Erste Schritte mit Salesforce

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Anmeldung bei Salesforce durchführen
  
• Navigieren innerhalb der Benutzeroberfläche
  
• Erläutern der Unterschiede zwischen Lightning Experience und Salesforce Classic
  
• Zugreifen auf viele wichtige Funktionen in Salesforce
  

Willkommen bei Lightning Experience

Willkommen bei Lightning Experience! Lightning Experience ist eine moderne, produktive Benutzeroberfläche, die Ihrem Vertriebsteam dabei helfen soll, effizienter zu arbeiten und mehr zu erreichen.

Bei Lightning Experience haben wir die Desktop-Umgebung neu gestaltet, um Ihre Vertriebs- und Serviceprozesse zu unterstützen. Das Ergebnis ist eine produktivere Oberfläche, die so gestaltet wurde, dass Sie Ihre Vertriebs- und Servicemitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt.

Lightning Experience bezieht sich auf Seiten in Salesforce, die für Vertriebs- und Servicezwecke optimiert sind. Dabei gibt es neue Funktionen, die Ihnen helfen, sich auf die richtigen Aktivitäten zu konzentrieren, immer wenn Sie sich bei Salesforce anmelden. Es gibt flexible, interaktive Tools, mit denen Vertriebsmitarbeiter in Sekundenschnelle Daten visualisieren und Geschäfte vorschlagen können.

Interessiert? Dann beginnen wir zunächst einmal mit Ihrer Anmeldung.

Anmelden bei Salesforce

Ihr Salesforce-Administrator legt beim Einrichten Ihrer Lösung auch fest, wie Sie sich anmelden. So können Sie beispielsweise einen unternehmensspezifischen URL aufrufen, um sich anzumelden. Sie geben Ihre Anmeldeinformationen ein und werden dann zu Salesforce weitergeleitet. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) kann auch verlangt werden. Fragen Sie Ihren Salesforce-Administrator nach dem Anmeldeprozess Ihres Unternehmens.

Für Kunden, die sich über den Standardprozess anmelden, lauten die Schritte wie folgt:

1. Der Salesforce-Administrator richtet Sie in Ihrer Salesforce-Organisation als Benutzer ein.
   
2. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Anmelden und Einrichten Ihres Kennworts.
   
3. Klicken Sie auf den Link, richten Sie Ihr Kennwort und die Sicherheitsfrage ein und klicken Sie auf Speichern. Sie werden dann an Ihre Salesforce-Organisation weitergeleitet.
   

Bei allen folgenden Anmeldungen gehen Sie wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zu login.salesforce.com (oder zum Anmelde-URL, den Ihnen Ihr Salesforce-Administrator genannt hat).
   
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein und klicken Sie dann auf Bei Salesforce anmelden.
   

Nachdem Sie sich bei Salesforce angemeldet haben, werden Sie zur Startseite weitergeleitet. Gehen wir das nun gemeinsam durch.

Startseite

Gleich nach Ihrer Anmeldung bei Salesforce gelangen Sie zur Startseite. Es handelt sich um eine intelligente Startseite im modernen Design. Dort finden Sie eine Reihe von Tools mit denen Sie Ihren Tag effizient beginnen. Auf der Startseite überwachen Sie die Leistung und gewinnen Erkenntnisse über wichtige Accounts. Sie können auch auf den Assistentên zugreifen, eine Aufgabenliste ansehen und herausfinden, welche Orte Sie besuchen sollten. Ihr Salesforce-Administrator kann benutzerdefinierte Startseiten erstellen, die zu unterschiedlichen Profilen angezeigt werden, sodass auf Ihrer Startseite ggf. unterschiedliche Funktionen angezeigt werden.

• Der Assistent verrät, was genau heute erledigt werden muss.
  
• Mit dem Leistungsdiagramm finden Sie heraus, wie weit Sie noch von Ihrem persönlichen Rekord entfernt sind.
  
• Gewinnen Sie schnell Erkenntnisse durch News
  
• Konzentrieren Sie Ihre Verkaufsaktivitäten auf Ihre wichtigsten Geschäfte.
  

