Verwenden von Notizen und Dateien

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erstellen erweiterter Notizen, die Sie an mehrere Datensätze anhängen
  
• Suchen nach allen Ihren Daten in Salesforce Files
  

Arbeitserleichterung mit erweiterten Notizen

Wahrscheinlich brauchen auch Sie Notizen, um sich zu organisieren. Mit erweiterten Notizen in Lightning Experience können Sie besser und schneller Notizen machen, und zwar unabhängig von Ihrer Position.

Hinweis

Erweiterte Notizen müssen von Ihrem Salesforce-Administrator aktiviert werden. Wenn Sie keine Funktionen für erweiterte Notizen in Ihrer Organisation sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Was meinen wir mit "bessere Notizen"? Ein Vergleich zwischen dem ursprünglichen Notizen-Tool in Salesforce Classic mit dem erweiterten Notizen-Editor macht dies ziemlich schnell klar. Dies ist das klassische Tool, also die Version, die Sie über die Themenliste "Notizen und Anhänge" aufrufen. Ziemlich überschaubar, oder?

Selbst wenn Sie schon in Salesforce Classic erweiterte Notizen genutzt haben, wartet eine angenehme Überraschung auf Sie, da erweiterte Notizen in Lightning Experience viel mehr Möglichkeiten zum Erstellen umfangreicher, aussagekräftiger Notizen bieten. Überzeugen Sie sich selbst. Der ist ja wohl echt unvergleichlich, oder?

Der erweiterte Notizen-Editor in Lightning Experience bietet folgende Möglichkeiten:

• Sie können unbeschwert schreiben, da Ihre Ideen bei der Eingabe automatisch gespeichert werden.
  
• Formatieren Sie Text fett und kursiv, um wichtige Details hervorzuheben und die Bedeutung zu unterstreichen (1).
  
• Organisieren Sie Informationen in Listen mit Nummern und Aufzählungszeichen (2).
  
• Machen Sie die Notiz klar und einprägsamer, indem Sie Bilder oder Fotos einbetten (3).
  

Und was noch besser ist: Sie können die Sichtbarkeit und Wirkung wichtiger Informationen verbessern, indem Sie eine Notiz mit mehreren Datensätzen verknüpfen, z. B. mit relevanten Opportunities, Accounts und Kontakten (4). Sie können eine Notiz sogar mit Gruppen oder Teammitgliedern teilen (5).

Ad hoc-Erstellung von Notizen

In Salesforce Classic ist die Erstellung von Notizen an die Themenliste "Notizen und Anhänge" in Datensätzen oder den Chatter-Publisher in Feeds gebunden. In Lightning Experience können Sie überall eine neue Notiz beginnen.

Sie haben gerade gelernt, dass Sie Notizen über das Menü "Globale Aktionen" und die Dienstprogrammleiste erstellen können. Eventuell wird auch in der Navigationsleiste ein Menüpunkt "Notizen" angezeigt. Wir befassen uns gleich mit dieser Lightning Experience-Option. Wenn jedoch die Anwendung, die Sie verwenden, den Menüpunkt "Notizen" enthält, ist dies eine weitere Möglichkeit zur Erstellung von Notizen.

Sie können auch ganz leicht Notizen erstellen, die automatisch mit einem Datensatz verknüpft werden, an dem Sie arbeiten. Suchen Sie dazu die Aktion "Neue Notiz" im Aktionsmenü des Datensatzes oder verwenden Sie die Schaltfläche "Neu" in der Themenliste "Notizen".

Zwei Themenlisten für Notizen?

Nicht erschrecken, Sie sehen nicht doppelt, wenn Sie sich die entsprechenden Listen in einem Datensatz ansehen.

Ihre Augen funktionieren prima. Erweiterte Notizen und klassische Notizen harmonieren nicht miteinander. Daher befinden sich die erweiterten Notizen, die Sie für einen Datensatz erstellen, auf der Themenliste "Notizen". Alle Notizen, die Sie zuvor mit dem klassischen Notizentool für den Datensatz erstellt haben, werden in der Themenliste "Notizen und Anhänge" aufgeführt.

Eine neue Startseite für Notizen

Willkommen auf der Startseite "Notizen", einer der angesagten Funktionen, die es nur in Lightning Experience gibt. Die Startseite "Notizen" wird über die Navigationsleiste aufgerufen und ist der Dreh- und Angelpunkt für den Zugriff auf und die Verwaltung von sämtlichen Notizen, für die Sie anzeigeberechtigt sind, ob sie mit Datensätzen verknüpft sind oder nicht.

