Entwickeln einer virtuellen Strategie

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Aufstellen eines Plans für die Verwendung von Technologie in Ihrem virtuellen Team
• Entwickeln einer Kommunikationsstrategie für die Führung der Ihnen direkt unterstellten virtuellen Mitarbeiter
• Beschreiben der verschiedenen Arten von virtuellen Teams
• Erläutern bewährter Vorgehensweisen sowie Tipps und Tricks für die Schaffung einer Teamkultur in Ihrem virtuellen Team

Virtuelle Strategien

In den frühen 2000er Jahren lancierte Apple eine Werbekampagne unter dem Motto "Get a Mac". Teil dieser Kampagne war das Versprechen, dass Apple-Computer gleich nach dem Auspacken einsatzbereit sind und mit PC-Peripheriegeräten kompatibel sind. Macintosh-Computern wird sowieso nachgesagt, dass sie einfach funktionieren.

Und genau das ist Ihr Ziel, was die Leitung und Zusammenarbeit in Ihrem virtuellen Team angeht: Sie möchten ein so gut abgestimmtes Team leiten, das einfach funktioniert.

Dazu müssen Sie Ihre virtuelle Strategie entwickeln und umsetzen.

Ihre virtuelle Strategie ist Ihr Plan dafür, wie Sie die Kommunikation, Zusammenarbeit und virtuelle Kultur in Ihrem Remote-Team am besten steuern. Die Strategie widmet sich den Knackpunkten, die in der vorherigen Lektion genannt wurden:

• Virtuelle Kommunikation
• Virtuelle Zusammenarbeit
• Unternehmenskultur

Ihnen sind keine virtuellen Mitarbeiter direkt unterstellt? Keine Sorge! Mit Sicherheit machen Sie Geschäfte mit Menschen, die in anderen Niederlassungen bzw. von Zuhause oder in anderen Teilen des Landes arbeiten. Wir gehören alle zu einem virtuellen Team. #onevirtualteam. Was Sie hier lernen, erleichtert Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit Ihre Geschäftsbeziehungen zu sämtlichen virtuellen Teammitgliedern.

Als Vorbereitung für Ihre virtuelle Strategie denken Sie über diese Knackpunkte nach und beantworten die Fragen in der folgenden Tabelle.

Erste Schritte bei der Entwicklung einer virtuellen Strategie

ASPEKT	FRAGESTELLUNG
Virtuelle Kommunikation	Welche Technologie nutzt Ihr Team? Wie oft lassen Sie sich vom Team informieren? Wie vermeiden Sie Misskommunikation oder klären Missverständnisse, die durch virtuelle Kommunikation entstehen?
Virtuelle Zusammenarbeit	Wie sieht Ihre Zusammenarbeit mit dem virtuellen Team aus? Wie können Sie die Zusammenarbeit unter den einzelnen Teammitgliedern fördern?
Virtuelle Kultur	Wie gehen Sie zum Team-Building vor und erreichen, dass sich das Team auch mit der Unternehmenskultur identifiziert?

Sind Sie bereit, Strategieplanung zu betreiben? Widmen wir uns zum Einstieg dem Thema Kommunikation.

Strategie für die virtuelle Kommunikation

Ihre Strategie für die virtuelle Kommunikation umfasst Ihre Technologiestrategie und bewährte Kommunikationsverfahren.

Technologie

Bei Führungskräften bildet Technologie heutzutage die Grundlage für fast alle Aktivitäten. Genau genommen gäbe es ohne Technologie solche Dinge wie virtuelle Zusammenarbeit und virtuelle Belegschaft ja gar nicht. Das kann man sich gar nicht mehr vorstellen.

Angesichts der Vielzahl an Anwendungen und Software, die Ihren Teams zur Verfügung stehen, ist es wichtig, eine für das Team geeignete Technologiestrategie zu formulieren.

Für die virtuelle Kommunikation benötigen Sie den Großteil der folgenden Komponenten:

• Eine zuverlässige Internetverbindung
• Ein Festnetz- oder Mobiltelefon
• Einen Computer und eine Webcam
• E-Mail
• Webkonferenzsoftware wie GoToMeeting oder Google Hangouts
• Anwendungen für die Online-Zusammenarbeit wie Slack, Quip, Google Docs, Google Slides und Google Chat

Aber zurück zur Technologie: Hier gibt es Einiges zu bedenken.

