Erstellen von Berichten mit dem Berichtsgenerator
Lernziele
Auswählen eines Berichtstyps
Zum Öffnen des Berichtsgenerators klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf Neuer Bericht.
Wählen Sie jetzt einen Berichtstyp aus. Die Auswahl des richtigen Berichtstyps ist einer der wichtigsten Schritte beim Erstellen eines Berichts. Mit der Auswahl des Berichtstyps wählen Sie die Datensätze und Felder aus, die in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen. Aus diesem Grund wird im Folgenden erläutert, wie Berichtstypen strukturiert sind.
Jeder Berichtstyp verfügt über eine primäre Objektbeziehung und ein Feldlayout.
Die Objektbeziehung bestimmt, welche Datensätze der Berichtstyp einschließt. Objekte sind standardmäßige oder benutzerdefinierte Salesforce-Entitäten wie Opportunities, Accounts und Produkte. Jede Objektbeziehung gibt ein primäres Objekt, wie z. B. Opportunities, und optional ein oder mehrere verwandte Objekte an. Wenn Sie nur ein primäres Objekt angeben, schließt Ihr Berichtstyp nur Datensätze für dieses Objekt ein. Wenn Sie auch ein verwandtes Objekt wie Produkte angeben, dann schließt Ihr Berichtstyp primäre Objekte mit verwandten Objekten (oder je nach Konfiguration ohne) ein. Beispielsweise schließt der Berichtstyp "Opportunities mit Produkten" Opportunity-Datensätze mit mindestens einem verwandten Produktdatensatz ein. Wenn Sie ein verwandtes Objekt hinzufügen, erfahren Sie nun, wie Sie die Objektbeziehung eines Berichtstyps konfigurieren können:
- Primäres Objekt mit verwandtem Objekt – Es werden nur Datensätze zurückgegeben, bei denen das primäre Objekt mindestens einen verwandten Objektdatensatz aufweist. In unserem Beispiel "Opportunities mit Produkten" würden nur die Datensätze im Bericht angezeigt, bei denen es sich um "Opportunities" mit mindestens einem zugehörigen Produktdatensatz handelt.
- Primäres Objekt mit oder ohne verwandtes Objekt – Es werden Datensätze zurückgegeben, bei denen das primäre Objekt einen verwandten Objektdatensatz aufweist oder nicht. Wenn Sie also einen benutzerdefinierten Berichtstyp namens "Opportunities mit oder ohne Produkte" erstellen würden, würden "Opportunities" angezeigt, ganz unabhängig davon, ob ein verwandter Produktdatensatz vorhanden ist oder nicht.
Sie können bis zu vier verwandte Objekte angeben und bei jedem die Unterscheidung "mit" bzw. "mit oder ohne" angeben.
Das Feldlayout bestimmt, welche Felder der Berichtstyp einschließt. Felder werden in einem Bericht häufig zu "Spalten". Ein einzelnes Vorkommen eines Objekts (Datensatzes) wird als Gruppe von Feldern beschrieben, wobei jedes Feld auch einen Typ hat. Feldtypen sind u. a. Text, Zahl, Kontrollkästchen und Datum/Uhrzeit. Jeder Opportunity-Datensatz hat beispielsweise Felder (mit dem Feldtyp in Klammern) wie Accountname (Text), Betrag (Zahl), Geschlossen (Kontrollkästchen) und Schlusstermin (Datum/Uhrzeit).
Werden nach Wahl eines Berichtstyps nicht die gewünschten Felder angezeigt? Werden zu viele Felder angezeigt? Eventuell müssen Sie einen benutzerdefinierten Berichtstyp erstellen oder bearbeiten, um Felder hinzuzufügen bzw. auszublenden. Zum Erstellen, Bearbeiten oder Überprüfen von Berichtstypen geben Sie unter Setup im Feld Schnellsuche den Text "Berichtstypen" ein und wählen dann Berichtstypen aus.
Standardberichtstypen können nicht bearbeitet werden.
Im nächsten Abschnitt wird erläutert, wie Sie Filter einsetzen können, um spezifische Ergebnisse zu erhalten.
Hinzufügen von Filtern
Wenn Sie den Berichtsgenerator verwenden, um eine Frage anhand Ihrer Daten zu beantworten, können Sie die Frage mit Filtern und Filterlogik spezifischer stellen. Und mithilfe von Zeilenlimits können Sie die Antwort einschränken, die Sie erhalten. Im Anschluss finden Sie zunächst eine allgemeinere Beschreibung dieser Features, gefolgt von den genauen Schritten zum Erstellen eines Filters.