1. Leistungsdiagramm: Überwachen Sie Ihre Leistung und aktualisieren Sie sie bis zum Ziel.
   
2. Assistent: Bleiben Sie auf dem Laufenden, indem Sie sich die Leads und Opportunities anzeigen lassen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
   
3. News: Behalten Sie Ihre wichtigen Accounts stets im Blick.
   
4. Anstehende Ereignisse: Sehen Sie sich auf Ihrem Kalender für heute die nächsten fünf Besprechungen an.
   
5. Heutige Aufgaben: Sehen Sie sich fünf heute fällige Aufgaben an.
   
6. Aktuelle Datensätze: Greifen Sie auf die zuletzt aufgerufenen Datensätze zu.
   
7. Wichtigste Geschäfte: Sehen Sie sich Ihre wichtigsten noch offenen Opportunities in einer praktischen Liste an.
   

Opportunity-Arbeitsumgebung

Wenn Sie sich an die Definitionen erinnern, die wir in der vorigen Lektion behandelt haben, wissen Sie, dass Opportunities Leads sind, die sich für den Kauf qualifiziert haben. Ganz egal, ob Sie über die Startseite, das Navigationsmenü, die Suche oder einen zugehörigen Datensatz in Salesforce zu einer Opportunity gelangen. Im Anschluss brauchen Sie eine leistungsstarke Arbeitsumgebung, in der Sie Ihre Aufgaben schnell erledigen und Ihre Energie auf das Verkaufen konzentrieren können.

Genau dafür wurde die Opportunity-Arbeitsumgebung konzipiert. Hier nimmt Ihr Verkaufsprozess die zentrale Position ein. Für jede Phase des Verkaufsprozesses finden Sie hier benutzerdefinierte Coaching-Skripts, Sie erhalten umgehend einen Überblick und sehen eine Aktivitätszeitachse. Datensätze können Sie schnell und mit wenigen Klicks erstellen.

1. Hervorhebungsbereich: Wichtige Informationen werden ganz oben im Datensatz angezeigt.
   
2. Pfad: Nutzen Sie die benutzerdefinierten Anleitungen für jede Phase im Verkaufsprozess.
   
3. Composer: Protokollieren Sie schnell einen Anruf, erstellen Sie eine Aufgabe oder senden Sie eine E-Mail.
   
4. Aktivitätszeitachse: Anzeigen von E-Mails, Aufgaben und Ereignissen, gruppiert nach Ihren nächsten Schritten und bisherigen Aktivitäten
   
5. Kurzübersicht Bewegen Sie die Maus über einen beliebigen verknüpften Datensatz, um Details zu sehen, ohne die Seite zu verlassen.
   

Accounts und Kontakte

Nicht vergessen: Sobald ein Lead konvertiert wird, wird auch ein Account und ein Kontakt in Salesforce erstellt. Ein Account ist ein Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, und ein Kontakt ist ein Mitarbeiter dieses Accounts. Wie bei Opportunities ist es von größter Bedeutung, dass Informationen zu einem Account oder Kontakt stets sofort verfügbar sind. Anders als bei Opportunities müssen Sie jedoch seltener Aktualisierungen vornehmen. Stattdessen haben wir das Layout dieser Seiten zum schnellen Nachschlagen optimiert. So finden Sie Informationen im Handumdrehen und erhalten schnell einen Überblick.

• Halten Sie sich mit integriertem Twitter und News über Ihre Kunden auf dem Laufenden
  
• Arbeiten Sie cleverer und halten Sie Ihre Daten sauber, indem Sie den Duplikatsabgleich auf Feldebene nutzen.
  
• Effiziente Suche nach wichtigen Daten mit einem speziell zum schnellen Nachschlagen entworfenen Layout
  
• Auf einen Blick: bisherige und anstehende Aktivitäten
  

1. Hervorhebungsbereich: Wichtige Informationen werden ganz oben im Datensatz angezeigt.
   
2. Nachrichten und Twitter-Integration: Bleiben Sie informiert über die aktuellen Neuigkeiten, die Ihre Kunden betreffen und bleiben Sie über soziale Medien in Verbindung.
   
