Filtern von Berichten

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erläutern des Nutzens der verschiedenen Arten von Berichtsfiltern
  
• Anwenden von Filtern auf Ihre Berichte
  
• Hinzufügen von Bedingungen zu Filtern mithilfe von Filterlogik
  

Hinweis

Lernen Sie auf Deutsch? Beginnen Sie die Aufgabe in einem Trailhead Playground in der Sprache Deutsch und verwenden Sie für die Navigation die in Klammern angegebenen Übersetzungen. Kopieren und fügen Sie nur die Angaben in Englisch ein, da zur Überprüfung der Aufgabe Daten in Englisch benötigt werden. Wenn Sie die Aufgabe in Ihrer deutschen Organisation nicht bestehen, empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise: (1) Stellen Sie das Gebietsschema auf USA um, (2) legen Sie Englisch als Sprache fest (Anweisungen dazu finden Sie hier) und (3) klicken Sie erneut auf die Schaltfläche "Check Challenge" (Aufgabe überprüfen).

Weitere Details dazu, wie Sie die übersetzte Trailhead-Umgebung optimal nutzen können, finden Sie unter dem Badge "Trailhead in Ihrer Sprache".

Barrierefreiheit

Für diese Einheit sind einige zusätzliche Anweisungen für Benutzer von Bildschirmlesegeräten erforderlich. Klicken Sie auf den nachstehenden Link, um eine ausführliche Version dieser Lektion für Bildschirmlesegeräte aufzurufen:

Trailhead-Anweisungen für Bildschirmlesegeräte öffnen.

Hinzufügen von Filtern

Wenn Sie den Berichtsgenerator verwenden, um eine Frage anhand Ihrer Daten zu beantworten, können Sie die Frage mit Filtern spezifischer stellen. 

Im Anschluss finden Sie zunächst eine allgemeinere Beschreibung dieser Features, gefolgt von den genauen Schritten zum Erstellen eines Filters.

Sie können die Daten in einem Bericht mithilfe der folgenden Filteroptionen filtern.

Sehen wir uns an, wie Lance durch Hinzufügen eines Filters, der nur Direktkunden anzeigt, seine Berichtsergebnisse optimieren kann.

1. Wechseln Sie zu den Berichten, öffnen Sie den Bericht Direct Customer Accounts (Direktkunden-Accounts), und klicken Sie auf Edit (Bearbeiten).
   
2. Klicken Sie auf Filters (Filter).
   
3. Klicken Sie auf den Standardfilter Show Me (Anzeigen), wählen Sie My accounts (Meine Accounts) aus und klicken Sie auf Apply (Anwenden).
   
4. Klicken Sie auf der Registerkarte "Filter" auf Add filter (Filter hinzufügen).
   

• Wählen Sie das Feld Type (Typ) aus.
  
• Legen Sie als Filteroperator equals (gleich) fest.
  
• Wählen Sie unter "Value (Wert)" Customer - Direct (Kunde – Direkt) aus und klicken Sie auf Apply (Anwenden).
  

5. Klicken Sie auf Save & Run (Speichern und ausführen).
   

Gute Arbeit! Lance hat soeben einen Berichtsfilter erstellt, der alle Accounts anzeigt, für die gilt: "Type (Typ)" gleich Customer - Direct (Kunde – Direkt). 

Je nachdem, welche Organisation Sie zum Üben dieser Schritte verwenden, werden zur Laufzeit möglicherweise keine Daten in Ihrem Bericht angezeigt.

Im vorherigen Beispiel wurde der Operator "equals" (gleich) zum Erstellen unseres Filters verwendet. Es gibt jedoch noch weitere Operatoren, die Sie bei der Erstellung von Berichten einsetzen können. Aber Vorsicht: Achten Sie sorgfältig auf die Performance, wenn Sie "not equals" (nicht gleich) wählen. Der Operator "not equals" (nicht gleich) kann dazu führen, dass Ihr Bericht langsam funktioniert oder ein Timeout verursacht. Sehen Sie sich in der Referenz zu Filteroperatoren die vollständige Liste der Filteroperatoren an.

