Arbeiten mit Ihren Daten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Finden der notwendigen Informationen auf Datensatzseiten
  
• Auswählen der Aktion zum Erstellen oder Bearbeiten von Datensätzen, die am besten zu Ihrem Ziel passt
  
• Zurechtfinden in einer Lightning-Konsolenanwendung
  

Grundlegendes zur Verwendung von Datensätzen in Lightning Experience

In Salesforce Classic werden Datensatzdetails, Themenlisten und der Datensatz-Feed zusammen auf einer langen Seite angezeigt. Dieses Layout kann insbesondere bei Datensätzen mit vielen Feldern und anderen Daten zu unendlich viel Scrollen führen. Lightning Experience strafft die Datensatzanzeige, indem Details auf verschiedene Registerkarten verteilt werden. Dieser neue Ansatz reduziert den Scrollaufwand und macht es schneller, die gewünschten Informationen zu finden und zu nutzen. Sehen wir uns an, wie Ihre Datensätze in Lightning Experience aussehen.

Eigentlich ist es gar nicht so einfach, Ihnen zu zeigen, wie Ihre Datensätze aussehen, da es so viele Möglichkeiten gibt, wie Ihr Administrator Informationen auf der Seite platzieren kann. Außerdem kann sich das Datensatzlayout auch von Objekt zu Objekt unterscheiden. Es wird wohl das Beste sein, das standardmäßige Datensatzlayout in Lightning Experience durchzugehen. Behalten Sie einfach im Hinterkopf, dass sich einige Dinge an anderen Positionen auf Ihren Datensatzseiten befinden können und manche Funktionen für Ihre Organisation eventuell gar nicht aktiviert sind.

Hier gibt es ganz schön viele Unterschiede. Und da Lightning Experience Ihnen ermöglichen soll, Ihre Arbeit leichter und schneller zu erledigen, sind diese Änderungen auch nicht nur oberflächlicher Natur.

• Standardmäßig werden Leads und Opportunities in einer so genannten Arbeitsumgebung geöffnet. Die Arbeitsumgebung ist für die Durchführung von Aktionen optimiert und beinhaltet alles, was Vertriebsteams benötigen, um Leads zu qualifizieren und zu konvertieren oder Geschäfte abzuschließen.
  
• Accounts und Kontakte enthalten viele gleiche Elemente wie Arbeitsumgebungen. Doch bei der Arbeit mit Accounts und Kontakten kommt es darauf an, Informationen schnell zu finden. Diese Datensätze sind also im Hinblick auf schnelles Nachschlagen und schnellen Überblick optimiert.
  

Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf die Informationen werfen, die Sie wahrscheinlich in den meisten Datensätzen sehen werden, unabhängig vom Objekt.

• Hervorhebungsbereich (1): Oben auf der Seite wird hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Details eines Datensatzes angezeigt. Der Datensatzname ist hier immer zu finden. Die anderen angezeigten Felder werden von Ihrem Administrator bestimmt.
  
• Details (2): Alle Felder eines Datensatzes werden auf der Registerkarte "Details" angeordnet.
  
• Themenlisten (3): Erinnern Sie sich noch, wie Sie in Salesforce Classic endlos scrollen mussten, bis Sie das Ende der Datensätze erreichten und zu den Themenlisten gelangten? In Lightning Experience gelangen Sie mit einem Klick zu den Themenlisten, die entweder links auf der Seite (bei Opportunities und Leads) oder auf der Registerkarte "Themen" zusammengefasst sind. Wir befassen uns bald noch ausführlicher mit Themenlisten.
  
• Aktivitäten und Chatter (4): Sie können Aktivitäten protokollieren und zusammen an Datensätzen arbeiten, genau wie in Salesforce Classic. Diese überarbeiteten Funktionen werden im Modul Lightning Experience – Produktivität eingehend behandelt.
  

Und jetzt kommen wir zu einer Lightning Experience-Zeitsparfunktion, die Sie begeistern wird: Schnellansicht-Einblendungen (5). Sie bewegen einfach die Maus über einen beliebigen Datensatz-Link auf der Seite und blenden damit eine Reihe von Details und zugehörigen Informationen ein, ohne zu navigieren. Sie können von der Schnellansicht aus auch schnell zu einem neuen Datensatz wechseln.

