Berichte mit dem Berichtsgenerator erstellen

Auswählen eines Berichtstyps

Zum Öffnen des Berichtsgenerators klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf Neuer Bericht. Wählen Sie anschließend einen Berichtstyp aus.

Die Auswahl des richtigen Berichtstyps ist einer der wichtigsten Schritte beim Erstellen eines Berichts. Mit der Auswahl des Berichtstyps wählen Sie die Datensätze und Felder aus, die in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen. Aus diesem Grund wird im Folgenden erläutert, wie Berichtstypen strukturiert sind.

Jeder Berichtstyp verfügt über eine primäre Objektbeziehung und ein Feldlayout.

Die Objektbeziehung bestimmt, welche Datensätze der Berichtstyp einschließt. Objekte sind standardmäßige oder benutzerdefinierte Salesforce-Entitäten wie Opportunities, Accounts und Produkte. Jede Objektbeziehung gibt ein primäres Objekt, wie z. B. Opportunities, und optional ein oder mehrere verwandte Objekte an. Wenn Sie nur ein primäres Objekt angeben, schließt Ihr Berichtstyp nur Datensätze für dieses Objekt ein. Wenn Sie auch ein verwandtes Objekt wie Produkte angeben, dann schließt Ihr Berichtstyp primäre Objekte mit verwandten Objekten (oder je nach Konfiguration ohne) ein. Beispielsweise schließt der Berichtstyp "Opportunities mit Produkten" Opportunity-Datensätze mit mindestens einem verwandten Produktdatensatz ein. Wenn Sie ein verwandtes Objekt hinzufügen, erfahren Sie nun, wie Sie die Objektbeziehung eines Berichtstyps konfigurieren können:

• Primäres Objekt mit verwandtem Objekt – Es werden nur Datensätze zurückgegeben, bei denen das primäre Objekt mindestens einen verwandten Objektdatensatz aufweist. In unserem Beispiel "Opportunities mit Produkten" würden nur die Datensätze im Bericht angezeigt, bei denen es sich um "Opportunities" mit mindestens einem zugehörigen Produktdatensatz handelt.
• Primäres Objekt mit oder ohne verwandtes Objekt – Es werden Datensätze zurückgegeben, bei denen das primäre Objekt einen verwandten Objektdatensatz aufweist oder nicht. Wenn Sie also einen benutzerdefinierten Berichtstyp "Opportunities mit oder ohne Produkte" erstellen würden, würden "Opportunities" angezeigt, ganz unabhängig davon, ob ein verwandter Produktdatensatz vorhanden ist oder nicht.

Sie können bis zu vier verwandte Objekte angeben und bei jedem die Unterscheidung "mit" bzw. "mit oder ohne" angeben.

Das Feldlayout bestimmt, welche Felder der Berichtstyp einschließt. Felder werden in einem Bericht häufig zu "Spalten". Ein einzelnes Vorkommen eines Objekts (Datensatzes) wird als Gruppe von Feldern beschrieben, wobei jedes Feld auch einen Typ hat. Feldtypen sind u. a. Text, Zahl, Kontrollkästchen und Datum/Uhrzeit. Jeder Opportunity-Datensatz hat beispielsweise Felder (mit dem Feldtyp in Klammern) wie Accountname (Text), Betrag (Zahl), Geschlossen (Kontrollkästchen) und Schlusstermin (Datum/Uhrzeit).

Werden nach Wahl eines Berichtstyps nicht die gewünschten Felder angezeigt? Werden zu viele Felder angezeigt? Eventuell müssen Sie einen benutzerdefinierten Berichtstyp erstellen oder bearbeiten, um Felder hinzuzufügen bzw. auszublenden. Zum Erstellen, Bearbeiten oder Überprüfen von Berichtstypen geben Sie unter Setup im Feld Schnellsuche den Text Berichtstypen ein und wählen Sie dann Berichtstypen aus.

Verwenden von Kreuzfiltern

Nachdem Sie zunächst einen normalen Filter erstellt haben, steigern wir das Ganze jetzt und erstellen einen Kreuzfilter. Mit diesen Filtertypen können Sie Ihre Berichte auf Objekte ausweiten, die mit den ursprünglich im Berichtstyp definierten Objekten verwandt sind. Mithilfe von Kreuzfiltern können Sie Ihre Ergebnisse optimieren, ohne Formeln oder Code schreiben zu müssen. Die häufigste Anwendung von Kreuzfiltern sind Ausnahmeaufzeichnungen. Es folgen einige Beispiele, die das Vertriebsteam von Ursa Major Solar angefordert haben.

