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Analysieren Ihrer Daten mit Berichten und Dashboards

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Beschreiben, wie Lightning Experience-Berichte und -Dashboards sich von ihren Gegenstücken in Salesforce Classic unterscheiden
  • Erstellen und Lesen von Berichten und Dashboards in Lightning Experience
  • Zusammenarbeiten an Berichten und Dashboards

Kennenlernen von Berichten und Dashboards in Lightning Experience

Die Berichte und Dashboards, die Sie zur Nachverfolgung von Pipeline und Kundenvorgängen verwenden, sind in Lightning Experience verfügbar und helfen Ihnen dabei, Geschäfte abzuschließen, Kundenvorgängen abzuschließen und Herzen und Türen zu öffnen.

Egal, ob Sie Berichte und Dashboards erstellen oder lesen, Sie werden feststellen, dass Lightning Experience-Berichte und -Dashboards leistungsfähiger, einfacher zu nutzen und optisch ansprechender sind. Also legen Sie los. Planen Sie Ihre Termine für heute, indem Sie einen Opportunity-Bericht erstellen. Basieren Sie Ihre nächste Teambesprechung auf einem Dashboard, das offene Kundenvorgänge nachverfolgt. Wir erleichtern Ihnen den Einstieg – mit einem Video!

Wo finde ich meine Berichte und Dashboards?

Das Wichtigste zuerst: Wo finden Sie Ihre bevorzugten Berichte und Dashboards? Die Registerkarten "Berichte" und "Dashboards" gibt es auch in Lightning Experience, sie verhalten sich jedoch etwas anders als in Salesforce Classic.

Wenn Sie in Salesforce Classic die Registerkarte "Berichte" aufrufen, wird eine Liste mit Berichten und Dashboards angezeigt. Von hier aus können Sie beliebige Berichte oder Dashboards erstellen, suchen, anzeigen, bearbeiten oder löschen. Wenn Sie die Registerkarte "Dashboards" aufrufen, wird automatisch das Dashboard angezeigt, mit dem Sie zuletzt gearbeitet haben, und es steht keine Listenansicht zur Verfügung.

Wenn Sie die Registerkarte "Berichte" in Lightning Experience aufrufen, wird eine Liste Ihrer zuletzt verwendeten Berichte angezeigt. Gleichermaßen wird beim Aufrufen der Registerkarte "Dashboards" eine Liste Ihrer zuletzt verwendeter Dashboards angezeigt. Es macht einfach mehr Sinn, eine Liste mit Dashboards angezeigt zu bekommen, nachdem man auf Dashboards klickt, oder?

Wir haben die Registerkarten "Berichte" und "Dashboards" überarbeitet, um gängige Aufgaben wie das Suchen, Erstellen und Anzeigen von Berichten und Dashboards zu optimieren. Sehen Sie für sich selbst!

Die Registerkarte 'Dashboards' in Lightning Experience

So finden Sie sich in den neuen Registerkarten "Berichte" und "Dashboards" zurecht.

  • Greifen Sie über die Elemente Berichte und Dashboards in der Navigationsleiste auf Ihre Berichte bzw. Dashboards zu (1).
  • Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen möchten, klicken Sie auf Neuer Bericht, zum Erstellen eines neuen Dashboards klicken Sie auf Neues Dashboard. Zum Erstellen eines neuen Ordners klicken Sie auf Neuer Ordner (2).
  • Blenden Sie Listenansichtsspalten auf den Registerkarten "Berichte" und "Dashboards" ein bzw. aus, indem Sie auf Anpassen der Listenansicht klicken (3). Name und Ordner sind Pflichtspalten, alle anderen Spalten sind optional.

    Ein- oder Ausblenden von Spalten auf der Registerkarte 'Berichte'

  • Zur Anzeige eines Dashboards klicken Sie auf seinen Namen. Zum Sortieren der Liste klicken Sie auf eine Überschrift. Ändern Sie die Spaltengröße, indem Sie Spaltentrennlinien ziehen. Legen Sie fest, ob Sie lange Namen, Titel und Datumsangaben umbrechen oder abschneiden möchten, indem Sie auf Spaltenaktionen klicken (4).

    Ändern der SpaltengrößeUmbrechen oder Abschneiden von Text

  • Zur Durchführung anderer Aktionen wie z. B. Bearbeiten, Abonnieren oder Löschen klicken Sie auf Weitere Aktionen. Wenn Sie einen Bericht oder ein Dashboard in einen anderen Ordner verschieben möchten, klicken Sie auf Verschieben (5).
  • Um andere Ansichten Ihrer Dashboards anzuzeigen, ändern Sie den Anzeigeumfang oder die angezeigten Ordner. Wenn Sie beispielsweise ein Dashboard suchen, das Sie erstellt haben, das aber nicht in der Liste zuletzt verwendeter Dashboards angezeigt wird, klicken Sie auf Von mir erstellt, um es zu suchen (6).