Überlegungen zur Technologie

Verwenden von Hardware, Software und Online-Abonnements aus dem Bestand des Unternehmens	Bei den meisten Unternehmen ist bereits ein gewisser Bestand an Hardware, Software und Online-Abonnements vorhanden. Zum Beispiel: Laptops und Mobiltelefone Webkonferenzanwendungen Tools für Online-Zusammenarbeit wie Quip oder Slack
Bringen Sie in Erfahrung, welche Technologie und Online-Tools Ihr Team für Kommunikation und Zusammenarbeit nutzt.	Möglicherweise nutzt Ihr Team im Alltag andere Technologien als das Unternehmen. Informationen Sie sich darüber, was für Ihr Team funktioniert. Zum Beispiel: Ihr Unternehmen nutzt GoToMeeting für Telefonkonferenzen, doch das Team verwendet Google Hangouts, da es so leicht über E-Mails aufgerufen werden kann.
Testen Sie neue Technologien, die Ihrem Team bei seinen Aufgaben helfen können.	Technologien unterliegen einem schnellen Wandel und entwickeln sich ständig weiter. Halten Sie sich auf dem Laufenden über die neuesten Technologien, die Ihrem Team die Zusammenarbeit erleichtern können. Zum Beispiel: Achten Sie darauf, welche Technologie andere interne Teams oder externe Kunden bzw. Partner bei ihren Teams einsetzen.

Wenn Sie im Büro, Ihre Teammitglieder aber von Zuhause aus arbeiten, nutzen Sie die Ressourcen, die im Büro zur Verfügung stehen. Anstatt bei Teambesprechungen die Webcam Ihres Laptops zu verwenden, sollten Sie für Online-Teamrunden eher Besprechungsräume mit integrierter Webcam und Bildschirm buchen. So können Ihre direkten virtuellen Mitarbeiter Sie und weitere im Raum Anwesende sehen.

Ebenso wichtig wie die Sichtbarkeit aller am Gespräch beteiligten Personen ist eine gute Audioqualität bei Webkonferenzen. Stellen Sie sicher, dass der Ton an Ihrem Laptop bzw. im Besprechungsraum für die Webkonferenz klar ist. Stellen Sie sich nur vor, wie nervig es wäre, wenn Sie mitten in einer wichtigen Ankündigung plötzlich nicht mehr zu hören wären.

Und, last but not least, sind Kopfhörer guter Qualität ein definitives Muss für Mitglieder Ihres virtuellen Teams. Am besten statten Sie Ihre Mitarbeiter mit einem geeigneten Headset aus.

Was haben Sie jetzt in puncto Technologie und virtueller Zusammenarbeit gelernt? Das Wichtigste ist, die Kommunikationswege und -technologien des Teams zu standardisieren.

Virtuelle Kommunikation – bewährte Vorgehensweisen

Nachdem Sie entschieden haben, welche Technologie für die Kommunikation mit Ihrem Team verwendet werden soll, formulieren Sie bewährte Vorgehensweisen für die Kommunikation als Team. So können Sie dem Verkehrsinfarkt im Äther vorbeugen und die Gefahr von Misskommunikation reduzieren.

Die folgenden Vorschläge sollen Ihnen den Einstieg erleichtern.

• Einigen Sie sich darauf, welche Technologie verwendet werden soll und, wann dies erfolgen soll.
• Stellen Sie Regeln für virtuelle Besprechungen auf.
• Legen Sie Geschäftszeiten fest.
• Beachten Sie Zeitzonen.
• Erstellen Sie einen Plan zum Umgang mit Misskommunikation.

Wenn Sie sich überlegt haben, welche Grundregeln für die Kommunikation gelten sollen, setzen Sie Ihr Team davon in Kenntnis.

Sehen wir uns nun genauer an, was die einzelnen Vorschläge beinhalten.

Einigung auf Art und Nutzung von Technologien

In der vorherigen Lektion wurde die Technologiestrategie behandelt. Jetzt stellen wir sicher, dass Ihrem Team klar ist, wann welche Art von Technologie eingesetzt werden soll.