Sie können die Daten in einem Bericht mithilfe der folgenden Filteroptionen filtern.
Da wir dies nun geklärt haben, lassen Sie uns Maria helfen, einen Bericht zu erstellen und zu filtern. Der Vertriebsmitarbeiter Lance hat Maria in Chatter um einen Bericht zu Accounts gebeten, die Direktkunden sind.
- Wechseln Sie zu "Berichte" und klicken Sie auf Neuer Bericht.
- Wählen Sie den Berichtstyp "Accounts" aus und klicken Sie auf Weiter.
- Um Filter festzulegen, klicken Sie auf Filter.
- Klicken Sie auf den Standardfilter "Anzeigen" und wählen Sie Alle Accounts aus. Klicken Sie auf Anwenden.
- Klicken Sie auf den Standardfilter "Datumsfeld" und wählen Sie Erstelldatum aus. Wählen Sie für "Bereich" Gesamte Zeit aus. Klicken Sie auf Anwenden.
- Klicken Sie im Bereich "Filter" auf Filter hinzufügen... und fügen Sie einen Feldfilter hinzu.
- Wählen Sie in der ersten Dropdownliste ein Feld aus. Wählen Sie für dieses Beispiel das Feld Typ aus.
- Legen Sie als Filteroperator "Gleich" fest.
- Wählen Sie unter "Wert" Kunde – Direkt aus und klicken Sie auf Anwenden.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Speichern Sie Ihren Bericht als "Direkte Kundenaccounts" und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
Gute Arbeit! Sie haben einen Berichtsfilter erstellt, der alle Ihre Accounts anzeigt, für die gilt "Typ = Kunde - Direkt". Klicken Sie auf Ausführen, um die Ergebnisse anzuzeigen. Je nachdem, welche Organisation Sie zum Üben dieser Schritte verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt.
Noch schneller geht das Ganze mit dieser Methode: Ziehen Sie bei der Filtererstellung ein Feld aus dem Bereich "Felder" in den Bereich "Filter". Voilà! Und schon können Sie den nächsten Filter erstellen. Für die Suche nach einem Feld können Sie auch die Worterkennungstechnologie verwenden. Sie haben die Wahl!
Im vorherigen Beispiel wurde der Operator Gleich zum Erstellen unseres Filters verwendet. Es gibt jedoch noch weitere Operatoren, die Sie bei der Erstellung von Berichten einsetzen können. Aber Vorsicht: Achten Sie sorgfältig auf die Leistung, wenn Sie Nicht gleich als Operator angeben. Dieser kann verursachen, dass ein Bericht leistungsschwach ist oder zu einem Timeout führt. Sehen Sie sich in der Referenz zu Filteroperatoren die vollständige Liste der Filteroperatoren an.
Verwenden von Kreuzfiltern
Nachdem Sie zunächst einen normalen Filter erstellt haben, steigern wir das Ganze jetzt und erstellen einen Kreuzfilter. Mit diesen Filtertypen können Sie Ihre Berichte auf Objekte ausweiten, die mit den ursprünglich im Berichtstyp definierten Objekten verwandt sind. Mithilfe von Kreuzfiltern können Sie Ihre Ergebnisse optimieren, ohne Formeln oder Code schreiben zu müssen. Der häufigste Anwendungsfall ist die Meldung von Ausnahmen. Es folgen einige Beispiele, die das Vertriebsteam von Ursa Major Solar angefordert hat.
- Accounts mit Opportunities: Accounts mit Opportunities, die sich zu lange in den frühen Phasen des Vertriebszyklus befinden. Lance möchte den Nachmittag damit verbringen, diese Accounts zu erreichen, um zu prüfen, ob er sie in die nächsten Phasen voranbringen kann.
- Veraltete Opportunities: Opportunities ohne Aktivitäten in den letzten 90 Tagen. Erin möchte keine Zeit mit der Beschäftigung mit diesen Opportunities verschwenden.
- Verwaiste Kontakte: Kontakte ohne Accounts. Lincoln möchte diese Kontakte zu Accounts hinzufügen oder sie entfernen.
Nun kann Maria dem Team beim Erstellen eines Berichts mit einem Kreuzfilter helfen.
