Arbeiten mit Leads und Opportunities

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Verwenden der Lead-Arbeitsumgebung, um Aktionen für Leads durchzuführen und ihre Konvertierung voranzutreiben
  
• Verwenden der Opportunity-Arbeitsumgebung, um mehr Aufgaben mit Kontext und weniger Klicks durchzuführen
  
• Anzeigen aussagekräftiger Erkenntnisse zu einer wirkungsvollen Vertriebsstrategie mit Accounts und Kontakten
  

Gewinnen von Erkenntnissen zum Vertriebsmanagement mithilfe von Salesforce

Salesforce bietet eine Reihe leistungsstarker Tools, mit denen Sie Ihre Vertriebsmanagementstrategie unterstützen. Bei einem geringeren Zeitaufwand und mit weniger Mausklicks erreichen Sie nun mehr.

Sie müssen schnell einen Anruf mit einem potenziellen Kunden protokollieren? Dazu gibt es den praktischen Composer. Sie möchten einen schnellen Überblick erhalten, bevor Sie eine Person bei einem wichtigen Account anrufen? In den Account-Erkenntnissen erfahren Sie alles Erforderliche. Sie benötigen eine praktische Möglichkeit zur Visualisierung Ihrer aktiven Geschäfte? In Dashboards erhalten Sie einen Überblick oder Sie erstellen schnell ein Diagramm aus einer Ihrer Listenansichten.

Ganz egal, was Sie benötigen – Salesforce bietet immer eine Option dafür.

In der vorherigen Lektion haben Sie Ihren Arbeitstag effizient auf der Seite "Home (Startseite)" begonnen. Jetzt sehen wir uns an, wie Sie Geschäfte zum Abschluss bringen. Wir setzen unsere Tour mit dem Thema Lead-Verwaltung fort.

Arbeiten mit Ihren Leads

Zur Erinnerung: Leads sind Ihre potenziellen Kunden, die bereits ein Interesse an Ihrem Produkt bekundet haben, die Sie aber noch nicht als Käufer qualifizieren konnten. In Salesforce ist Ihr Ziel das Konvertieren von Leads. Sie möchten, dass sich ein potenzieller Kunde für den Kauf qualifiziert. Durch das Konvertieren eines Leads werden ein Kontakt und ein Account sowie eine Opportunity erstellt. Zunächst müssen Sie diesen Lead jedoch qualifizieren.

Die Arbeitsumgebung für Leads ist eine leistungsfähige Schnittstelle, in der alle erforderlichen Aktionen für eine Konvertierung hervorgehoben werden. An zentraler Stelle befindet sich der Vertriebspfad, der an Ihren Vertriebsprozess angepasst werden kann, um den jeweiligen Status der einzelnen Elemente und entsprechende Anleitungen in jeder Phase anzuzeigen. Wenn Sie sich beispielsweise im Status "Offen – nicht kontaktiert" befinden, möchten Sie vielleicht eine Hilfestellung dazu erhalten, über welche Kanäle Sie Ihren Lead erreichen können, oder Sie sind an Vorschlägen interessiert, wie Sie eine überzeugende Sprachnachricht hinterlassen können. Wenn Sie sich in der Phase "In Arbeit – kontaktiert" befinden, ist es eventuell hilfreich, wenn Sie mehrere Qualifizierungsfragen aus Vorschlägen Ihrer besten Verkäufer im Team zur Auswahl haben.

Es gibt auch einen praktischen Composer, mit dem Sie einfache Aktualisierungen vornehmen können, u. a. einen Anruf protokollieren, eine Besprechung anberaumen oder eine Folgeaufgabe erstellen.

Auf der Registerkarte für die Zusammenarbeit können Sie gemeinsam mit Kollegen an diesem bestimmten Datensatz arbeiten. Vielleicht kennen Sie ja jemanden, der in einem anderen Unternehmen bereits einmal mit diesem Lead zusammengearbeitet hat. Sie können diese Person in einem Post erwähnen und fragen, ob sie Ihnen Informationen und Tipps zu Vertriebsstrategien geben kann, die Ihnen bei der Konvertierung des Leads helfen könnten.

Wenn nicht alle gewünschten Felder angezeigt werden, klicken Sie auf die Registerkarte "Details", um die komplette Ansicht zu sehen.

Sie können Ihre Geschäfte also vorantreiben, aber auch wichtige Details ganz oben auf der Seite hervorheben. Eine Aktivitätszeitachse zeigt Ihnen die nächsten Schritte und alle bisherigen Aktionen an, und über die X-Integration (ehemals Twitter) erhalten Sie stets die neusten Nachrichten aus sozialen Medien. Zur Erinnerung: Wir hatten einen Lead, den wir konvertieren wollten und bei dem es eine überfällige Folgeaufgabe gab. Sie sehen diese Aufgabe hier auf der Seite.