Was ist mit den Berichten und Dashboards, die ich in Salesforce Classic bereits verwende?

Richtig vermutet! Alle Berichte und Dashboards, die Sie in Salesforce Classic erstellt haben, sind voll mit Lightning Experience kompatibel. Gleichermaßen ist jeder Bericht bzw. jedes Dashboard aus Lightning Experience mit Salesforce Classic kompatibel...

... außer ein paar wichtigen Ausnahmen:

Wichtig

Wichtig

Wenn Sie ein Dashboard in Lightning Experience erstellen, können Sie es nicht in Salesforce Classic bearbeiten.

Es gibt einfach zu viele Spalten und interaktive Diagramme, so dass der Dashboard-Generator in Salesforce Classic dies nicht verarbeiten kann. Und wenn Sie den Dashboard-Generator von Lightning Experience verwenden, um ein in Salesforce Classic erstelltes Dashboard zu bearbeiten und zu speichern, dann können Sie es künftig nicht mehr in Salesforce Classic bearbeiten. Das ist ebenfalls wichtig, daher wiederholen wir es am besten noch einmal:

Wichtig

Wichtig

Wenn Sie ein Dashboard in Salesforce Classic erstellen und es dann in Lightning Experience bearbeiten und speichern, kann es nicht mehr in Salesforce Classic bearbeitet werden. Ab diesem Zeitpunkt muss dieses Dashboard in Lightning Experience bearbeitet werden.

Berichte sind vollständig abwärts und aufwärts kompatibel, doch das Erstellen eines Dashboards in Lightning Experience ist ein bisschen wie Kuchenbacken. Sobald der Kuchen gebacken wurde, können Sie ihn nicht mehr in die Einzelzutaten aufschlüsseln. (Sie können ihn allerdings essen, und das sollten Sie auch tun.)

Erstellen eines Berichts

Sie wissen nun, wie Sie Ihre Lieblingsberichte in Lightning Experience finden, und deshalb erstellen wir jetzt einen neuen Bericht. Klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf Neuer Bericht. Daraufhin wird der Berichtsgenerator in Lightning Experience angezeigt.

Berichtsgenerator in Lightning Experience

Wählen Sie nun einen Berichtstyp. (Wie wäre es mit "Opportunities"?) Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Jetzt können Sie anfangen, Daten zu gruppieren, zu filtern und grafisch darzustellen! Hier ist ein kurzer visueller Überblick darüber, wie Sie Ihre Daten im Berichtsgenerator von Lightning Experience analysieren können.

Berichtsgenerator in Lightning Experience

  • Filtern Sie Datensätze in Ihrem Bericht, bis Sie genau das bekommen, was Sie möchten (1).
  • Über die Menüleiste können Sie Aktionen rückgängig machen oder wiederholen, ein Diagramm ein- oder ausblenden, speichern und den Bericht ausführen (2). Klicken Sie auf Eigenschaften, um Ordner umzubenennen, eine Beschreibung hinzuzufügen oder zu einem anderen Ordner zu wechseln (3).
  • Passen Sie das Berichtsdiagramm an (4).
  • Gruppieren Sie Zeilen und Spalten (5).
  • Fügen Sie Berichtsspalten hinzu oder entfernen Sie sie. Suchen Sie verfügbare Felder im Bereich "Felder" auf der linken Seite (6).
  • Fügen Sie eine Bucket-Spalte hinzu, um Datensätze anhand von Bedingungen zu gruppieren, die Sie definieren. Bewerten Sie Berichtsdaten logisch und mathematisch mit einer Zusammenfassungsformel-Spalte (7).
  • Greifen Sie im Spaltenmenü schnell auf Optionen zum Sortieren, Gruppieren, Zusammenfassen, Bucketing und Organisieren zu (8).
  • Blenden Sie Zeilenzahlen, Detailzeilen, Zwischensummen und die Gesamtsumme mithilfe von Schaltern ein bzw. aus (9).

