Analysieren Ihrer Daten mit Berichten und Dashboards

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Erläutern der Beziehung zwischen Berichten und Dashboards
Erstellen und Lesen von Lightning-Berichten
Erstellen und Anzeigen von Lightning-Dashboards

Erkunden von Berichten und Dashboards

Berichte und Dashboards liefern Ihnen Antworten auf Fragen zu wichtigen geschäftlichen Kennzahlen, sodass Sie Ihre Pipeline und Kundenvorgänge nachverfolgen, Geschäfte abschließen und sehen können, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt. Sie können Berichte erstellen, die die gesuchten Informationen enthalten, und dann Dashboards hinzufügen, die auf den von Ihnen ermittelten Daten aufbauen und eine überzeugende visuelle Darstellung bieten.

Erstellen eines Berichts

Sie wissen nun, wie Sie Ihre Lieblingsberichte in Lightning Experience finden, und deshalb erstellen wir jetzt einen neuen Bericht. Wählen Sie auf der Registerkarte "Analytics (Analysen)" die Option Create | Report (Erstellen | Bericht) aus oder klicken Sie auf der Registerkarte "Reports (Berichte)" auf New Report (Neuer Bericht). Wählen Sie einen Berichtstyp (wie wäre es mit "Opportunities"?) und klicken Sie dann auf Bericht starten. Der Berichtstyp ist wichtig, da damit bestimmt wird, welche Felder und Objekte in Ihrem Bericht verfügbar sind.

Fenster 'Bericht erstellen' mit der Schaltfläche 'Bericht starten'

Der Berichtsgenerator wird geöffnet, in dem Sie anfangen können, Daten zu gruppieren, zu filtern und grafisch darzustellen. Hier ist ein kurzer visueller Überblick darüber, wie Sie Ihre Daten im Berichtsgenerator von Lightning Experience analysieren können.

Beispiel für den Berichtsgenerator mit nummerierten Fensterelementen

Filtern Sie Datensätze in Ihrem Bericht, bis Sie genau das bekommen, was Sie möchten (1).
Über die Menüleiste können Sie Aktionen rückgängig machen oder wiederholen, ein Diagramm ein- oder ausblenden, speichern und den Bericht ausführen (2).
Sie können den Bericht umbenennen (3).
Sie können ein Berichtsdiagramm erstellen und anpassen (4).
Gruppieren Sie Zeilen und Spalten (5). Eine Gruppierung ist für Diagramme und andere wichtige Berichts- und Dashboard-Funktionen erforderlich. Es empfiehlt sich daher, allen Ihren Berichten mindestens eine Gruppierung hinzuzufügen.
Sie können Berichtsspalten hinzufügen oder entfernen (6).
Sie können eine Bucket-Spalte hinzufügen, um Datensätze basierend auf von Ihnen definierten Bedingungen zu gruppieren oder Berichtsdaten mit Formeln auf Summen- oder Zeilenebene auszuwerten (7).
Sie können Aktionen auf eine ausgewählte Spalte anwenden (8).
Sie können Zeilenanzahlen, Detailzeilen, Zwischensummen und die Gesamtsumme ein- bzw. ausblenden (9).

Lesen eines Berichts

Lesen ist vielleicht das falsche Wort. Sie können natürlich einen Bericht lesen, um beispielsweise den Wert von geschlossenen Opportunities im Zeitverlauf zu erfahren. Aber Sie können noch viel mehr tun als bloß lesen.

Beispielbericht mit Berichtsdiagramm, Berichtstabelle, Umschaltoptionen und Filterauswahl.

Es folgen einige Ihrer Optionen, während Sie auf der Berichtsausführungsseite einen Bericht lesen.

