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Hinzufügen neuer Benutzer

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Beschreiben eines Benutzeraccounts und des darin enthaltenen Informationstyps
  • Hinzufügen eines einzelnen oder mehrerer Benutzer
  • Nutzen der mobilen Salesforce-Anwendung, um Benutzer unterwegs zu verwalten

Was ist ein Benutzer?

Als neuer Administrator führen Sie Benutzerverwaltungsaufgaben aus: Sie erstellen und bearbeiten Benutzer, setzen Kennwörter zurück, erteilen Berechtigungen, konfigurieren den Datenzugriff und vieles mehr. In dieser Lektion werden Benutzer und das Hinzufügen von Benutzern zu Ihrer Salesforce-Organisation behandelt.

Was ist also ein Benutzer? Ein Benutzer ist eine Person, die sich bei Salesforce anmeldet. Benutzer sind Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wie etwa Vertriebsmitarbeiter, Führungskräfte und IT-Spezialisten, die Zugriff auf die Daten des Unternehmens benötigen.

Jeder Benutzer in Salesforce hat einen Benutzeraccount. Der Benutzeraccount dient zur Identifizierung des Benutzers, und die Einstellungen des Benutzeraccounts bestimmen, auf welche Funktionen und der Datensätze der Benutzer zugreifen darf. Jeder Benutzeraccount enthält mindestens Folgendes:
  • Benutzername
  • E-Mail-Adresse
  • Vor- und Nachname des Benutzers
  • Lizenz
  • Profil
  • Rolle (optional)

Keine Sorge, wenn alle diese Dinge neu für Sie sind. Sie werden später ausführlicher behandelt.

Wenn Sie die Benutzer in Ihrer Organisation anzeigen und verwalten möchten, geben Sie in Setup in das Feld Schnellsuche den Begriff Benutzer ein und wählen dann Benutzer aus. In der Benutzerliste werden alle Benutzer in Ihrer Organisation angezeigt. Von der Liste "Benutzer" aus können Sie Folgendes durchführen:
  • Erstellen eines oder mehrerer Benutzer
  • Zurücksetzen der Kennwörter für ausgewählte Benutzer
  • Anzeigen der Detailseite von Benutzern durch Klicken auf Name, Alias oder Benutzername.
  • Bearbeiten von Benutzerdetails
  • Anmelden als beliebiger Benutzer, sofern die Systemberechtigung aktiviert ist oder der Benutzer Ihnen Systemadministrator-Anmeldezugriff gewährt hat

Wichtige Begriffe

In den Hintergrundinformationen zum Hinzufügen von Benutzern war eine ganze Reihe wichtiger Begriffe enthalten. Im Folgenden werden einige Schlüsselbegriffe definiert, die Sie kennen sollten.

Benutzernamen
Jeder Benutzer verfügt über einen Benutzernamen und eine E-Mail-Adresse. Der Benutzername muss das Format einer E-Mail-Adresse haben und innerhalb sämtlicher Salesforce-Organisationen eindeutig sein. Der Benutzername kann als E-Mail-Adresse des Benutzers verwendet werden, sofern er eindeutig ist.
Benutzerlizenzen
Eine Benutzerlizenz bestimmt, auf welche Funktionen der Benutzer in Salesforce zugreifen kann. Mit der Salesforce-Standardlizenz geben Sie dem Benutzer beispielsweise Zugriff auf Salesforce-Standardfunktionen und Chatter. Soll ein Benutzer jedoch nur auf einige Funktionen in Salesforce zugreifen dürfen, steht Ihnen dafür eine ganze Reihe von Lizenzen zur Auswahl. Wenn ein Benutzer z. B. auf Chatter zugreifen, nicht jedoch zur Anzeige von Daten in Salesforce berechtigt werden soll, weisen Sie ihm eine Chatter Free-Lizenz zu.
Profile
Profile bestimmen, was Benutzer in Salesforce tun können. Profile sind mit einem Berechtigungssatz verknüpft, der Zugriff auf bestimmte Objekte, Felder, Registerkarten und Datensätze erteilt. Jeder Benutzer kann nur über ein einziges Profil verfügen. Die Profilauswahl sollte auf dem Tätigkeitsbereich des Benutzers basieren (für die meisten Benutzer ist das Profil "Standardbenutzer" die beste Wahl). Achten Sie bei der Auswahl des Profils darauf, dass der Benutzer nicht mehr Zugriffsberechtigungen erhält als er für seine Tätigkeit benötigt. Mit einem Berechtigungssatz können Sie dem Benutzer Zugriff auf weitere Elemente geben.
Rollen
Rollen bestimmen abhängig von der Position in der Rollenhierarchie, was Benutzer in Salesforce sehen können. Benutzer auf der obersten Ebene der Hierarchie können alle Daten sehen, die Benutzern auf untergeordneten Ebenen gehören. Benutzer auf unteren Ebenen können die Daten von Benutzer über ihnen oder in anderen Hierarchiezweigen nicht sehen, es sei denn, sie werden durch Freigaberegeln zum Zugriff berechtigt. Rollen sind optional. Jedem Benutzer kann nur eine Rolle zugeordnet werden.
In Organisationen mit vielen Benutzern kann es einfacher sein, Rollen beim Hinzufügen von Benutzern zuzuweisen. Sie können jedoch jederzeit eine Rollenhierarchie einrichten und Benutzern Rollen zuweisen. Rollen sind nur in der Professional, Enterprise, Unlimited, Performance und Developer Edition von Salesforce verfügbar.
Alias
Ein Alias ist ein Kurzname zum Identifizieren des Benutzers auf Listenseiten, in Berichten oder an anderen Stellen, wenn der vollständige Name zu lang ist. Standardmäßig besteht der Alias aus dem ersten Buchstaben des Vornamens des Benutzers und den ersten vier Buchstaben seines Nachnamens.

