Verstehen der Bedeutung virtueller Zusammenarbeit
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Erläutern der wichtigsten Merkmale und Statistiken im Zusammenhang mit der virtuellen Belegschaft
- Beschreiben der speziellen Herausforderungen und Chancen, die sich durch virtuelle Zusammenarbeit ergeben
Virtuelle Zusammenarbeit
Es ist Freitagmorgen und vier Teammitglieder sollen um 9:00 Uhr die nächsten Schritte in ihrem Projekt besprechen. Frau Weiler ist in den Bergen bei einem kurzen Skiurlaub mit ihrer Familie. Frau Maurer hat um 12.00 Uhr einen Arzttermin und arbeitet daher von Zuhause aus. Klaus Herzog ist im Büro, da er später noch eine wichtige Präsentation halten muss. Srini Singh wartet am Flughafen auf seinen Rückflug.
Diese vier Teamkollegen befinden sich zwar weder am gleich Ort noch in derselben Zeitzone, doch sie können sich alle anmelden, ihre Webcams einschalten und ihre Geschäftsbesprechung abhalten. Gina Weiler gibt ihren Bildschirm für die anderen frei, sodass sie alle die Präsentation sehen, an der sie gemeinsam arbeiten, jeder Vorschläge machen kann und somit Zusammenarbeit in Echtzeit möglich ist. Dreißig Minuten später hat die Präsentation den Feinschliff bekommen und kann gehalten werden. Gina Weiler steht um 10:00 Uhr auf der Piste. Das ist richtig cool, oder?
Virtuelle Zusammenarbeit ist für dieses Team ganz normal. Diese Art der Zusammenarbeit ist in ihrem Unternehmen so weit verbreitet, dass sie sich gar nicht als "remote" Mitarbeiter fühlen. Sie mussten die heutige Besprechung eben einfach virtuell, anstatt persönlich abhalten.
Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Egal, ob Sie ständig, manchmal oder selten remote arbeiten, Sie haben mit großer Wahrscheinlichkeit die Möglichkeit, virtuell mit anderen zusammenzuarbeiten.
Bei diesem Modul verwenden wir den Begriff "virtuelle Zusammenarbeiten" als Beschreibung für Arbeiten, bei denen Mitarbeiter mithilfe von Technologie miteinander in Verbindung stehen.
Der Begriff "virtuelle Belegschaft" ist unser Oberbegriff für Menschen, die ganz oder teilweise an vom Büro entfernten Standorten arbeiten.
Als "Remote-Mitarbeiter" bezeichnen wir Mitarbeiter, die zur "virtuellen Belegschaft" gehören.
Alles klar? Hoffentlich.
Durch moderne Technologien haben wir heute nie gekannte Möglichkeiten, uns zu verbinden und zusammenzuarbeiten.
Es gibt beispielsweise folgende Möglichkeiten:
- Mit dem Mobiltelefon E-Mails abrufen und online gehen
- Mit einem einzigen Tastendruck eine Videokonferenz leiten
- Dokumente mithilfe der Cloud sofort sicher zu speichern, aufzurufen, zu bearbeiten und auszutauschen
- Spielend auf sichere VPNs (Virtual Private Network) zugreifen
- Remote-Mitarbeiter über Neuigkeiten im Unternehmen durch soziale Medien und Zusammenarbeitsanwendungen auf dem Laufenden halten und einbinden
Vielleicht denken Sie jetzt, dass es diese Technologien ja eigentlich schon eine ganze Weile gibt. Das ist wahr, doch in den letzten paar Jahren hat sich die Technologie so stark weiterentwickelt, dass es nicht nur möglich ist, virtuell miteinander in Verbindung zu treten, sondern es heute zudem einfacher als je zuvor ist, virtuell zusammenzuarbeiten und innovativ zu sein.
Virtuelle Belegschaft
Wie bereits erwähnt, ist der Begriff "virtuelle Belegschaft" unser Oberbegriff für Menschen, die ganz oder teilweise an vom Büro entfernten Standorten arbeiten.