Also, kümmern wir uns darum und sehen wir, ob wir diesen Lead konvertieren können. Nachdem Sie

den Lead im Detail geprüft haben, rufen Sie ihn an und finden heraus, dass er sich für den Kauf qualifiziert. Sie aktualisieren die Aufgabe für den Abschluss und können jetzt konvertieren. In der oberen rechten Ecke der Arbeitsumgebung klicken Sie auf "Konvertieren" und erstellen den Account und die Opportunity.

Sobald das erledigt ist, erhalten Sie eine Bestätigung. Gute Arbeit!

Jetzt haben Sie einen Kontakt mit einem zugehörigen Account und einer Opportunity. Alle wurden automatisch als Teil des Konvertierungsvorgangs erstellt. Wahrscheinlich würden Sie am liebsten gleich mit der Opportunity weiterarbeiten. Sehen wir uns aber zunächst den Kontakt und den Account an.

Referenzieren von Kontakten und Accounts

Wie bereits erwähnt, sind Accounts Unternehmen, juristische Personen oder Organisationen, mit denen Sie Geschäfte machen. Kontakte sind die Personen, die für diese Accounts arbeiten oder zu ihnen gehören. Bei der Arbeit mit Accounts und Kontakten in Salesforce möchten wir, dass Sie Informationen schnell finden können. Daher gibt es eine Seite mit einer Kurzübersicht, die einen schnellen Überblick bietet.

Sehen wir uns das an. Hier sehen Sie den Kontakt, den wir soeben aus unserem Lead konvertiert haben. Zunächst fällt auf, dass diese Seite anders als die Lead-Seite aussieht. Hier konzentrieren wir uns auf Opportunities, Kundenvorgänge und Notizen, die mit dem Kontakt zu tun haben. Wenn Sie Ihren X-Account (ehemals Twitter) verknüpfen, ermöglichen Sie zudem eine Integration in soziale Netzwerke. Außerdem gibt es unten rechts auf der Seite neben der Registerkarte zur Zusammenarbeit einen Composer, mit dem Sie Aktualisierungen vornehmen können.

Wie beim Lead gibt es oben im Datensatz eine Reihe von hervorgehobenen Feldern. Eines davon ist der Account, der erstellt wurde, als wir den Lead konvertierten. Wenn Sie die Maus darüber bewegen, sehen Sie auf einen Blick die Details. Mehr erfahren Sie durch einen einzelnen Klick.

Klicken wir darauf. Jetzt sehen Sie den Account. Das Layout ist ähnlich wie beim Kontakt, aber Sie sehen außerdem eine Liste aller Kontakte, die mit dem angezeigten Account verknüpft sind. Hier ist der angezeigte Kontakt. Wenn Sie die Maus über den Link bewegen, sehen Sie zudem die Details auf einen Blick.

Sie möchten zurück zum Kontakt wechseln? Klicken Sie einfach auf den Link. Sie können auf diese Weise durch alle Seiten in Salesforce navigieren, indem Sie auf die Links für jeden Datensatz klicken. Sehen wir uns das noch einmal an. Wir klicken auf die Opportunity, um die Opportunity-Arbeitsumgebung anzuzeigen.

Arbeiten mit Ihren Opportunities

Willkommen! Jetzt sind Sie an einem Ort angelangt, an dem Sie die meiste Zeit in Salesforce verbringen werden. Hier passiert die ganze Action. Sie sehen Ihre konvertierten Leads und bringen Ihre Geschäfte zum Abschluss. Legen wir also los!

An zentraler Stelle steht wie immer der Vertriebspfad. Es handelt sich um einen Pfad, der jedoch für Ihre Opportunity-Phasen optimiert wurde. Manchmal gibt es bei Opportunities mehr Phasen als bei Leads. Daher ist es enorm wichtig, dass Sie die entsprechenden zugehörigen Anleitungen erhalten.

Apropos Coaching im Pfad – im Folgenden sehen Sie einige Beispiele für nützliches Coaching zu verschiedenen Phasen des Vertriebsprozesses.

Schnell eine bewährte Vorgehensweise: Von Ihrem Administrator erhalten Sie Tipps zum Crowdsourcing Ihrer besten Vertriebsmitarbeiter, um die Anleitungen im Pfad zu füllen. Dadurch ergeben sich mehrere Vorteile, u. a.: Erstens festigen Sie einheitliche Verkaufsmethoden in Ihrem Team. Zweitens helfen Sie den weniger erfolgreichen Mitarbeitern dabei, zu erstklassigen Verkäufern zu werden und drittens gelingt die Eingliederung neuer Mitarbeiter wesentlich schneller mit den Just-in-Time-Anleitungen in Salesforce.

Wie schon bei Leads gibt es einen Composer zum Erstellen von Folgeaufgaben und Besprechungseinladungen sowie Registerkarten zur Zusammenarbeit und eine detaillierte Ansicht aller Felder im Datensatz.

Außerdem gibt es eine nützliche Funktion zum Hinzufügen eines Kontakt und Zuweisen einer Kontaktrolle – die Arbeitsumgebung müssen Sie dazu nicht verlassen.