Richtlinien zum Hinzufügen von Benutzern

Salesforce bietet viele Möglichkeiten und Tools zum Hinzufügen von Benutzern. Die folgenden Richtlinien sollen Ihnen den Einstieg erleichtern.
  • Benutzername: Jeder Benutzer benötigt einen Benutzernamen, der innerhalb aller Salesforce-Organisationen (nicht nur Ihrer) eindeutig ist.
  • Format des Benutzernamens: Der Benutzername muss die Form einer E-Mail-Adresse haben (also ahuber@domäne.com), muss jedoch keine echte E-Mail-Adresse sein. (Der Benutzer kann auf Wunsch seine E-Mail-Adresse als Benutzernamen verwenden, solange diese innerhalb sämtlicher Salesforce-Organisationen eindeutig ist.)
  • E-Mail: Benutzer können in allen Organisationen dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
  • Kennwörter: Benutzer müssen ihr Kennwort bei der ersten Anmeldung ändern.
  • Anmeldelink: Benutzer können den Anmeldelink in der Anmelde-E-Mail nur ein Mal verwenden. Falls ein Benutzer den Link benutzt, aber kein Kennwort festlegt, müssen Sie (der Administrator) das Kennwort zurücksetzen, damit sich der Benutzer anmelden kann.

Benutzer hinzufügen

Eventuell haben Sie beim Aufrufen des Setup-Assistenten bereits ein paar Benutzer hinzugefügt. Sie werden jedoch in Zukunft sicherlich Benutzer hinzufügen müssen, besonders, wenn das Unternehmen wächst und neue Mitarbeiter eingestellt werden.

Abhängig von der Größe Ihrer Organisation oder dem Einarbeitungsvorgang für neue Mitarbeiter möchten Sie eventuell Benutzer einzeln oder mehrere Benutzer auf einmal hinzufügen. Beides ist in Salesforce möglich. Die maximale Anzahl von Benutzern, die Sie hinzufügen können, richtet sich nach der verwendeten Salesforce-Edition und nach der Anzahl der erworbenen Benutzerlizenzen.

So fügen Sie Benutzer hinzu:
  1. Geben Sie in Setup im Feld Schnellsuche den Text Benutzer ein und wählen Sie dann Benutzer aus.
  2. Klicken Sie auf Neuer Benutzer, um einen einzelnen Benutzer hinzuzufügen, oder klicken Sie auf Mehrere Benutzer hinzufügen, um bis zu zehn Benutzer auf einmal hinzuzufügen.
  3. Geben Sie Namen und E-Mail-Adresse jedes Benutzers und einen eindeutigen Benutzernamen in Form einer E-Mail-Adresse ein. Standardmäßig sind der Benutzername und die E-Mail-Adresse identisch, Sie können dies aber auch überschreiben.
  4. Wählen Sie die Benutzerlizenz aus, die mit den erstellten Benutzern verknüpft werden soll. (Die Lizenz bestimmt, welche Profile für die einzelnen Benutzer zur Verfügung stehen.)
  5. Wählen Sie ein Profil aus.
  6. Wählen Sie Erstellen von Kennwörtern und Benachrichtigung des Benutzers per E-Mail aus, um jedem neuen Benutzer per E-Mail einen Anmeldenamen und ein temporäres Kennwort zuzusenden.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Sie wissen nun, wie Sie Benutzer zu Ihrer Salesforce-Organisation hinzufügen. In der nächsten Lektion wird erläutert, wie Sie Ihre Daten schützen, indem Sie den Zugriff von Benutzern konfigurieren.