Laut einer von Reuters veröffentlichten Untersuchung arbeitet etwa ein Fünftel der Arbeitnehmer weltweit häufig an entfernten Standorten. Und fast 10 % arbeiten jeden Tag von Zuhause aus. Dieser Trend verzeichnet einen rasanten Anstieg. Eine aktuelle Studie von Gallup zeigt, dass 37 % der Arbeitskräfte in den USA zur virtuellen Belegschaft zählen.
Sie fragen sich vielleicht, was dies für die Arbeitsabläufe in Zukunft bedeutet.
Tja, es bedeutet, dass immer mehr Menschen Arbeiten an entfernten Standorten erledigen und nicht mehr täglich ihren Kollegen gegenüber sitzen. Als Konsequenz daraus ist es wichtiger denn je, effizient mit Technologie umgehen zu können, um mit dem Team zusammenzuarbeiten.
Die virtuelle Opportunity
Für Sie als Manager beginnt die virtuelle Opportunity damit, wen Sie in Ihr Team holen. In der Vergangenheit war der geographische Standort einer der wichtigsten Gründe, aus denen nicht jeweils die am besten qualifizierten Mitarbeiter hinzugezogen werden konnten. In einer Studie dazu wird sogar behauptet, dass "bis zu 95 % der qualifizierten Kandidaten, die man gerne einsetzen würde, nicht gerade um die Ecke leben".
Dank technologischem Fortschritt und der Möglichkeit der virtuellen Zusammenarbeit können Sie Ihr Netz global auswerfen, wenn Sie Bewerber für neue Stellen suchen. Sie können jetzt also die am besten qualifizierten Kandidaten eingestellen, auch wenn diese nicht in Ihrer Stadt, Ihrem Bundesland oder Ihrem Land leben.
Auch die Mitarbeiter profitieren davon. Die virtuelle Zusammenarbeit ermöglicht Mitarbeitern, die außerhalb der großen Wirtschaftszentren leben, Positionen zu bekleiden, die sich ihnen in der Vergangenheit möglicherweise gar nie eröffnet hätten. Das ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten!
Vorteile für die virtuelle Belegschaft
Neben einem vergrößerten Talentpool hat der Aufbau einer virtuellen Belegschaft noch andere Vorteile: Sie verbessert beispielsweise die Work-Life-Balance der Beschäftigten. Steigende Produktivität, sinkende Mitarbeiterfluktuation und Einsparungen bei Kapitalkosten sind nur einige der Faktoren, die Arbeitskräften wie Unternehmen die Vorteile einer verteilten Belegschaft klar aufzeigen.
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Mitarbeiterzufriedenheit |
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Höhere Produktivität |
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| Geringere Mitarbeiterfluktuation |
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| Kostenersparnis |
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Die Daten in dieser Tabelle stammen aus einer Untersuchung von Global Workplace Analytics und Staples.
Aufgrund all der Vorteile, die sich durch Remote-Arbeitsmöglichkeiten ergeben, nutzen viele Unternehmen bereits die Chancen, die eine Ausweitung ihrer virtuellen Belegschaft bietet. In einigen Unternehmen übersteigt die Anzahl der virtuellen Mitarbeiter sogar bereits die der stationären Mitarbeiter.
Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit
Ob interkulturelle Zusammenarbeit oder globale Ausweitung von Teams – wenn Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen remote zu arbeiten, hat dies viele Vorteile. Dennoch müssen Teams bei der Remote-Zusammenarbeit einige Herausforderungen bewältigen. Falls Sie schon einmal die Leitung eines virtuellen Teams hatten oder selbst remote gearbeitet haben, dann kennen Sie sicherlich Probleme wie Misskommunikation oder Missverständnisse, Versionskontrolle und Isolation des Mitarbeiters.
Herausforderungen der virtuellen Kommunikation
Bei Ihnen gab es bei einer Textnachricht oder E-Mail sicherlich auch schon einmal Misskommunikation. Vielleicht haben Sie etwas sarkastisch gemeint, das Ihr Kollege ernst genommen hat.
Oder Ihnen ist nach dem Absenden aufgefallen, dass Ihre Aussagen auch ganz anders interpretiert werden könnten. Wenn Sie im gleichen Büro wie Ihr Kollege arbeiten, konnten Sie einfach kurz hinüber gehen und die Sache aufklären. Als Remote-Mitarbeiter lesen Sie Ihre E-Mail eventuell erneut durch und prüfen sie darauf, ob sie angemessen ist. "Muss ich meinen Kollegen anrufen und erklären, was ich gemeint habe?"
