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Verwalten Ihrer Aufgaben, Ereignisse und E-Mails

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Prüfen des Aktivitätsverlaufs in der Aktivitätszeitachse
  • Aktualisieren von Aufgaben
  • Effizientes Verwenden von Kalenderereignissen
  • Nennen zweier Stellen, von denen aus Sie in Lightning Experience E-Mails senden können

Aktivitätszeitachse

Wenn Sie sich einen Datensatz in Salesforce Classic ansehen, z. B. einen Kontakt oder eine Opportunity, verwenden Sie die Themenlisten "Offene Aktivitäten" und "Aktivitätsverlauf", um den Überblick über die Aktivitäten zu behalten.

Die Themenlisten für Aktivitäten in Salesforce Classic

In Lightning Experience werden die Details aus diesen Listen durch die Aktivitätszeitachse intelligenter dargestellt.

Der Aktivitäts-Composer und seine Aktivitätsregisterkarten

Diese Darstellung ist wie ein Aktivitätskontrollzentrum für alles, was mit dem aktuellen Datensatz zusammenhängt. Sie müssen nicht zu verschiedenen Themenliste wechseln, um sich einen Überblick zu verschaffen, sondern finden alles zentral an einem Ort und direkt im aktuellen Datensatz.

In den Genuss dieser Funktion kommen Sie übrigens nur in Lightning Experience!

Überblick über die letzten Aktivitäten

Ihr Kollege ist nicht im Büro und Sie sind für seine Kunden zuständig, bis er zurückkommt. Doch wie informieren Sie sich schnell über die letzten Aktivitäten, wenn ein Kunde anruft?

Vielleicht waren ja aber auch Sie nicht im Büro. Jetzt sind Sie zurück und möchten wissen, was während Ihrer Abwesenheit alles passiert ist.

In beiden Fällen ist die Aktivitätszeitachse die beste Anlaufstelle.

Die Aktivitätszeitachse mit aktiven und vergangenen Aktivitäten

Sehen wir uns einige der Möglichkeiten an, mit denen Sie sich darüber informieren können, was bei einem Kunden gelaufen ist.

Beachten Sie zunächst, dass die Aktivitätszeitachse in "Anstehend und überfällig" (1) und "Aktivität in der Vergangenheit" (2) unterteilt ist, sodass Sie sehen können, was geplant und was bereits geschehen ist. Sie können einen Monat erweitern und schließen, indem Sie auf die Schaltflächen klicken (3).

Wenn Sie weitere Details zu einer Aktivität einblenden möchten, klicken Sie auf die Erweiterungsschaltfläche (4) links neben der Aktivität. Zum Ausblenden klicken Sie erneut auf diese Schaltfläche. Sie können auch auf Alle erweitern (5) klicken, um Details zu allen Aktivitäten anzuzeigen.

Weitere geplante Schritte werden durch Klicken auf Mehr anzeigen eingeblendet (6).

Finden der relevantesten Aktivitäten

Wenn Sie längere Zeit an einem Account, einer Opportunity oder einem anderen Datensatz gearbeitet haben, enthält die Aktivitätszeitachse wahrscheinlich eine Mischung von Aktivitäten. Wie finden Sie die Details, die Sie suchen?

Filtern der Anzeige in der Aktivitätszeitachse

Verwenden Sie die Filterfunktion, um Ihre Suche einzugrenzen. Wenn Sie nach Aktivitätstyp und Datumsbereich filtern, finden Sie wichtige Details im Handumdrehen.

Weitere Funktionen der Aktivitätszeitachse

Die Aktivitätszeitachse bietet Ihnen noch viel mehr Möglichkeiten.

Ändern von Aktivitätsdetails in der Aktivitätszeitachse

Beim Durchgehen der Liste können Sie eine Aktivität aktualisieren. Klicken Sie in der Aktivitätszeile auf den Dropdown-Pfeil, um Bearbeitungsoptionen einzublenden.

Sie können beim Abschließen einer Aufgabe aber auch auf das Kontrollkästchen klicken, um sie als abgeschlossen zu kennzeichnen.

Während Sie Lightning Experience erkunden werden Sie noch viele Möglichkeiten für die Verwendung der Aktivitätszeitachse finden.

