Arbeiten mit Chatter-Gruppen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Beschreiben von Gruppen
  
• Suchen und Verwenden administrativer Funktionen
  
• Erstellen öffentlicher und privater Gruppen
  

Barrierefreiheit

Für diese Einheit sind einige zusätzliche Anweisungen für Benutzer von Bildschirmlesegeräten erforderlich. Klicken Sie auf den nachstehenden Link, um eine ausführliche Version dieser Einheit für Bildschirmlesegeräte aufzurufen:

Trailhead-Anweisungen für Bildschirmlesegeräte öffnen.

Einführung zu Gruppen

Gruppen sind in Chatter der Hauptbereich für die Zusammenarbeit. Sie können eine Gruppe für ein Projekt organisieren und ihr alle Teilnehmer am Projekt hinzufügen. Mitglieder nutzen den Gruppen-Feed zum Austauschen von Informationen, Erarbeiten einer Entscheidung sowie zum Stellen und Beantworten von Fragen. Ganz gleich, ob es sich um ein Projekt, ein Thema, eine Branche oder sonst irgendetwas handelt, Sie können eine Gruppe zur Unterstützung erstellen. Gruppen helfen Benutzern beim Aufbauen, Bewahren und Teilen von Wissen, das wichtig ist, um Aufgaben zu erledigen und alle auf dem Laufenden zu halten.

Gruppentypen

In Salesforce gibt es Gruppentypen für unterschiedliche Zwecke und Zielgruppen.

• Public groups (Öffentliche Gruppen) sind für alle Mitarbeiter sichtbar und offen. Jeder Mitarbeiter kann einer öffentlichen Gruppe beitreten und dann Posts und Kommentare abgeben und ihr Dateien hinzufügen.
  
• Private groups (Private Gruppen) sind Mitgliedern vorbehalten. Die Aufnahme in eine private Gruppe muss beantragt werden. Nur Mitglieder der Gruppe können Posts erstellen, Kommentare abgeben und Dateien hinzufügen. Nicht-Mitglieder sehen das Bild und die Beschreibung der Gruppe, nicht jedoch den Feed oder die Dateien der Gruppe. Wenn die Gruppe die Teilnahme externer Benutzer (wie etwa Kunden) zulässt, muss der Gruppeninhaber oder -verwalter sie einladen.
  
• Die Mitgliedschaft in Unlisted groups (nicht aufgelisteten Gruppen) ist nur auf Einladung möglich. Diese Gruppen werden in Listenansichten und Suchergebnissen nicht aufgeführt. Eine nicht aufgelistete Gruppe ist für alle Benutzer – außer für die Gruppenmitglieder – nicht sichtbar. Nur der Inhaber und die Verwalter der Gruppe können Benutzer einladen, einer nicht aufgelisteten Gruppe beizutreten. Als Administrator müssen Sie die Option zum Erstellen nicht aufgelisteter Gruppen aktivieren. Wir gehen diesen Prozess in Kürze durch.
  
• Gruppen des Typs Broadcast Only (Nur Bekanntmachungen) dienen für Bekanntmachungen. Nur der Inhaber und die Verwalter einer solchen Gruppe können ihr Posts hinzufügen. Gruppenmitglieder können diese Posts jedoch kommentieren. Sie können jeden Gruppentyp in eine reine Bekanntmachungsgruppe ändern.
  

Als Administrator können Sie das Gruppenlayout ändern, um Elemente ein- oder auszuschließen. Sie können beispielsweise festlegen, dass die Option "Nur Bekanntmachungen" im Dialogfeld "Gruppe erstellen" angezeigt wird oder nicht. Wenn Sie ein Steuerelement nicht sehen, das Sie beim Erstellen einer Gruppen zu sehen erwarten, können Sie das Gruppenlayout über Setup | Group Layouts (Gruppenlayouts) anpassen.

Überwachen des Engagements

Für alle Gruppen gibt es die Registerkarte Engagement zum Überwachen der Gruppenmitgliedschaft und Aktivität im Zeitverlauf.

Auf der Registerkarte "Engagement" können Sie die Aktivität der Gruppe und deren Rhythmus, die Stabilität der Gruppenmitgliedschaft und verschiedene Zusammenfassungswerte überwachen. Zu diesen Werten gehören die Anzahl an Mitgliedern, Posts, Fragen, unbeantworteten Fragen, "Gefällt mir"-Angaben und Kommentaren.

Beispiele für Gruppen

Wenn Sie Chatter für Ihr Unternehmen einrichten, erstellen Sie Startgruppen für gemeinsame Interessen und Funktionsteams. Dabei kann es sich um produktbezogene Gruppen in Forschung und Entwicklung, Vertrieb und Marketing bis hin zu Gruppen für interne Schulungen, Personalwesen und den Anlagenbereich handeln. Chatter-Gruppen machen es einfach, zusammenzuarbeiten, Projekte zu managen und sich auf dem Laufenden zu halten.