- Wechseln Sie zu "Berichte" und klicken Sie auf Neuer Bericht.
- Wählen Sie den Berichtstyp "Accounts" aus und klicken Sie auf Weiter.
- Klicken Sie auf Filter und legen Sie den Bereich für "Erstelldatum" dann auf Gesamte Zeit fest.
- Klicken Sie auf den Pfeil für "Weitere Aktionen" und wählen Sie Kreuzfilter hinzufügen aus.
- Wählen Sie in der Dropdownliste Anzeigen ein übergeordnetes Objekt aus. Durch Ihre Auswahl wird festgelegt, welche verwandten Objekte in der Liste der untergeordneten Objekte angezeigt werden. Wählen Sie Accounts aus.
- Legen Sie mit als Operator fest.
- Wählen Sie in der Dropdownliste Sekundäres Objekt ein untergeordnetes Objekt aus oder suchen Sie anhand des Namens danach. Die Dropdownliste enthält alle in Frage kommenden untergeordneten Objekte des ausgewählten übergeordneten Objekts. Wählen Sie Opportunities aus und klicken Sie auf Anwenden.
- Optional können Sie Unterfilter hinzufügen:
- Klicken Sie auf Opportunities-Filter hinzufügen.
- Wählen Sie ein Feld aus. Das untergeordnete Objekt im Kreuzfilter bestimmt die verfügbaren Felder. Wenn Ihr Kreuzfilter beispielsweise "Accounts mit Opportunities" lautet, können Sie Opportunity-Felder für Ihren Unterfilter verwenden. Wählen Sie Phase als Unterfilter aus.
- Wählen Sie Gleich als Operator aus.
- Wählten Sie unter "Wert(e)" Interessentenphase, Qualifikation, Bedarfsanalyse und Leistungsversprechen aus.
- Klicken Sie auf Anwenden.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Nennen Sie den Bericht "Accounts mit Opportunities in frühen Phasen". Klicken Sie auf Speichern.
Gut gemacht! Sie haben einen Bericht erstellt, der Accounts zeigt, bei denen es Opportunities in frühen Phasen gibt. Wenn Sie die Beziehung zwischen Accounts und Opportunities noch aus anderen Perspektiven betrachten möchten, fügen Sie weitere Unterfilter hinzu.
Hinzufügen von Filterlogik
Mithilfe von Filterlogik können Sie auf Bedingungen basierende Filter anwenden. Angenommen, Erin möchte ihre Accounts anzeigen, die entweder Direktkunden oder Wiederverkäufer der Solarkomponenten von Ursa Major sind. Durch Filtern eines Standardberichts zu Accounts erreicht Erin schon fast ihr Ziel:
- Accountinhaber gleich Erin Donaghue
- Typ = Kunde - Direkt
- Typ = Channel-Partner/Wiederverkäufer
Da jedoch die Filter 2 und 3 in Konflikt stehen, gibt der Bericht keine Daten zurück. Damit dieser Bericht wie gewünscht funktioniert, müssen wir Filterlogik hinzufügen. Zum Hinzufügen von Filterlogik öffnen Sie den Bereich "Filter" des Berichtsgenerators, indem Sie auf FILTER klicken. Klicken Sie dann auf Filterlogik hinzufügen. Geben Sie abschließend an, wie Filter auf den Bericht angewendet werden sollen. Es folgen die Operatoren, die für das Anwenden von Filterlogik zur Verfügung stehen.
| Operator |
Definition |
|---|---|
|
AND (UND) |
Findet Datensätze, die mit beiden Werten übereinstimmen. |
|
OR (ODER) |
Findet Datensätze, die mit mindestens einem der Werte übereinstimmen. |
|
NOT (NICHT) |
Findet Datensätze, die Werte ausschließen. |
Um Erin zu geben, was sie wünscht, legen Sie die Filterlogik auf 1 AND (2 OR 3) fest. Nun enthält der Bericht nur Accounts, für die Erin zuständig ist, die entweder Kunden oder Wiederverkäufer sind. Dank dieses Berichts kann Erin ihre Quote in diesem Quartal locker erfüllen!
Sobald Sie einen Filter hinzufügen, sollten Sie die Filterlogik überprüfen, um sicherzustellen, dass sie noch zutreffend ist.
Die Filterlogik gilt nicht für Kreuzfilter.