Suchen nach verwandten Informationen

Mit Lightning Experience gehört das Scrollen auf der Suche nach Themenlisten am Ende von Datensätzen der Vergangenheit an. Verwandte Informationen werden jetzt in kompakten Themenlistenkarten angezeigt. Wenn für Themenliste ein breiter Bereich auf der Seite zur Verfügung steht, wie es bei Accounts und Kontakten der Fall ist, werden die Karten auf der Registerkarte "Themen" angezeigt (1). Steht für die Anzeige von Themenlisten nur einer schmaler Bereich auf der Seite zur Verfügung, wie in der Lead- und Opportunity-Arbeitsumgebung sowie bei Gruppen und Personen, werden Karten meist rechts auf der Seite gruppiert (2).

• Ist viel Platz für Themenlisten verfügbar, zeigt jede Themenlistenkarte bis zu sechs Datensätze. Bei der Anzeige in einem schmalen Fenster enthalten Themenlistenkarten bis zu drei Datensätze. Damit die Informationen gut auf einen Blick erfasst werden können, werden in jedem Datensatz der Liste bis zu vier Felder hervorgehoben.
  
• Wenn der von Ihnen gesuchte verwandte Datensatz auf der Themenlistenkarte aufgeführt ist, klicken Sie auf den Namen des Datensatzes, um die zugehörigen Details einzublenden (1).
  
• Um die gesamte Themenliste mit ihren sämtlichen Datensätzen und Feldern anzuzeigen, klicken Sie auf Alle anzeigen (2).
  
• Themenlistenschaltflächen (3) befinden sich rechts oben auf jeder Themenlistenkarte.
  

Ihr Administrator hat viele Möglichkeiten anzupassen, wie und wo Themenlisten in Datensätzen angezeigt werden. Eine zeitsparende Möglichkeit sind Direktlinks zu Themenlisten, die es unnötig machen auf Alle anzeigen zu klicken, um alle Felder und Datensätze einer Liste einzublenden. Stattdessen können Sie einfach die Maus über Direktlinks bewegen und sich die vollständigen Details mehrerer Themenlisten in schneller Folge ansehen. Außerdem können Sie Aktionen direkt vom Einblendungsfenster aus ausführen. Fragen Sie bei Ihrem Administrator nach, fall Ihre Organisation diese Funktion nicht nutzt.

Anpassen der in einem Datensatz angezeigten Themenlisten

In der Anfangszeit Ihrer Verwendung von Salesforce Classic haben Sie möglicherweise Zeit damit verbracht, die Datensatzseiten Ihrer Objekte anzupassen, damit Sie nur die Themenlisten sehen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Glücklicherweise haben diese Einstellungen auch in Lightning Experience weiterhin Bestand. Die Auswahl und Anordnung der Themenlisten in Ihren Datensätzen sollte daher genau Ihren Vorstellungen entsprechen.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Ihr Administrator das Seitenlayout für die Einführung von Lightning Experience in Ihrem Unternehmen geändert und Ihre persönlichen Themenlisten-Anpassungen überschrieben hat. Keine Sorge! Sie können die Seiten schnell wird anpassen, indem Sie im Abschnitt "Anzeige & Layout" Ihrer persönlichen Einstellungen Meine Seiten anpassen auswählen.

Ein paar Themenlisten aus Salesforce Classic, wie z. B. "HTML-E-Mail-Status", "Inhaltszustellungen" und "Live-Chat-Abschriften" stehen in Lightning Experience nicht zur Verfügung. Falls Sie eine Themenliste, die Sie in Salesforce Classic verwenden, nicht finden, lesen Sie unter What are the Gaps Between Lightning Experience and Salesforce Classic in der Salesforce-Hilfe nach.

Durchführen von Aktionen zu Datensätzen

Salesforce Classic gruppiert Chatter-Aktionen, Aktivitätsaktionen und Schnellerstellungsaktionen im Chatter-Publisher, während Schaltflächen im Zusammenhang mit dem eigentlichen Datensatz im Detailabschnitt angezeigt werden. Um den Workflow zu optimieren, haben wir bei Lightning Experience einen anderen Ansatz gewählt: Hier werden Aktionen und Schaltflächen nach Funktionen gruppiert.