Es folgen einige Gruppen, die bei anderen Unternehmen mit Erfolg eingesetzt werden. Und nicht vergessen: Gruppen können öffentlich, also für alle Mitarbeiter offen oder privat, also nur für ausgewählte Personen zugänglich sein.

Gesamtes Unternehmen (öffentlich, nach innen gerichtet) 

Fügen Sie alle Mitarbeiter dieser Gruppe hinzu, diskutieren Sie in ihr unternehmensweite Themen und machen Sie Ankündigungen. 

[Projektname] Team (privat) 

Fügen Sie dieser Gruppe Teammitglieder hinzu, damit sie am Projekt zusammenarbeiten, Feedback geben und Dokumente austauschen können. 

Mitbewerber (öffentlich, nach innen gerichtet) 

Bringen Sie in dieser Gruppe Mitarbeiter mit Kundenkontakt mit den Wettbewerbs- und Produktexperten aus Ihrem Unternehmen zusammen, damit sich die richtigen Leute unterhalten und Informationen austauschen können. 

Produkt-Feedback (öffentlich) 

Vertriebs- und Kundendienstteams können Kundenfeedback direkt für Forschung und Entwicklung bzw. Engineering bereitstellen. 

Marketing (privat) 

Tauschen Sie Konzepte für kreative Kampagnen, Event-Details und Marketing-Ideen mit dem gesamten Team aus.

Vertrieb (öffentlich, nach innen gerichtet) 

Vertriebsmitarbeiter können Geschichten, Strategien und Erfolgstipps austauschen. 

[Kundenname] Besprechungen (privat) 

Erstellen Sie Gruppen, in denen alle Hauptbeteiligten an einem Geschäft einfacher zusammen an Präsentationen, Zeitplänen und Produkten arbeiten können. Erstellen Sie z. B. eine Gruppe "Acme Juli Meeting" für einen Kundenbesuch und laden Sie die Hauptverantwortlichen aus Vertrieb, Marketing, Support, Engineering und Technik ein, um die Aktivitäten abzustimmen. 

[Abteilungsname] Richtlinien (Bekanntmachung, nach innen gerichtet) 

Stellen Sie ein Forum zur Verfügung, in dem Richtlinien auf Unternehmensbereichs-, Abteilungs- oder Team-Ebene bekannt gemacht und Feedbacks von Mitgliedern eingeholt werden können. Obwohl Mitglieder nicht posten können, können sie gepostete Einträge kommentieren.

Erstellen von Gruppen

Wir erstellen nun zwei Gruppen, die für die meisten Organisationen nützlich sind: eine öffentliche Gruppe, der jeder authentifizierte Benutzer beitreten kann, und eine private Gruppe, die Kunden als Mitglieder akzeptiert. Mit beiden Gruppen möchten wir Datensätze wie Opportunities, Accounts und Kundenvorgänge verknüpfen können.

Stellen Sie sicher, dass Sie beim Durcharbeiten des Inhalts und der praktischen Aufgaben in diesem Modul bei Ihrem Trailhead Playground angemeldet sind. Die Verwendung des Playground stellt sicher, dass Sie keine Daten in Ihrer Produktionsorganisation ändern oder im Chatter-Feed Ihres Unternehmens posten.

Aktivieren nicht aufgelisteter Gruppen

Ein Gruppentyp ist der nicht aufgelistete Typ. Sie können bei einer Suche eine nicht aufgelistete Gruppe nicht finden. Sie müssen zur Teilnahme an einer nicht aufgelisteten Gruppe eingeladen werden. Indem Sie eine nicht aufgelistete Gruppe einrichten, haben Sie die Möglichkeit, einen geschützten Raum für die Diskussion sensibler Themen mit einer bestimmten Zielgruppe zu schaffen. Sie können so über potenzielle Geschäftsabschlüsse, Vergütungen oder individuelle Leistung sprechen.

Standardmäßig ist die Erstellung nicht aufgelisteter Gruppen deaktiviert. Bevor wir also mit dem Erstellen von Gruppen beginnen, wechseln wir zu "Chatter-Einstellungen" und aktivieren nicht aufgelistete Gruppen.

Zum Aktivieren nicht aufgelisteter Gruppen benötigen Sie die Berechtigung "Nicht aufgelistete Gruppen verwalten".

1. Geben Sie in Setup in das Feld "Schnellsuche" den Text Chatter Settings (Chatter-Einstellungen) ein. Klicken Sie auf Chatter Settings (Chatter-Einstellungen) und dann auf Edit (Bearbeiten). 
   