Als Führungskraft sind Ihnen eventuell viele Mitarbeiter direkt unterstellt. Bevorzugen Sie bestimmte Methoden für die Kommunikation mit externen Beteiligten oder Kunden? Was ist Ihrer Erfahrung nach das Beste?

Beschreiben Sie beispielsweise, wann folgende Kommunikationsmethode am besten ist:

• Phone
• E-Mail
• Slack
• Quip
• Instant Messaging
• Webkonferenz

Wahrscheinlich halten Sie die Antworten auf einige dieser Fragen für selbstverständlich.

Überlegen Sie sich, welchen Kommunikationskanal Ihr Team in unterschiedlichen Situationen verwenden soll. Die folgende Tabelle soll Ihnen die Einteilung etwas erleichtern.

KANAL	GEEIGNETE VERWENDUNG
Phone	Schnelle Abstimmung, wenn das Warten auf E-Mails den Arbeitsablauf verlangsamen würde Situationen, in denen sofort eine Antwort benötigt wird
E-Mail	Kommunikation, bei der die Antwort nicht so zeitkritisch ist Nachrichten, zu denen Sie einen schriftlichen Nachweis haben möchten
Slack	Nachrichten, bei denen die Beteiligung des gesamten Teams gewünscht wird Übertragen und teilen von Gruppenankündigungen Informationen, die Sie veröffentlichen möchten und für die Sie einen schriftlichen Nachweis haben möchten
Quip	Zusammenarbeiten mit anderen Beteiligten an einem Projekt Brainstorming im Team Notizen und Tagesordnungen zu persönlichen Besprechungen oder Team-Meetings Aufgabenlisten und Termine
Instant Messaging	Nachrichten, auf die Sie schnell eine Antwort wünschen, für die Sie aber keinen Nachweis benötigen Situationen, in denen Sie die sofortige Aufmerksamkeit des Empfängers wünschen
Webkonferenz	Wöchentlich 1:1 Geplante Teamrunden Besprechungen, die aufgezeichnet werden müssen Gelegenheiten, bei denen es wichtig sein kann, den Gesichtsausdruck der Teammitglieder zu sehen

Aufstellen von Regeln für virtuelle Besprechungen

Wie oft haben Sie schon die Stummschaltung aktiviert, während Sie in eine Webkonferenz eingewählt waren? Vielleicht war das bei der jeweiligen Besprechung angebracht, vielleicht auch nicht. Vielleicht haben Sie sich sogar ausgeklinkt, an einem anderen Projekt gearbeitet und nur mit halbem Ohr zugehört. Wir möchten ein solches Verhalten nicht entschuldigen. Wir stellen nur fest, dass so etwas passiert.

Da es bei virtuellen Besprechungen schwieriger ist, nonverbale Hinweise zu interpretieren (etwa, ob jemand bei der Sache ist), ist es sinnvoll, Regeln für virtuelle Meetings festzulegen.

Zum Beispiel:

• Bitten Sie Ihr Team Hintergrundgeräusche zu vermeiden und keine Nebengespräche zu führen.
• Betonen Sie, dass es wichtig ist, langsam und deutlich zu sprechen.
• Informieren Sie die Teilnehmer, wenn diese ihre Webcams verwenden sollen.
• Sagen Sie es den Teilnehmern, wenn sie die Stummschaltung aktivieren können.
• Teilen Sie es den Teilnehmern mit, wenn die Besprechung aufgezeichnet wird.

Informieren Sie Ihre direkten Mitarbeiter, welche Webkonferenzen Pflichtveranstaltungen sind und für welche sie ihre Webcams benötigen.

Sofern dies der Unternehmenskultur nicht widerspricht, können Sie Ihren direkten Mitarbeitern mitteilen, dass für virtuelle Meetings legere Kleidung ausreicht. Anzug und Krawatte sind nicht notwendig!

Da Webkonferenzen ein wesentlicher Bestandteil der virtuellen Zusammenarbeit sind, ist es wichtiger denn je, einen Plan zu haben, ähnlich dem eben vorgestellten. Sie sollten auf jeden Fall darauf achten, respektvoll mit den anderen Teilnehmern umzugehen.

