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Zusammenarbeit mit Ihrem Salesforce-Administrator

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Beschreiben der Rolle des Salesforce-Administrators
  • Beheben häufiger Probleme ohne fremde Hilfe
  • Zurücklegen erster Schritte auf dem Weg zum Superuser

Was ist ein Salesforce-Administrator?

Ein Salesforce-Guru, ein Superheld, ein Administrator der Spitzenklasse. Eine Person, die mit Salesforce allerhand tolles Zeug anstellt. Der Titel lautet Salesforce-Administrator, aber wie so viele Administratoren, kümmert sich dieser Administrator um noch viel mehr als nur um Salesforce. Er ist auch der vertrauenswürdige Salesforce-Berater in Ihrem Unternehmen.

Wie gelingt das? Hier sehen Sie ein paar Beispiele für die Aufgaben vieler Administratoren:

  • Beratung zur bestmöglichen Anpassung von Salesforce an Ihre Arbeitsweisen
  • Konzeption automatischer Prozesse, mit denen Sie schneller und cleverer arbeiten
  • Hilfestellung für Ihr Unternehmen in Bezug auf die Arbeitsweise und den Einsatz neuer Funktionen
  • Zusammenarbeit mit anderen Benutzern zum Sammeln von Feedback und für Verbesserungen
  • Ausarbeitung und Bereitstellung von Schulungsprogrammen

Administratoren verwalten zudem Salesforce mithilfe ganz besonderer Berechtigungen, die nur für Systemadministratoren verfügbar sind. Sie können Ihre Salesforce-Organisation an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und speziell dafür konfigurieren.

Je nach der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer Salesforce-Bereitstellung wird Ihre Salesforce-Lösung wahrscheinlich unterschiedlich verwaltet. Vielleicht verfügen Sie über ein ganzes Verwaltungsteam oder aber nur über einen einzelnen Administrator, der eventuell auch noch andere Aufgaben, als die Verwaltung von Salesforce übernimmt.

In dieser Lektion erfahren Sie Genaueres zur idealen Zusammenarbeit mit Ihrem Administrator.

Zusammenarbeit mit Ihrem Administrator

Da Sie nun wissen, dass es in Ihrem Team einen Salesforce-Guru gibt, erstellen Sie im Geist wahrscheinlich schon eine Liste mit allen Ihren Anfragen.

Wenn Sie sich an Ihren Administrator wenden, sollten Sie dies über die speziell für Anfragen eingerichteten Kanäle tun. Eventuell gibt es ein benutzerdefiniertes Formular in Salesforce, das Sie ausfüllen müssen oder der Administrator zieht es vor, wenn Sie Ihre Anfrage in Chatter veröffentlichen. Fragen Sie Ihren Administrator, wie er eingehende Anfragen am liebsten erhalten möchte. So wird die Zusammenarbeit für Sie beide wesentlich einfacher.

Der zu verwendende Kanal kann zudem von der Art der Anfrage abhängen. Anfragen werden für gewöhnlich in die folgenden drei Kategorien eingeteilt.

  • Fehler
  • Fragen
  • Funktionsanfragen

Beachten Sie die Reihenfolge dieser Kategorien. Hierbei handelt es sich normalerweise auch um die Priorität, mit der diese Anfragen behandelt werden sollten. Jeder Anfragentyp muss anders bearbeitet werden. Für manche ist Ihr Administrator eventuell gar nicht zuständig. Sehen wir uns die einzelnen Anfragen genauer an.

Melden von Fehlern

Wenn Sie auf einen möglichen Fehler stoßen, gehen Sie zunächst wie folgt vor, bevor Sie das Problem berichten:

  1. Aktualisieren Sie Ihren Bildschirm.
  2. Melden Sie sich ab und anschließend wieder an.

Manchmal wird dadurch ein Problem bereits behoben.

Ist dies nicht der Fall, sollten Sie den Fehler über den von Ihrem Administrator gewünschten Kanal berichten. Folgendes sollte Ihr Bericht enthalten:

Schritte, um den Fehler zu reproduzieren Nummerierte Schrittanweisungen zu den Aktionen, die Sie vorgenommen haben, als das Problem auftrat.
Ergebnis Wie lautet das Problem?
Erwartetes Ergebnis Was sollte Ihrer Meinung nach zu sehen sein?
Verfügbare Problemumgehung Gibt es eine Möglichkeit, das Problem zu umgehen?
Schweregrad Wie dringlich ist das Problem?
Auswirkung Betrifft das Problem nur Sie oder auch andere Personen?

