Genehmigen von Datensätzen über einen Chatter-Feed
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Aktivieren von Genehmigungsanfragen in Chatter
- Erstellen einer Vorlage für Genehmigungsposts
- Erstellen eines einfachen Genehmigungsprozesses mit dem Schnellstartassistenten
Hinweis
Lernen Sie auf Deutsch? Beginnen Sie die Aufgabe in einem Trailhead Playground in der Sprache Deutsch und verwenden Sie für die Navigation die in Klammern angegebenen Übersetzungen. Kopieren und fügen Sie nur die Angaben in Englisch ein, da zur Überprüfung der Aufgabe Daten in Englisch benötigt werden. Wenn Sie die Aufgabe in Ihrer deutschen Organisation nicht bestehen, empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise: (1) Stellen Sie das Gebietsschema auf USA um, (2) legen Sie Englisch als Sprache fest (Anweisungen dazu finden Sie hier) und (3) klicken Sie erneut auf die Schaltfläche "Check Challenge" (Aufgabe überprüfen).
Weitere Details dazu, wie Sie die übersetzte Trailhead-Umgebung optimal nutzen können, finden Sie unter dem Badge "Trailhead in Ihrer Sprache".
Barrierefreiheit
Für diese Einheit sind einige zusätzliche Anweisungen für Benutzer von Bildschirmlesegeräten erforderlich. Klicken Sie auf den nachstehenden Link, um eine ausführliche Version dieser Einheit für Bildschirmlesegeräte aufzurufen:
Einführung zu Genehmigungen in Chatter
Ein Genehmigungsprozess bildet den Pfad der Zuständigen ab, den ein Datensatz bis zu seiner Genehmigung durchläuft. Im Zuge des Genehmigungsprozesses kann eine Genehmigungsanfrage als Chatter-Post gesendet werden. Sie können eine Vorlage für diesen Post erstellen, um sicherzustellen, dass bei jeder Anfrage dieselbe Art von Daten gepostet wird.
Da für Genehmigungen in Chatter sowohl Chatter als auch Genehmigungen erforderlich sind, besteht die entsprechende Einrichtung aus mehr als dem bloßen Aktivieren der Funktion. Um sicherzugehen, dass alles reibungslos funktioniert und Ihren Benutzern deren Genehmigungsanfragen als Chatter-Posts angezeigt werden, empfiehlt es sich, die folgenden Schritte durchzuführen:
- Aktivieren von Genehmigungsanfragen in Chatter
- Erstellen einer Genehmigungspostvorlage
- Erstellen eines Genehmigungsprozesses
- Aktivieren der Feed-Verfolgung Aktivieren Sie die Feed-Verfolgung für Objekte, auf denen ein Genehmigungsprozess basiert. Wenn Sie beispielsweise mit dem Anlegen eines Accounts einen Genehmigungsprozess anstoßen möchten, aktivieren Sie die Feed-Verfolgung für das Objekt "Account".
- Führen Sie die Schritte 2 – 4 für jedes Objekt durch, das einen Genehmigungsprozess durchlaufen soll.
Über ihre persönlichen Chatter-Einstellungen können sich Benutzer vom Empfang von Genehmigungsanfragen als Posts in ihren Chatter-Feeds abmelden. Sie werden weiterhin per E-Mail benachrichtigt. Benutzer, die den Empfang nicht deaktivieren, erhalten sowohl einen Chatter-Post als auch eine E-Mail-Benachrichtigung.
Genehmigungsanfragen als Posts werden angezeigt:
- Im Chatter-Feed des zugewiesenen Genehmigers
- Im Profil des Senders; im Chatter-Feed allerdings nur, wenn sie dem Genehmigungsdatensatz folgen
- Im Chatter-Feed des Genehmigungsdatensatzes
- Im Chatter-Feed aller Benutzer, die dem Genehmigungsdatensatz folgen
Aktivieren von Genehmigungsanfragen in Chatter
So aktivieren Sie Genehmigungsanfragen in Chatter:
- Geben Sie in Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Chatter-Einstellungen" ein und klicken Sie dann auf Chatter-Einstellungen.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Wählen Sie im Abschnitt "Genehmigungsposts" die Option Genehmigungen zulassen aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.
Wenn sich Benutzer gegen den Empfang von Genehmigungsanfragenposts entscheiden, werden diese in ihrem eigenen Feed nicht angezeigt. Unabhängig davon, ob er sich gegen den Empfang entscheidet, werden jedoch jedem Benutzer mit Zugriff auf den Datensatz, der genehmigt wird, Genehmigungsposts im Datensatz-Feed angezeigt.
Wenn Sie den Abschnitt "Genehmigungsposts" in den Chatter-Einstellungen nicht angezeigt bekommen, kann dies daran liegen, dass Ihre Lizenz dies nicht unterstützt. Fragen Sie bei Ihrem Salesforce-Mitarbeiter nach.
Richten Sie als Nächstes eine Vorlage für den Chatter-Genehmigungspost ein.
Erstellen einer Postvorlage
Sie möchten, dass die Genehmigungsposts, die in Chatter angezeigt werden, standardisiert werden. Mit etwas Vorarbeit lässt sich dies durchaus bewerkstelligen. Zunächst können Sie eine Vorlage für Posts einrichten. In der Vorlage können Sie die Datensatzdaten angeben, die im Post angezeigt werden sollen. Wenn Sie später den Genehmigungsprozess definieren, verknüpften Sie die Vorlage damit.