2. Allow Records in Groups (Alle Datensätze in Gruppen zulassen) (1) sollte standardmäßig ausgewählt sein. Falls nicht, wählen Sie die Option aus.
   
3. Aktivieren Sie I want to enable unlisted groups and understand that I may need to update Apex/Visualforce code in my organization (Ich möchte nicht aufgelistete Gruppen aktivieren und habe verstanden, dass ich den Apex-/Visualforce-Code in meiner Organisation aktualisieren muss) (2).
   
4. Klicken Sie auf Save (Speichern) (3).
   

Erstellen einer öffentlichen Gruppe

Erstellen Sie eine öffentliche Gruppe namens "Volunteer Central". Diese Gruppe dient zum Informieren über Veranstaltungen für Freiwillige.

1. Klicken Sie in Salesforce auf die Registerkarte Groups (Gruppen). Falls Sie nicht angezeigt wird, öffnen Sie den App Launcher. Suchen Sie nach "Gruppen" und klicken Sie auf das Ergebnis.
   
   
2. Klicken Sie auf der Listenseite "Gruppen" auf New (Neu), um das Fenster "Neue Gruppe" zu öffnen. 
   
   

Hinweis: Sie können Gruppen so anpassen, dass Auswahlmöglichkeiten für Layout und Funktionen der Gruppe bereitgestellt werden. Wenn Sie eine Gruppe auf diese Weise anpassen, wird Benutzern das Dialogfeld "Gruppentyp auswählen" angezeigt.

Weitere Informationen über das Anpassen Ihrer Gruppen mit Gruppendatensatztypen finden Sie über den Abschnitt "Ressourcen" in dieser Einheit.

3. Geben Sie Informationen zur Gruppe ein.
   

• Name: Volunteer Central
  
• Description (Beschreibung): This is an open group for all employees to find information about volunteer opportunities, ask questions about volunteering, and share volunteer experiences.
  
• Geben Sie unter Information (Informationen) Gruppendetails ein, die Sie freigeben möchten, und formatieren Sie die Details mithilfe der Steuerelemente im Rich-Text-Editor.
  

Tipp: Nachdem Sie Ihre Gruppe erstellt haben, wird die E-Mail-Adresse der Gruppe unter Group Email (Gruppen-E-Mail) angezeigt. Sie sehen sie dort und in der rechten Spalte Ihrer Gruppenseite. Personen mit Zugriff auf die Gruppe können die Adresse verwenden, um per E-Mail an den Gruppenfeed zu posten.

• Owner (Inhaber): Weisen Sie einen Benutzer als Gruppeninhaber zu. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens und treffen Sie in der angezeigten Liste eine Wahl. Sie können natürlich auch alles lassen, wie es ist, und selbst Inhaber der Gruppe bleiben. Eine Gruppe kann nur einen Inhaber, aber viele Verwalter haben. Inhaber und Verwalter haben dieselben Berechtigungen in der Gruppe.
  
• Die Member Count (Mitgliederzahl) wird nach der Erstellung der Gruppe eingetragen.
  
• Record Type (Datensatztyp) gibt die Art von Feed an, die Sie in diesem Schritt festgelegt haben (z. B. Post oder Frage), vorausgesetzt, Ihnen wurde eine Auswahl angezeigt.
  
• Archive (Archivieren): Mit der richtigen Rolle oder Berechtigung können Sie eine Gruppe hier bearbeiten oder zum Archive (Archivieren) kennzeichnen. Standardmäßig werden Gruppen nach 90 Tagen der Inaktivität archiviert. Um eine automatische Archivierung zu verhindern, wählen Sie Disable automatic archiving (Automatische Archivierung deaktivieren) aus.
  

Wenn eine Chatter-Gruppe archiviert wurde, können Gruppenmitglieder keine Nachrichten mehr posten und keine Dateien für die Gruppe freigeben. Frühere Posts, Kommentare und Dateien bleiben jedoch zur Bezugnahme verfügbar. Das Erwähnen einer Gruppe (@[Gruppenname]) zählt in der jeweiligen Gruppe nicht als Feed-Aktivität und verzögert die Gruppenarchivierung nicht. Gruppeninhaber, Gruppenmanager und Benutzer mit der Berechtigung "Alle Daten modifizieren" können Gruppen manuell archivieren oder die Einstellungen für die automatische Archivierung von Gruppen jederzeit bearbeiten.

• Festlegen des Zugriffstyps.
  
  • Access Type (Zugriffstyp): Öffentlich
    
  • Kunden können dieser Gruppe nicht beitreten, also lassen Sie die Option Allow customers (Kunden zulassen) deaktiviert.
    