• Veraltete Opportunities: Opportunities ohne Aktivitäten in den letzten 30 Tagen. Erin möchte keine Zeit mit der Beschäftigung mit diesen Opportunities verschwenden.
• Verwaiste Kontakte: Kontakte ohne Accounts. Lincoln möchte diese Kontakte Accounts hinzufügen oder sie andernfalls entfernen.
• Vernachlässigte Accounts: Accounts ohne Opportunities. Lance möchte den Nachmittag damit verbringen, diese Accounts zu erreichen, um zu prüfen, ob Interesse besteht.

Nun kann Maria dem Team beim Erstellen eines Berichts mit einem Kreuzfilter helfen.

1. Wechseln Sie zu "Berichte" und klicken Sie auf Neuer Bericht.
2. Wählen Sie den Berichtstyp "Kontakte & Accounts" aus und klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie auf Filter, klicken Sie dann auf den Pfeil für "Weitere Aktionen" und wählen Sie Kreuzfilter hinzufügen aus.
   
4. Wählen Sie in der Dropdownliste Anzeigen ein übergeordnetes Objekt aus. Durch Ihre Auswahl wird festgelegt, welche verwandten Objekte in der Liste der untergeordneten Objekte angezeigt werden. Wählen Sie Kontakte aus.
5. Legen Sie mit als Operator fest.
6. Wählen Sie in der Dropdownliste Sekundäres Objekt ein untergeordnetes Objekt aus oder suchen Sie anhand des Namens danach. Die Dropdownliste enthält alle in Frage kommenden untergeordneten Objekte des ausgewählten übergeordneten Objekts. Wählen Sie Opportunities aus und klicken Sie auf Anwenden.
7. Optional können Sie Unterfilter hinzufügen:
   1. Klicken Sie auf Opportunities-Filter hinzufügen.
   2. Wählen Sie ein Feld aus. Das untergeordnete Objekt im Kreuzfilter bestimmt die verfügbaren Felder. Wenn Ihr Kreuzfilter beispielsweise "Kontakte mit Opportunities" lautet, können Sie Opportunity-Felder für Ihren Unterfilter verwenden. Wählen Sie Phase als Unterfilter aus.
   3. Wählen Sie Gleich als Operator aus.
   4. Wählen Sie unter "Wert(e)" Geschlossen und gewonnen aus.
   5. Klicken Sie auf Anwenden.
   6. Klicken Sie auf Speichern.
   7. Nennen Sie den Bericht Kontakte & Accounts mit geschlossenen und gewonnenen Opportunities. Klicken Sie auf Speichern.

Gut gemacht! Sie haben einen Bericht erstellt, der Kontakte und Accounts anzeigt, bei denen die Kontakte in Beziehung zu Opportunities stehen, die geschlossen und gewonnen wurden. Mit dieser Art von Bericht helfen Sie dem Team, Kontakte zu bestimmen, um sie zu einer Veranstaltung zur Solarenergie für Kunden einzuladen, die ihrer Stromrechnung an den Kragen wollen. Wenn Sie einen weiteren Unterfilter hinsichtlich Opportunity-Betrag oder Schlusstermin hinzufügen, können Sie zudem noch herausfinden, welchen Umfang das Geschäft hatte und, wann es abgeschlossen wurde.

Filterlogik hinzufügen

Mithilfe von Filterlogik können Sie auf Bedingungen basierende Filter anwenden. Angenommen, Erin möchte ihre Accounts anzeigen, die entweder Direktkunden oder Wiederverkäufer der Solarkomponenten von Ursa Major sind. Durch Filtern eines Standardberichts zu Accounts erreicht Erin schon fast ihr Ziel:

1. Accountinhaber gleich Erin Donaghue
2. Typ = Kunde - Direkt
3. Typ = Channel-Partner/Wiederverkäufer

Da jedoch die Filter 2 und 3 in Konflikt stehen, gibt der Bericht keine Daten zurück. Damit dieser Bericht wie gewünscht funktioniert, müssen wir Filterlogik hinzufügen. Zum Hinzufügen von Filterlogik öffnen Sie den Bereich "Filter" des Berichtsgenerators, indem Sie auf FILTER klicken. Klicken Sie dann auf Filterlogik hinzufügen. Geben Sie abschließend an, wie Filter auf den Bericht angewendet werden sollen. Es folgen die Operatoren, die für das Anwenden von Filterlogik zur Verfügung stehen.

Um Erin zu geben, was sie wünscht, legen Sie die Filterlogik auf 1 AND (2 OR 3) fest. Nun enthält der Bericht nur Accounts, für die Erin zuständig ist, die entweder Kunden oder Wiederverkäufer sind. Dank dieses Berichts kann Erin ihre Quote in diesem Quartal locker erfüllen!