Verwenden von Kreuzfiltern

Nachdem Sie nun einen Filter erstellt haben, kommen wir zur nächsten Stufe, den Kreuzfiltern. Mit diesen Filtertypen können Sie Ihre Berichte auf Objekte ausweiten, die mit den ursprünglich im Berichtstyp definierten Objekten verwandt sind. Mithilfe von Kreuzfiltern können Sie Ihre Ergebnisse optimieren, ohne Formeln oder Code schreiben zu müssen. Der häufigste Anwendungsfall ist die Meldung von Ausnahmen. Es folgen einige Beispiele, die das Vertriebsteam von Ursa Major Solar angefordert hat.

• Accounts mit Opportunities: Accounts mit Opportunities, die sich zu lange in den frühen Phasen des Vertriebszyklus befinden. Lance möchte den Nachmittag damit verbringen, diese Accounts zu erreichen, um zu prüfen, ob er sie in die nächsten Phasen voranbringen kann.
  
• Stale Opportunities (Veraltete Opportunities): Opportunities ohne Aktivitäten in den letzten 90 Tagen. Erin möchte keine Zeit mit der Beschäftigung mit diesen Opportunities verschwenden.
  
• Orphan Contacts (Verwaiste Kontakte): Kontakte ohne Accounts. Lincoln Ulrich, der Kundenbeauftragte von Ursa Major Solar, möchte diese Kontakte zu Accounts hinzufügen oder entfernen.
  

Lassen Sie uns Lance helfen, indem wir einen Bericht mit einem Kreuzfilter erstellen, mit dem Accounts mit Opportunities in der Frühphase gefunden werden.

1. Wechseln Sie zu Reports (Berichte) und klicken Sie auf New Report (Neuer Bericht).
   
2. Wählen Sie den Berichtstyp Accounts aus und klicken Sie auf Start Report (Bericht starten).
   
3. Klicken Sie auf Filters (Filter) und stellen Sie den Filter "Show Me (Anzeigen)" auf All accounts (Alle Accounts) und den Datumsbereich "Created Date (Erstelldatum)" auf All Time (Gesamte Zeit) ein.
   
4. Klicken Sie auf der Registerkarte "Filter" auf den Pfeil für "More Actions (Weitere Aktionen)" und wählen Sie Add Cross Filter (Kreuzfilter hinzufügen) aus.
   

5. Wählen Sie in der Dropdownliste Show me (Anzeigen) ein übergeordnetes Objekt aus. Durch Ihre Auswahl wird festgelegt, welche verwandten Objekte in der Liste der untergeordneten Objekte angezeigt werden. Wählen Sie Accounts aus.
   
6. Legen Sie with (mit) als Operator fest.
   
7. Wählen Sie in der Dropdownliste Secondary Object (Sekundäres Objekt) ein untergeordnetes Objekt aus oder suchen Sie anhand des Namens danach. Wählen Sie Opportunities aus und klicken Sie auf Apply (Anwenden).
   

8. Optional können Sie Unterfilter hinzufügen:
   
   • Klicken Sie auf das Suchfeld Add Opportunities Filter (Opportunities-Filter hinzufügen).
     
   • Wählen Sie ein Feld aus. Das untergeordnete Objekt im Kreuzfilter bestimmt die verfügbaren Felder. Wenn Ihr Kreuzfilter beispielsweise "Accounts with Opportunities (Accounts mit Opportunities)" lautet, können Sie Opportunity-Felder für Ihren Unterfilter verwenden. Wählen Sie Stage (Phase) als Unterfilter aus.
     
   • Wählen Sie equals (Gleich) als Operator aus.
     
   • Wählen Sie unter "Value(s) (Wert(e))" Prospecting (Interessentenphase), Qualification (Qualifikation), Needs Analysis (Bedarfsanalyse) und Value Proposition (Leistungsversprechen) aus.
     
   • Klicken Sie auf Apply (Anwenden).
     
9. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   
10. Nennen Sie den Bericht Accounts with Early Stage Opportunities (Accounts mit Opportunities in frühen Phasen) und übernehmen Sie den standardmäßigen eindeutigen Berichtsnamen.
    
11. Klicken Sie auf Save (Speichern).
    

Gut gemacht! Sie haben einen Bericht erstellt, der Accounts zeigt, bei denen es Opportunities in frühen Phasen gibt. Wenn Sie Ihre Liste weiter einschränken möchten, können Sie weitere Unterfilter hinzufügen.

Hinzufügen von Filterlogik

Mithilfe von Filterlogik können Sie auf Bedingungen basierende Filter anwenden. Angenommen, Erin möchte ihre Vertriebsaktivitäten in dieser Woche auf alle offenen Opportunities mit einer realistischen Abschlusswahrscheinlichkeit oder mit einem ausreichend hohen Betrag konzentrieren, um zusätzliche Anstrengungen zu rechtfertigen.  

Lassen Sie uns Erin helfen, indem wir einen Opportunity-Bericht erstellen. Legen Sie zunächst den Schlusstermin auf All Time (Gesamte Zeit) fest, damit im Beispielbericht einige Daten sichtbar sind. 

Richten Sie dann zwei Feldfilter ein:

1. Betrag größer als 100.000.
   
2. Wahrscheinlichkeit (%) größer als 50
   

Die Wahrscheinlichkeit ist auch ein Standardfilter in Opportunity-Berichten, doch da wir Filterlogik nicht auf Standardfilter anwenden können, müssen wir einen separaten Feldfilter für "Probability (%) (Wahrscheinlichkeit (%)) hinzufügen.

Bei dieser Einstellung werden Ergebnisse zurückgegeben, wenn die Daten sowohl mit 1 als auch mit 2 übereinstimmen. Erin möchte jedoch Ergebnisse sehen, wenn die Daten entweder einem oder beiden Filtern entsprechen.

Hier kommt nun Filterlogik ins Spiel. Klicken Sie im Bereich "Filter" auf den Pfeil "More Actions (Weitere Aktionen)" und wählen Sie Add Filter Logic (Filterlogik hinzufügen) aus.

Ändern Sie "1 AND 2 (1 UND 2)" in "1 OR 2 (1 ODER 2)" und klicken Sie auf Apply (Anwenden). Erin sieht nun Berichtsergebnisse, wenn der Betrag der Opportunity mehr als 100.000 USD beträgt oder die Wahrscheinlichkeit höher als 50 % ist.

Folgende Operatoren werden in Filterlogik unterstützt. Sie können Klammern zur Gruppierung verwenden, z. B. (1 ODER 2) UND 3 UND NICHT 4.

Sperren von Filtern auf der Berichtsausführungsseite

Wenn Sie im Berichtsgenerator Filter hinzufügen, werden die Filterwerte auf der Berichtsausführungsseite zur Auswahl angeboten. Die Person, die den Bericht betrachtet, kann andere Filterwerte als die im Berichtsgenerator festgelegten auswählen.

Was aber, wenn Sie nicht möchten, dass jemand den Filterwert auf der Berichtsausführungsseite ändert?

Erin hat einen Opportunity-Bericht, den sie für das Team für indirekten Vertrieb freigeben möchte, aber sie möchte nur die Daten zu Partner-Opportunities freigeben, nicht die Daten zu anderen Lead-Quellen. Wie kann Sie das erreichen? Durch Sperren der Filterwerte. 

In ihrem Opportunity-Bericht richtet Erin den Filter "Lead Source (Lead-Quelle)" mit dem Wert Partner in "Contains (Enthält)" ein. Sie sperrt den Filter, indem sie das Kontrollkästchen Locked (Gesperrt) aktiviert und auf Apply (Anwenden) klickt.

Wenn sie nun auf der Berichtsausführungsseite auf das Symbol "Filter" klickt, wird der Filter als festgelegt und gesperrt angezeigt. 

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Filtern von Berichten nach Werten
• Salesforce-Hilfe: Hinzufügen von Filterlogik
• Salesforce-Hilfe: Einrichten von Typen für benutzerdefinierte Berichte