Erfassen Sie Ihre Fortschritte
Trailhead-Startseite
Trailhead-Startseite

Formatieren von Berichten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Beschreiben der Berichtsformate "Tabellarisch", "Zusammenfassung" und "Matrix"
  • Erstellen eines Matrixberichts

Verwenden von Berichtsformaten

Es gibt drei Berichtsformate: "Tabellarisch", "Zusammenfassung" und "Matrix". "Tabellarisch" ist das Standardformat.

Berichtsformat Primäre Verwendung Unterstützung in Dashboards Unterstützung für Berichtsdiagramme Bucket-Felder** Formeln** Objektübergreifende Formeln**
Tabellarisch Erstellen einer Liste Häkchensymbol bei wahrer Aussage* Häkchensymbol bei wahrer Aussage
Übersicht Gruppieren und Zusammenfassen Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage
Matrix Gruppieren und Zusammenfassen, nach Zeile und Spalte Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage Häkchensymbol bei wahrer Aussage

* Zeilenlimit erforderlich. Weitere Informationen finden Sie hier.

** Bucket-Felder und Formeln werden in diesem Modul nicht behandelt.

Im Folgenden wird ein Beispielbericht zu jedem Berichtsformat erstellt.

Tabellarische Berichte

Tabellarische Berichte stellen die schnellste und einfachste Möglichkeit zur Betrachtung von Daten dar. Ähnlich wie Tabellenblätter bestehen sie einfach aus einer bestimmten Reihenfolge von Feldern in Spalten; die einzelnen entsprechenden Datensätze sind hierbei in einer Reihe aufgeführt. Deshalb eignen sie sich am besten für Aufgaben wie das Erstellen von Verteilerlisten. Als Maria von Lincoln um einen Bericht zu allen offenen Opportunies gebeten wurde, wusste sie, dass ein tabellarischer Bericht die beste Lösung ist.

Lassen Sie uns Maria helfen, den tabellarischen Bericht zu erstellen.

Hinweis

Hinweis

Je nachdem, welche Organisation Sie zum Üben dieser Schritte verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt.

  1. Klicken Sie im Element "Berichte" auf Neuer Bericht, wählen Sie den Berichtstyp "Opportunities" aus und klicken Sie auf Weiter.
  2. Klicken Sie auf Filter und wenden Sie die folgenden Filter an:
    1. Wählen Sie für den Standardfilter "Anzeigen" Alle Opportunities aus und klicken Sie auf Fertig.
    2. Wählen Sie für den Standardfilter "Opportunity-Status" Offen aus und klicken Sie auf Anwenden.
    3. Wählen Sie für den Standardfilter "Datum" Erstelldatum und für den Bereich Aktuelles Geschäftsjahr aus und klicken Sie auf Anwenden.
      Hinweis

      Hinweis

      Damit Sie möglichst schnell Ergebnisse erhalten, sollten Sie immer den kleinstmöglichen Datumsbereich einstellen. Wenn für den Bericht ein großer Datumsbereich durchgegangen werden muss, kann die Anzeige der angeforderten Informationen länger dauern.

  3. Die folgenden Spalten sollten bereits im Bericht enthalten sein: Opportunity-Name, Typ, Lead-Quelle, Betrag, Schlusstermin, Nächster Schritt, Phase, Wahrscheinlichkeit (%), Rechnungsperiode, Alter, Erstelldatum, Opportunity-Inhaber, Inhaberrolle, Accountname.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
  5. Nennen Sie Ihren Bericht Offene Opportunities in diesem Jahr.
  6. Geben Sie eine Beschreibung ein und speichern Sie den Bericht im Ordner "Öffentliche Berichte".
  7. Klicken Sie auf Ausführen. Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen:
Beispiel für einen tabellarischen Bericht

Zusammenfassungsberichte

Zusammenfassungsberichte ähneln tabellarischen Berichten, jedoch haben Sie hier die Möglichkeit, Datenreihen zu gruppieren, Zwischenergebnisse/-summen anzuzeigen und Diagramme zu erstellen. Zusammenfassungsberichte bieten wesentlich mehr Optionen zur Organisation der Daten und eignen sich besonders für Dashboards. Ja!

Zusammenfassungsberichte tragen die Hauptlast bei der Berichterstellung: Sie werden feststellen, dass gemeinhin die meisten Berichte dieses Format aufweisen.

Roberto Alvarez, COO von Ursa Major Solar, möchte alle offenen Kundensupportvorgänge, gruppiert nach Priorität, überprüfen. Maria kann Roberto durch Erstellen eines Zusammenfassungsberichts unterstützen.

