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Die leistungsfähige Suchfunktion

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Finden zuletzt verwendeter Elemente in Sofortergebnissen
  • Finden des richtigen Datensatzes in Ergebnissen der vollständigen Suche

Einführung in die neue globale Suche

Die Suche ist die meistgenutzte Funktion in Salesforce. Wenn Sie also täglich viele Suchen durchführen, wäre es doch sinnvoll zu wissen, wie Sie die Suchfunktion optimal einsetzen. Diese Einheit stellt Ihnen die Lightning Experience-Suche vor, falls Sie nur mit Salesforce Classic vertraut sind. Anschließend behandeln wir einige gängige Suchszenarios in Lightning Experience, damit Sie Zeit sparen können, indem Sie Datensätze schneller finden.

In Salesforce Classic haben Sie sich wahrscheinlich angewöhnt, die Liste der zuletzt verwendeten Elemente im Dropdown-Menü der globalen Suche links liegen zu lassen. Diese Liste kann zwar ganz hilfreich sein, ist aber etwas eingeschränkt.

Sofortergebnisse in Salesforce Classic

In Lightning Experience glänzt das Dropdown-Menü der globalen Suche als unverzichtbares Produktivitätstool. Ab dem Moment, in dem Sie in das Suchfeld klicken, hilft Ihnen die Liste der "Sofortergebnisse" schneller zu Datensätzen zu gelangen.

Sehen wir uns die einzelnen Schritte an. Wenn Sie in das Suchfeld klicken, wird eine Liste mit den fünf zuletzt verwendeten Elementen angezeigt. Durch die Auswahl eines Elements gelangen Sie direkt zu seiner Datensatzseite.

Die Liste der fünf zuletzt verwendeten Elemente

Sobald Sie mit der Eingabe von Suchbegriffen beginnen, werden sogar noch mehr Auswahlmöglichkeiten angeboten.

Lightning Experience-Sofortergebnisse mit Möglichkeiten, Datensätze zu suchen und auszuwählen

  1. Vollständige Suche: Hier wird Ihr Suchbegriff in allen durchsuchbaren Objekte gesucht und die Seite "Beste Ergebnisse" angezeigt.
  2. Vollständige objektspezifische Suche: Hier wird innerhalb des aktuellen Objekts gesucht (sofern dieses durchsuchbar ist) und die Seite mit Suchergebnissen für das Objekt angezeigt.
  3. Vorgeschlagene Datensätze: Hier werden bis zu fünf Datensätze aufgeführt, deren Name mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmt. Die Datensätze beinhalten zuletzt verwendete Elemente, Elemente aus Ihren am häufigsten verwendeten Objekten sowie Elemente aus dem aktuellen Objekt. Durch die Auswahl eines Elements gelangen Sie zu seiner Datensatzseite.

Wissen Sie, in welchem Objekt Sie suchen möchten? Dann haben wir hier einen heißen Tipp für Sie. Sie können Ihre Suche auf ein bestimmtes Objekt konzentrieren, indem Sie die Dropdown-Liste neben dem globalen Suchfeld verwenden (1). Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und beginnen Sie mit der Eingabe des Objektnamens. Sie können auch durch die Liste blättern, um das gesuchte Objekt zu finden. Die am häufigsten verwendeten Objekte stehen oben (2), gefolgt von allen durchsuchbaren Objekten in alphabetischer Reihenfolge (3).

Wenn sich die Suche wieder auf alle Objekte erstrecken soll, wählen Sie in der Dropdown-Liste Alle aus.

Begrenzen einer Suche auf ein bestimmtes Objekt in Lightning Experience

Wir sind uns dessen bewusst, dass Sofortergebnisse manchmal nicht ausreichen, um den richtigen Datensatz zu finden. Aus diesem Grund hat Salesforce die Suchergebnisseite in Lightning Experience an das Salesforce Classic-Format angelehnt, ihr jedoch einen etwas moderneren Look und informativere Angaben gegeben.

