Formatieren von Berichten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Beschreiben der Berichtsformate "Tabular (Tabellarisch)", "Summary (Zusammenfassung)" und "Matrix"
  
• Erstellen eines Matrixberichts
  

Hinweis

Lernen Sie auf Deutsch? Beginnen Sie die Aufgabe in einem Trailhead Playground in der Sprache Deutsch und verwenden Sie für die Navigation die in Klammern angegebenen Übersetzungen. Kopieren und fügen Sie nur die Angaben in Englisch ein, da zur Überprüfung der Aufgabe Daten in Englisch benötigt werden. Wenn Sie die Aufgabe in Ihrer deutschen Organisation nicht bestehen, empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise: (1) Stellen Sie das Gebietsschema auf USA um, (2) legen Sie Englisch als Sprache fest (Anweisungen dazu finden Sie hier) und (3) klicken Sie erneut auf die Schaltfläche "Check Challenge" (Aufgabe überprüfen).

Weitere Details dazu, wie Sie die übersetzte Trailhead-Umgebung optimal nutzen können, finden Sie unter dem Badge "Trailhead in Ihrer Sprache".

Barrierefreiheit

Für diese Einheit sind einige zusätzliche Anweisungen für Benutzer von Bildschirmlesegeräten erforderlich. Klicken Sie auf den nachstehenden Link, um eine ausführliche Version dieser Einheit für Bildschirmlesegeräte aufzurufen:

Trailhead-Anweisungen für Bildschirmlesegeräte öffnen.

Verwenden von Berichtsformaten

Es gibt drei Berichtsformate: "Tabular (Tabellarisch)", "Summary (Zusammenfassung)" und "Matrix". "Tabular (Tabellarisch)" ist das Standardformat.

* Zeilenlimit erforderlich. Weitere Informationen finden Sie hier.

** Bucket-Felder und Formeln werden in diesem Modul nicht behandelt.

Im Folgenden wird ein Beispielbericht zu jedem Berichtsformat erstellt.

Tabellarische Berichte

Tabellarische Berichte stellen die schnellste und einfachste Möglichkeit zur Betrachtung von Daten dar. Ähnlich wie Tabellenblätter bestehen sie einfach aus einer bestimmten Reihenfolge von Feldern in Spalten. Die einzelnen entsprechenden Datensätze sind hierbei in einer Zeile aufgeführt. Deshalb eignen sie sich am besten für Aufgaben wie das Erstellen von Verteilerlisten. Als Maria von Lincoln um einen Bericht zu allen offenen Opportunies gebeten wurde, wusste sie, dass ein tabellarischer Bericht die beste Lösung ist.

Lassen Sie uns Maria helfen, den tabellarischen Bericht zu erstellen.

Je nachdem, welche Organisation Sie zum Üben dieser Schritte verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt. Wenn Sie für die Vorschau von Daten bereit sind, aktualisieren Sie die Berichtsvorschau manuell. Sie können auch die automatische Vorschau aktivieren, um nach jeder Bearbeitung zurückgegebene Beispieldatensätze anzuzeigen.

1. Klicken Sie im Element "Reports (Berichte)" auf New Report (Neuer Bericht). Wählen Sie den Berichtstyp "Opportunities" aus und klicken Sie auf Start Report (Bericht starten).
   
2. Klicken Sie auf Filters (Filter) und wenden Sie die folgenden Filter an:
   

• Wählen Sie für den Standardfilter "Show Me (Anzeigen)" All opportunities (Alle Opportunities) aus und klicken Sie auf Done (Fertig).
  
• Wählen Sie für den Standardfilter "Opportunity Status (Opportunity-Status)" Open (Offen) aus und klicken Sie auf Apply (Anwenden).
  
• Wählen Sie für den Standardfilter "Date (Datum)" Created Date (Erstelldatum) und für den Bereich All Time (Gesamte Zeit) aus und klicken Sie auf Apply (Anwenden).
  Für Ihren Trailhead-Playground schlagen wir All Time (Gesamte Zeit) als Bereich vor, um jedoch in Ihrer Produktionsumgebung möglichst schnell Ergebnisse zu erhalten, sollten Sie immer den kleinstmöglichen Datumsbereich angeben. Wenn für den Bericht ein großer Datumsbereich durchgegangen werden muss, kann die Anzeige der angeforderten Informationen länger dauern.
  