Benutzerverwaltung von unterwegs

Der Zugriff auf Benutzerverwaltung und Setup ist nicht auf Desktop-PCs beschränkt. Wenn Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden und Ihren Pflichten als Administrator nachkommen müssen, können Sie mit der mobilen Anwendung SalesforceA von unterwegs auf das Setup zugreifen.

So können Sie über Ihr Mobilgerät wesentliche Administratoraufgaben erfüllen, wie z. B. das Zurücksetzen von Passwörtern, Fixieren von Benutzern oder die Anzeige des aktuellen Systemstatus.

SalesforceA ist für iOS- und Android-Mobilgeräte erhältlich. Laden Sie SalesforceA von App Store™ oder Google Play™ herunter.

Anmelden bei der mobilen Salesforce-Anwendung

Die Anmeldung bei der mobilen Salesforce-Anwendung ist kinderleicht. Sie benötigen nur einige wenige Grundlagen, um sich erfolgreich bei der mobilen Anwendung anzumelden.
  • Benutzername
  • Kennwort (super geheim)
  • Die richtige Instanz

Das letzte Element ist wichtig. Die Instanz kann je nach Produktion, Sandbox oder benutzerdefinierter Domäne abweichen. Standardmäßig stellt die mobile Salesforce-Anwendung eine Verbindung mit Ihrer Produktionsumgebung her. Sie können eine Verbindung zu einer Sandbox-Umgebung zu Testzwecken herstellen oder zu einer benutzerdefinierten Domäne, falls diese für Ihre Organisation konfiguriert ist. Sobald Sie mit all diesen Grundlagen ausgestattet sind, kann es mit der Anmeldung losgehen.

Anmeldebildschirm
  1. Öffnen Sie die mobile Salesforce-Anwendung.
  2. Tippen Sie auf Sign In (Registrieren).
    • Für die Anmeldung bei Sandbox oder einer benutzerdefinierten Domäne müssen iOS-Benutzer auf Symbol ‘Einstellungen‘ tippen, um die richtige Umgebung auszuwählen. Android-Benutzer tippen auf Symbol ‘Überlauf‘, um die richtige Umgebung auszuwählen.
  3. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein.
  4. Tippen Sie auf Log In (Anmelden).

Überwachen des Vertrauenswürdigkeitsstatus

Nach der Anmeldung bei SalesforceA sehen Sie die Seite "Übersicht" mit dem letzten Systemstatus und den zuletzt angezeigten Benutzern.

Übersichtsbildschirm

Im Bereich "Letzter Systemstatus" werden Informationen von trust.salesforce.com über die Systemperformance Ihrer Instanz im Laufe der letzten 24 Stunden wiedergegeben. Trust.salesforce.com ist die Website von Salesforce für Transparenz rund um Serviceverfügbarkeit, Performance, Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Der Vertrauenswürdigkeitsstatus bietet Ihnen eine Möglichkeit, schnell und einfach festzustellen, ob die Performance Ihrer Organisation beeinträchtigt ist, sodass Sie Ihre Benutzer über etwaige Änderungen in Kenntnis setzen können.

Fixieren eines Benutzers von einem beliebigen Ort aus

Preisfrage: Sie sitzen in einem Café weitab von Ihrem Büro, haben gerade einen Cappuccino bestellt und erhalten eine E-Mail mit dem Hinweis, dass der Salesforce-Account eines Benutzers gefährdet sein könnte. Was tun Sie?

OK, Sie haben SalesforceA installiert und können sich daher sofort über Ihr Mobilgerät um die geschäftliche Angelegenheit kümmern, während Sie in Ruhe Ihren Cappuccino schlürfen.

Gehen Sie auf die Seite des gefährdeten Benutzerprofils, dann wählen Sie Fixieren durch Tippen aus.

Benutzer fixieren

Der gefährdete Benutzeraccount wird nun fixiert, um jeden möglichen Ärger zu vermeiden, und Sie können sich ganz entspannt wieder Ihrer wohlverdienten Kaffeepause hingeben.

Sie haben gesehen, was Sie bewirken können, wenn Sie von unterwegs mit SalesforceA auf das Setup zugreifen. Sie können den Vertrauenswürdigkeitsstatus Ihrer Organisation überwachen oder den Account eines Benutzers fixieren, der gefährdet ist. Wenn Sie von Ihrer Kaffeepause wieder an den Schreibtisch zurückkehren, wollen wir uns näher damit befassen, was Setup auf dem Desktop für Sie tun kann.