Wenn Sie die beiden Suchergebnisseiten vergleichen, werden Sie bemerken, dass Sie weiterhin folgende Möglichkeiten haben:

  • Zeigen Sie "Beste Ergebnisse" zu Ihren am häufigsten verwendeten Objekten auf einer Seite an (1).
  • Zeigen Sie alle Ergebnisse für ein Objekt an, indem Sie das Objekt, z. B. Kontakte (2), im Ergebnisbereich auf der linken Seite auswählen. Wird Ihr Objekt nicht angezeigt? Klicken Sie auf "Mehr anzeigen" (3).
  • Sortieren Sie Ergebnisse durch Klicken auf die Überschriften (4).

Vergleich der Suchergebnisseiten in Salesforce Classic und Lightning Experience

Es wäre aber untypisch für Lightning Experience, wenn es keine Verbesserungen gegenüber Salesforce Classic gäbe. Hier sind weitere Neuerungen, die das Eingrenzen von Suchergebnissen noch einfacher machen.

  • Sie können Spaltenbreiten anpassen sowie Text abschneiden oder umbrechen.

    Ändern der Spaltenbreite und Umbrechen von Text in Lightning Experience-Suchergebnissen

  • Sie können Suchergebnisse nach Accounts, Vorgängen, Kontakten, Dashboards, Dateien, Knowledge-Artikeln, Leads, Notizen, Opportunities, Personen, Aufgaben und benutzerdefinierte Objekte filtern. In Lightning Experience befinden sich Filteroptionen im Bereich auf der linken Seite, damit Platz für Suchergebnisse ist.

    Account-Suchergebnisfilter in Lightning Experience

    Haben Sie Probleme, einen bestimmten Filter zu finden? Administratoren bestimmen beim Einstellen des Suchlayouts für Suchergebnisse, welche Felder zum Filtern zur Verfügung stehen. Sie können nur nach Spalten filtern, die auf der Suchergebnisseite angezeigt werden.

  • Es wird ein Hinweis angezeigt, wenn Ergebnisse Rechtschreibkorrekturen enthalten.

    Notiz mit Rechtschreibkorrekturen in Lightning Experience

  • Sie können leicht erkennen, wie die Ergebnisse sortiert sind (und diese Reihenfolge auch ändern).

    Sortieren von Suchergebnissen in Lightning Experience

Die Suchfunktion in Lightning Experience hilft Ihnen, Datensätze schneller zu finden. Wenn Sie an Salesforce Classic gewöhnt sind, fragen Sie sich eventuell, was mit "Alle durchsuchen", den Filtern für jedes Objekt, Verankern und der Randleistensuche passiert ist. Weitere Informationen dazu, was bei Suchen in Lightning Experience anders oder nicht verfügbar ist, finden Sie im Abschnitt "Ressourcen" am Ende dieser Einheit.

Nähere Betrachtung der Suchfunktion

Nachdem Sie jetzt grundlegende Informationen zur Suche in Lightning Experience erhalten haben, möchten wir einige gängige Suchszenarios durchgehen.

Nehmen wir an, Sie haben später eine große Besprechung und möchten sich schnell über einen Teilnehmer informieren. Wenn Sie in das Suchfeld klicken, wird Dropdown-Liste mit Sofortergebnissen eine Liste der zuletzt verwendeten Elemente angezeigt. Da die gewünschte Person nicht angezeigt wird, beginnen Sie mit der Eingabe des Namens.

GIF, das zeigt, wie in das globale Suchfeld geklickt wird, zuletzt verwendete Elemente aufgeführt und bei der Eingabe weitere Ergebnisse angezeigt werden

Während Ihrer Eingabe schlägt Salesforce Datensätze vor, die Ihrem Suchbegriff entsprechen. Und, Treffer! Hier ist der gesuchte Datensatz.