Festlegen von Geschäftszeiten

Heutzutage ist es am wichtigsten, dass die Arbeit termingerecht erledigt wird. Dabei ist es oftmals weniger wichtig, ob ein Mitarbeiter von 9 bis 5 arbeitet. Manche virtuelle Mitarbeiter beginnen und beenden ihren Arbeitstag ganz nach ihrer persönlichen Planung.

Sie als Führungskraft sollten klar kommunizieren, wann der Arbeitstag beginnt und endet, sofern die Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter während eines bestimmten Zeitraums verfügbar und online erreichbar sein sollen. Eventuell ist es geschäftskritisch, dass Ihre direkten Mitarbeiter während der Geschäftszeiten erreichbar sind, selbst wenn sie ihre Projekte durch Arbeiten außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten termingerecht fertigstellen. Machen Sie Ihre Erwartungen klar und legen Sie die Regeln konsequent für alle Mitarbeiter fest.

Beachten von Zeitzonen

Es ist wichtig, Geschäftszeiten festzulegen, doch ebenso wichtig ist es, die Standorte der Teammitglieder und die dort geltenden Geschäftszeiten zu kennen. Gehen Sie als Führungskraft dem restlichen Team mit gutem Beispiel voran, indem Sie die anderen Zeitzonen respektieren.

Bei Besprechungen mit Ihnen direkt unterstellten Mitarbeitern in anderen Zeitzonen sollten Sie Folgendes beachten:

• Planen Sie die Besprechungstermine so, dass sie innerhalb der entsprechenden Geschäftszeiten liegen
• Planen Sie frühzeitig und fragen Sie um Erlaubnis, wenn Sie Meetings auf eine eher ungewöhnliche Uhrzeit ansetzen müssen
• Geben Sie die Zeitzone an, wenn Sie einen Besprechungstermin vorschlagen

Erstellen eines Plans zum Umgang mit Misskommunikation

Sie haben einen Kommunikationsplan für Ihr virtuelles Team aufgestellt, doch was passiert, wenn trotzdem Misskommunikation oder Missverständnisse innerhalb des Teams auftreten? Wie gehen Sie damit um?

Wenn Sie zusammen in einem Büro arbeiten, können Sie die Misskommunikation mit einem kurzen Gespräch aus der Welt schaffen. Bei der virtuellen Zusammenarbeit ist die Klärung etwas aufwändiger.

Je nachdem, worum es bei der Misskommunikation geht, ist es sinnvoll, nach einem Protokoll vorgehen zu können, wenn es zu Misskommunikation zwischen Ihnen und einem der Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter kommt.

Hier einige Tipps, die Sie beim Umgang mit Misskommunikation beachten sollten.

• Gehen Sie von einer guten Absicht aus. Gehen Sie davon aus, dass Ihre virtuellen Teammitglieder ihr Bestes für die Zielerreichung tun.
• Reagieren Sie zeitnah. Kontaktieren Sie die virtuellen Teammitglieder innerhalb von 24 Stunden per Telefon oder Webkonferenz.
• Stellen Sie Fragen: Fragen Sie beispielsweise "Wie ist Ihrer Einschätzung nach das Gespräch mit den Interessenvertretern gelaufen?" Oder: "Können Sie mir die Zahlen in der Tabelle, die Sie gestern geschickt haben, näher erläutern?"
• Seien Sie offen. Erläutern Sie Ihre Perspektive und Ihren Ausgangspunkt.

Die Anwendung dieser bewährten Vorgehensweisen für die Kommunikation legt die Grundlage für eine erfolgreiche virtuelle Kommunikation als Team. Das Team ist immer auf dem gleichen Stand und Sie verringern die Gefahr von Missverständnissen.

Strategie für die virtuelle Zusammenarbeit

Was ist denn der Unterschied zwischen der bereits besprochenen "Strategie für die virtuelle Kommunikation" und einer "Strategie für die virtuelle Zusammenarbeit"? Gute Frage.

Die Strategie für die virtuelle Zusammenarbeit ist eher mit einem Plan zu vergleichen. Sie geht einen Schritt weiter und hat bewährte Vorgehensweise für die Zusammenarbeit und das Erledigen von Aufgaben als virtuelles Team zum Thema. Sie beschreibt die Abläufe bei der Zusammenarbeit und formuliert die besten Methoden für die Pflege der Beziehungen zu direkt unterstellten Mitarbeitern in verschiedenen Arten von virtuellen Teams.