Lesen eines Berichts

Lesen ist vielleicht das falsche Wort. Sie können natürlich einen Bericht lesen, um beispielsweise den Wert von geschlossenen Opportunities im Zeitverlauf zu erfahren. Sie haben aber tatsächlich noch viel mehr Möglichkeiten als nur zu lesen. Nach der Ausführung eines Berichts sieht die Anzeige beispielsweise so aus:

Lesen eines Berichts in Lightning Experience

Jetzt kann die Arbeit mit Ihren Daten beginnen. Bearbeiten Sie Filter, fügen Sie ein Diagramm hinzu, zeigen Sie Zwischensummen an – alles, ohne den Berichtsgenerator zu öffnen. Folgende Aufgaben können Sie beim Lesen eines Berichts ausführen.

  • Sie können einzelne Datensätze prüfen und sortieren, indem Sie auf die einzelnen Spaltenüberschriften klicken (1).
  • Sie können mehr Details einblenden, indem Sie den Mauszeiger über das interaktive Diagramm bewegen (2).
  • Sie können Ihre Arbeitsumgebung mit einer Reihe von Schaltern anpassen (3). Sie können das Diagramm (Ein- oder ausblenden des Berichtsdiagramms) oder den Filterbereich (Filterbereich) ausblenden oder einblenden. Sie können den Bericht aktualisieren, um die aktuellsten Informationen anzuzeigen (Aktualisieren). Außerdem können Sie Berichtseigenschaften bearbeiten (Berichtseigenschaften).
  • Durch Klicken auf Bearbeiten können Sie den Bericht im Berichtsgenerator bearbeiten. Sie können auch auf das Dropdown-Symbol des Aktionsmenüs (Dropdown-Symbol des Aktionsmenüs) klicken, um den Bericht zu duplizieren, zu speichern, zu abonnieren, zu exportieren oder zu löschen.
  • Sie können den Bericht anders filtern (5). Klicken Sie auf einen Filter, um ihn zu bearbeiten. Sie können auch Filter löschen – außer den Standardfiltern. Achten Sie darauf, nach der Bearbeitung eines Filters auf Anwenden zu klicken!

Haben Sie Bedenken, den Bericht dauerhaft zu ändern und Ihre Kollegen zu verwirren? Keine Sorge! Änderungen, die Sie beim Lesen eines Berichts vornehmen, werden erst gespeichert, wenn Sie auf Weitere Aktionen klicken und dann Speichern auswählen.

Wie sieht es mit drucken aus? Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Bericht in Lightning Experience zu drucken. Möglichkeit 1: Sie verwenden einfach die Druckfunktion Ihres Browsers. Möglichkeit 2: Sie exportieren den formatierten Bericht, indem Sie auf das Dropdown-Symbol des Aktionsmenüs (Dropdown-Symbol des Aktionsmenüs) klicken und Exportieren | Formatierter Bericht | Exportieren auswählen. Der Bericht wird als .xlsx-Datei heruntergeladen. Öffnen Sie die Datei und drucken Sie sie.

An diesem Punkt fragen Sie sich vielleicht, ob es irgendetwas gibt, was man mit der Lightning Experience-Berichtausführungsseite nicht tun kann. Nun ja, Pizza backen kann man damit nicht. Und wenn Sie daran gewöhnt sind, Berichte in Salesforce Classic zu lesen, sollten Sie diesen Unterschied in Lightning Experience kennen. Diese Filter sind beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts verfügbar, werden aber beim Anzeigen eines Berichts nicht im Filterfenster angezeigt. Und obwohl Sie die Filter nicht sehen, filtern sie den Bericht dennoch.

  • Zeilenlimitfilter
  • Filter für historische Felder
  • Kreuzfilter
  • Standardfilter (ausgenommen Datums-, Auswahllisten- und Zeichenfolgenfilter)

Erstellen eines Dashboards

Nachdem Sie ein paar Berichte erstellt haben, sollten Sie sie in einem Dashboard kombinieren. Der Dashboard-Generator in Lightning Experience wurde gegenüber dem in Salesforce Classic stark verbessert. Ausgangspunkt ist die Registerkarte "Dashboard", wo Sie auf Neues Dashboard klicken.

Nachdem Sie Ihr Dashboard benannt und erstellt haben, wird der Dashboard-Generator als leere Seite angezeigt, auf der Sie Ihr analytisches Meisterwerk zusammenstellen können.

  • Fügen Sie Komponenten und Filter hinzu, bearbeiten Sie Eigenschaften und speichern Sie

    Sie füllen die leere Seite mithilfe der Symbolleiste.

    Zum Hinzufügen einer Komponente klicken Sie auf + Komponente und wählen einen Bericht aus dem stark verbesserten Menü "Bericht auswählen" aus. Die Ansicht "Zuletzt verwendet" erleichtert das Auffinden von Berichten. Jede Komponente stellt Daten aus einem Quellbericht als Diagramm, Tabelle oder Metrik dar.