Sobald Sie den Fehler berichtet haben, bespricht Ihr Administrator mit Ihnen die Dauer der weiteren Vorgehensweise. Außerdem ist es eventuell erforderlich, dass Sie dem Administrator bei der Fehlerbehebung helfen. Dazu ist es hilfreich, wenn der Administrator auf dem Bildschirm sieht, was Sie sehen. Salesforce verfügt über eine Funktion, mit der Ihr Administrator sich mit Ihrem Account anmelden kann. Gehen wir das nun gemeinsam durch.

Anmeldezugriff gewähren

Wenn Sie Ihrem Administrator ein Problem melden, ist es sinnvoll, dass Sie ihm gestatten, sich mit Ihrem Benutzernamen anzumelden. So sieht der Administrator dasselbe wie Sie. Hierzu gehen Sie wie folgt vor.
  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Foto und wählen Sie Einstellungen. Profileinstellungen
  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Anmeldezugriff auf Account gewähren und legen Sie die Dauer fest. Anmeldezugriff auf Account gewähren

Stellen von Fragen

Über die Zusammenarbeit in Salesforce gelangen Sie im Handumdrehen an Informationen und können Fragen stellen. Die goldene Regel hierbei lautet: erst suchen, dann veröffentlichen. Je mehr Personen in Salesforce zusammenarbeiten und je länger Sie die Lösung bereits verwenden, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Frage bereits gestellt und beantwortet wurde.

Sie möchten noch andere Gründe hören, warum Sie Ihre Frage in Salesforce stellen sollten? Eventuell haben Sie nur einen Administrator, aber mit Sicherheit nutzt Ihr gesamtes Unternehmen Salesforce. Sie können also warten, bis Ihr Administrator antwortet oder Sie nutzen das Crowdsourcing für Ihre Frage. Vielleicht wird sie von einem Kollegen, einem Benutzer mit privilegiertem Zugriff (über diese Benutzer erfahren wir übrigens gleich noch mehr), von einer Führungskraft oder von allen drei beantwortet.

Funktionsanfragen

Sobald Sie mit der Nutzung von Salesforce beginnen und sehen, was möglich ist, kommen Ihnen eventuell auch Ideen dazu, wie man die Benutzererfahrung, die Automatisierung u. v. a. m. verbessern könnte. Solche Funktionsanfragen sollten Sie über die zu diesem Zweck vereinbarten Kanäle an Ihren Administrator weiterleiten.

Dabei sollten Sie unbedingt beachten, dass Funktionsanfragen für gewöhnlich eine niedrigere Priorität als Fehlerbehebungen haben. Zudem gibt es in Ihrem Unternehmen eventuell einen Verwaltungsausschuss für Salesforce, von dem alle Funktionsanfragen geprüft und anschließend priorisiert werden.

Sie möchten Einfluss auf die weitere Entwicklung von Salesforce nehmen? Dann überlegen Sie sich doch, ob der Status "Superuser" für Sie geeignet wäre.

Die Bedeutung der Superuser

Superuser sind Mitarbeiter, die die Ziele und den Wert von Salesforce verinnerlicht haben. Sie helfen ihren Kollegen bei der Arbeit in Salesforce gerne weiter und geben Feedback zu positiven und verbesserungswürdigen Funktionen der Lösung. Außerdem nehmen Sie die Schulung anderer Benutzer auch gern selbst in die Hand.

Erkennen Sie sich in dieser Beschreibung selbst? Falls ja, ist es Zeit, dass Sie ein Superuser werden. Wenn Ihr Unternehmen noch über kein offizielles Superuser-Programm verfügt, sollten Sie mit Ihrem Administrator sprechen und eines ins Leben rufen.

Dreamforce-Karte

Superuser geben oftmals Feedback weiter, nehmen an den Sitzungen des Verwaltungsausschusses teil und engagieren sich für die weitere Entwicklung von Salesforce. Sie helfen zudem anderen Benutzern und beantworten Fragen in Salesforce.