Misskommunikation verschärft sich eher, wenn man sich nicht gegenübersitzt. Und umgekehrt ist Misskommunikation im persönlichen Gespräch weniger wahrscheinlich und leichter auszuräumen.
Das ist nur ein Beispiel für die Kommunikationsprobleme, die Sie bei der virtuellen Zusammenarbeit möglicherweise zu überwinden haben.
Weitere Hemmnisse für eine effiziente virtuelle Kommunikation sind:
- Probleme mit der Internetverbindung
- Ton- oder Bildstörungen bei Video- oder Sprachkonferenzen
- Verwendung uneinheitlicher oder nicht miteinander zu vereinbarender Anwendungen und Software
Virtuelle Zusammenarbeit
In der Vergangenheit gab es ganz klar definierte Abgabeziele. Man hat beispielsweise isoliert an seinem Projekt vor sich hingearbeitet, bis es Zeit war, es dem Vorgesetzten oder einem anderen Team zur Prüfung abzugeben. Bedingt durch die modernen Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit in Echtzeit müssen sich Mitarbeiter jetzt ziemlich umstellen, ihre Arbeitsabläufe viel transparenter machen und während der Bearbeitung auch für die Ideen anderer offen sein. Anders ausgedrückt, durch die moderne virtuelle Zusammenarbeit können andere Menschen sehen, woran Sie arbeiten, während Sie daran arbeiten.
Damit die virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich ist, müssen sich die Beteiligten daran gewöhnen, Ideen und Projekte auszutauschen, bevor diese fertig sind.
Zu den "Knackpunkten" der virtuellen Zusammenarbeit zählen:
- Mitarbeiter sind nicht daran gewöhnt, an einem freigegebenen Dokument zu arbeiten oder ihre eigene Arbeit freizugeben, ohne dass sie fertiggestellt ist.
- Teams erleben eine Lernkurve zu den Mechanismen der Remote-Zusammenarbeiten.
- Globale Teams müssen lernen, interkulturell vernünftig und sensibel zusammenzuarbeiten.
Verknüpfung zur Unternehmenskultur
Die Unternehmenskultur ist ein wichtiger Grund für Menschen, eine Stelle bei einem Unternehmen anzunehmen und auch langfristig bei diesem Unternehmen zu bleiben. Wenn Mitarbeiter jedoch extern arbeiten, kann die Unternehmenskultur zu einem eher abstrakten Konzept werden. Es liegt an Teamleitung, Teamkollegen und Unternehmen, Remote-Mitarbeitern ein Gefühl der Zugehörigkeit zur Unternehmenskultur zu geben, selbst wenn sie nicht jeden Tag im Büro arbeiten.
"Knackpunkte" in Sachen Unternehmenskultur für Remote-Mitarbeiter:
- Die Mitarbeiter fühlen sich von der Unternehmenskultur ausgeschlossen.
- Sie haben nicht die Möglichkeit, mit Kollegen gemeinsam Mittagspause zu machen, ein Feierabendbier trinken zu gehen oder an sonstigen gesellschaftlichen Ereignisse teilzunehmen.
- Sie nehmen nicht an Besprechungen auf Team- oder Unternehmensebene, externen Terminen oder anderen Networking-Möglichkeiten teil.
- Sie kommen nicht in den Genuss von bürointernen Vergünstigungen wie kostenlose Müsliriegel oder gratis Produkten mit Firmenaufdruck etc.
Zusammenfassung
Da für die Nutzung globaler Expertise und Zusammenarbeit heute ein Knopfdruck genügt, ist der Zeitpunkt für die virtuelle Zusammenarbeit so günstig wie nie zuvor.
Doch trotz aller Vorteile der Remote-Arbeit, sind dabei auch einige Hürden zu nehmen. In den nächsten beiden Lektionen tauchen wir tiefer in die virtuelle Zusammenarbeit ein, zeigen, wie Sie die Herausforderungen meistern können, und beschreiben bewährte Vorgehensweisen für virtuelle Manager.