    Auswahl eines Quellberichts

    Zum Hinzufügen eines neuen Filters klicken Sie auf + Filter und wählen dann ein Feld und Filterwerte aus. In Lightning Experience können Sie bis zu 50 Filterwerte hinzufügen, im Gegensatz zu 10 in Salesforce Classic!

    Hinzufügen eines Filters in Lightning Experience

    Machen Sie unerwünschte Bearbeitungsschritte rückgängig (Rückgängig machen). Dazu haben Bleistifte Radiergummis! Und jetzt wiederholen Sie die Bearbeitungsschritte (Wiederholen). Dazu enthalten Bleistifte eine Mine!

    Zum Bearbeiten von Dashboard-Eigenschaften klicken Sie auf Eigenschaften. Über das Eigenschaftsmenü können Sie den Name und Beschreibung des Dashboards ändern, das Dashboard in einen anderen Ordner verschieben sowie "Dashboard anzeigen als"-Optionen festlegen (Entsprechung in Salesforce Classic ist aktueller Benutzer).

    Dashboard-Eigenschaften

    Nur in Lightning Experience können Sie zudem das Dashboard-Design (Hintergrundfarben) sowie Diagrammfarben anpassen.

    Ändern von Dashboard-Design und Diagrammfarben

  • Bearbeiten Sie Dashboard-Komponenten oder -Filter

    Wenn Sie den Quellbericht, den Komponententyp oder Gruppierungen und Maßeinheiten ändern möchten, klicken Sie auf Bearbeiten. Klicken Sie auf X, um eine Komponente zu entfernen.

    Bearbeiten einer Dashboard-Komponente

    Um die Auswirkungen eines Filters auf eine Komponente zu ändern, klicken Sie auf Filter. Anschließend wählen Sie ein kompatibles Feld aus dem Quellbericht aus, nach dem gefiltert werden soll.

  • Neun Spalten, unbegrenzte Anzahl von Zeilen

    Lightning-Dashboards basieren auf einem neunspaltigen Layout mit unbegrenzter Zeilenanzahl. Sie können den Rand einer beliebigen Komponente ziehen, um ihre Größe über mehrere Spalten und mehrere Zeilen zu ändern. Platzieren Sie Komponenten durch Ziehen und Ablegen im Dashboard. Sollte eine andere Komponente "im Weg" sein, wird diese automatisch an eine neue Position verschoben. Lassen Sie Ihrer Kreativität bei der Gestaltung Ihres Dashboards freien Lauf!

  • Lightning-Tabellen, eine Dashboard-Komponente

    Eine neue Dashboard-Komponente, die nur in Lightning Experience zur Verfügung steht, ermöglicht Ihnen, bessere Tabellen in Dashboards zu verwenden. Inwiefern besser? Sehen Sie hier:

    • Bis zu 10 Spalten und 200 Zeilen!
    • Spalten stammen aus dem Berichtstyp des Quellberichts. Das bedeutet, dass Sie dem Quellbericht kein Feld hinzufügen müssen, um es in der Tabelle anzuzeigen.
    • Zeigen Sie Chatter-Fotos und bedingte Hervorhebungen.
    • Die Lightning-Tabellen sind mit Dashboard-Filtern kompatibel.
    • Gruppieren und bewerten Sie Datensätze in Lightning-Tabellen. Zeigen Sie beispielsweise die Betragssumme und die durchschnittliche Wahrscheinlichkeit nach Phase an.

    Bitte beachten: Lightning-Tabellen werden nicht angezeigt, wenn Sie das Dashboard in Salesforce Classic anzeigen.

    Bildlauf durch eine Lightning-Tabelle in einem Dashboard

Lesen eines Dashboards

Dashboards sind die ideale Methode, um wichtige Informationen nachzuverfolgen. In Lightning Experience haben wir beibehalten, was Dashboards so nützlich macht, und haben auch ein paar neue Tools hinzugefügt.

Lesen eines Dashboards in Lightning Experience

  • Zeigen Sie Dashboards als eine andere Person an (1)

    Wenn das Dashboard im Dashboard-Generator für die Anzeige als Dashboard-Betrachter konfiguriert und Betrachtern (also Ihnen) gestattet wurde, das Dashboard als andere Person zu betrachten, dann können Sie genau dies tun. Klicken Sie auf Ändern, um das Dashboard als eine andere Person anzuzeigen.

  • Nehmen Sie Aktualisierungen und Bearbeitungen vor und arbeiten Sie zusammen (2)

    Führen Sie auf der Symbolleiste allgemeine Aufgaben aus, wie z. B. das Aktualisieren von Dashboard-Daten.