Sie können einzelne Datensätze prüfen und sortieren, indem Sie auf die einzelnen Spaltenüberschriften klicken (1).
Wenn der Bericht ein Diagramm enthält, können Sie weitere Details einblenden, indem Sie den Mauszeiger über das interaktive Diagramm bewegen (2).
Sie können Ihre Arbeitsumgebung mit Schaltern anpassen (3). Sie können das Diagramm oder den Filterbereich aus- bzw. einblenden. Sie können den Bericht aktualisieren, um die aktuellsten Informationen anzuzeigen . Durch Klicken auf Bearbeiten können Sie den Bericht im Berichtsgenerator bearbeiten. Sie können auch auf das Dropdown-Symbol des Menüs "Aktion" klicken, um den Bericht zu kopieren, zu speichern, zu abonnieren, zu exportieren oder zu löschen.
Sie können den Bericht anders filtern (5). Klicken Sie auf einen Filter, um ihn zu bearbeiten. Sie können auch Filter löschen – außer den Standardfiltern. Achten Sie darauf, nach Bearbeitung eines Filters auf Anwenden zu klicken.

Sie müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass Sie den Bericht ständig ändern und Ihre Mitarbeiter verwirren könnten. Änderungen, die Sie beim Lesen eines Berichts vornehmen, werden erst gespeichert, wenn Sie auf Weitere Aktionen klicken und dann Speichern auswählen.

Wie sieht es mit drucken aus? Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Bericht in Lightning Experience zu drucken. Möglichkeit 1: die Druckfunktion Ihres Browsers. Möglichkeit 2: Sie exportieren den formatierten Bericht, indem Sie auf das Dropdown-Symbol Dropdown-Symbol des Aktionsmenüs des Menüs "Aktion" klicken und Exportieren | Formatierter Bericht | Exportieren auswählen. Der Bericht wird als XLSX-Datei heruntergeladen. Öffnen Sie die Datei und drucken Sie sie.

Erstellen eines Dashboards

Ein Dashboard ist eine visuelle Darstellung wichtiger Kennzahlen und Trends zu Datensätzen in Ihrer Organisation.

Nachdem Sie einige Berichte erstellt haben, können Sie sie in einem Dashboard kombinieren. Beginnen Sie auf der Registerkarte "Analytics", indem Sie Erstellen | Lightning-Dashboard auswählen, oder auf der Registerkarte "Dashboards", indem Sie auf Neues Dashboard klicken.

Nachdem Sie Ihr Dashboard benannt und erstellt haben, wird der Dashboard-Generator als leere Seite angezeigt, auf der Sie Ihr analytisches Meisterwerk zusammenstellen können.

Dashboards bestehen aus Widgets, von denen jede die Daten aus einem Quellbericht als Tabelle, Diagramm oder Kennzahl darstellt.

Zum Hinzufügen eines Widgets klicken Sie auf + Widget, wählen Sie Chart or Table (Diagramm oder Tabelle) aus und wählen dann einen Bericht aus dem Menü "Select Report (Bericht auswählen)" aus.
Wählen Sie im Fenster "Add Widget (Widget hinzufügen)" ein Anzeigeformat aus und legen Sie die Eigenschaften für das Widget fest. Die Optionen für die Anzeige von Diagrammen und Kennzahlen sind für Quellberichte verfügbar, die mindestens eine Gruppierung aufweisen.
Nachdem Sie Widgets hinzugefügt haben, können Sie ihre Größe ändern und sie auf dem Dashboard verschieben, um ihre visuelle Wirkung zu maximieren und eine überzeugende Geschichte zu erzählen.
Um die Benutzern gezeigten Daten zu filtern, klicken Sie auf + Filter und wählen dann ein Feld und Filterwerte.

Für Eigenschaften, die für das gesamte Dashboard gelten sollen, klicken Sie auf $Symbol \"Eigenschaften\"$ .

Ändern Sie Name und Beschreibung des Dashboards.
Verschieben Sie das Dashboard in einen anderen Ordner und legen Sie Optionen für "Anzeigen als" fest.
Wählen Sie unter Dashboard-Rastergröße ein Layout mit 12 (Standard) oder 9 Spalten.
Wählen Sie unter Dashboard Theme and Palette (Dashboard-Thema und -Palette) das helle oder dunkle Thema und die Farbpalette für alle Widgets des Dashboards. Wenn Sie für ein bestimmtes Widget ein anderes Thema wünschen, bearbeiten Sie die Eigenschaften des Widgets.