Zum Einstieg sehen wir uns die verschiedenen Arten von virtuellen Teams an. Anschließend widmen wir uns den Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die ein echtes gemeinsames Arbeiten in virtuellen Teams ermöglichen.

Zusammenarbeit mit verschiedenen Arten von virtuellen Teams

Was macht denn ein wirklich gemeinsam arbeitendes virtuelles Team aus? Dafür gibt es weder Regeln noch Patentrezepte. Sie können sogar virtuell mit Teamkollegen zusammenarbeiten, deren Arbeitsplatz im Nachbargebäude oder im Büro nebenan ist. Die einzige unverzichtbare Charakteristik eines virtuellen Teams ist schlicht die Tatsache, dass sämtliche Teammitglieder mithilfe von Technologie kommunizieren.

Warum wird hier dann von unterschiedlichen Arten von virtuellen Teams gesprochen? Der Grund ist, dass es geringfügige Nuancen bei der Art der virtuellen Zusammenarbeit gibt, je nachdem, welche Art von virtuellem Team Sie leiten.

Hier sind einige Beispiele für unterschiedliche Arten virtueller Teams.

Typ	Definition
Team mit in Vollzeit virtuell arbeitenden Mitgliedern	Mindestens eine Person im Team arbeitet ausschließlich vom Home Office aus.
Gemischtes virtuelles Team	Manche Teammitglieder arbeiten vor Ort im Büro, andere teilweise im Büro oder an anderen Orten.
Globales virtuelles Team	Dies sind Teams mit Mitgliedern in unterschiedlichen Teilen der Welt. Die Teammitglieder arbeiten in Büros oder von Zuhause.

Natürlich kann Ihr Team Element aller drei dieser Teamtypen aufweisen.

Teams mit in Vollzeit virtuell arbeitenden Mitgliedern

Bei Teams mit in Vollzeit virtuell arbeitenden Mitgliedern arbeitet mindestens eine Person ausschließlich vom Home Office aus. Das bedeutet, diese Teammitglieder sind nur selten persönlich im Büro anwesend.

Wenn Sie ein Team leiten, dessen Mitglieder in Vollzeit an ihren Home Office-Standorten arbeiten, sollten Sie möglichst früh eine Beziehung untereinander aufbauen, indem Sie häufig und regelmäßig 1:1-Gespräche ansetzen, Möglichkeiten für persönliche Gespräche nutzen und sich Mühe geben, den persönlichen Kontakt zu pflegen, wann immer dies möglich ist.

In der nächsten Lektion finden Sie weitere Tipps und bewährte Vorgehensweisen für die Führung virtueller Vollzeitmitarbeiter. Eines jedoch vorweg: Bei der Führung virtueller Vollzeitmitarbeiter kann es nie zu viel Kommunikation geben. Je mehr Informationen Sie Ihren virtuellen Vollzeitmitarbeitern geben, desto besser sind diese für ihre Aufgaben gerüstet.

Gemischte virtuelle Teams

Gemischte virtuelle Teams setzen sich aus stationären Mitarbeitern und direkt unterstellten virtuellen Mitarbeitern zusammen, die Sie ab und zu persönlich treffen. Durch die Verflechtung von Technologie mit all unseren Aktivitäten sind die meisten Menschen Teil eines gemischten virtuellen Teams.

Es gibt viele Arten von gemischten virtuellen Teams:

• Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsregelungen, die tagesweise von Zuhause aus arbeiten
• Mitarbeiter, die in einem anderen Büro als Sie sitzen
• Mitarbeiter, die häufig reisen oder an anderen Standorten arbeiten

Zu gemischten Remote-Teams zählen auch globale Teams.

Bei so vielen Arten von gemischten Remote-Teams bestehen auch die Methoden der Zusammenarbeit aus einer Mischung aus virtueller und persönlicher Zusammenarbeit.

Globale virtuelle Teams

Globale virtuelle Teams haben Mitglieder in unterschiedlichen Teilen der Welt, die dort im Büro oder Home Office arbeiten.

Wie bereits in der ersten Lektion erwähnt, entstehen derzeit riesige Chancen für die Zusammenarbeit mit qualifizierten Arbeitskräften in aller Welt. Damit verknüpft ist die noch größere Chance zu erfahren, wie Ihre Teammitglieder und die Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter in anderen Ländern arbeiten.

