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Geschichtenerzählen bei der geschäftlichen Kommunikation

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Herausfinden, wie Sie zu einem beeindruckenden Kommunikator werden
  • Veranstalten anregender Teambesprechungen und Projekt-Kickoffs

Geschichten bei der geschäftlichen Kommunikation

In den nächsten beiden Lektionen lernen Sie, wie Sie die Spannung einer Geschichte in ihre tägliche Kommunikation im Unternehmen einbringen.

Zum Beispiel:

  • Besprechungen
  • Projekt-Kickoffs
  • Statusaktualisierungen
  • Kommunikation per E-Mail und in sozialen Medien
  • Präsentationen

Besprechungen

Besprechungen hat man täglich. Manchmal kommt es Ihnen wahrscheinlich so vor, als wären es zu viele. Manchmal haben Sie eventuell gar keine Lust, daran teilzunehmen. Aber wäre es nicht schön, wenn Ihre eigenen Besprechungen besser und interessanter als die der anderen Kollegen wären? Zum Glück haben Sie uns und wir sagen Ihnen, wie das geht.

Sie haben bereits gehört, dass Geschichten bis zu 22-mal einprägsamer als Fakten und Zahlen sind. Jetzt müssen wir diese Statistik nur noch entsprechend umsetzen. Zuerst behandeln wir Teambesprechungen, Statusaktualisierungen und Projekt-Kickoffs. In der folgenden Lektion geht es um Präsentationen.

Teambesprechungen

Wahrscheinlich treffen Sie sich wöchentlich mit Ihrem Team und besprechen die aktuellen Projekte. Bei einer Teambesprechung handelt es sich ja eher um eine Gelegenheit zum Ideenaustausch mit dem Team als um eine Präsentation.

Wie lautet also hierbei die Geheimzutat? Wie können Sie Ihre Mitarbeiter bei einer ganz normalen Besprechung begeistern? Das ist ganz einfach. Geben Sie Ihren direkten Mitarbeitern die Chance, selbst die Bühne zu betreten. Machen Sie aus der Besprechung ein gemeinschaftliches Ereignis statt Ihres Solo-Auftritts. Schließlich besteht ein Team ja auch aus mehreren Menschen. Und es geht um die Belange aller.

Wir teilen Ihnen gleich einige Ideen dazu mit, wie Sie mehr Leben in Ihre Teambesprechungen bringen. Klicken Sie aber zunächst auf die folgende Grafik, um sich ein paar kreative Tipps von Scott Jorgensen anzuhören.

"Wenn ich Besprechungen für Gruppen leite, möchte ich ihre Kreativität zum Vorschein bringen. Ich gebe den Teilnehmern daher einen Augenblick Zeit, sich zu überlegen, ob sie dazu gerade in der richtigen Verfassung sind." Scott Jorgensen, Customer Strategy & Innovation, Salesforce

Mit den folgenden Tipps sorgen Sie dafür, dass Ihre Teambesprechungen interessanter werden:

Versuchen Sie Folgendes:
Beispiel:
Beginnen Sie die Besprechung mit einer Aktivität oder einem Rätsel.
Wie Scott Jorgensen vorschlägt, sollten Sie die ersten paar Minuten damit verbringen, das Team mit einer Aktivität oder einem Rätsel einzubinden. Eines der Teams bei Salesforce beginnt seine wöchentliche Besprechung mit einem Wettbewerb für eine Bildunterschrift zu einer Karikatur. Das lockert die Stimmung auf und aktiviert die kreativen Fähigkeiten der Mitarbeiter.
Geben Sie Ihren direkten Mitarbeitern die Gelegenheit, den Vorsitz zu übernehmen.
Wenn Sie andere darum bitten, die Leitung der Besprechung zu übernehmen, motivieren Sie das Team in mehrerer Hinsicht. Zunächst muss sich der direkte Mitarbeiter, der die Besprechung leitet, vorab bereits an das Team wenden, um herauszufinden, welche Themen besprochen werden sollten. Dabei erfahren sie, woran die anderen Teammitglieder gerade arbeiten. Außerdem bedeutet das, dass die Besprechungen abwechslungsreicher werden.
Fordern Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf, ihre Gedanken und Ideen mitzuteilen und Fragen zu stellen.
Sorgen Sie für eine ungezwungene, lockere Atmosphäre und fordern Sie Ihre direkten Mitarbeiter auf, sich frei zu äußern. Wenn andere an Besprechungen teilnehmen, können sie das Ergebnis besser behalten, da es sie interessiert und sie direkt daran beteiligt sind.
Erzählen Sie gegebenenfalls Geschichten.
In den nächsten Lektionen wird erläutert, wie Sie als Manager Geschichten verwenden können, um Ihr Team zu inspirieren. Wenn sie den Tagesordnungspunkt betonen möchten, ist es angebracht, Anekdoten zu erzählen. Wenn Sie eine bevorstehende Produkteinführung mit Ihrem Team besprechen, könnten Sie beispielsweise eine Geschichte erzählen, in der Sie berichten, was bei der letzten Produkteinführung gut lief und was schief ging.

Statusaktualisierungen

Die Projekte, an denen Sie arbeiten, sind spannend, stimmt's? Dann sollten Sie auch so darüber sprechen, dass die Botschaft klar, deutlich und beeindruckend ankommt.

Hier finden Sie einige Ideen, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Botschaft gehört wird und sich einprägt.

Denken Sie wie ein Journalist

Nachrichtenjournalisten wissen, wie man eine Statusaktualisierung kommuniziert. Sie überbringen eine Botschaft bei den allabendlichen Nachrichten – und das schnell. Die Hälfte aller Berichte dauert bei den Abendnachrichten 30 Sekunden oder weniger.

Illustration eines alten Fernsehers mit Nachrichtensprecher

Wie ist das möglich? Und wie können Sie anhand derselben Methode Ihre Statusaktualisierungen in das Format kleiner, gut verdaulicher Nachrichten bringen? Das ist ganz einfach. Nutzen Sie das Prinzip der "Fünf Ws"

Fünf Ws

Teilen Sie mit:
Beispiel:
Wer ist beteiligt?
"Ich arbeite gemeinsam mit Herrn Sammer und Frau Jäckel aus der Kreativabteilung."
Woran arbeiten Sie?
"Wir filmen ein zweiminütiges Marketingvideo, in dem die neuesten Funktionen von Lightning vorgestellt werden."
Wo arbeiten Sie?
"Unsere Aufzeichnung findet im Studio auf der anderen Straßenseite statt."
Warum arbeiten Sie daran?
"Wir möchten, dass die Menschen Gefallen an Lightning finden und auf die ganz besondere Benutzeroberfläche hinweisen."
Wann wird Ihr Projekt abgeschlossen sein?
"Das Projekt läuft nach Plan und wird Ihnen am kommenden Freitag zur Prüfung vorgelegt."

Um Ihre Statusaktualisierung anhand der 5 Ws fertigzustellen, benötigen Sie eventuell noch ein weiteres "W". Manchmal müssen Sie auch sagen "Was Sie vom Team benötigen".

Beispielsweise könnten Sie sagen: "Ich bitte Sie darum, sich das Video am Freitag anzusehen und mir im Anschluss daran Feedback dazu zu geben."

Bei Statusaktualisierungen in Besprechungen müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Informationen präzise und relevant übermitteln. Stellen Sie es sich wie eine Kurzgeschichte vor.

Projekt-Kickoffs

Ein Projekt-Kickoff ist viel mehr als eine gewöhnliche Besprechung. Hier ist es sinnvoll, die Menschen "aufzuheizen". Es ist DIE Gelegenheit, das zu erreichende Projekt und die jeweiligen Aufgaben einzelner Personen festzulegen.

Als Gastgeber eines Projekt-Kickoffs sind alle Augen auf Sie gerichtet. Sie müssen die Zustimmung Ihres Teams und Ihrer Kollegen gewinnen.