Aktionen für Datensätze in Lightning Experience werden an einer von drei Stellen angezeigt.

• Die Registerkarte "Chatter" (1) bietet Chatter-Standardaktionen: "Posten", "Abstimmung" und "Frage" (und, falls Gruppen vorhanden sind, auch die Aktion "Ankündigung").
  
• Die Registerkarte "Aktivität" (2) enthält alle auf Aktivitäten bezogenen Aktionen einschließlich "Neue Aufgabe", "Neues Ereignis", "Anruf protokollieren" und "E-Mail".
  
• Die restlichen Aktionen, die Sie in Salesforce Classic im Chatter-Publisher finden, und alle Schaltflächen, die Sie bisher im Detailbereich gesucht haben, befinden sich im Aktionsmenü des Datensatzes (3). Hier finden Sie auch die Chatter-Schaltfläche Folgen.
  

Wie sieht es mit benutzerdefinierten Links aus? Wie in Salesforce Classic befinden sie sich in den Datensatzdetails im unteren Teil der Seite auf der Registerkarte "Details".

Create and Update Records

Sie erstellen und aktualisieren Datensätze den lieben langen Tag. Diese Routinetätigkeiten sind in Lightning Experience weitgehend identisch. Hier finden Sie eine kurze Wiederholung.

Müssen Sie einen neuen Datensatz einrichten?

Hier haben Sie jede Menge Möglichkeiten, die alle nur einen oder zwei Mausklicks von Ihrer aktuellen Seite entfernt sind.

Erstellen von Datensätzen für ein spezifisches Objekt

• "Quick and Dirty": Verwenden Sie die Schnellerstellungsaktionen aus dem Menü "Globale Aktionen" (1), um einen Datensatz nur mit den grundlegenden Details zu beginnen. Sie können den Datensatz später bearbeiten, um weitere Informationen hinzuzufügen.
  

• Alle Details: Verwenden Sie die Verknüpfungen in der Navigationsleiste (2) oder klicken Sie auf Objektstartseiten auf Neu (3), um bei der Erstellung alle Felder eines Datensatzes auszufüllen.
  

Erstellen verwandter Datensätze

• Verwenden Sie eine Erstellungsaktion aus dem Aktionsmenü eines Datensatzes (4) oder klicken Sie in Themenlisten auf Neu (5).
  

Müssen Sie die Detail in bestehenden Datensätzen ändern?

Sie haben die gleichen Möglichkeiten wie in Salesforce Classic, und zusätzlich gibt es ein paar Überraschungen.

Bearbeiten angezeigter Datensätze

• Alle Felder: Klicken Sie im Aktionsmenü des Datensatzes auf Bearbeiten. Abhängig von Ihrer Organisation befindet sich die Option eventuell im Dropdown-Menü. Sie müssen nicht zuerst zur Registerkarte "Details" wechseln.
  
• Nur bestimmte Felder mit Inline-Bearbeitung: Klicken Sie auf der Registerkarte "Details" auf das Symbol (7) neben dem gewünschten Feld.
  

Und das hier wird Ihnen sicherlich gefallen: Sie können an diesem Punkt alle Felder des Datensatzes bearbeiten, falls Ihnen andere Details auffallen, die geändert werde müssen.

Bearbeiten von Datensätzen von anderen Positionen aus

• In Listenansichten oder Themenlisten wählen Sie Bearbeiten aus dem Dropdown-Menü für den gewünschten Datensatz aus (8).
  

Tipp

Es gibt einen kleinen, aber wichtigen Unterschied in Lightning Experience, wenn Sie die Inline-Bearbeitung nutzen, um Text zu einem Beschreibungsfeld oder einem anderen langen Textbereich hinzufügen. Durch Drücken der Eingabetaste wird der eingegebene Text festgeschrieben. Um neue Zeilen zum Feld hinzuzufügen, drücken Sie Umschalt + Eingabetaste.

