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Erweitern der Berichtsstrategie mit AppExchange

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Finden kostenloser Berichts- und Dashboard-Pakete in AppExchange
  • Installieren eines Berichts- und Dashboard-Pakets aus AppExchange
  • Ändern der Berichte und Dashboards im installierten Paket

Installieren einer Anwendung über AppExchange

Beim Erstellen eines Berichts oder Dashboards ist es üblich, einen bestehenden Bericht zu kopieren und dann gemäß den Anforderungen zu ändern. Doch woher bekommen Sie Beispielberichte und -Dashboards, die Sie ändern können? Maria, die Administratorin bei Ursa Major Solar, findet die Antwort auf diese Frage in AppExchange!

In AppExchange stehen Pakete mit Beispielberichten und -Dashboards von Salesforce Labs zur Verfügung. Sie können diese Pakete herunterladen und in Ihrer Sandbox- oder Produktionsumgebung installieren. Die Pakete sind kostenlos. Alle darin enthaltenen Berichte und Dashboards können kopiert und dann an spezifische Anforderungen angepasst werden.

Beliebte Themen sind:

  • Salesforce Adoption Dashboards
  • Salesforce CRM Dashboards
  • Dashboards zu Vertriebsaktivitäten
  • Bereinigungs-Dashboards
  • Service- und Support-Dashboards
  • Knowledge Base-Dashboards und Berichte
  • Salesforce Chatter-Dashboards
  • Chatter Challenge-Dashboard

Ob Sie nach Dashboards zu Vertrieb, Service, Aktivität, CRM oder Akzeptanz suchen – es gibt Beispielberichte und -Dashboards.

Denken Sie daran, dass einige Anwendungen Registerkarten, Felder, Objekte und mehr enthalten. Bedenken Sie auch, dass es in Salesforce Obergrenzen gibt, denen Ihre Organisation unterliegt. Anwendungen können verwaltet und nicht verwaltet sein. Und Ihre Gesamtobergrenzen sind je nach gewähltem Typ auf unterschiedliche Weise davon betroffen. Beachten Sie beim Installieren einer Anwendung stets Ihre Obergrenzen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie, indem Sie den Badge AppExchange-Lösungen erwerben.

Um eine Anwendung zu installieren, melden Sie sich bei AppExchange an. Suchen Sie die gewünschte Anwendung und klicken Sie auf Jetzt anfordern. Während des Installationsvorgangs müssen Sie Entscheidungen treffen.

Zu den wichtigsten gehören unter anderem folgende:

  • Wo soll ich installieren: in der Produktions- oder Sandbox-Umgebung?
    • Allgemein ist es bei AppExchange eine bewährte Vorgehensweise, Installationen zuerst in einer Sandbox vorzunehmen. Bei Berichten und Dashboards sollten Sie einige Aspekte berücksichtigen:
      • Einige Pakete enthalten benutzerdefinierte Felder.
      • Berichte, Dashboards, Ordner und benutzerdefinierte Felder haben Namen, die zu Konflikten mit vorhandenen Namen in Ihrer Organisation führen können.
      • Die Pakete enthalten alle Berichts- und/oder Dashboard-Ordner.
    • Sobald Sie genau wissen, was Sie installieren, können Sie entscheiden, wo Sie es installieren möchten. Hinweis Sie können während des Installationsvorgangs eine Vorschau aller Komponenten im Paket anzeigen.
  • Möchten Sie nur Administratoren, allen Benutzern oder bestimmten Profilen Berechtigungen erteilen?
    • Wer darf auf diese Berichte, Dashboards, Ordner und ggf. benutzerdefinierten Felder zugreifen? Diese Frage sollten Sie vor der Installation für sich klären, damit Sie danach keine Aktualisierungen an Profilen und Freigabeeinstellungen für Ordner vornehmen müssen.

Sobald Ihre Installation erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Nun sind Sie bereit.

Zugreifen auf installierte Pakete

So finden Sie das gerade installierte Paket:

  1. Geben Sie in Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Installierte Pakete" ein und wählen Sie dann Installierte Pakete aus.
  2. Klicken Sie auf den Namen des installierten Pakets. Dies ist derselbe Name wie auf der Seite, von der Sie das Paket in AppExchange heruntergeladen haben.
  3. Klicken Sie auf Komponenten anzeigen.
  4. Dadurch wird die Seite "Paketdetails" geöffnet, auf der alle Komponenten, einschließlich Berichten, Dashboards, Ordnern, benutzerdefinierter Felder etc. aufgeführt sind. Die einfachste Möglichkeit, alle Berichte und Dashboards durchzugehen, besteht darin, sie auf der Registerkarte "Berichte" in Salesforce anzuzeigen.