  • Zeigen Sie Quellberichte an (3)

    Um den Quellbericht einer Komponente anzuzeigen, klicken Sie auf Bericht anzeigen. Alle Filter, die auf das Dashboard angewendet wurden (einschließlich Diagrammfilter), werden auf den Quellbericht angewendet.

  • Interaktion mit Diagrammen (4)

    Bewegen Sie den Mauszeiger über Diagrammsegmente, um weitere Details einzublenden. Klicken Sie auf ein Diagrammsegment oder einen Datenpunkt, um den Quellbericht nach Ihrer Auswahl gefiltert anzuzeigen.

    Klicken Sie auf ein Diagrammsegment oder einen Datenpunkt, um den Quellbericht nach Ihrer Auswahl gefiltert anzuzeigen.

  • Erweitern Sie eine Komponente (5)

    Möchten Sie eine Komponente größer anzeigen? Klicken Sie auf Vergrößern, um die Komponente zu erweitern. Dieser "Trick" ist besonders eindrucksvoll, wenn Sie Ihre Daten bei Besprechungen präsentieren!

    Vergrößern einer Komponente in Lightning Experience

Einbinden des Teams mit Feeds und Abonnements

Berichte und Dashboards sind ideal für die Zusammenarbeit an genau bezifferten Zielen, wie z. B. der Erfüllung einer Quote oder dem Abschluss von Kundenvorgängen. In Lightning Experience können Sie Ihr Team ganz leicht mit Feeds und Abonnements einbinden.

Sobald Ihr Salesforce-Administrator die Feed-Verfolgung für Berichte und Dashboards aktiviert, verfügt jeder Bericht und jedes Dashboard über einen eigenen Feed. Sie öffnen ihn, indem Sie auf die Schaltfläche für Zusammenarbeit (Zusammenarbeiten) klicken. Im Feed können Sie Personen und Gruppen erwähnen, um sicherzustellen, dass alle im Bild sind.

Wenn Sie in einem Dashboard auf eine bestimmte Komponente aufmerksam machen oder eine Frage dazu stellen möchten, können Sie auch einen Komponenten-Snapshot im Feed posten.

Posten einer Dashboard-Komponente im Feed

Zum Teilen einer Dashboard-Komponente vergrößern Sie diese zunächst, indem Sie auf Vergrößern klicken. Danach klicken Sie auf Zusammenarbeiten, schreiben einen Post und klicken auf Freigeben.

Mit Abonnements können Sie Berichte und Dashboards aktualisieren und dann automatisch nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan per E-Mail versenden. Haben Sie am Montagmorgen eine Besprechung mit der Verkaufsabteilung? Müssen Sie bei diesem Termin über den aktuellen Stand der Opportunity-Pipeline informieren? Abonnieren Sie Ihr Vertriebs-Pipeline-Dashboard und legen Sie fest, dass es am Montagmorgen um 8:00 Uhr aktualisiert wird. Das Dashboard wird in Ihrem E-Mail-Posteingang auf Sie warten, wenn Sie im Büro ankommen. Möchten Sie, dass Ihr Team es vor der Besprechung überprüft? Abonnieren Sie auch das Team!

Abonnieren von Dashboards

Diagramme sind Karten für Daten

An diesem Punkt haben Sie wahrscheinlich schon bemerkt, dass Lightning Experience andere Diagramme als Salesforce Classic bietet. Wir sind von den Lightning Experience-Diagrammen total begeistert, da sie interaktiv und wunderschön sind, und hoffen, dass sie auch Sie überzeugen. Sie sollten ein paar Dinge darüber wissen, inwiefern sich Lightning Experience-Diagramme von Salesforce Classic-Diagrammen unterscheiden.

  • In Berichten zeigen Diagramme bis zu 2000 Gruppen an. In Dashboard-Komponenten zeigen Linien- und Balkendiagramme bis zu 1000 Gruppen an. Alle andere Diagramme zeigen bis zu 200 Gruppen an.
  • Folgendes ist im Diagrammeditor nicht möglich:
    • Ändern der Maßeinheiten (beispielsweise von Meter in Zentimeter)
    • Hinzufügen von mehr als vier Maßeinheiten
  • In Salesforce Classic konfigurierte Kreisdiagramme werden in Lightning Experience als Ringdiagramme angezeigt.

Wir arbeiten ständig an Verbesserungen der Diagrammen, Sie sollten daher in den Versionshinweisen auf künftige Neuerungen und neue Funktionen bei Diagrammen achten.