Erfassen Sie Ihre Fortschritte
Trailhead-Startseite
Trailhead-Startseite

Berichte und Dashboards in Lightning Experience

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Formulieren von Geschäftsanforderungen als beantwortbare Berichtsfragen
  • Erläutern des Unterschieds zwischen einem Bericht, einem Dashboard und einem Berichtstyp

Einführung in Berichte und Dashboards

Im Geschäftsbetrieb kommen Fragen auf. Ihre Salesforce-Daten können Antworten liefern. Wenn Sie gebeten werden, einen Bericht zu erstellen, wird die Anforderung meist in Form einer Frage formuliert. Diese Frage könnte etwa so lauten:
  • Welche Produkte sind meine Spitzenreiter?
  • Wer sind meine höchstwertigen potenziellen Kunden?
  • Welche Marketing-Kampagnen waren am erfolgreichsten?
  • Wie zufrieden sind meine Kunden?

Vor der Berichtserstellung empfiehlt es sich, Folgefragen zu stellen und Anforderungen zu formulieren, die dann Berichtskriterien zugeordnet werden.

Sehen wir uns das Szenario von Maria Jimenez an, der Administratorin bei Ursa Major Solar. Vor Kurzem trat die Firmenchefin Sita Nagappan-Alvarez mit Fragen dazu an sie heran, wie die Geschäfte laufen. Insbesondere wollte sie wissen, welche Produkte sich am besten verkaufen, also die Spitzenreiter sind.

Maria und Sita im Gespräch über die die Spitzenreiter

Auf Sitas einleitende Frage hin stellte Maria einige klärende Fragen.

Informationstyp Beispiele
Sitas einleitende Frage Welche Produkte sind meine Spitzenreiter?
Marias Folgefragen
  • Was macht ein Produkt zum Spitzenreiter – Umsatzerlös oder Menge?
  • Sollen die Ergebnisse nach Produktfamilie gruppiert werden?
  • Welchen Zeitraum soll der Bericht umfassen?
  • Soll ein Produkt, dessen Verkauf eingestellt wurde, im Bericht berücksichtigt werden?
Anforderungen
  • "Spitzenreiter" bezieht sich hier auf Menge, nicht Umsatzerlös
  • Gruppieren der Produkte nach Produktfamilie
  • Anzeigen aller geschlossenen/verlorenen Opportunities
  • Inaktive Produkte nicht anzeigen
Kriterien
  • Berichtstyp = Opportunities mit Produkten
  • Berichtsformat = Zusammenfassung
  • Gruppierung = Produktfamilie
  • Anzeigen = Alle Opportunities
  • Datumsfeld = Schlusstermin
  • Bereich = Aktuelles Geschäftsjahr
  • Filter = Produkt gleich "Aktiv"
  • Filter = Opportunity-Phase gleich "Geschlossene und gewonnene"
  • Filterlogik = 1 AND 2

Wahrscheinlich lesen Sie gerade die Kriterien und fragen sich, was das alles bedeuten soll. Wir können Sie aber beruhigen: Alle diese Themen werden auf dem Weg zu Ihrem Badge für dieses Modul detailliert behandelt.

Tatsache ist, dass die meisten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit Fragen, wie Sita sie Maria gestellt hat, an Sie herantreten werden. Es folgen einige typische Fragen, die Mitarbeiter von Ursa Major Solar Maria stellen.
  • Lincoln Ulrich, ein Kundenbetreuer, der die Anrufe für den aktuellen Tag plant, fragt, welche potenziellen Kunden sein Team zuerst kontaktieren soll.
  • Roberto Alvarez, Leiter des operativen Geschäfts, der die Ableitungsrate im Monatsvergleich seit der Implementierung der Self-Service-Community im letzten Sommer analysiert, fragt nach Kundenvorgängen im Verlauf des vergangenen Jahres.
  • Sita, die Chefin, die an der Jahresplanung des Unternehmens arbeitet und zukunftsweisende Entscheidungen treffen muss, fragt nach den Städten mit den meisten Leads.

In jedem dieser Szenarien kann ein Bericht oder Dashboard die Einblicke liefern, die der Betreffende braucht, um Maßnahmen zu ergreifen und richtig loszulegen, ob am selben Tag, im selben Monat oder im selben Jahr. Sie können die Person sein, die ihre Fragen in die erforderlichen Berichte oder Dashboards übersetzt.

Im Folgenden werden erste Schritte bei der Verwendung von Berichten und Dashboards im Unternehmen beschrieben. Falls Sie Videos bevorzugen, können Sie sich auch dieses Video mit einem Überblick über Berichte und Dashboards ansehen.

Was ist ein Bericht?

In seiner einfachste Form ist ein Bericht eine Auflistung von Datensätzen (wie z. B. Opportunities oder Accounts), die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Doch Berichte sind wesentlich mehr als einfache Listen. Um die benötigen Daten zu erhalten, können Sie Datensätze filtern, gruppieren oder Berechnungen darauf anwenden. Sie können sie sogar in einem Diagramm grafisch anzeigen.

Nachdem Maria von Sita gefragt wurde, welche Produkte sich am besten verkaufen, erstellte Maria einen Bericht mit einer Liste aller Opportunities mit Produkten. Dann ging sie so vor:

  • Sie wendete einen Filter an, um nur geschlossene/gewonnene Opportunities für "aktive" Produkte im laufenden Geschäftsjahr anzuzeigen.
  • Sie nahm eine Gruppierung nach Produktfamilie vor.
  • Sie summierte die verkaufte Gesamtanzahl.
  • Sie zeigte die Ergebnisse in einem vertikalen Balkendiagramm an, damit Sita die Ergebnisse einfach ablesen konnte.

