Erfahren Sie, wie und wann Sie am besten delegieren

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Erkennen, welche Aufgabe delegiert werden können
Identifizieren der richtigen Teammitglieder, an die eine Aufgabe delegiert werden kann

Lernen zu delegieren

'Wenn du schnell gehen willst, dann geh alleine. Wenn Du weit gehen willst, geh mit anderen.' Afrikanisches Sprichwort

Alle in Johannas Abteilung freuen sich auf das Wochenende, nur sie nicht. Während Ihre Mitarbeiter am Freitag freudig ins Wochenende gehen, packt Johanna schweren Herzens ihren Laptop ein, da sie den Teambericht für die nächste Woche fertigstellen muss. Sie wird ständig mit nicht enden wollenden einer Flut von E-Mails und Daten überhäuft, ist aber der Meinung, dass keiner ihrer Mitarbeiter den Bericht richtig erstellen kann.

Frau in Bürokleidung auf einem Surfbrett; Arbeitsmaterialien und Unterlagen treiben auf den Wellen

Kennen Sie das Gefühl? Vielleicht dachten auch Sie, dass Sie etwas unbedingt selbst machen müssen, damit es richtig gemacht wird. Ihr Unternehmen schätzt Ihren Einsatz und Ihre Begeisterung bestimmt. Doch hier ist die Kehrseite der Medaille: Wenn Sie weiterhin alles selber machen wollen und sich niemals krank melden oder frei nehmen, dann wird die Produktivität Ihrer Gruppe eventuell völlig zum Erliegen kommen. Das Zauberwort lautet hier "delegieren"! Wenn Sie es richtig anstellen, können Sie entspannt in den Urlaub fahren, ohne dass im Büro eine Katastrophe die nächste jagt.

Brennende Unterlagen auf einem Schreibtisch; Mann flieht in Panik

Wir wissen, dass das schwierig ist. Bestimmt ist einer Gründe, aus denen Sie Führungskraft wurden, dass Sie hervorragende Einzelleistungen gebracht haben. Egal, welche Art von Aufgabe Sie erhalten, Sie bringen sie zu einem erfolgreichen Abschluss – und das ist fantastisch! Doch denken Sie mal einen Moment an Ihre Zeiten als "Einzelkämpfer" zurück: Hätten Sie so glänzen können, wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen nicht Verantwortung übertragen hätte? Ansar berichtet, dass es bei ihm ganz ähnlich war: Als er vom eigenverantwortlichen Mitarbeiter zur Führungskraft aufstieg, war eine der größten Herausforderungen für ihn, Aufgaben zu delegieren, selbst wenn er viel um die Ohren hatte. Klicken Sie unten auf die Wiedergabeschaltfläche, um zu hören, wie Ansar die Umstellung geschafft hat.

Delegieren macht Sie auch nicht weniger wichtig für das Unternehmen oder reduziert Ihre Sichtbarkeit. Mit dem Wechsel vom Einzelkämpfer zur Führungskraft tragen Sie die Verantwortung für die Produktivität und den Einfluss Ihres Teams. Wenn Sie delegieren wie ein Weltmeister bedeutet dies, dass Sie das größte Kapital des Unternehmens optimal nutzen: seine Mitarbeiter. Jetzt sehen wir uns an, wie Sie die richtigen Teammitglieder auswählen, um Aufgaben nicht nur erledigt, sondern vor allem gut erledigt zu bekommen.

Delegieren an die richtigen Mitarbeiter

Lächelnder Pilot sagt 'Mein erster Flug'. Passagiere schauen besorgt.

Stellen Sie sich vor, Sie erfahren kurz vor Antritt Ihres nächsten Fluges, dass es der erste Flug des Pilot ist und ihm kein Co-Pilot zur Seite steht. Wahrscheinlich erkundigen Sie sich dann sofort, wann der nächste Flug geht!

Für Ihre Kunden wäre es ähnlich abschreckend, wenn sie das Gefühl hätten, dass ein völliger Neuling ganz allein für sie zuständig ist. Wenn Ihr Team neue Mitglieder enthält, sollten Sie diesen einen erfahrenen Veteran zur Seite stellen, der viel aufgabenspezifische Erfahrung hat. Das Tolle dabei ist, dass beide Mitarbeiter so die Chance bekommen, eine neue Herausforderung zu meistern.