Es werden jetzt alle Berichte und Dashboards aufgeführt, die Sie gerade installiert haben.

Ändern von Berichten

Bevor Sie einen bestehenden Bericht ändern, müssen Sie zuallererst eine Kopie erstellen, damit Sie keinen Bericht überschreiben, den Sie oder andere möglicherweise noch benötigen!

Zum Erstellen einer Kopie eines Berichts öffnen Sie den Bericht und klicken auf Speichern unter [1].
Erstellen einer Kopie eines Berichts
Geben Sie einen Namen für Ihren kopierten Bericht ein, wählen Sie den Ordner Private Berichte aus und klicken Sie auf Speichern. Sie können den Bericht später jederzeit in einen anderen Berichtsordner verschieben. Zum Experimentieren mit Berichten, die noch nicht für die Verwendung durch andere Benutzer vorgesehen sind, sollten Sie jedoch vorerst diesen sicheren Speicherort verwenden.
Dialogfeld 'Speichern unter' für Berichte

Jetzt können Sie den Bericht gefahrlos ändern.

Tipp

Tipp

Wenn Sie einen AppExchange-Bericht oder ein -Dashboard mit Funktionen öffnen, die in Lightning Experience nicht unterstützt werden, werden diese Funktionen unterdrückt, aber nicht entfernt. Die Funktionen werden in Lightning Experience nicht angezeigt, sind jedoch vorhanden, wenn Sie den Bericht oder das Dashboard in Salesforce Classic öffnen. Weitere Informationen finden Sie unter Einschränkungen bei Lightning Experience.

Wenn Sie zum ersten Mal einen bestehenden Bericht ändern, sollten Sie zunächst nur einfache Dinge tun, etwa Spalten hinzufügen und entfernen, die Spaltenreihenfolge ändern und den Datumsbereich und die -kriterien ändern. Wenn Sie etwas geübter sind, können Sie auch neue Filter hinzufügen und das Berichtsformat ändern. Denken Sie bei der Bearbeitung daran, häufig zu speichern, und klicken Sie ab und zu auf Bericht ausführen, um das Ergebnis anzuzeigen, da im Vorschaubereich nur eine begrenzte Zahl von Datensätzen angezeigt wird.

Ändern von Dashboards

Wie bei Berichten sollten Sie auch hier eine Kopie erstellen, damit Sie nicht das Dashboard von jemand anderem durcheinander bringen!

Um das Dashboard zu kopieren, öffnen Sie es, klicken auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche Bearbeiten und wählen Speichern unter aus.

Geben Sie einen Namen und einen Ordner für das Dashboard an und klicken Sie auf Erstellen. Klicken Sie anschließen auf Bearbeiten, um das Dashboard im Dashboard-Generator mit Funktionalität zum Ziehen und Ablegen im Bearbeitungsmodus zu öffnen. Sie können jetzt erkennen, wie das Dashboard ursprünglich erstellt wurde. Sehen wir uns das genauer an. Dashboard-Editor

Sie können Komponenten und Filter hinzufügen [1], eine Komponente durch Klicken auf Bearbeitungsstift ändern [2], eine Komponenten ziehen und ablegen [3] sowie Komponenten anders anordnen [4].

Ein guter Einstieg in das Bearbeiten von Dashboards ist es, einfach einmal Dashboard-Komponententypen zu ändern. Nehmen Sie sich zur Übung dazu einen Bericht und erstellen Sie ein Dashboard, bei dem dieser Bericht in jedem Dashboard-Komponententyp angezeigt wird. So erhalten Sie eine Vorstellung von der Funktionsweise der einzelnen Dashboard-Komponententypen.

Gängige Anpassungen

Da Sie jetzt wissen, wie Sie Berichts- und Dashboard-Pakete installieren, und gelernt haben, den Paketinhalt zu bewerten, können wir nun daran gehen, Änderungen vorzunehmen! Nicht vergessen: Verwenden Sie auf jeden Fall Speichern unter, bevor Sie loslegen.

Es folgen einige Anpassungen, die häufig an bestehenden Berichten oder Dashboards vorgenommen werden. Probieren Sie es aus:

  • Hinzufügen eines Datumsbereichs
  • Verwenden eines relativen Datumswerts wie HEUTE, GESTERN, LETZTE WOCHE und LETZTER MONAT
  • Gruppieren nach Inhaber
  • Ändern des Dashboard-Komponententyps
  • Ändern der Spaltenreihenfolge
  • Hinzufügen oder Entfernen von Spalten
  • Ändern des Berichtsformats in das tabellarische, Zusammenfassungs- oder Matrixformat
  • Hinzufügen von Dashboard-Komponenten