3. Die folgenden Spalten sollten bereits im Bericht enthalten sein: Opportunity Name (Opportunity-Name), Type (Typ), Lead Source (Lead-Quelle), Amount (Betrag), Close Date (Schlusstermin), Next Step (Nächster Schritt), Stage (Phase), Probability (Wahrscheinlichkeit) (%), Fiscal Period (Rechnungsperiode), Age (Alter), Created Date (Erstelldatum), Opportunity Owner (Opportunity-Inhaber), Owner Role (Inhaberrolle,) Account Name (Accountname).
   
4. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   
5. Nennen Sie Ihren Bericht Open Opportunities This Year (Offene Opportunities in diesem Jahr).
   
6. Geben Sie eine Beschreibung ein und speichern Sie den Bericht im Ordner "Public Reports (Öffentliche Berichte)".
   
7. Klicken Sie auf Run (Ausführen). Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen:
   

Zusammenfassungsberichte

Zusammenfassungsberichte ähneln tabellarischen Berichten, jedoch haben Sie hier die Möglichkeit, Datenzeilen zu gruppieren, Zwischenergebnisse/-summen anzuzeigen und Diagramme zu erstellen. Zusammenfassungsberichte bieten wesentlich mehr Optionen zur Organisation der Daten und eignen sich besonders für Dashboards. Ja!

Zusammenfassungsberichte tragen die Hauptlast bei der Berichterstellung. Sie werden feststellen, dass gemeinhin die meisten Berichte dieses Format aufweisen.

Roberto Alvarez, COO von Ursa Major Solar, möchte wissen, wie viele der abgeschlossenen Kundenvorgänge des Unternehmens eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität hatten. Maria kann Roberto durch Erstellen eines Zusammenfassungsberichts unterstützen.

Je nachdem, welche Organisation Sie zum Üben dieser Schritte verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt. Wenn Sie für die Vorschau von Daten bereit sind, aktualisieren Sie die Berichtsvorschau manuell. Sie können auch die automatische Vorschau aktivieren, um nach jeder Bearbeitung zurückgegebene Beispieldatensätze anzuzeigen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Reports (Berichte)" auf New Report (Neuer Bericht), wählen Sie die Kategorie "Customer Support Reports (Kundensupportberichte)" und den Berichtstyp "Cases (Kundenvorgänge)" aus und klicken Sie auf Start Report (Bericht starten).
   
2. Klicken Sie auf Filters (Filter) und wenden Sie dann diese Standardfilter an:
   

• Wählen Sie für "Show Me (Anzeigen)" All Cases (Alle Kundenvorgänge) und klicken Sie auf Apply (Anwenden).
  
• Wählen Sie für "Date Field (Datumsfeld)" Opened Date (Öffnungsdatum) und für den Bereich All Time (Gesamte Zeit) aus. Klicken Sie dann auf Apply (Anwenden).
  

3. Wenden Sie in der Auswahlliste Add filter (Filter hinzufügen) einen Feldfilter für Kundenvorgänge an, bei denen Closed (Geschlossen) gleich True (Wahr) ist.
   

• Suchen Sie nach Closed (Geschlossen) und wählen Sie den Eintrag aus.
  
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste True (Wahr) aus und klicken Sie auf Apply (Anwenden)
  

4. Vergewissern Sie sich, dass diese Spalten in Ihren Bericht vorhanden sind: Case Owner (Kundenvorgangsinhaber), Subject (Thema), Date/Time Opened (Datum/Uhrzeit geöffnet), Age (Alter), Open (Offen), Closed (Geschlossen), und Account Name (Accountname). Fügen Sie sie bei Bedarf hinzu.
   
5. Um diesen Bericht zu einem Zusammenfassungsbericht zu machen, müssen Sie Zeilen gruppieren. Zum Gruppieren von Zeilen klicken Sie zuerst auf Outline (Struktur).
   

6. Wählen Sie unter GROUP ROWS (ZEILEN GRUPPIEREN) in der Auswahlliste Add Group (Gruppe hinzufügen) den Eintrag Priority (Priorität) aus. 
   

7. [Alt text: Erstellen eines Zusammenfassungsberichts]
   
8. Deaktivieren Sie unten auf der Vorschauseite Detail Rows (Detailzeilen), um nur die Summenwerte für jede Prioritätsstufe einzusehen.
   
9. Speichern Sie den Bericht als Closed Cases for All Time (Geschlossen Kundenvorgänge für die gesamte Zeit) und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
   
10. Geben Sie eine Beschreibung ein, wählen Sie den Ordner "Public Reports (Öffentliche Berichte)" aus und klicken Sie auf Save (Speichern).
    