Konsolenstil: Grundlegendes zum Arbeiten in Lightning-Konsolenanwendungen

Die Verwendung von Lightning-Konsolenanwendungen ist ganz einfach, da diese Anwendungen auf dynamische Umgebungen wie Call Center und Contact Center ausgelegt sind. Beachten Sie bei der Verwendung von Konsolenanwendungen zwei Dinge:

1. In Konsolenanwendungen können mehrere Datensätze – und verwandte Datensätze – in einem Bildschirm mit Registerkarten anzeigen. Registerkarten erleichtern Ihnen die Arbeit, da sie weniger Scrollen und Kontextwechsel erfordern und Ihr Workflow somit nicht ständig unterbrochen wird.
   
2. In Konsolenanwendungen können Sie in der geteilten Ansicht direkt von Listen aus arbeiten. Dank der geteilten Ansicht haben Sie die erforderlichen Listen weiterhin zur Hand, während Sie eine Reihe anderer Datensätze bearbeiten.
   

In Konsolenanwendungen können Sie zwischen Listen und Datensätzen hin und her wechseln, ohne den Überblick darüber zu verlieren, woran Sie gerade arbeiten. Zum Öffnen einer Lightning-Konsolenanwendung verwenden Sie den App Launcher.

So arbeiten Sie mit einer Konsolenanwendung:

• Um Objekte in einer Anwendung auszuwählen, verwenden Sie das Elementmenü in der Navigationsleiste (1).
  
• Datensätze werden als Arbeitsumgebungsregisterkarten geöffnet (2). Wenn Sie auf verwandte Datensätze in einer Arbeitsumgebungsregisterkarte klicken, werden diese Datensätze als Unterregisterkarten geöffnet (3). In diesem Beispiel sind zwei Arbeitsumgebungsregisterkarten für die Kundenvorgänge 00001000 und 00001010 geöffnet. Unter der Arbeitsumgebungsregisterkarte 00001010 sind drei Unterregisterkarten geöffnet, zu den auch verwandte Account- und Kontaktdatensätze gehören.
  
• Die geteilte Ansicht (4) erleichtert Ihnen, mehrere Datensätze und verwandte Elemente gleichzeitig zu managen. Sie können eine Listenansicht auf einer Seite des Bildschirms geöffnet lassen und auf der anderen Seite mit den Registerkarten und Unterregistern der Arbeitsumgebung weiterarbeiten. Sie können die geteilte Ansicht jederzeit schließen oder öffnen, indem Sie auf eine beliebige Stelle der vertikalen Trennlinie (5) zwischen dem Bereich der geteilten Ansicht und der Datensatzseite klicken.
  
• Die Dienstprogrammleiste ist eine ständig angezeigte Fußzeile, die Schnellzugriff auf Produktivitätstools wie Notizen oder Verlauf gibt (6). Im Dienstprogramm Verlauf können Sie ganz leicht auf Ihre zuletzt geöffneten Datensätze zugreifen. Dienstprogramme werden in verankerten Bereichen geöffnet, die geöffnet bleiben, wenn Sie navigieren.
  

Die Art und Weise, wie Informationen in Arbeitsumgebungsregisterkarten organisiert sind, hängt vom Objekt und den von Ihrem Administrator vorgenommenen Konfigurationseinstellungen ab. Einige Objekte, z. B. Kundenvorgänge in der Anwendung "Servicekonsole" sowie Accounts, Kontakte, Leads und Opportunities in der Anwendung "Sales Console", können von einem praktischen dreispaltigen Layout profitieren, mit dem Sie alles auf einmal sehen können.

• In der ersten Spalte werden Datensatzdetails mithilfe der Komponenten "Verwandter Datensatz" und "Themenliste" angezeigt (7).
  
• Die zweite Spalte enthält ein die schön zentrale Komponente "Hervorhebungsbereich", in der Sie wichtige Informationen auf einen Blick sehen (8). Der Feed zeigt Datensatzänderungen und Informationen für die Zusammenarbeit (9).
  
• Die dritte Spalte enthält weitere Themenlisten oder nützliche Knowledge-Artikel, sofern eine Knowledge Base eingerichtet wurde (10).
  

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Find Your Way Around Records in Lightning Experience
• Salesforce-Hilfe: Create and Update Records
• Salesforce-Hilfe: Lightning-Servicekonsole
• Salesforce-Hilfe: Lightning Sales Console