Kennenlernen von Listenansichten
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Erklären, wie man eine Listenansicht erstellt
- Beschreiben, was man mit einer Listenansicht tun kann
Was enthält eine Listenansicht?
Salesforce unterstützt Sie dabei, Ihre Unternehmens- und Kundendaten zu organisieren und als Grundlage für Handlungen zu nutzen. Wir sollten daher über einen der Orte sprechen, an denen Sie recht häufig arbeiten werden: Listenansichten.
Salesforce gruppiert Ihre Daten nach Objekttyp, wie z. B. Kontakte oder Kundenvorgänge, die als Navigationsregisterkarten angezeigt werden. Eine Objektregisterkarte enthält eine Datentabelle und eine Symbolleiste mit Aktionsschaltflächen. Diesen Bildschirm bezeichnen wir als Listenansicht, und er enthält tonnenweise wertvolle Informationen und Tools, die Ihnen beim Führen der Geschäfte und der Interaktion mit Kunden helfen. 
Wenn Sie Daten importieren und erstellen, werden in Ihren Listenansichten Zeilen angezeigt. Es gibt einige standardmäßige Listenansichtsoptionen wie "Alle Elemente" und "Zuletzt angezeigt". In diesen Listenansichten können Sie stöbern und suchen.
Die wirkliche Leistungsfähigkeit entfalten Listenansichten allerdings erst durch Anpassungen. Sie können speziell zugeschnittene Ansichten erstellen, um ihre gängigsten Aufgaben wie "Neue Leads" und "Eskalierte Kundenvorgänge" zu unterstützen. Wenn Sie Ihr Listenansichten für verschiedene Objektregisterkarten anpassen, können Sie sie als privat festlegen oder für andere Benutzer in Ihrer Organisation freigeben.
Sehen wir uns an, wie man eine neue Listenansicht erstellt.
Anpassen einer Listenansicht
Klicken Sie in einer beliebigen Objektregisterkarte auf das Symbol 
, um das Menü "Steuerelemente für Listenansicht" zu öffnen. Zum Erstellen einer Listenansicht wählen Sie Neu aus. Dann geben Sie einen Namen für die Listenansicht ein und entscheiden, ob sie für andere Benutzer verfügbar oder privat sein soll. Nachdem Sie eine Listenansicht erstellt haben, können Sie weitere Optionen des Menüs nutzen, wie etwa Umbenennen und Freigabeeinstellungen.
Um anzupassen, welche Spalten in Ihrer Listenansicht angezeigt werden, wählen Sie Anzuzeigende Felder auswählen aus. In Listenansichten kann jedes Feld angezeigt werden, das mit dem Objekt verknüpft ist. Denken Sie daran, dass Freigaberegeln auch für Listenansichten gelten. Das heißt, ein Benutzer ohne Zugriff auf bestimmte Datensätze oder Felder bekommt diese Datensätze oder Felder nicht angezeigt, selbst wenn die Listenansicht öffentlich ist.
Zum Eingrenzen Ihrer Listenansicht klicken Sie auf Listenfilter bearbeiten oder auf das Symbol 
und fügen Ihre Kriterien im Filterbereich hinzu. Klicken Sie auf Filterlogik hinzufügen, um komplexe Beziehungen festzulegen.
Hier ein Beispiel: Auf der Registerkarte "Accounts" können Sie nach allen "Wiederverkäufer"-Accounts mit Sitz in Frankreich oder Spanien filtern, indem Sie erst das Symbol und dann Filter hinzufügen auswählen. Im Filterbereich treffen Sie dann folgende Auswahl:
- Feld: Typ
- Operator: gleich
- Wert: Wiederverkäufer
Fügen Sie einen zweiten Filter hinzu:
- Feld: Rechnungsanschrift Land
- Operator: gleich
- Wert: Frankreich
Fügen Sie einen dritten Filter hinzu:
- Feld: Rechnungsanschrift Land
- Operator: gleich
- Wert: Spanien
Klicken Sie nun auf Filterlogik hinzufügen und ändern Sie die Logik in 1 AND (2 OR 3).