Beginnen Sie mit einer Geschichte oder Anekdote:

Erstellen oder erzählen Sie eine kurze Geschichte, die für Ihr Projekt von Bedeutung ist.
Beispiel:

"Ich werde nie meine erste Chefin in meiner ersten Stelle gleich nach dem Studium vergessen. Sie hat mir nicht viel geholfen oder über meine Zukunft gesprochen. Nach einem Jahr in dieser Position, war ich der Ansicht, meine Karriere sei zu Ende. Meine nächste Chefin hat sich aber so um mich gekümmert, dass ich schließlich hier landete, wo ich jetzt bin. Sie half mir dabei, die Entwicklung meiner Karriere in die Hand zu nehmen. Meiner Meinung nach sollten alle Führungskräfte so wie meine zweite Chefin sein."
Erläutern Sie, warum das wichtig ist:

Besprechen Sie, welche Probleme auftreten (könnten), wenn das Projekt nicht stattfindet.
Beispiel:

"Bei Salesforce herrscht eine ausgezeichnete Unternehmenskultur. Wir möchten, dass unsere Führungskräfte als Vorbild vorangehen und unsere Ohana-Werte verkörpern..."
Teilen Sie Ihre Vision mit:

Geben Sie an, was mit dem Projekt erreicht werden soll.
Beispiel:

"Mein Team würde gern Online-Schulungen für Führungskräfte anbieten, um sie zu informieren und ihnen bewährte Methoden nahezubringen. So können sie effizienter führen."
Verteilen Sie die Rollen:

Fragen Sie andere, ob Sie daran teilnehmen können und legen Sie die Erwartungen fest. Klären Sie die Aufgaben und die Zuständigkeiten der einzelnen Personen.
Beispiel:

"Herr Bender, in meinem Team übernimmt die Projektleitung. Alle, die ich als Experten und Betroffene eingeladen habe, möchte ich bitten, mir ihr Interesse und ihre Verfügbarkeit mitzuteilen..."
Teilen Sie Ihre Zeitvorgaben mit:

Vergewissern Sie sich, dass alle teilnehmen und den Zeitplan des Projekts einhalten können.
Beispiel:

"Hier ist der vorgeschlagene zeitliche Ablauf für das Projekt. Haben Sie dazu Fragen?"
Klären Sie die nächsten Schritte:

Teilen Sie der Gruppe zum Ende der Besprechung mit, wann Sie sich wieder treffen.
Beispiel:

"Ich denke, es wäre eine tolle Idee, wenn wir uns in der ersten Projektentwicklungsphase alle zwei Wochen treffen würden ..."

Kommunikation per E-Mail und in sozialen Medien

Jetzt sind Sie ja schon ein Profi bei täglichen Besprechungen und Kickoffs und wir müssen uns nur noch ansehen, wie Sie am besten per E-Mail und über soziale Unternehmensmedien kommunizieren – beispielsweise über Chatter.

Beachten Sie hierbei: Was Sie schriftlich niederlegen ist Ihre berufliche Geschichte. Sie sollten also die optimale Version dieser Geschichte erzählen.

Person sitzt am Schreibtisch und denkt nach

E-Mail

Per E-Mail übermitteln Sie Fakten und Maßnahmen. E-Mail ist ideal geeignet, um Termine festzulegen und um nach einer Besprechung nachzufassen.

Wie eine gute Geschichte muss auch eine E-Mail mit dem "Warum" beginnen. Fragen Sie sich: "Warum sende ich diese E-Mail und was brauche ich vom Empfänger?"

Die Betreffzeile der E-Mail ist am Wichtigsten

Präzisieren Sie in der Betreffzeile den Grund der E-Mail. Wenn Sie in Ihrer E-Mail nach etwas fragen, tun Sie es im ersten Absatz oder in der ersten Zeile des zweiten Absatzes. Dann wissen Ihre Leser gleich, warum Sie die E-Mail senden.

