicht wahr? Ihre Mitarbeiter könnten all diese Kritik jedoch als niederschmetternd, demotivierend oder gar demoralisierend auffassen. Oder schlimmer, falls so etwas öfter passiert, könnte dies Mitarbeiter sogar dazu bewegen, sich nach einem anderen Job umzusehen. Keiner mag das Gefühl, gar nicht richtig machen zu können.

Warum ist es so wichtig, dass Sie Feedback an Ihnen direkt unterstellte virtuelle Mitarbeiter gut verpacken?

  • Ihr virtueller direkter Mitarbeiter hat weniger Zeit und Gelegenheit zu persönlichen Gesprächen mit Ihnen. Die wiederholte Überhäufung mit konstruktiver Kritik in schriftlicher Form ist höchstwahrscheinlich nicht die beste Methode, eine tolle Beziehung aufzubauen.
  • Bei der Leitung eines virtuellen Teams verlieren Sie die Möglichkeit für persönliches, spontanes und direktes Coaching.

Vielleicht denken Sie jetzt "Meine Güte, ich kann doch nicht alles beschönigen und meine Mitarbeiter nur mit Samthandschuhen anfassen – wir müssen schließlich miteinander arbeiten!"

Wirklich wahr. Keiner hat Zeit für Beschönigungen, und jeder sollte professionell genug sein, Kritik anzunehmen und weiterzumachen. Doch was ist, wenn der Mitarbeiter mit Ihrem Feedback nicht einverstanden ist oder Fragen hat? Erwarten Sie, dass alle Ihre Anmerkungen übernommen werden? Können Sie klar formulieren, warum Ihre Änderungen das Angebot besser machen?

Achten Sie darauf, dass Ihre direkten virtuellen Mitarbeiter engagiert bleiben und Ihr Feedback als Möglichkeit ansehen, dazuzulernen.

Überlegen Sie sich genau, wie Sie konstruktive Kritik an direkten Remote-Mitarbeitern üben können.

  • Machen Sie sich mit dem Gesamtprojekt vertraut und erwähnen Sie zuerst Feedback, das für das Gesamtwerk gilt. Wenn Ihr Mitarbeiter beispielsweise im gesamten Projektangebot die falsche Formatierung verwendet, erwähnen Sie diesen Kritikpunkt einmal und nicht bei jedem Auftreten des falschen Formats.
  • Stellen Sie sich selbst die Frage, ob Ihre Kritik wirklich notwendig ist oder, ob es sich um eine reine Geschmacksfrage handelt. Anders ausgedrückt: Ist Ihre Kritik subjektiv oder objektiv?
  • Rufen Sie Ihren direkten virtuellen Mitarbeiter an, um gemeinsam zu besprechen, wie Ihr Feedback am besten umgesetzt und eingearbeitet werden kann.
  • Seien Sie realistisch und offen für Diskussionen darüber, welche Korrektur unbedingt eingebaut werden muss bzw. einfach ganz nett wäre.

Zusammenfassung

Zusammenfassung

Die Leitung eines virtuellen Teams muss nicht stressig sein. Dank der Techniken und bewährten Vorgehensweisen für die virtuelle Zusammenarbeit, die wir Führungskräften empfehlen, sind Sie auch für die kniffligsten Teamleitungsanforderungen gerüstet.

Ressourcen