Für die Erstellung einer Chatter-Postvorlage benötigen Sie die Berechtigung "Anwendung anpassen".
- Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Postvorlagen" ein und klicken Sie dann auf Postvorlagen aus.
- Klicken Sie auf Neue Vorlage.
- Diese Genehmigungen gelten für Accounts. Wählen Sie daher also Account aus und klicken Sie auf Next (Weiter).
- Geben Sie den Namen Account-Genehmigungspostvorlage und die Beschreibung Eine Vorlage für Account-Genehmigungsanfragenposts ein.
- Um diese Vorlage als Standard für alle Account-Genehmigungsanfragen festzulegen, aktivieren Sie Standard.
- Verschieben Sie unter "Postvorlagenfelder" die Felder Accountnummer, Accountinhaber und Beschreibung in die rechte Spalte. Falls Accountname nicht bereits in der Spalte "Ausgewählte Felder" rechts enthalten ist, verschieben Sie dieses Feld auch dorthin. Tipp: Platzieren Sie Felder mit viel Text, wie "Kommentare" oder "Beschreibung", unten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Jetzt können Sie Ihren Genehmigungsprozess für Accounts definieren.
Erstellen eines Genehmigungsprozesses
Wir erstellen nun einen einfachen Genehmigungsprozess für Accounts.
Angenommen, Sie möchten, dass eine Person alle neuen Accounts und Änderungen an bestehenden Accounts, deren Inhaber sie nicht ist, genehmigt. Wir erstellen nun einen einfachen Genehmigungsprozess für dieses Szenario.
- Geben Sie unter Setup im Feld "Schnellsuche" den Text "Genehmigungsprozesse" ein und klicken Sie dann auf Genehmigungsprozesse.
- Wählen Sie im Feld Genehmigungsprozesse verwalten für den Eintrag Account aus.
- Klicken Sie auf Create New Approval Process (Neuen Genehmigungsprozess erstellen) und wählen Sie Use Jump Start Wizard (Schnellstartassistenten verwenden) aus.
-
Führen Sie im Bereich Informationen zum Genehmigungsprozess die folgenden Schritte durch:
- Geben Sie als Name Folgendes ein: Genehmigungsprozess für Accounts.
- Um für diesen Prozess einen eindeutigen Namen abzurufen, der in der API verwendet werden kann, klicken Sie in das Feld Eindeutiger Name.
- Lassen Sie E-Mail-Vorlage für die Genehmigungszuordnung leer, um die standardmäßige E-Mail-Vorlage zu verwenden.
- Klicken Sie bei Vorlage für Genehmigungsposts auf das Suchsymbol und wählen Sie "Account-Genehmigungspostvorlage" aus. Diese Vorlage haben wir im letzten Abschnitt erstellt. Informationen über die Einstellung Genehmigerfeld von Account-Inhaber verwenden finden Sie unter Auswahl eines automatisierten Genehmigers für den gesamten Genehmigungsprozess.
- Um alle Seitenlayouts für dieses Objekt zu aktualisieren, wählen Sie Allen Seitenlayouts für Objekt die Schaltfläche "Zur Genehmigung senden" sowie die Themenliste "Genehmigungsverlauf" hinzufügen aus. Wenn Sie diese Option auswählen, haben Benutzer die Möglichkeit, Genehmigungsanfragen zu senden und diese durch den Genehmigungsprozess zu verfolgen.
- Legen Sie im Bereich Eingabekriterien angeben die Kriterien fest, die diesen Genehmigungsprozess auslösen. Lassen Sie uns einen Benutzer verwenden, der bereits in der Organisation vorhanden ist. Wenn wir möchten, dass der Integrationsbenutzer (nicht der beste Name, wissen wir) alle Accounts genehmigt, deren Inhaber er nicht ist, geben wir diese Kriterien in die erste Zeile ein:
- Feld: Account: Account-Inhaber
- Operator: ungleich
- Wert: Integrationsbenutzer
- Weisen Sie im Bereich Genehmiger auswählen alle Genehmigungsanfragen dem Integrationsbenutzer zu.
- Wählen Sie Automatisch Genehmiger(n) zuweisen aus.
- Wählen Sie Benutzer aus und geben Sie in das zweite Feld "Integrationsbenutzer" ein.
- Wählen Sie unter When multiple approvers are selected (Bei Auswahl mehrerer Genehmiger) die Option Approve or reject based on the FIRST response (Genehmigung oder Ablehnung basierend auf der ersten Antwort) aus. Wenn alle ausgewählten Genehmiger genehmigen sollen, wählen Sie EINSTIMMIGE Genehmigung von allen gewählten Genehmigern anfordern aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie auf Seite mit Genehmigungsprozessdetails anzeigen.
- Klicken Sie auf der Seite Account: Genehmigungsprozess für Accounts auf Aktivieren, um den Genehmigungsprozess zu aktivieren.
Damit haben wir unseren einfachen Genehmigungsprozess eingerichtet. Wenn ein anderer Benutzer als der Integrationsbenutzer einen Account erstellt oder den Inhaber eines Accounts ändert und den Account zur Genehmigung vorlegt, wird der Integrationsbenutzer benachrichtigt. Er erhält in seinem Feed einen Post mit Genehmigungsanfrage und eine E-Mail mit Anforderung einer Genehmigung.