3. Optimale Vorlage: Einfache Referenz für zugehörige Datensätze und Informationen auf einen Blick
   
4. Aktivitätszeitachse: Anzeigen von E-Mails, Aufgaben und Ereignissen, gruppiert nach Ihren nächsten Schritten und bisherigen Aktivitäten
   

Listenansichten

Mit Listenansichten können Sie Datensätze, die Ihnen wichtig sind, einfacher anzeigen. Anhand von Filtern erstellen Sie angepasste Listen mit Accounts, Kontakten, Opportunities oder anderen Datensätzen in Salesforce. Erstellen Sie z. B. eine Listenansicht mit Ihren Opportunities und filtern Sie diese nach dem Betrag. So sehen Sie, welche Geschäfte in der Pipeline am größten sind.

Listenansichten sind aber nicht nur Textspalten. Mit Listenansichtsdiagrammen, in denen Sie Ihre Daten grafisch darstellen, verleihen Sie Ihrer Produktivität neue Impulse. Und das geht im Handumdrehen – ganz ohne Administrator.

• Visualisieren Sie Daten in wenigen Sekunden mit Listenansichtsdiagrammen.
  
• Zeigen Sie ganz nach Belieben nur die Daten an, die Sie sehen möchten, indem Sie spontan Filter erstellen.
  
• Suchen Sie mithilfe der Worterkennungstechnologie schnell nach Ihrer Lieblingslistenansicht.
  

Dropdown-Menü mit Listenansichten (1) Klicken Sie auf , um auf Ihre Listenansichten zuzugreifen.

Listenverankerungssymbol (2) Klicken Sie auf , um eine Listenansicht anzuheften. Eine angeheftete Liste ist die Standardlistenansicht für dieses Objekt. Das Symbol steht für eine angeheftete Liste. Um eine andere Liste anzuheften, wählen Sie eine andere Listenansicht aus und heften sie stattdessen an.

Menü "List View Controls (Steuerelemente für Listenansicht)" (3) Klicken Sie auf , um auf Listenansichtsaktionen wie das Erstellen, Umbenennen, Duplizieren und Freigeben zuzugreifen. Sie können auch auswählen, welche Felder in einer Liste angezeigt werden sollen, und Filter bearbeiten, die Sie angewendet haben.

Symbol "Layouts" (4) Klicken Sie auf , um zwischen der Anzeige von Listen als standardmäßige Tabellenansicht () und der Kanban-Ansicht () umzuschalten. Das Symbol ändert sich entsprechend der ausgewählten Ansicht. Kanban ist ein Workflow-Visualisierungs-Tool. Wir befassen uns später noch mit der Kanban-Ansicht. Wenn Sie mit Aufgabenlisten arbeiten, können Sie auch die geteilte Ansicht () verwenden, um alle Ihre Aufgaben auf der linken Seite und die Details zu einer ausgewählten Aufgabe auf der rechten Seite anzuzeigen.

Aktualisierungssymbol (5) Klicken Sie auf , um eine Listenansicht schneller zu aktualisieren als durch erneutes Laden der gesamten Seite.

Bearbeitungssymbol (6) Klicken Sie auf , um Felder in Ihrer Liste zu ändern. Sie gelangen in das erste bearbeitbare Feld der Liste. Bearbeitete Felder werden gelb markiert, um Sie daran zu erinnern, Ihre Änderungen zu speichern.

Diagramm-Symbol (7) Klicken Sie auf , um Listendaten in einfache und leicht verständliche Bilder umzuwandeln, die Werte wie Prozentsätze, Summen pro Account, Verhältnis von Hundefreunden zu Katzenbesitzern und andere nützliche Informationen zeigen.

Filtersymbol (8) Klicken Sie auf , um die in einer Listenansicht angezeigten Datensätze einzuschränken oder zu erweitern, indem Sie Filter hinzufügen, ändern oder entfernen.