11. Klicken Sie auf Run (Ausführen). Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen:
    

Klicken Sie auf Detail Rows (Detailzeilen), um zwischen dem Ein- und Ausblenden von Spalten in Ihrem Zusammenfassungsbericht umzuschalten.

Matrixberichte

Mit Matrixberichten können Sie Datensätze sowohl nach Zeile als auch nach Spalte gruppieren. Diese Berichte sind besonders zeitaufwendig in der Einrichtung, bieten jedoch auch die detailliertesten Einblicke in Ihre Daten.

Warum sollten Sie einen Matrixbericht verwenden wollen? Wenn Sie einen schnellen Überblick über Daten brauchen, vor allem im Zusammenhang mit Angaben wie Gesamtumsatz oder Menge der verkauften Produkte, dann ist der Matrixbericht genau das richtige Berichtsformat für Sie.

Lassen Sie uns einen Matrixbericht erstellen. Sita, die Chefin, ist mit der Planung für das kommende Jahr beschäftigt und möchte monatsbezogene Informationen zu Umsatztrends.

Lassen Sie uns zunächst Maria helfen, den grundlegenden Bericht zu erstellen. In diesem Schritt erstellen Sie einen Matrixbericht, der für jeden Monat den Umsatz nach Typ zeigt.

Wenn Sie für die Vorschau von Daten bereit sind, aktualisieren Sie die Berichtsvorschau manuell. Sie können auch die automatische Vorschau aktivieren, um nach jeder Bearbeitung zurückgegebene Beispieldatensätze anzuzeigen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Reports (Berichte)" auf New Report (Neuer Bericht), wählen Sie den Berichtstyp "Opportunities" aus und klicken Sie auf Start Report (Bericht starten).
   
2. Klicken Sie auf Filters (Filter) und wenden Sie dann diese Standardfilter an:
   

• Wählen Sie für den Standardfilter "Show Me (Anzeigen)" All Opportunities (Alle Opportunities) aus und klicken Sie auf Done (Fertig).
  
• Wählen Sie für den Standardfilter "Opportunity Status (Opportunity-Status)" Closed Won (Geschlossen und gewonnen) aus und klicken Sie auf Apply (Anwenden).
  
• Wählen Sie für den Standardfilter "Date Field (Datumsfeld)" Close Date (Schlusstermin) aus. Wählen Sie für "Range (Bereich)" All Time (Gesamte Zeit) aus. Klicken Sie auf Apply (Anwenden).
  Damit Sie möglichst schnell Ergebnisse erhalten, sollten Sie immer den kleinstmöglichen Datumsbereich einstellen. Wenn für den Bericht ein großer Datumsbereich durchgegangen werden muss, kann die Anzeige der angeforderten Informationen länger dauern.
  

3. Um den Bericht nach "Sum of Amount (Betragssumme)" zusammenzufassen, klicken Sie auf das Symbol  in der Spalte Amount (Betrag). Klicken Sie dann auf Summarize (Zusammenfassen) und wählen Sie Sum (Summe) aus.
   
4. Um das Berichtsformat in eine Matrix zu ändern, gruppieren Sie die ersten Zeilen nach Abschlussmonat und die Spalten nach Typ. Zum Festlegen der Gruppierung klicken Sie auf Outline (Struktur).
   

• Wählen Sie unter "GROUP ROWS (ZEILEN GRUPPIEREN)" aus der Auswahlliste Add group (Gruppe hinzufügen) den Eintrag Close Month (Schlussmonat) aus.
  
• Wählen Sie unter "GROUP COLUMNS (SPALTEN GRUPPIEREN)" aus der Auswahlliste Add group (Gruppe hinzufügen) den Eintrag Type (Typ) aus.
  

5. Bei der Anzeige eines Matrixberichts sollten Sie die Berichtsdetails ausblenden. Durch Ausblenden der Details werden Matrixberichte meist noch aussagekräftiger. Zum Ausblenden der Berichtsdetails deaktivieren Sie Detail Rows (Detailzeilen).
   
6. Speichern Sie Ihren Bericht als Opportunities by Sum of Amount (Opportunities nach Betragssumme) und akzeptieren Sie den automatisch generierten eindeutigen Namen.
   
7. Klicken Sie auf Run Report (Bericht ausführen).
   
8. Der Bericht sollte in etwa wie folgt aussehen: 
   

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Erstellen eines Berichts in Lightning Experience