Die Startseite enthält mehrere Listenansichten, die das Auffinden bestimmter Notizen, einschließlich der mit Ihnen geteilten, erleichtern. Klicken Sie auf eine Notiz in einer Listenansicht, um sie zu lesen oder zu aktualisieren.

Sie können sogar frühere Versionen einer Notiz aufrufen, um zu sehen, was sich geändert hat, oder zu einer früheren Version zurückkehren.

Verwalten von Dateien

Verabschieden Sie sich von den Zeiten, in denen Sie in einer Vielzahl verschiedener Salesforce-Dateiverwaltungssysteme mit Inhalten hantiert haben. In Lightning Experience werden Ihre Dateien, Dokumente und Bibliotheken mithilfe von Salesforce Files zur Vereinfachung der Verwaltung zentral gespeichert. Zudem integriert Lightning Experience Dateien direkt in Ihre Geschäftsabläufe, damit Sie in Ihrer Anwendung stets Zugriff auf Ihre Inhalte haben. Sehen wir uns an, wie Sie von diesem gestrafften Ansatz profitieren.

Ihre Dateizentrale

Beginnen wir mit der Startseite "Dateien", dem zentralen Ort für die Verwaltung Ihrer sämtlichen Dateien. Sie rufen die Startseite "Dateien" über den Menüpunkt "Dateien" in der Navigationsleiste auf.

• Greifen Sie auf alle Dateien zu, deren Inhaber Sie sind und auf die Sie zugreifen können. Ändern Sie die angezeigte Dateiliste mithilfe von Filtern (1).
  
• Greifen Sie auf Bibliotheken sowie Dateien in Bibliotheken zu (2). Bibliotheken bieten eine Möglichkeit zum Organisieren von Inhalten und ihrer Freigabe für Kollegen. Sie können sogar Ordner innerhalb von Bibliotheken erstellen, um Ihre Inhalte besser zu organisieren.
  
• Suchen Sie nach Dateien (3).
  
• Laden Sie neue Dateien in Salesforce Files hoch (4), damit Sie diese an Datensätze anhängen und für Kollegen, Gruppen oder Kunden freigeben können. Alle Dateitypen werden unterstützt, von Microsoft® PowerPoint-Präsentationen und Excel®-Tabellenblättern bis hin zu Adobe®-PDFs, Bild-, Audio- und Videodateien.
  
• Wenden Sie Bearbeitungen direkt auf einzelne Dateien in der Dateiliste an (5).
  
• Zeigen Sie Dateien in der Dateivorschauanzeige an. Die Vorschauanzeige bietet Steuerelemente zum Herunterladen, Freigeben oder Löschen der aktuellen Datei, zum Hochladen einer neuen Version der Datei, zum Bearbeiten von Dateidetails, zum Generieren eines öffentlichen Links zur Datei sowie zum Wechseln in den Vollbildmodus bei Präsentationen.
  

Verwalten von Dateien zu Datensätzen

Müssen Sie einige Dateien an eine Opportunity, einen Account oder einen anderen Datensatz anhängen? Vergessen Sie die gewohnte Themenliste "Notizen und Anhänge". Jetzt gibt es die Themenliste "Dateien".

Es gibt zwei Möglichkeiten, Dateien über die Themenliste "Dateien" an einen Datensatz anzuhängen.

• Wenn sich die Datei auf Ihrem Computer befindet, laden Sie sie schnell hoch. Ziehen Sie die Datei – oder mehrere Dateien gleichzeitig – einfach auf die Themenlistenkarte "Dateien" im Datensatz! Hochgeladene Dateien werden Salesforce Files automatisch hinzugefügt, damit der Zugriff darauf von überall in Lightning Experience und nicht bloß im vorliegenden Datensatz möglich ist.
  
• Die Themenliste "Dateien" ist zudem das Tor zu allen Dateien in Salesforce Files, auf die Sie zugreifen dürfen, einschließlich Dateien in Bibliotheken und externen Repositories wie Google Drive oder Box. Zum Anhängen von Dateien aus Salesforce Files klicken Sie in der Themenliste "Dateien" auf Dateien hinzufügen.
  

Für jede Datei, die über die Themenliste "Dateien" an einen Datensatz angehängt wird, können Sie schnell alle Funktionen von Salesforce Files nutzen. Sie können beispielsweise eine neue Version der Datei hochladen, die Details der Datei bearbeiten oder die Datei für Benutzer, Gruppen und Bibliotheken freigeben. Klicken Sie in der Themenliste "Dateien" auf Alle anzeigen, um die gesamte Themenliste anzuzeigen.