Zum Einstieg sollten Sie sich die folgenden kurzen Fragen stellen, wenn Sie mit Mitgliedern Ihres globalen Teams arbeiten.

• Drücke ich mich klar und verständlich aus? Verwende ich Umgangssprache und Fachbegriffe?
• Haben wir Zeiten abgesprochen, in denen aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen Kommunikation möglich ist?
• Gibt es kulturelle Unterschiede in der Art und Wise, wie Geschäftsentscheidungen getroffen, Geschäftsbeziehungen geführt und Gefühle gezeigt werden?
• Was sind die richtigen Umgangsformen unter Geschäftsleuten?
• Wie leite ich Gespräche zwischen Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Ländern?

Wenn Sie weitere Tipps und Vorschläge für die interkulturelle virtuelle Zusammenarbeit erhalten möchten, laden Sie sich das Datenblatt namens "Global Collaboration" aus unserem Paket zur virtuellen Zusammenarbeit herunter.

Ihr Plan für die virtuelle Zusammenarbeit

Die folgende Tabelle soll Sie dabei unterstützen, die einzelnen Bestandteile zusammenzuführen und einen Plan für die virtuelle Zusammenarbeit zu erstellen. Dieser Plan erleichtert Ihnen, Beziehungen zu den unterschiedlichen Arten von Mitarbeitern in Ihrem virtuellen Team aufzubauen.

Tipps für Führungskräfte für die Zusammenarbeit mit:	Tun Sie Folgendes	Dinge, die Sie lassen sollten
Virtuelle Vollzeitmitarbeiter	Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter ihr Bestes geben, selbst wenn Sie sie nicht im Blick haben. Halten Sie eine wöchentliche Besprechung ab, um Statusänderungen zu kommunizieren. Fragen Sie die Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter, wie Sie sie aus der Ferne unterstützen können, und stehen Sie ihnen mit Rat und Tat zur Seite, wenn sie bei Projekten Unterstützung brauchen.	Gehen Sie nicht davon aus, dass die Remote-Mitarbeiter nicht mehr arbeiten, sobald Sie ihnen nicht mehr über die Schulter sehen. Mischen Sie sich nicht in die Details des Zeitmanagements der Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter ein. Vergessen Sie nicht, sich für das Privatleben der Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter zu interessieren.
Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsregelungen	Schlagen Sie ein persönliches Treffen mit Teammitgliedern vor, sofern dies möglich ist. Fordern Sie ein, dass diese Mitarbeiter an externen "Teambuilding"-Events teilnehmen. Bitten Sie die Mitarbeiter, bei virtuellen Besprechungen ihre Webcam zu nutzen.	Verschieben Sie ein wichtiges Meeting nicht aus dem Grund, dass die Mitarbeiter nicht im Büro sind. Bestehen Sie darauf, dass die Mitarbeiter ihre Webcam aktiviert lassen, auch wenn sie schüchtern sind oder gerade nicht top gestylt sind.
Mitarbeiter, die in einem anderen Büro als Sie sitzen (Beispiel: Sie arbeiten in der Niederlassung in Chicago, während Ihr Mitarbeiter im New Yorker Büro arbeitet)	Planen Sie 1:1-Gespräche, um einzelne Teammitglieder außerhalb formeller Teambesprechungen kennen zu lernen. Geben Sie persönlichen Treffen Priorität, falls der Ihnen direkt unterstellte Mitarbeiter in Ihre Nähe kommt.	Verlassen Sie sich nicht nur auf Teambesprechungen, um Ihre direkten Mitarbeiter kennen zu lernen. Verpassen Sie keine Gelegenheit für ein persönliches Gespräch.
Mitarbeiter, die häufig reisen oder an anderen Unternehmensstandorten arbeiten	Formulieren Sie klar, inwieweit Sie über Kundengespräche und Reisepläne informiert werden möchten. Seien Sie flexibel und zeigen Sie Verständnis, wenn diese Mitarbeiter aufgrund von Geschäftsreisen eine Teamrunde verpassen.	Gehen Sie nicht davon, dass sich Mitarbeiter durch Kundentermine absichtlich vor Teambesprechungen drücken. Mischen Sie sich nicht in die Details ihrer Zeitplanung ein.