Die Kanban-Ansicht

Die Kanban-Ansicht zeigt eine Reihe von Datensätzen in Spalten an. So können Sie Ihre Arbeit auf einen Blick nachverfolgen. Zum Aktualisieren des Status eines Datensatzes ziehen Sie diesen einfach in eine andere Spalte. Sie können das Kanban-Board konfigurieren, indem Sie auswählen, auf welchen Feldern die Spalten und Zusammenfassungen basieren sollen. Und Sie können personalisierte Warnungen zu wichtigen Opportunities ad-hoc abrufen.

• Visualisieren Sie Ihre Arbeit nach Phase und Status.
  
• Verschieben Sie Datensätze zwischen den Spalten mithilfe von Ziehen und Ablegen.
  
• Konfigurieren Sie die Spalten und Zusammenfassungsfelder im Handumdrehen.
  
• Bearbeiten oder löschen Sie Datensätze, um diese auf dem neuesten Stand zu halten.
  
• Erstellen Sie schnell Filter, um nur die gewünschten Daten zu sehen.
  
• Bei Opportunities erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn bei einem wichtigen Geschäft eine Aktion erforderlich ist.
  

1. Die Datensätze in der Kanban-Ansicht basieren auf der ausgewählten Listenansicht.
   
2. Sie können ganz einfach zwischen der Rasterlistenansicht und der Kanban-Ansicht wechseln.
   
3. Filtern Sie Ihre Datensätze, um eine bestimmte Teilmenge Ihrer Datensätze anzuzeigen.
   
4. Suchen Sie nach Datensätzen innerhalb der aktuellen Ansicht.
   
5. Wählen Sie aus, welcher Datensatztyp angezeigt werden soll.
   
6. Spalten werden so erstellt, dass sie auf dem Gruppierungsfeld beruhen.
   
7. Ändern Sie die Anordnung und Zusammenfassung von Spalten mithilfe von Kanban-Einstellungen.
   
8. Um einen Datensatz schnell zu einer anderen Spalte zu verschieben, ziehen Sie die Karte.
   
9. Bei Opportunities weisen Warnungen darauf hin, wie Sie ein Geschäft auf Kurs halten, z. B. durch Erstellen einer Aufgabe oder eines Ereignisses.
   

Berichte und Dashboards

Berichte sind wie Listenansichten eine Auflistung von Datensätzen, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Anders als bei Listenansichten können Sie bei Berichten jedoch eine komplexere Filterlogik verwenden, Ihre Daten zusammenfassen und gruppieren, Berechnungen ausführen und anspruchsvollere Visualisierungen Ihrer Daten mithilfe von Dashboards erstellen.

Das wird Ihnen bestimmt gefallen: Erstellen Sie doch einfach kurzerhand Ihre eigenen Filter. Mit den von Ihrem Administrator erstellten Dashboards können Sie die erforderlichen Daten in einem flexiblen Layout hervorheben. Dabei sehen Sie mit ausdehnbaren Spalten mehr Dashboard-Elemente (Diagramme) in verschiedenen Größen in einem einzigen Dashboard.

• Sofortiges Erstellen von Filtern für Berichte
  
• Gestalten Sie ein visuell beeindruckendes Dashboard mit flexiblen Layouts und ausdehnbaren Spalten.
  
• Arbeiten Sie über Feeds mit anderen zusammen.
  

[Alt text: Bericht mit geöffneter Diagrammansicht und geöffnetem Filterbereich]

1. Berichtsdiagramme: Visualisieren Sie Ihre Daten im Handumdrehen je nach Bedarf.
   
2. Filter: Erstellen Sie schnell einen Filter, um Ihre Daten nach Wunsch aufzuteilen.
   
3. Einfaches Layout: Fügen Sie die gewünschten Spalten hinzu und sortieren Sie sie nach Wunsch.
   
4. Feldbearbeitung aktivieren: Aktualisieren Sie Ihre Berichte und Objektdatensätze effizient mit Inline-Bearbeitung, wodurch das Hin- und Herwechseln zwischen Seiten minimiert wird.
   