Aufgaben und Aufgabenlisten

Aus der Liste "Meine Aufgaben" auf der Startseite gibt es keine Registerkarte "Aufgaben" in Salesforce Classic.

Anzeigen Ihrer Aufgabenlisten auf der Startseite in Salesforce Classic

Doch manchmal möchten Sie sehen, was Ihre gesamte Aufgabenliste so bereit hält, nicht nur, was für einen bestimmten Kontakt oder Account ansteht. Außerdem wäre es doch schön, von jeder Seite direkt zu Ihren Aufgabenlisten springen zu können, anstatt immer zur Startseite navigieren zu müssen.

Hier kommt die Aufgabenseite von Lightning Experience gerade richtig.

Die Startseite 'Aufgaben' in Lightning Experience

Sie ist leicht aufzurufen und ist der zentrale Ort für das Erstellen von Aufgaben und das Verwalten bereits vorhandener Aufgaben. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben oder klicken Sie in der Liste "Meine Aufgaben" auf der Startseite von Lightning Experience auf Alle anzeigen.

Kontinuierliches Aktualisieren Ihrer Aufgaben

Ein weiterer toller Aspekt der Aufgabenliste ist folgender: Während Sie links die Aufgabenliste sehen, werden rechts erweiterte Details zur jeweils ausgewählten Aufgabe angezeigt.

Die Aufgabenseite enthält links eine Listenansicht und rechts eine Detailansicht

Klicken Sie links auf eine Aufgabe, um rechts die entsprechenden Informationen einzublenden.

Aktionen, die Sie in Lightning Experience für Aufgaben durchführen können

Lightning Experience bietet verschiedene Schnellaktionen in der Detailansicht, mit denen Sie Aufgaben effizient aktualisieren können. Für den Zugriff auf diese Schnellaktionen klicken Sie einfach auf den Dropdown-Pfeil. Sie können den Status bzw. die Priorität ändern sowie die Aufgabe bearbeiten und löschen.

Sie können auch auf Als abgeschlossen markieren klicken, um die Aufgabe als abgeschlossen zu kennzeichnen. Sie können Aufgaben auch in jeder Listenansicht als erledigt markieren. Natürlich werden Aufgaben auch in der Aktivitätszeitachse des Datensatzes angezeigt, den Sie gerade geöffnet haben, und können dort auch bearbeitet werden.

Kalender

Salesforce Classic enthält einen Kalender, der Sie an Termine erinnert.

Der Kalender auf der Startseite in Salesforce Classic

Der Kalender in Lightning Experience geht noch etwas weiter und unterstützt Sie dabei, effizienter zu arbeiten.

Ihr Kalender in Lightning Experience

Ihnen ist sicherlich gleich die Registerkarte "Kalender" aufgefallen, über die Sie spielend zu Ihrer Zeitplanung gelangen.

Das Erstellen von Ereignissen geht ebenfalls schnell und einfach. Klicken Sie entweder auf Neues Ereignis oder auf den Tag und die Uhrzeit, zu denen das Ereignis beginnt, und bewegen Sie den Cursor zu der Uhrzeit, zu der das Ereignis endet. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neues Ereignis" mit bereits eingetragenen Start- und Endzeiten angezeigt. Geben Sie die Ereignisdetails ein und klicken Sie auf Speichern.

Möchten Sie sich auf Ihren bevorstehenden Zeitplan konzentrieren oder die Anzeige auf einem kleinen Laptop-Bildschirm übersichtlicher machen? Klicken Sie auf Schaltfläche zum Ein- und Ausblenden des seitlichen Bereichs im Kalender, um den seitlichen Bereich in Ihrem Kalender auszublenden. Klicken Sie erneut auf diese Schaltfläche, um den seitlichen Bereich wieder einzublenden.

Anzeigen anderer Kalender

Besonders nützlich in Lightning Experience ist die Art und Weise, wie Sie Ihren Kalender freigeben und die Kalender Ihrer Kollegen in Ihrem Kalender anzeigen können. Außerdem können Sie mit Benutzerlisten mehrere Kalender gleichzeitig hinzufügen. Wenn Sie Benutzerlisten nicht als Suchkategorie im Dialogfeld "Kalender hinzufügen" sehen, bitten Sie Ihren Administrator um die Einrichtung von Benutzerlistenkalendern.