Strategie für die virtuelle Kultur

Das Entwerfen einer Strategie dafür, wie Sie das Team bei der Identifikation mit der Unternehmenskultur unterstützen können, ist unabdingbar für den Teamerfolg. Sie stärkt die Moral und verhindert, dass sich die Ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter isoliert und abgekoppelt fühlen.

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, sind manche Dinge eventuell ganz selbstverständlich für Sie. Nehmen wir an, Sie kommen an einem Dienstag zur Arbeit und erfahren, dass Ihre Kollegin Susanne heute Geburtstag hat. Zur Feier des Tages hat sie Muffins mitgebracht. Das Team gönnt sich eine nette kleine Pause, um den Kuchen zu genießen und Susanne hochleben zu lassen.

Oder nehmen wir einen ganz normalen Mittwoch. In Ihren E-Mails finden Sie die Benachrichtigung, dass von einer Firmenveranstaltung von mit dem Logo bedruckte Rucksäcke und Trinkflaschen übrig sind. Sie werden im sechsten Stock kostenlos verteilt. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.

Nicht zu vergessen der Tag, an dem Ihr Vorgesetzter immer wieder die positiven Effekte des Projekts betonte, das Sie bearbeitet haben. Ihr Team war so begeistert und stolz auf den Erfolg, dass Sie nach der Arbeit alle zusammen feiern gegangen sind – ohne die virtuellen Teammitglieder....

Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor?

Hoffentlich. Eine solche Unternehmenskultur und die gute Stimmung unter Kollegen führen zu einem guten Arbeitsklima, das wiederum führt zu einem guten Verhältnis unter den Kollegen und das führt dazu, dass alle bei der Arbeit das Beste geben.

Stellen Sie sich jetzt vor, dass Sie von Zuhause aus arbeiten. Auch das hat seine Vorteile. Sie müssen keine Zeit für den Weg zum und vom Arbeitsplatz aufwenden, können in der Mittagspause ins Fitnessstudio gehen und sind sogar Zuhause, wenn der Rest Ihrer Familie von der Arbeit oder Schule nach Hause kommt. Oder noch besser: Vielleicht bekommen Sie wegen Ihrer Remote-Arbeitstätigkeit eine Stelle mit aussichtsreichen Aufstiegsmöglichkeiten, die Ihnen sonst nie angeboten worden wäre. Die Work-Life-Balance ist richtig gut. Und ohne die Ablenkungen der Büroumgebung – wie beispielsweise Muffin-Essen – erledigen Sie deutlich mehr Arbeit pro Tag (und fallen nachmittags nicht wegen Überzuckerung um!).

Dem gegenüber steht jedoch ein langer Arbeitstag ohne jegliche soziale Interaktion mit Kollegen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten die E-Mail über die gratis Rucksäcke und Trinkflaschen sechsten Stock auch bekommen (sind aber mehrere Autostunden von Büro entfernt). Tja, da gehen Sie wohl leer aus.

In puncto Unternehmenskultur ist es für die Ihnen direkt unterstellten, virtuellen Mitarbeiter nicht immer leicht, sich zugehörig zu fühlen. Was können Sie als Führungskraft tun, damit sich auch Ihre virtuellen Teammitglieder als Teil der Unternehmenskultur fühlen?

Bei Salesforce haben wir die Frage gestellt, wie wir für unsere Remote-Teams in unserem Slack-Kanal für Remote-Teams namens #Salesforce-at-home eine Kultur schaffen können. Und wir haben haufenweise tolle Vorschläge bekommen.

Unsere eigenen Remote-Manager und -Arbeitskräfte hatten folgende Ideen für sinnvolle Strategien zum Thema virtuelle Kultur.