Weitere Informationen über Dateizugriffsrechte, Datenschutzeinstellungen von Dateien und Dateigrößenbeschränkungen finden Sie unter Datenschutz und Freigabe für Dateien in der Salesforce-Hilfe.

Freigeben von Dateien

Zum Vereinfachen der Zusammenarbeit an Dateien bettet Salesforce Files Freigabemöglichkeiten in den gesamten Workflow Ihrer Organisation ein. Auf der Startseite von Salesforce Files, in "Dateien"-Themenlisten, in der Dateivorschauanzeige, auf Detailseiten von Dateidatensätzen und in Chatter-Feeds können Sie auf Freigabeoptionen zugreifen.

Sie können Ihre Dateien so mühelos für die gewünschte Zielgruppe freigeben. Sehen wir uns diese Beispiele an.

• Bestimmte Benutzer oder Gruppen Wenn die Aktion "Freigeben" für eine Datei verfügbar ist, können Sie die Personen oder Gruppen angeben, die sie sehen können. Weisen Sie dazu jedem Benutzer bzw. einer Gruppe die Dateiberechtigung "Betrachter" oder "Mitarbeiter" zu. Die freigegebene Datei kann angezeigt, heruntergeladen und (falls zulässig) erneut freigegeben werden. Mitwirkende können außerdem noch Dateiberechtigungen ändern, die Datei bearbeiten und neue Versionen hochladen. 
  
  
• Größere Zielgruppen oder Datensätze Sie können Dateien an Posts oder Kommentare im Chatter-Hauptfeed oder an Feeds zu Datensätzen anhängen.
  
• Kunden oder Personen außerhalb Ihres Unternehmens Ist die Aktion "Öffentlicher Link" verfügbar, können Sie die Datei sicher für externe Personenkreise freigeben. Ein öffentlicher Link ist eine verschlüsselte URL, die sicher an Empfänger außerhalb (oder innerhalb) Ihres Unternehmens gesendet werden kann, einschließlich Leads, Kunden, Partner und Kollegen. Empfänger können die Datei anzeigen und herunterladen, aber nicht daran mitwirken. Sie können den Link jederzeit löschen. Anschließend wird kein Zugriff mehr auf die Datei geboten.
   
  

Überlegungen zu anderen Inhaltstypen

Einige ältere Dateitypen in Salesforce Classic werden in Lightning Experience entweder nur teilweise oder gar nicht unterstützt. Behalten Sie bei der Nutzung dieser Funktionen Folgendes im Hinterkopf:

• Anhänge an Datensätze stehen in Salesforce Files oder der Themenliste "Dateien" nicht automatisch zur Verfügung, da Anhänge nicht tatsächlich Dateien sind. Ihr Administrator hat Möglichkeiten, Anhänge in Salesforce Files zu konvertieren. In der Zwischenzeit können Sie vorhandene Anhänge weiterhin über die Themenliste "Notizen und Anhänge" anzeigen und herunterladen. Sie können keine neuen Anhänge in Lightning Experience erstellen.
  
• Die Registerkarte "Dokumente" gibt es in Lightning Experience nicht mehr. Wenn Sie über Dateien in der Registerkarte "Dokumente" verfügen, auf die Sie in Lightning Experience zugreifen müssen, sollten Sie die Dateien herunterladen und anschließend in Ihre Datenbestandsbibliothek auf der Startseite "Dateien" hochladen. Eine Ausnahme sind Dokumente, die in E-Mail-Vorlagen als Anhänge verwendet werden. Diese Dateien müssen einstweilen auf der Registerkarte "Dokumente" bleiben.
  
• "Salesforce CRM-Inhalt": Ordner und Dateien in Bibliotheken sind über Salesforce Files in Lightning Experience verfügbar. Sie können diese wie andere Dateien freigeben und damit interagieren. Es gibt momentan jedoch ein paar Einschränkungen:
  

• Je nach Einrichtung Ihrer Organisation müssen Sie zu Salesforce Classic wechseln, um Bibliotheken erstellen oder verwalten zu können. Falls Sie diese Möglichkeit nicht haben, wenden Sie sich an Ihren Salesforce-Administrator.
  
• Inhaltszustellungen stehen in Lightning Experience nicht zur Verfügung, doch die Freigabe von Links wird unterstützt.
  

Ressourcen

• Hilfe: Notizen
• Hilfe: Files Home
• Hilfe: Create Folders in Libraries in Lightning Experience
• Hilfe: Datenschutz und Freigabe für Dateien