Später an diesem Tag möchten Sie dem Team berichten, wie die Besprechung gelaufen ist. Anstatt Zeit zu verlieren, indem Sie auf der Seite "Gruppen" herumklicken, können Sie von überall aus schnell die richtige Gruppe finden. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste neben dem Suchfeld, beginnen Sie mit der Eingabe von Gruppen und wählen Sie dann das Element "Gruppen" aus, um Ihre Suche auf Gruppendatensätze einzugrenzen. Ganz einfach, oder?

GIF, das zeigt, wie in das Dropdown-Menü neben dem globalen Suchfeld geklickt, 'Gruppen' eingegeben und dann der Gruppenname in das globale Suchfeld eingegeben wird

Bevor Sie Feierabend machen, fällt Ihnen ein, dass Sie eine Datei für ein anderes Teammitglied freigeben wollten. Als Sie nach der Datei suchen, geht Ihnen auf, dass Sie der Datei einen ziemlich nichtssagenden Namen gegeben haben. Sie filtern daher die Ergebnisse, um die die richtige Datei zu finden.

In der Ansicht "Dateien" der Suchergebnisse sehen Sie die Filteroptionen. Sie geben an, dass Sie Inhaber sind, die Datei im PDF-Format vorliegt und irgendwann im Verlauf des heutigen Tages geändert wurde. Und schon haben Sie die richtige Datei im Heuhaufen gefunden!

Filter in Lightning Experience

Sind Sie gespannt darauf, all dies in Aktion zu sehen? Dann sehen Sie sich das Video an, das im Abschnitt "Ressourcen" dieser Einheit aufgeführt ist.

Kurze Anmerkung zu Nachschlagesuchen

Wenn Ihre Organisation Nachschlagesuchen in Salesforce Classic verwendet, um Datensätze zu verknüpfen, dann wissen Sie, dass das Erlernen der verschiedenen Nachschlagebegriffe gelinde gesagt anstrengend sein kann. Zum Glück sind Nachschlagevorgänge in Lightning Experience einfacher... und leistungsfähiger. Auch die Suche nach dem richtigen Datensatz für die Verknüpfung ist einfacher geworden.

Nur zur Erinnerung: Wahrscheinlich haben Sie dieses Fenster für Nachschlagesuchen verwendet.

Nachschlage-Suchergebnisse in Salesforce Classic

In Lightning Experience stehen die besten Funktionen der erweiterten Nachschlagesuche aus Salesforce Classic ständig und für alle durchsuchbaren Objekte zur Verfügung. Die Nachschlagesuche ähnelt stark der globalen Suche.

Nachschlagesuchen in Lightning Experience bringen Sofortergebnisse

  • Wenn Sie einen Suchbegriff eingeben, werden Sofortergebnisse angezeigt, die übereinstimmende zuletzt verwendete Elemente oder Datensätze vorschlagen.
  • Wenn Sie die Eingabetaste drücken, um eine vollständige Nachschlagesuche durchzuführen, werden alle durchsuchbaren Felder durchsucht.
  • Suchfunktionen wie die Rechtschreibkorrektur werden angewandt. (Abhängig vom durchsuchten Objekt werden nicht alle Suchfunktionen angewandt. Vollständige Informationen dazu finden Sie unter Why Am I Seeing Search Results for Similar Terms in der Salesforce-Hilfe.)
  • Vollständige Suchergebnisse werden nach Relevanz sortiert, damit der Benutzer die besten Ergebnisse ganz oben angezeigt bekommt.
  • Sie können Ergebnisse der vollständigen Suche nach Ihren Vorstellungen sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken, oder nach Relevanz.

Die Suchfunktion ist eine Funktion, die Sie jeden Tag häufig verwenden. Kleine Produktivitätssteigerungen summieren sich somit beachtlich. Ihre Organisation mag ja viele Daten haben, aber mit all den Verbesserungen der Suchfunktion in Lightning Experience und Ihren Kenntnissen dazu, wie Sie die Suche nutzen, navigieren Sie schneller und einfacher als je zuvor. Also, ran an die Datensätze!