Verwenden von Listenansichten für gängige Aufgaben
Jede Registerkarte ist in der Lage, mehrere Listenansichten zu unterstützen. Sie können also verschiedene Listenansichten erstellen, die Sie für unterschiedliche Aufgaben verwenden. Zur Auswahl einer Listenansicht klicken Sie auf das Symbol 
neben dem Namen der Listenansicht und wählen die gewünschte Ansicht. Metadaten, die die Listenansicht beschreiben, wie z. B. Filter, Sortierung und die Anzahl der Elemente, werden unter dem Namen der Listenansicht aufgeführt.
Wenn zu erwarten ist, dass Sie eine Listenansicht regelmäßig verwenden werden, klicken Sie auf das Symbol 
, um sie als Standardansicht auf Ihrer Registerkarte festzulegen. Das Verankern einer Listenansicht wirkt sich nur auf Ihren Arbeitsbereich aus.
Nachdem Sie Ihre Listenansicht organisiert und gefiltert haben, können Sie Aktionen für Datensätze durchführen. Zum Bearbeiten, Duplizieren oder Löschen eines einzelnen Datensatzes klicken Sie auf das Menü 
in einer Zeile.
Manche Objektregisterkarten bieten Massenaktionen für Listenansichten. Auf den Registerkarten "Kontakte" und "Leads" können Sie beispielsweise mehrere Datensätze auswählen und dann auf Listen-E-Mail senden klicken, um Personen als Empfänger einer personalisierten E-Mail hinzuzufügen. 
Hinweis: Die Standardansicht kann bis zu 50 Datensätze enthalten. Blättern Sie, um weitere Datensätze zu sehen. Behalten Sie folgende Punkte im Hinterkopf, wenn Sie Datensätze für Massenaktionen auswählen.
- Um eine Massenaktion auf jeden Datensatz in einer Liste anzuwenden, einschließlich der Datensätze, die in der aktuellen Ansicht nicht angezeigt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche für die Massenaktion, ohne einen Datensatz auszuwählen.
- Um eine Massenaktion auf alle Datensätze der aktuellen Ansicht anzuwenden, aktivieren Sie alle Kontrollkästchen, indem Sie das Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift aktivieren, und klicken dann auf die Schaltfläche für die Massenaktion.
- Um eine Massenaktion auf bestimmte Datensätze anzuwenden, aktivieren Sie die Kontrollkästchen in den zugehörigen Zeilen und klicken auf die Schaltfläche für die Massenaktion.
Beispielanwendungsfall
Lucinda legt Wert auf eine gut gepflegte Kontaktliste. Sie hat daher zusammen mit ihrem Administrator die Verarbeitung unzustellbarer E-Mails aktiviert und kann nun ihre Kontaktdaten wöchentlich aktualisieren. Sie erstellt eine Listenansicht, um sich diese Aufgabe zu erleichtern.
Zuerst navigiert Lucinda zur Registerkarte "Kontakte", öffnet das Menü "Steuerelemente für Listenansicht" und wählt dann Neu aus. Sie gibt der Listenansicht den Namen Kontakte mit unzustellbaren E-Mails und legt fest, dass die Listenansicht nur für sie selbst sichtbar ist. Um nur die Kontakte anzuzeigen, die ihre eigenen sind und bei denen ein E-Mail-Hard-Bounce auftrat, fügt sie die folgenden Filter hinzu.
- Nach Inhaber filtern gleich Meine Kontakte
- E-Mail unzustellbar gleich Wahr
- Grund der Unzustellbarkeit gleich Hard-Bounce
Als Nächstes öffnet sie das Menü "Steuerelemente für Listenansicht" und klickt auf Anzuzeigende Felder auswählen. Sie wählt Name, Accountname, E-Mail und Datum der unzustellbaren E-Mail aus. Sie kann die Listenansicht dann nach jedem dieser Felder sortieren und Aktionen für einzelne Datensätze durchführen. Sie hat vor, jeden Montag telefonisch bei Kontakten aktualisierte Kontaktdaten abzufragen. Wenn sie die E-Mail-Adresse in einem Datensatz aktualisiert, setzt Salesforce den Wert von "E-Mail unzustellbar" zurück und entfernt diesen Datensatz aus ihrer Listenansicht "Kontakte mit unzustellbaren E-Mails".
Sie haben jetzt die Grundlagen von Listenansichten kennengelernt und können nun loslegen und eigene Listenansichten erstellen oder anpassen.