Hinweis

Hinweis

Je nachdem, welche Organisation Sie zum Üben dieser Schritte verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf Neuer Bericht. Wählen Sie im Ordner "Kundensupportberichte" den Berichtstyp "Kundenvorgänge" aus und klicken Sie auf Weiter.
  2. Klicken Sie auf Filter und wenden Sie dann diese Standardfilter an:
    1. Wählen Sie für "Anzeigen" Alle Kundenvorgänge und klicken Sie auf Anwenden.
    2. Wählen Sie für "Datumsfeld" Öffnungsdatum und für den Bereich Gesamte Zeit aus. Klicken Sie dann auf Anwenden.
  3. Klicken Sie auf die Auswahlliste Filter hinzufügen..., um einen Feldfilter für Kundenvorgänge hinzuzufügen, deren Status Offen gleich wahr lautet.
    1. Suchen Sie nach Offen und wählen Sie den Eintrag aus.
    2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Wahr aus und klicken Sie auf Anwenden
  4. Vergewissern Sie sich, dass diese Spalten in Ihren Bericht vorhanden sind: Kundenvorgangsinhaber, Thema, Datum/Uhrzeit geöffnet, Alter, Offen, Geschlossen und Accountname. Fügen Sie sie bei Bedarf hinzu.
  5. Um diesen Bericht zu einem Zusammenfassungsbericht zu machen, müssen Sie Zeilen gruppieren. Zum Gruppieren von Zeilen klicken Sie zuerst auf Struktur.
  6. Wählen Sie unter ZEILEN GRUPPIEREN aus der Auswahlliste Gruppe hinzufügen... den Eintrag Priorität aus.
    Erstellen eines Zusammenfassungsberichts
  7. Deaktivieren Sie unten auf der Vorschauseite Detailzeilen, um nur die Summenwerte für jede Prioritätsstufe einzusehen.
  8. Speichern Sie den Bericht als Offene Kundenvorgänge für die gesamte Zeit und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
  9. Geben Sie eine Beschreibung ein, wählen Sie den Ordner "Öffentliche Berichte" aus und klicken Sie auf Speichern.
  10. Klicken Sie auf Ausführen. Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen:
    Beispiel für einen Zusammenfassungsbericht
Hinweis

Hinweis

Klicken Sie auf Detailzeilen, um zwischen dem Ein- und Ausblenden von Spalten in Ihrem Zusammenfassungsbericht umzuschalten.

Matrixberichte

Mit Matrixberichten können Sie Datensätze sowohl nach Zeile als auch nach Spalte gruppieren. Diese Berichte sind besonders zeitaufwendig in der Einrichtung, sie bieten jedoch auch die detailliertesten Einblicke in die Daten.

Warum sollten Sie einen Matrixbericht verwenden wollen? Wenn Sie einen schnellen Überblick über Daten brauchen, vor allem im Zusammenhang mit Angaben wie Gesamtumsatz oder Menge der verkauften Produkte, dann ist der Matrixbericht genau das richtige Berichtsformat für Sie.

Lassen Sie uns einen Matrixbericht erstellen. Sita, die Chefin, ist mit der Planung für das kommende Jahr beschäftigt und möchte monatsbezogene Informationen zu Umsatztrends.

Lassen Sie uns zunächst Maria helfen, den grundlegenden Bericht zu erstellen. In diesem Schritt erstellen wir einen Matrixbericht, der für jeden Monat die Produktverkäufe nach Typ zeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf Neuer Bericht, wählen Sie den Berichtstyp "Opportunities" aus und klicken Sie auf Weiter.
  2. Klicken Sie auf Filter und wenden Sie dann diese Standardfilter an:
    1. Wählen Sie für den Standardfilter "Anzeigen" Alle Opportunities aus und klicken Sie auf Fertig.
    2. Wählen Sie für den Standardfilter "Opportunity-Status" Geschlossen und gewonnen aus und klicken Sie auf Anwenden.
    3. Wählen Sie für den Standardfilter "Datumsfeld" Schlusstermin aus. Wählen Sie für "Bereich" Aktuelles Geschäftsjahr aus. Klicken Sie auf Anwenden.
      Hinweis

      Hinweis

      Damit Sie möglichst schnell Ergebnisse erhalten, sollten Sie immer den kleinstmöglichen Datumsbereich einstellen. Wenn für den Bericht ein großer Datumsbereich durchgegangen werden muss, kann die Anzeige der angeforderten Informationen länger dauern.

  3. Um den Bericht nach "Betragssumme" zusammenzufassen, klicken Sie für die Spalte "Betrag" auf den Pfeil des Dropdown-Menüs "Weitere Aktionen". Klicken Sie dann auf Zusammenfassen und wählen Sie Summe aus.
  4. Um das Berichtsformat in eine Matrix zu ändern, gruppieren Sie die ersten Zeilen nach Abschlussmonat und die Spalten nach Typ. Zum Festlegen der Gruppierung klicken Sie auf Struktur.
    1. Wählen Sie unter ZEILEN GRUPPIEREN aus der Auswahlliste Gruppe hinzufügen... den Eintrag Schlussmonat aus.
    2. Wählen Sie unter ZEILEN GRUPPIEREN aus der Auswahlliste Gruppe hinzufügen... den Eintrag Typ aus.
  5. Bei der Anzeige eines Matrixberichts sollten Sie die Berichtsdetails ausblenden. Durch Ausblenden der Details werden Matrixberichte meist noch aussagekräftiger. Zum Ausblenden der Berichtsdetails deaktivieren Sie Detailzeilen.
  6. Speichern Sie Ihren Bericht als Opportunities nach Betragssumme und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
  7. Klicken Sie auf Bericht ausführen.
  8. Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen:
    Beispiel für einen Matrixbericht