Der weniger erfahrene Mitarbeiter profitiert von der praktischen Erfahrung in der neuen Rolle. Der erfahrenere Kollege kann seine Führungskompetenz unter Beweis stellen und dies als entsprechende Erfahrung verbuchen. Es gewinnen also beide! Sie fragen sich vielleicht, was ist, wenn Sie ein Projekt an einen erfahrenen Mitarbeiter Ihres Teams übergeben? Verwenden Sie denselben Ansatz?

Für eine Operation vorbereiteter Chirurg mit Assistenten

Stellen Sie sich das folgendermaßen vor. Inwieweit Chirurgen Assistenzärzte bei einer Operation unterstützen, hängt vom Erfahrungsstand des Assistenzarztes und der Art des Eingriffs ab. Und genau wie die Ärzte ihre Unterstützung fallabhängig ändern, passen auch Sie Ihren Delegationsstil abhängig vom jeweiligen Mitarbeiter und der auszuführenden Aufgabe an.

Erfahrungsstand	Delegationsansatz	Das klingt so
Hoch	Plauderton, partnerschaftlich	Kann ich irgendwie zum Erfolg beitragen?
Mittel	Anweisungscharakter; geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Lösung vorzuschlagen, bevor Sie Anweisungen geben	"Wie haben Sie vor, das Projekt anzugehen?" "Mit welchen potenziellen Stolpersteinen rechnen Sie?" "Wie sehen der zeitliche Rahmen und das Endergebnis des Projekts aus?"”
Neuling	Anleitung, Unterstützung	"Um das Projekt anzugehen, sind folgende Schritte...." "Wir sollten täglich und einmal die Woche Rücksprache halten, um sicherzustellen, dass wir etwaige Fallstricke ausräumen können." "Ich rechne bei diesem Projekt mit einer Laufzeit von drei Wochen." "Das ideale Ergebnis wäre..."

Die Auswahl der richtigen Aufgabe für die richtige Person ist ein ebenso wichtiger Aspekt beim Delegieren. Wenn im Zirkus nach dem Motto gearbeitet würde, dass jeder jede Aufgabe übernehmen kann, würde sich am Ende vielleicht der Löwenbändiger als Trapezkünstler versuchen, falls dieser ausfällt. Sie können sich wahrscheinlich vorstellen, wie das enden würde.

Wie also funktioniert Delegieren in der Geschäftswelt? Wenn Sie entschieden haben, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen, delegieren Sie diese Aufgaben auf der Grundlage der Fähigkeit und Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter. Vergeben Sie weniger umfangreiche Aufgaben an Neulinge, damit diese sie von Anfang bis Ende selbst managen und damit Selbstvertrauen gewinnen können. Da diese Aufgaben in der Regel eine kürzere Ausführungsdauer haben, erhalten Sie eher früher als später Hinweise darauf, ob Unterstützung notwendig ist. Doch wie sieht die Herangehensweise bei anderen Erfahrungsstufen aus? Sie können sich Delegating to the Right People (Delegieren an die richtigen Mitarbeiter) im Paket zu Verantwortung und Delegieren herunterladen.

Ihre Mitarbeiter mit mittlerem Erfahrungsstand eignen sich sehr gut für Aufgaben, die bekannte als auch neue Bestandteile beinhalten. Warum? Sie fühlen sich dann sicher, was den Einstieg angeht, und können sich auf die Aussicht freuen, neue Herausforderungen kennen zu lernen.

Achten Sie beim Delegieren dieser Aufgaben darauf, dass der Mitarbeiter die neuen Herausforderungen aufgrund seiner Kenntnisse meistern kann. Ihre Mitarbeiter haben das Wissen und die Werkzeuge für die erfolgreiche Bewältigung der Aufgabe, Sie sollten sie aber dennoch daran erinnern, dass Sie für Hilfestellung zur Verfügung stehen.

Person beim Zubereiten des Abendessens, während andere draußen Sport treiben.

Last, but not least: Ihren erfahrensten Teammitgliedern sollten Sie Projekte anvertrauen, an denen Sie selbst arbeiten würden, wären Sie nicht der Vorgesetzte. Bei richtigem Delegieren findet sich jeder in einer Rolle, die er persönlich ausfüllen kann. Das heißt, Sie vergeben die anspruchsvollsten Aufgaben an Ihre Top-Mitarbeiter.

So. Sie können aufatmen. Fühlen Sie sich schon besser? Nachdem Sie sich jetzt etwas Luft verschafft haben, lassen Sie uns untersuchen, was Sie tun, nachdem Sie die Aufgaben verteilt haben.