Anzeigen des freigegebenen Kalenders eines Kollegen

Freigegebene Kalender lassen leicht erkennen, wann sich Ereignisse überlagern. Sie können beispielsweise sehen, wann ein Kollege beschäftigt ist, um sicherzustellen, dass er für ein ganztägiges Ereignis zur Verfügung steht, die Sie planen müssen.

Wenn ein Kollege Ihren Kalender betrachtet, werden die Details, die er sehen kann, durch die Standardzugriffsebene bestimmt. Um einem bestimmten Kollegen mehr oder weniger Details zu Ihrem Terminplan zu zeigen, klicken Sie auf das Symbol Schaltfläche zum Aufrufen von Kalenderoptionen neben dem Kalender "Meine Ereignisse" und wählen Kalender freigeben aus. Denken Sie daran, dass Ihr Admin die Details einschränken kann, die jeder für andere freigeben kann.

Wenn Sie sich auf nur einen Kalender konzentrieren möchten, klicken Sie auf die farbigen Quadrate für die anderen Kalender, um sie auszublenden. Durch erneutes Klicken auf das Quadrat wird der zugehörige Kalender wieder angezeigt.

Anzeigen Ihrer Salesforce-Daten als Termine in einem Kalender

Eine praktische Nutzung des Kalenders besteht darin, Ihre Salesforce-Daten als Ereignisse in einem Kalender anzuzeigen.

Visualisieren von Salesforce-Daten (in diesem Fall Opportunities) in einem Kalender

Dieser Screenshot zeigt Opportunity-Schlusstermine in Ihrem Kalender.

Das ist ganz leicht: Sie erstellen einfach einen Kalender für die Daten, die Sie interessieren.

Erstellen eines neuen Kalenders

Wählen Sie das Objekt aus, das in Ihrem Kalender angezeigt werden soll, und wählen Sie Datumsfelder aus, welche die nachzuverfolgenden Daten darstellen, z. B. anstehende Schlusstermine.

Jetzt haben Sie einen Überblick über die kommenden Termine. Wenn man nach dem Screenshot urteilt, haben Sie eine anstrengende Woche mit hoffentlich vielen Geschäftsabschlüssen vor sich. Sie können jetzt entsprechend planen und einige Besprechungen verschieben oder einfach bestimmte Zeiträume reservieren, getreu dem Motto "Weiter so bei Geschäftsabschlüssen!".

Kalender in Aktion

Wenn Bilder mehr sagen als tausend Worte, dann sind Videos noch besser geeignet, um Konzepte anschaulich zu erklären. Aus diesem Grund folgt hier ein kurzes Video über die Verwendung von Kalendern in Lightning Experience.

E-Mail

Auch wenn es heute viele Kommunikationswege gibt, nutzen Ihre Kunden und Sie noch immer in hohem Maß E-Mails

Senden von E-Mails von einer beliebigen Position

In Salesforce Classic erstellen und versenden Sie E-Mails in der Regel von der Themenliste "HTML-E-Mail-Status" aus.

Die Schaltfläche 'Senden einer E-Mail' in Salesforce Classic

Hier sehen Sie zudem, was bereits gesendet wurde.

In Lightning Experience haben Sie mehrere Möglichkeiten zum Erstellen und Senden von E-Mails. Der Aktivitäts-Composer in einem Datensatz und das Menü "Globale Aktionen" sind die beiden Möglichkeiten, die Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden werden.

Der E-Mail-Composer in Lightning Experience

Wie Sie in diesem Screenshot des E-Mail-Composers sehen können, wird die Empfängeradresse wie in Salesforce Classic bereits eingetragen, wenn Sie eine E-Mail von einem Datensatz aus senden. Verfügt ein Personenaccount über eine E-Mail-Adresse, wird diese ebenfalls automatisch eingetragen, allerdings nur in Lightning Experience.