Die meisten Leute geben gern viel Kontext oder erzählen sogar eine Geschichte zu Beginn der E-Mail und fragen erst ganz zum Schluss. Unser Rat: Tun Sie das nicht! Zu viel Text in einer E-Mail sorgt dafür, dass Sie wenige Antworten erhalten, als wenn der Betreff und der Beginn der E-Mail ein konkretes Anliegen kommunizieren.

Hier sind ein paar kurze Tipps zum Senden einer E-Mail:

Gehen Sie wie folgt vor
Das tun Sie nicht
Fassen Sie sich kurz.
Senden Sie Ihrem Kollegen einen Roman.
Halten Sie sich an entsprechende Threads.
Reagieren Sie, indem Sie das Thema ändern.
Heben Sie wichtige Daten und Maßnahmen in Fettschrift hervor.
Sorgen Sie dafür, dass sich wichtige Daten und Maßnahmen im Text verlieren.
Verwenden Sie Aufzählungszeichen.
Senden Sie einen riesigen Absatz.
Schreiben Sie professionell.
Verwenden Sie die üblichen Abkürzungen aus Sofortnachrichten, z. B. "AKLA" oder "BB"
Denken Sie nach, bevor Sie auf "Senden" klicken.
Senden Sie E-Mails in emotional angespannter Verfassung.
Nachfassen
Senden Sie nicht zwei E-Mails hintereinander.

Soziale Medien im Geschäftsleben

Vielleicht sehen Sie das gar nicht so, aber immer, wenn Sie in sozialen Medien auf "Veröffentlichen" klicken oder Ihren Status kommunizieren, erzählen Sie eigentlich eine Geschichte. Sie erzählen Ihre persönliche Entwicklung und teilen ihre Ziele mit.

Unternehmen haben hierfür eine Marke. Ihre Präsenz in sozialen Medien ist eine Erweiterung Ihrer Marke. In dieses Thema werden wir jetzt nicht zu tief eintauchen, aber wir widmen uns kurz der Vorgehensweise beim Veröffentlichen.

Wenn Sie soziale Medien am Arbeitsplatz oder woanders nutzen, müssen Sie unbedingt beachten, dass andere "zuhören" – auch bei einem Einzelgespräch. Das heißt: Andere können den Kommentar unter einem Post sehen und sie können lesen, was Sie schreiben, auch wenn es nicht direkt an sie gerichtet ist.

Bei Salesforce nutzen wir Chatter als unsere interne soziale Medienplattform. Wenn Sie Chatter nutzen, um Updates über Ihr Team zu veröffentlichen, sollten Sie sich einige unserer Tipps zu E-Mails ansehen. Diese gelten auch für einen Chatter-Post.

Beispielsweise funktionieren Aufzählungszeichen sehr gut, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erreichen.

So posten Sie effizient bei Chatter:

  • Bestimmen Sie Ihre Hauptbotschaft, z. B. eine Veranstaltung:

Screenshot einer Chatter-Kommunikation

  • Stellen Sie Fragen, die Ihre Follower interessieren
  • @Erwähnen Sie Ihr Team und andere relevante Personen.
  • Loben Sie Einzelpersonen in Ihrem Team für gute Arbeit.

Screenshot eines Änderungs-Badge

Auf jeden Falls sollten Sie in sozialen Medien und Chatter ihre geschäftliche Tagesordnung beachten, bevor Sie einen Post veröffentlichen. Fragen Sie sich, ob der Post zu Ihrer Marke beiträgt oder ob er von ihren beruflichen Zielen ablenkt.

Zusammenfassung

Zusammenfassung

Wenn Sie die Methoden zum Geschichtenerzählen in Ihrer geschäftlichen Kommunikation nutzen, wird diese viel interessanter und es geht nicht mehr ausschließlich um die Übermittlung von Fakten.

In der nächsten Lektion wird erläutert, wie Sie das Geschichtenerzählen bei Ihren Präsentationen verwenden können.

Ressourcen