  • Falls das Kontrollkästchen Broadcast Only (Nur Bekanntmachungen) zur Verfügung steht, lassen Sie dieses ebenfalls deaktiviert.
    
• Klicken Sie auf Save & Next (Speichern & Weiter).
  
• Klicken sie auf Upload Image (Bild hochladen), wählen Sie ein Bild für Ihre Freiwilligengruppe aus und klicken Sie auf Next (Weiter).
  
• Im Fenster "Mitglieder verwalten" können Sie nach Personen suchen, die Sie Ihrer Gruppe hinzufügen können. Sie können Mitglieder später hinzufügen. Klicken Sie jetzt erst einmal auf Done (Fertig).
  

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihre erste Gruppe erstellt. Sie können die Gruppe anpassen, indem Sie im Überlaufmenü für Aktionen auf Edit Group (Gruppe bearbeiten) klicken. Sie können das Bild, den Namen, die Details und den Inhaber einer Gruppe ändern. Mit "Mitglieder verwalten" können Sie nach weiteren Gruppenmitgliedern suchen und diese hinzufügen.

Erstellen einer privaten Gruppe mit Kunden

Private Chatter-Gruppen eignen sich hervorragend für die Zusammenarbeit von Projektteams und den Austausch vertraulicher Informationen. Private Gruppen können auch externe Mitglieder haben. Sie können beispielsweise eine private Gruppe für die Zusammenarbeit mit Kunden oder Fachleuten außerhalb des Unternehmens erstellen.

Wenn Sie festlegen, dass Kunden Mitglieder in privaten Gruppen sein dürfen, wird dies auf der Gruppenseite deutlich sichtbar angegeben. Die Bezeichnung Private with Customers (Privat mit Kunden) wird unter dem Gruppennamen angezeigt. Prüfen Sie stets auf diese Angabe! Lassen Sie sich davon leiten, welche Art von Informationen Sie in dieser Gruppe teilen.

Zum Erstellen einer privaten Gruppe gehen Sie wie beim Erstellen der öffentlichen Gruppe vor, wählen jedoch einen anderen Gruppentyp aus.

1. Um zur Seite Groups (Gruppen) zu navigieren, klicken Sie auf die Registerkarte Groups (Gruppen). Sie können auch im App Launcher Gruppen suchen und auswählen.
   
2. Klicken Sie auf New (Neu).
   
3. Geben Sie Informationen zur Gruppe an.
   

• Benennen Sie Ihre Gruppe und beschreiben ihren Zweck.
  
• Geben Sie die Gruppendetails ein, die Sie freigeben möchten, und formatieren sie die Details mithilfe der Steuerelemente im Rich-Text-Editor.
  
• Weisen Sie einen Benutzer als Gruppeninhaber zu. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens und wählen Sie dann einen Vorschlag aus der angezeigten Liste aus oder behalten Sie Ihren eigenen Namen als Gruppeninhaber bei.
  
• Wählen Sie den Zugriffstyp Private (Privat) aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Allow Customers (Kunden zulassen).
  

4. Klicken Sie auf Save & Next (Speichern & Weiter), danach auf Next (Weiter) und schließlich auf Done (Fertig)
   

Hinzufügen und Hochstufen von Mitgliedern

Nach dem Erstellen Ihrer Gruppe können Sie ganz leicht weitere Mitglieder hinzufügen. Wechseln Sie zu der Gruppe, öffnen Sie das Aktionsmenü im Gruppen-Banner und wählen Sie Manage Members (Mitglieder verwalten) aus. Suchen Sie im Dialogfeld "Mitglieder hinzufügen" nach Personen, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie neben deren Namen auf Add (Hinzufügen).

Sie können auch nach vorhandenen Mitgliedern suchen und sie als Gruppenverwalter zuweisen. Gruppenverwalter können die Gruppe bearbeiten, die Mitglieder verwalten und andere Aktionen durchführen, die für Gruppeninhaber zur Verfügung stehen. Der Manager bietet eine großartige Möglichkeit, die Verantwortung für die Verwaltung der Gruppe zu teilen.

So weisen Sie ein Mitglied als Gruppenverwalter zu:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld "Mitglieder hinzufügen".
   
2. Suchen Sie nach einem vorhandenen Mitglied.
   
3. Wählen Sie aus dem Menü neben dem Namen des Mitglieds Manager aus.
   

Nachdem Sie nun den Umgang mit Gruppen beherrschen, lassen Sie uns untersuchen, wie Sie in Ihren Feeds Benachrichtigungen erhalten, wenn sich Werte in Datensatzfeldern ändern. Aber zuerst wollen wir Ihr Wissen testen!

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Zusammenarbeit in Chatter-Gruppen
• Salesforce-Hilfe: Anpassen von Gruppen