Stellen Sie sich vor, es ist Ihnen gerade eingefallen, dass Sie eine Dankeschön-E-Mail an einen Kontakt senden müssen. Klicken Sie auf die Schnellaktion "E-Mail", um den E-Mail-Composer aufzurufen (Sie müssen dazu nicht zuerst zum richtigen Datensatz wechseln) und geben Sie die Details ein. Denken Sie daran, das Feld "An" zu aktualisieren, damit die E-Mail an die richtige Person gesendet wird! Sie werden die E-Mail auf der Aktivitätszeitachse des Empfängers sehen.

E-Mail-Funktionen in Lightning Experience

Innerhalb des E-Mail-Composers gibt es mehrere Funktionen, die E-Mails noch leistungsfähiger machen.

Hier ist erstens anzuführen, dass Sie die E-Mail mit einem anderen Datensatz verknüpfen können, z. B. mit der Opportunity, an der Sie arbeiten.

Verknüpfen einer E-Mail mit einem anderen Datensatz wie etwa einer Opportunity

Dadurch sehen Sie die E-Mail in Kontext in der Aktivitätszeitachse, wenn Sie sich die Opportunity ansehen.

Aktionen im E-Mail-Composer

Sie haben im E-Mail-Composer auch noch mehr Möglichkeiten: Anhänge hinzufügen, Briefvorlagenfelder einfügen, Vorlagen einfügen oder erstellen, E-Mail vor dem Senden als Vorschau anzeigen, Inhalt der E-Mail löschen und neu verfassen und E-Mail-Composer erweitern, um mehr Platz zu haben.

Senden einer E-Mail an eine Gruppe

Sie haben Gruppen-E-Mails, in Salesforce Classic Massen-E-Mails genannt, bereits verwendet, um viele Kunden gleichzeitig anzusprechen.

Massen-E-Mail in Salesforce Classic

Dasselbe können Sie in Lightning Experience für Kontakte und Leads tun, und zwar mit der Funktion "Listen-E-Mail". In Lightning Experience beginnen Sie hierbei in einer gespeicherten Listenansicht, in der Ihre Liste bereits gefiltert wurde, damit sie nur noch die Gruppe von Empfängern enthält.

Listen-E-Mail-Funktion in Lightning Experience

Sie können Vorlagen und Briefvorlagenfelder in die Listen-E-Mail einschließen sowie Anhänge angeben (2), um noch effizienter zu arbeiten. Sehen Sie sich auch unbedingt die Registerkarte "Überprüfen" an, um zu bestätigen, dass die Empfänger und etwaige Briefvorlagenfelder wie gewünscht angezeigt werden (1), bevor Sie auf Senden klicken.

Der Listen-E-Mail-Composer in Lightning Experience

Das Senden von E-Mails an Gruppen ist ein hervorragendes Mittel, um mehr Empfänger zu erreichen.

E-Mail-Vorlagen

In Lightning Experience können Sie eine neue Art von E-Mail-Vorlage erstellen. Lightning-Vorlagen bieten umfassende Textunterstützung, einfache Dateivorschau und Freigabemöglichkeiten. E-Mail-Anhänge werden einfach als Link gesendet. Außerdem ist es leicht, diese Vorlagen auf dem neuesten Stand zu halten.

Auswahl von E-Mail-Vorlagen in Lightning Experience

Wenn Sie jedoch Briefkopf-, benutzerdefinierte HTML- oder Visualforce-Vorlagen benötigen, sollten Sie Ihre Classic-Vorlagen weiterverwenden, bis diese Funktionen in Lightning-Vorlagen verfügbar sind.

Sie können in Lightning Experience problemlos auf Ihre bestehenden Text-, benutzerdefinierten HTML- und Briefkopf-E-Mail-Vorlagen aus Salesforce Classic zugreifen. Sie können sie nur nicht bearbeiten. Bei der Auswahl einer Vorlage wählen Sie Classic-Vorlagen aus der Dropdown-Liste.

Listen-E-Mails und E-Mail-Vorlagen in Aktion

Sehen wir uns abschließend Listen-E-Mails und E-Mail-Vorlagen in Aktion an. Dieses Video zeigt, wie Sie personalisierte E-Mails an eine Gruppe senden.