Dreamforce-Karte

Apropos Fragen: Gehen wir doch gemeinsam gleich ein paar allgemeine Fragen durch.

Allgemeine Fragen

Bevor Sie Ihre Frage in Salesforce stellen, sollten Sie sich diese häufigen Fragen ansehen, die wir bereits für alle Administratoren beantwortet haben.

Wie kann ich mein Kennwort zurücksetzen?

Suchen Sie nach dem Link "Haben Sie Ihr Kennwort vergessen?" auf der Anmeldeseite unter login.salesforce.com. Sie müssen Ihren Benutzernamen eingeben. Wenn Sie eine Sicherheitsfrage eingerichtet haben, geben Sie die Antwort darauf ein. Anschließend erhalten Sie per E-Mail einen Link, über den Sie Ihr Kennwort zurücksetzen und sich wieder bei Salesforce anmelden können.

Kennwort vergessen

Wenn Ihr Administrator Single-Sign-On aktiviert hat, ist Ihre Vorgehensweise zum Zurücksetzen Ihres Kennworts möglicherweise anders. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Administrator.

Wo finde ich die Elemente, die ich in der Navigationsleiste nicht sehe?

Die horizontale Navigationsleiste befindet sich immer am oberen Rand von Lightning Experience; so können Sie auf Objekte, wie Accounts oder Leads, zugreifen. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel einer Navigationsleiste für eine Callcenter-Anwendung.Navigationsleiste

Wenn Sie nach Objekten oder Funktionen suchen, die auf der Navigationsleiste nicht angezeigt werden, klicken Sie auf der Navigationsleiste auf App Launcher-Symbol, um den App Launcher zu öffnen. Klicken Sie auf Alle anzeigen, um alle Ihre Anwendungen und Elemente anzuzeigen.

App Launcher

Wenn Sie das gesuchte Element nicht finden, verwenden Sie das Suchfeld. Nehmen wir z. B. an, Sie suchen nach einem Element namens "Service". Geben Sie Service in das Suchfeld ein, um die Elemente und Anwendungen aufzurufen, die zu dem von Ihnen eingegebenen Suchbegriff passen.App Launcher: Suchfeld

Wie kann ich meine persönlichen Angaben ändern?

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Foto und wählen Sie "Einstellungen". Von dieser Seite "Persönliche Daten" aus können Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und arbeitsbezogene Daten aktualisieren.

Ändern der Profileinstellungen

Wo erhalte ich Hilfe?

Je nachdem, wonach Sie suchen, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Sie brauchen jetzt gleich Hilfe? Dann sind Sie hier genau richtig.

Hilfesymbol

Klicken Sie auf das Fragezeichen rechts oben. Sie erhalten sofort Kontexthilfe zu dem Bereich, in dem Sie sich gerade in Salesforce befinden. Wenn Sie beispielsweise eine Opportunity ansehen und auf das Fragezeichen klicken, wird eine Liste mit Videos und Inhalten angezeigt, die Ihnen sofort weiterhelfen.

Hilfe und Schulung
  1. Holen Sie sich Hilfe zum aktuellen Thema.
  2. Nutzen Sie Hilfe, Schulungen und Knowledge-Artikel.
  3. Holen Sie sich Hilfe Hilfe vom Support.
  4. Welche Erfahrungen haben Sie bei der Nutzung von Salesforce gemacht? Geben Sie uns Ihr Feedback.

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Sie suchen nach Gleichgesinnten? Besuchen Sie eine Salesforce-Veranstaltung. Werden Sie Mitglied bei Ihrer Benutzergruppe vor Ort. Hier treffen Sie persönlich andere Kunden, die Salesforce verwenden. Sehen Sie sich Dreamforce an, unsere jährliche Benutzerkonferenz. Hier finden Sie Schulungen, erfahren Genaueres zu bewährten Vorgehensweisen, erhalten neue Ideen u. v. a. m. Wenn Sie an Dreamforce nicht teilnehmen können, sehen Sie in unserem Veranstaltungskalender nach, ob es in Ihrer Nähe Veranstaltungen gibt.

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