Diese Art komplexer Analysen ist einer der Gründe, warum Berichte Marias primäres Instrument sind, wenn sie Fragen zu ihrem Unternehmen hat. Alle bei Ursa Major Solar schätzen Marias Berichte sehr!

Jeder Bericht wird in einem Ordner gespeichert. Berichtsordner bestimmen, wie auf Berichte zugegriffen wird und wer Zugriff darauf hat, um sie anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu verwalten. Ordner können öffentlich, versteckt oder freigegeben sein. Sie legen anhand von Rollen, Berechtigungen, öffentlichen Gruppen, Regionen und Lizenztypen fest, wer auf den Inhalt des Ordners zugreifen darf. Sie können einen Ordner in der gesamten Organisation verfügbar machen oder als privat deklarieren, sodass nur dessen Inhaber darauf zugreifen kann.

Was ist ein Dashboard?

Ein Dashboard ist eine visuelle Darstellung wichtiger Kennzahlen und Trends zu Datensätzen in Ihrer Organisation. Die Beziehung zwischen einer Dashboard-Komponente und einem Bericht ist 1:1, was heißt, dass es zu jeder Dashboard-Komponente genau einen Quellbericht gibt. Sie können denselben Bericht jedoch in mehreren Dashboard-Komponenten eines Dashboards verwenden (z. B. sowohl in einem Balken- als auch in einem Kreisdiagramm). Sie können mehrere Dashboard-Komponenten auf einer Dashboard-Seite darstellen. So können Sie eine ausdrucksstarke visuelle Ansicht erstellen und mehrere Berichte zu einem gemeinsamen Thema wie etwa Vertriebsleistung oder Kundensupport auswerten.

Genau wie Berichte werden Dashboards in Ordnern gespeichert, über die gesteuert wird, welche Benutzer zugreifen können. Wenn Sie über Zugriff auf einen Ordner verfügen, können Sie seine Dashboards anzeigen. Zum Anzeigen der Dashboard-Komponenten benötigen Sie jedoch auch die Zugriffsberechtigung für die zugrunde liegenden Berichte.

Für jedes Dashboard gibt es einen aktuellen Benutzer, dessen Sicherheitseinstellungen festlegen, welche Daten in einem Dashboard angezeigt werden. Wenn der aktuelle Benutzer ein spezieller Benutzer ist, hängen die den Dashboard-Benutzern angezeigten Daten von den Sicherheitseinstellungen dieses Benutzers ab. Ihre eigenen persönlichen Sicherheitseinstellungen sind dabei unerheblich. Dies sollten Sie bei der Wahl des aktuellen Benutzers berücksichtigen, damit nicht zu viele Dashboard-Bereiche sichtbar sind. Sie sollten beispielsweise den Vertriebsleiter als aktuellen Benutzer für eine Bestenliste seines Teams festlegen. Dies ermöglicht den Teammitgliedern die Anzeige der Bestenliste für ihr Team, nicht jedoch für andere Teams.

Dynamische Dashboards sind Dashboards, bei denen der aktuelle Benutzer immer der angemeldete Benutzer ist. Auf diese Weise sieht jeder Benutzer das Dashboard entsprechend seiner eigenen Zugriffsebene. Wenn die Zugriffsbeschränkung für Sie wichtig ist, sind dynamische Dashboards eher das Richtige für Sie.

Was ist ein Berichtstyp?

Ein Berichtstyp ist wie eine Vorlage, die die Berichterstellung erleichtert. Der Berichtstyp legt fest, welche Felder und Datensätze bei der Berichterstellung zur Verfügung stehen. Die Festlegung basiert dabei auf Beziehungen zwischen einem primären Objekt und seinen verwandten Objekten. Beim Berichtstyp "Kontakte und Accounts" ist beispielsweise "Kontakte" das primäre Objekt und "Accounts" das verwandte Objekt.

In Berichten werden nur Datensätze angezeigt, die den im Berichtstyp definierten Kriterien entsprechen. Salesforce wird mit einer Reihe gebrauchsfertiger, vordefinierter Standard-Berichtstypen geliefert. Werden nicht alle benötigten Felder angezeigt? Eventuell müssen Sie einen benutzerdefinierten Berichtstyp erstellen.

Angenommen, Lincoln bietet Maria in Chatter um eine Übersicht über die Städte mit den meisten Leads. Maria kann dies ermitteln, indem sie einen Bericht zu Leads basierend auf dem Standardberichtstyp "Leads" erstellt. Doch wenn Lincoln nur Informationen zu Leads mit Aktivitäten wünscht, ist der Standardberichtstyp "Leads" nicht erste Wahl, da er alle Leads (mit und ohne Aktivitäten) zurückgibt. Doch Maria bleibt ganz gelassen. Sie weiß, dass sie einen benutzerdefinierten Berichtstyps namens "Leads mit Aktivitäten" erstellen kann, der "Leads" als das primäre Objekt und "Aktivitäten" als zugehöriges Objekt verwendet, sodass nur "Leads mit Aktivitäten" zurückgegeben werden. Anschließend muss sie nur einen Bericht erstellen, der auf dem Berichtstyp "Leads mit Aktivitäten" basiert.

Die Abbildung zeigt die Beziehungen zwischen Ordnern, Dashboards, Berichten und Berichtstypen.