Jetzt kennen Sie das Layout und können mit der Arbeit beginnen. Auf der Startseite haben Sie bemerkt, dass für eine ihrer größten Opportunities keine Folgeaufgabe erstellt worden war. Kümmern Sie sich gleich darum, indem Sie mit dem Composer eine Aufgabe hinzufügen. Klicken Sie auf "Home (Startseite)".

Klicken Sie vom Assistenten aus auf die Opportunity.

Unter "Aktivität in der Vergangenheit" sehen Sie, dass der letzte Anruf beim Kunden gestern erfolgt ist und die Verträge bereit liegen.

Erstellen Sie also eine Folgeaufgabe für morgen. Sie möchten nachfragen, wie die Dinge laufen.

Jetzt haben Sie die Aufgabe erstellt und sind sich sicher, dass das Geschäft morgen abgeschlossen werden kann. Gehen Sie noch einen Schritt zurück und sehen Sie sich alle Ihre Opportunities in der Vertriebs-Pipeline an, um sicherzustellen, dass Sie sonst nichts übersehen haben. Dazu wechseln Sie zur Opportunities-Objektstartseite, indem Sie auf "Opportunities" klicken.

Dann wählen Sie eine Listenansicht aus, z. B. "Alle Opportunities", und wählen die Kanban-Ansicht.

Nun können Sie die Kanban-Ansicht verwenden.

Verwenden der Kanban-Ansicht

Die Kanban-Ansicht zeigt eine Reihe von Datensätzen in Spalten an. So können Sie Ihre Arbeit auf einen Blick nachverfolgen. Zum Aktualisieren des Status eines Datensatzes ziehen Sie diesen einfach in eine andere Spalte. Sie können das Kanban-Board konfigurieren, indem Sie auswählen, auf welchen Feldern die Spalten und Zusammenfassungen basieren sollen. Und Sie können personalisierte Warnungen zu wichtigen Opportunities ad-hoc abrufen.

• Visualisieren Sie Ihre Arbeit nach Phase oder Status.
  
• Verschieben Sie Datensätze zwischen den Spalten mithilfe von Ziehen und Ablegen.
  
• Konfigurieren Sie die Spalten und Zusammenfassungsfelder im Handumdrehen.
  
• Bearbeiten oder löschen Sie Datensätze, um diese auf dem neuesten Stand zu halten.
  
• Erstellen Sie schnell Filter, um nur die gewünschten Daten zu sehen.
  
• Bei Opportunities erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn bei einem wichtigen Geschäft eine Aktion erforderlich ist.
  

1. Die Datensätze in der Kanban-Ansicht basieren auf der ausgewählten Listenansicht.
   
2. Sie können ganz einfach zwischen der Rasterlistenansicht und der Kanban-Ansicht wechseln.
   
3. Filtern Sie Ihre Datensätze, um eine bestimmte Teilmenge Ihrer Datensätze anzuzeigen.
   
4. Suchen Sie nach Datensätzen innerhalb der aktuellen Ansicht.
   
5. Wählen Sie aus, welcher Datensatztyp angezeigt werden soll.
   
6. Spalten werden so erstellt, dass sie auf dem Gruppierungsfeld beruhen.
   
7. Ändern Sie die Anordnung und Zusammenfassung von Spalten mithilfe von Kanban-Einstellungen.
   
8. Um einen Datensatz schnell zu einer anderen Spalte zu verschieben, ziehen Sie die Karte.
   
9. Bei Opportunities weisen Warnungen darauf hin, wie Sie ein Geschäft auf Kurs halten, z. B. durch Erstellen einer Aufgabe oder eines Ereignisses.
   

Opportunity-Warnungen und die Kanban-Ansicht

Werfen wir einen Blick darauf, wie die Kanban-Ansicht Ihnen durch Opportunity-Warnungen hilft, Ihre Geschäfte anzukurbeln. Warnungen sind nur für Opportunities verfügbar. Mit Warnungen auf Karten in der Opportunity-Kanban-Ansicht behalten Sie entsprechende Geschäfte wie z. B. Opportunities ohne zugehörige Aktivitäten im Blick.

Apropos, hier sehen Sie unsere Opportunity, die Sie soeben konvertiert haben. Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, weil Sie noch keine Aktivität vorgenommen haben.

Das lässt sich mit wenigen Klicks beheben. Die Seite müssen Sie dazu nicht verlassen. Bewegen Sie einfach die Maus über die Benachrichtigung und klicken Sie auf "Neue Aufgabe".

Jetzt können Sie eine Aufgabe erstellen: Treffen zum Mittagessen.

Sie sehen, Sie mussten das Kanban-Board nicht verlassen. Sobald die Aufgabe erstellt wurde, verschwindet die Benachrichtigung.

Jetzt wissen Sie, wie Salesforce Ihre Vertriebsstrategie und Ihren Vertriebsprozess mit leistungsstarken Tools und Funktionen unterstützt. In der nächsten Lektion kommen wir zum Ende unserer Einführung. Wir sehen uns an, wie wir mit Datensätzen auf der aggregierten Ebene außerhalb des Kanban-Boards arbeiten.