Fenster 'Dashboard-Eigenschaften' mit Einstellungen für Anzeige, Rastergröße und Thema.

Anzeigen eines Dashboards

Es folgen Ihre Optionen, während Sie ein Dashboard betrachten.

Beispiel-Dashboard mit nummerierten Elementen.

Zeigen Sie Dashboards als eine andere Person an (1). Wenn das Dashboard im Dashboard-Generator für die Anzeige als Dashboard-Betrachter konfiguriert und Betrachtern (also Ihnen) gestattet wurde, das Dashboard als andere Person zu betrachten, dann können Sie genau dies tun. Klicken Sie auf Ändern, um das Dashboard als eine andere Person anzuzeigen.
Nehmen Sie Aktualisierungen und Bearbeitungen vor und arbeiten Sie zusammen (2). Führen Sie auf der Symbolleiste allgemeine Aufgaben aus, wie z. B. das Aktualisieren von Dashboard-Daten.
Zeigen Sie Quellberichte an (3). Um den Quellbericht eines Widgets anzuzeigen, klicken Sie auf View Report (Bericht anzeigen). Alle Filter, die auf das Dashboard angewendet wurden (einschließlich Diagrammfilter), werden auf den Quellbericht angewendet.
Interagieren Sie mit Diagrammen (4). Bewegen Sie den Mauszeiger über Diagrammsegmente, um weitere Details einzublenden. Klicken Sie auf ein Diagrammsegment oder einen Datenpunkt, um den Quellbericht nach Ihrer Auswahl gefiltert anzuzeigen.
Vergrößern Sie ein Widget (5). Möchten Sie eine Komponente größer anzeigen? Klicken Sie auf , um ein Widget zu vergrößern. Dieser "Trick" ist besonders eindrucksvoll, wenn Sie Ihre Daten bei Besprechungen präsentieren!

Beispiel-Dashboard, das zeigt, wie ein vergrößertes Bild eines Widgets angezeigt wird.

Einbinden des Teams mit Feeds und Abonnements

Berichte und Dashboards sind ideal für die Zusammenarbeit an genau bezifferten Zielen, wie z. B. der Erfüllung einer Quote oder dem Abschluss von Kundenvorgängen. Mit Feeds und Abonnements können Sie Ihr Team ganz leicht einbinden.

Sobald Ihr Salesforce-Administrator die Feed-Verfolgung für Berichte und Dashboards aktiviert, verfügt jeder Bericht und jedes Dashboard über einen eigenen Feed. Sie öffnen ihn, indem Sie auf die Schaltfläche "Zusammenarbeiten" klicken. Im Feed können Sie Personen und Gruppen erwähnen, um sicherzustellen, dass alle im Bild sind.

Wenn Sie auf ein bestimmtes Widget aufmerksam machen oder eine Frage dazu stellen möchten, können Sie auch im Feed einen Widget-Snapshot posten, während Sie das Dashboard betrachten.

Zum Teilen eines Dashboard- Widgets vergrößern Sie dieses zunächst, indem Sie auf klicken. Danach klicken Sie auf Zusammenarbeiten , schreiben einen Post und klicken auf Freigeben.

Mit Abonnements können Sie Berichte und Dashboards aktualisieren und dann automatisch nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan per E-Mail versenden. Haben Sie am Montagmorgen eine Besprechung mit der Verkaufsabteilung? Müssen Sie bei diesem Termin über den aktuellen Stand der Opportunity-Pipeline informieren? Abonnieren Sie Ihr Vertriebs-Pipeline-Dashboard und legen Sie fest, dass es am Montagmorgen um 8:00 Uhr aktualisiert wird. Wenn Sie im Büro ankommen, steht das Dashboard in Ihrem E-Mail-Posteingang bereit. Möchten Sie, dass Ihr Team es vor der Besprechung überprüft? Fügen Sie sie als Abonnenten hinzu!

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