• Planen Sie externe, virtuelle ehrenamtliche Einsätze oder treffen Sie sich alle freiwillig zur gleichen Zeit. Selbst wenn Sie nicht als Team zusammenkommen, eint Sie doch Ihr Engagement für eine bessere Welt.
• Treffen Sie sich über Google Hangout, um die Geburtstage von Teammitgliedern zu feiern, wobei jeder seinen eigenen Muffin mitbringt (BYOM = Bring Your Own Muffin).
• Tauschen Sie über soziale Netzwerke Fotos von Ihren Büros aus und halten Sie einen Wettbewerb ab. Dabei könnten beispielsweise die beste Büroeinrichtung, die beste Aussicht vom Schreibtisch oder die vordringlichste Verschönerung gekürt werden.
• Rufen Sie eine Gruppe ins Leben, die sich dem Aufbau einer Remote-Kultur widmet und dazu beiträgt, virtuellen Mitarbeitern ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Gesamtunternehmen zu geben.
• Simulieren Sie informelle Gespräche im Kaffeeraum oder am Getränkespender: Verwenden Sie soziale Netzwerke und Videokonferenzen, um die Teammitglieder im zwanglosen Gespräch kennen zu lernen.
• Stellen Sie Kontakte zwischen Ihrem Team und anderen Mitarbeitern an deren Standort her. Die Unternehmenskultur geht über Ihr Team hinaus. Ermutigen Sie Ihr Team, persönlichen Kontakt zu anderen, in der Nähe angesiedelten Mitarbeitern Ihres Unternehmens aufzunehmen.

Im Folgenden fassen wir die Strategie zur Schaffung einer virtuellen Kultur in Form bewährter, echter Tipps zu Aktivitäten zusammen, die Sie unternehmen bzw. besser unterlassen sollten.

Schaffen einer virtuellen Kultur

Tun Sie Folgendes	Dinge, die Sie lassen sollten
Schnappen Sie sich Werbeartikel! Wenn Sie eine E-Mail über die Verteilung kostenloser Werbeartikel erhalten, sollten Sie auch an die Ihnen direkt unterstellten Remote-Mitarbeiter denken und entsprechend Produkte für sie reservieren. Dann gehen Sie geschwind zur Poststelle und lassen die Päckchen zustellen.	Hamstern Sie keine Werbeartikel für Ihre Freunde und Verwandte.
Informieren Sie in der Runde über Geburtstage von Teamkollegen oder sonstige besondere Anlässe, damit sich die virtuellen Mitarbeiter eingebunden fühlen.	Schicken Sie die übrig gebliebenen Muffins nicht per Post und schwärmen Sie auch nicht davon, wie köstlich die Muffins waren.
Betreiben Sie Smalltalk und lernen Sie die Ihnen direkt unterstellten virtuellen Mitarbeiter so besser kennen. Fordern Sie auch die anderen Teammitglieder dazu auf.	Beschränken Sie die Gespräche nicht ausschließlich auf geschäftliche Themen.
Geben Sie Ihren direkten virtuellen Mitarbeitern möglichst oft die Möglichkeit, bei wichtigen Veranstaltungen im Büro dazu zu kommen, zum Beispiel zur Jahresauftaktveranstaltung des Unternehmens oder zum Weihnachtsessen des Teams.	Sagen Sie den virtuellen Mitarbeitern nicht, dass vielleicht im nächsten Jahr Geld eingeplant wird, damit sie zu Besuch ins Büro kommen können.

Zusammenfassung

Strategie heißt das Zauberwort, wenn es um die Umsetzung eines Plans für Technologie- und Kommunikationsabläufe geht, die für Ihr Team funktionieren.

Ein Plan, der die Methoden, Tools und Termine für die Kommunikation definiert, schafft eine Grundlage, auf der sie gemeinsam auf die Teamziele hin arbeiten können. Mit einem solchen Plan lässt sich leichter ein virtueller Arbeitsprozess erstellen, der "einfach funktioniert".

Auf der Basis Ihrer Grundlage definieren Sie dann hervorragende Zusammenarbeitsprozesse und schaffen eine virtuelle Kultur, die Früchte trägt. Als Nächstes sehen wir uns einige bewährte Vorgehensweisen und Methoden für die Führung virtueller Teams an.

Ressourcen

• 8 secrets to super-productive telecommuting
• 7 Free Easy-to-Use Online Collaboration Tools
• Making Virtual Teams Work: Ten Basic Principles
• Forbes Managing Virtual Teams: Ten Tips
• Engaging and Managing Remote Employees
• In U.S., Telecommuting for Work Climbs to 37%
• WFH Woes Be Gone: The Remote Worker's Routine
• Avoiding Cross-Cultural Faux Pas