Das verwaltete Paket Vorkonfigurierte Dashboards bietet einsatzbereite Dashboards und Berichte für leitende Sponsoren, Vorgesetzte und Vertriebsmitarbeiter.

Suchen nach Datensätzen

Bei all den nützlichen Daten, die Sie in Salesforce erfasst haben, ist die Suche die schnellste Möglichkeit, die erforderlichen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu finden. In Lightning Experience können Sie oben auf der Seite suchen.

In diesem Video werden die Suche in Lightning Experience und die Navigation durch Suchergebnisse demonstriert.

Was tun, wenn das Gesuchte nicht gefunden wird?

• Überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung und ob Sie den vollständigen Suchbegriff eingegeben haben.
  
• Prüfen Sie nach, ob das Objekt oder Feld durchsuchbar ist.
  
• Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf den Datensatz haben. Die Suchfunktion gibt nur Ergebnisse zurück, zu deren Anzeige Sie berechtigt sind.
  
• Wenn Sie vor Kurzem den Datensatz erstellt oder aktualisiert haben, warten Sie ein paar Minuten, bis er durchsuchbar wird. Wenn Sie den Datensatz nach 15 Minuten nicht finden können, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
  

Andere überzeugende Funktionen

Sehen Sie sich diese weiteren Funktionen an.

• Navigieren Sie ganz einfach durch die Seiten, indem Sie das platzsparende, ausblendbare Navigationsmenü auf der linken Seite nutzen.
  
• Mit dem Tool "Notizen" und seinen Funktionen für automatisches Speichern und Rich Text sowie der Möglichkeit, eine Notiz mit mehreren Datensätzen zu verknüpfen, können Sie einfacher Notizen erstellen.
  
• Wechseln Sie über das Profilmenü zwischen Benutzer-Accounts oder zwischen Organisationen hin und her.
  

Was ist mit Salesforce Classic?

Wir haben uns auf Lightning Experience konzentriert, weil hier alle neuen Salesforce-Innovationen umgesetzt werden. Aber Salesforce Classic ist auch weiterhin verfügbar.

Oberflächlich sehen sich Salesforce Classic und Lightning Experience ziemlich ähnlich; doch der Eindruck kann täuschen, wie wir später sehen werden.

Viele Verbesserungen an Lightning Experience sind in Salesforce Classic nicht verfügbar, und einige Funktionen, die in Salesforce Classic zur Verfügung stehen, werden in Lightning Experience noch nicht unterstützt. Aus diesem Grund können Sie zwischen Lightning Experience und Salesforce Classic nach Bedarf hin und her wechseln.

Das erkennen Sie ganz einfach, wenn in Salesforce der "Umschalter" angezeigt wird. Wir erläutern diese Funktion gleich noch näher.

Hier ist er – der Umschalter

Mit dem Umschalter können Sie zwischen Lightning Experience und Salesforce Classic wechseln. Wie Sie gleich sehen werden: Er ist clever, der Umschalter. Wenn Sie zwischen Lightning Experience und Salesforce Classic wechseln, speichert der Umschalter diese Entscheidung als Ihre neue Standardeinstellung.

Aber wo ist der Umschalter? Klicken Sie ganz einfach rechts oben auf Ihr Foto. Daraufhin wird die Option für den Wechsel zu Salesforce Classic angezeigt.

Wenn Sie darauf klicken, sollten Sie beachten, dass Sie Ihre Standardeinstellung in Salesforce Classic ändern.

Wenn Sie wieder zurück zur Lightning Experience wechseln möchten, wählen Sie oben rechts Ihren Namen aus, und klicken Sie auf Zu Lightning Experience wechseln.

Wenn Sie darauf klicken, sollten Sie beachten, dass Sie Ihre Standardeinstellung zurück in Lightning Experience ändern. Schön, dass Sie wieder da sind!

Wenn Sie wissen, wie das Umschalten funktioniert, haben Sie schon eine Frage weniger an Ihren Salesforce-Administrator. Apropos Administrator: In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Sie am besten mit Ihrem Administrator zusammenarbeiten, um Salesforce optimal zu nutzen.