Die tägliche Dosis Salesforce CRM

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Beschreiben, wie gängige Funktionen der Anwendung "Vertrieb" Teams bei ihrer Arbeit unterstützen
• Erstellen von Accounts, Kontakten, Opportunities und Berichten
• Auffinden von Datensätzen mithilfe von Suchfunktionen

Startseite

Wie sieht ein typischer Tag in Ihrem Vertriebsteam aus? Höchstwahrscheinlich nehmen die Mitglieder Verbindungen zu Kunden auf, arbeiten an Geschäftsabschlüssen und beobachten Opportunities. In dieser Lektion erfahren Sie, wie Ihr Vertriebsteam diese Ziele mit Salesforce CRM erreichen kann. Und gibt es einen besseren Ausgangspunkt als Seller Home (Verkäufer-Startseite)?

Seller Home ist eine moderne, intelligente Startseite, die eine Reihe von Tools enthält, die Ihrem Vertriebsteam den schnellen Einstieg in den Arbeitsalltag ermöglichen. Auf Seller Home können Vertriebsmitarbeiter ihre Leistung zielgerichtet überwachen und Erkenntnisse zu wichtigen Accounts erhalten.

• Überblick über laufende Geschäfte
• Sehen Sie sich eine Zusammenfassung der kürzlich hinzugefügten Kontakte und Leads und der damit verbundenen Aktivitäten an
• Setzen Sie sich Ziele, und sehen Sie ihre Fortschritte
• Erhalten Sie den Überblick über die heute anstehenden Ereignisse und Aufgaben

Accounts und Kontakte

Nicht vergessen: Sobald ein Lead konvertiert wird, wird auch ein Account und ein Kontakt in Salesforce erstellt. Ein Account ist ein Unternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, und ein Kontakt ist ein Mitarbeiter dieses Accounts. Wenn sich Ihre Vertriebsmitarbeiter mit einem Account oder Kontakt befassen, müssen sie die gesuchten Details schnell finden, ohne sie wahrscheinlich allzu oft ändern zu müssen. Das Layout für diese Seiten wurden daher für schnelles Nachschlagen optimiert, damit Ihre Vertriebsmitarbeiter mit einem Blick Informationen finden und Erkenntnisse gewinnen.

• Halten Sie sich mit integriertem Twitter und News über Ihre Kunden auf dem Laufenden
• Arbeiten Sie cleverer und halten Sie Ihre Daten sauber, indem Sie den Duplikatsabgleich auf Feldebene nutzen.
• Dank eines speziell als Schnellreferenz angelegten Layouts finden Sie wichtige Daten effizient.
• Auf einen Blick: bisherige und anstehende Aktivitäten

Machen wir uns selbst in Ihrem Trailhead Playground ein Bild davon, wie es ist, einen Account einzurichten.

1. Wenn Sie Ihren Trailhead Playground noch nicht geöffnet haben, blättern Sie nach unten zum Abschnitt "Praktische Aufgabe" und klicken Sie auf Starten, um ihn zu öffnen.
2. Klicken Sie auf den App Launcher () und anschließend auf die Kachel Vertrieb. (Ggf. befinden Sie sich bereits in der Anwendung "Vertrieb".)
3. Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Accounts.
4. Klicken Sie auf Neu.
5. Geben Sie in "Accountname" Maria’s Machining (Zerspanungstechnik Maria Meyer) ein.
6. Für "Typ" wählen Sie Direktkunde.
7. Für "Branche" wählen Sie Fertigung.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Sie haben jetzt einen geeigneten neuen Account, mit dem Sie arbeiten können. Für die Erfassung von Accountdetails gibt es eine Reihe vordefinierter Felder. Wenn Sie andere geschäftsspezifische Details im Auge behalten müssen, kann Ihr Salesforce-Administrator benutzerdefinierte Felder anlegen. Wenn wir schon mal hier sind, warum nicht gleich einen Kontakt für Maria erstellen?

1. Klicken Sie in der Themenliste "Kontakte" auf Neu.
2. Geben in "Vorname" Maria ein.
3. Geben Sie in "Nachname" Meyer ein.
4. Geben Sie in "Telefon" 0650 345-6789.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Großartig, Sie können jetzt mit Maria ins Geschäft kommen. Viele Opportunities warten auf Sie!

Opportunity-Arbeitsumgebung

Laut den Definitionen, die zu Beginn dieser Lektion wiederholt wurden, sind Opportunities Leads mit qualifizierter Kaufabsicht. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter auf eine Opportunity klicken, finden sie eine leistungsfähige Arbeitsumgebung, in der sie Aufgaben schnell erledigen und sich ganz auf den Vertrieb konzentrieren können.

Genau dafür wurde die Opportunity-Arbeitsumgebung konzipiert. Hier nimmt Ihr Verkaufsprozess die zentrale Position ein. Für jede Phase des Verkaufsprozesses finden Sie hier benutzerdefinierte Coaching-Skripts, Sie erhalten umgehend einen Überblick und sehen eine Aktivitätszeitachse. Datensätze können Sie schnell und mit wenigen Klicks erstellen.

• Sehen Sie sich einen anpassbaren Hervorhebungsbereich mit wichtigen Details oben im Datensatz an.
• Mit dem praktischen Composer können Sie schnell Anrufe protokollieren, Aufgaben erstellen, E-Mails senden und Vieles mehr.
• Greifen Sie mit anpassbaren Vertriebspfaden auf wichtige Coaching-Details zu, die Ihren Vertriebsprozess unterstützen.
• Zeigen Sie verschiedenste Informationen in der Kurzübersicht an, ohne die Opportunity-Seite verlassen zu müssen.
• Fügen Sie zugehörige Datensätze, wie Kontakte, im Kontext hinzu.

Während Ihr Vertriebsteam Accountdatensätze nur gelegentlich aktualisiert, ist es sehr wahrscheinlich, dass es Opportunity-Datensätze mehrmals pro Arbeitstag aktualisiert. Lassen Sie uns eine Opportunity für "Zerspanungstechnik Maria Meyer" erstellen.

1. Wenn Sie den Account "Zerspanungstechnik Maria Meyer" gerade nicht einsehen, klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Accounts und dann auf Zerspanungstechnik Maria Meyer.
2. Klicken Sie in der Themenliste "Kontakte" auf Maria Meyer.
3. Klicken Sie in der Themenliste "Opportunities" auf Neu.
4. Geben Sie in "Opportunity-Name" Backup generator for expansion site (Notstromaggregat für Erweiterungsstandort ein).
5. Geben Sie in "Betrag" 200000 ein.
6. Wählen Sie als "Schlusstermin" einen Tag in einer Woche ab heute.
7. Wählen Sie für "Phase" Potenzieller Kunde.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Dieser potenzielle Abschluss taucht nun im Datensatz auf. Jetzt können Sie damit arbeiten, während Sie den Abschluss unter Dach und Fach bringen. Lassen Sie uns den Betrag aktualisieren und zur nächsten Phase übergehen.

1. Klicken Sie im Account "Zerspanungstechnik Maria Meyer" in der Liste "Opportunities" auf Notstromaggregat für Erweiterungsstandort.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Ändern Sie in "Betrag" den Wert in 300000.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Klicken Sie auf Phase als abgeschlossen markieren.

Ausgezeichnet. Sie sind dem Geschäftsabschluss einen Schritt näher gekommen. Sie möchten diese vielversprechende Opportunity sicher im Auge behalten.

Listenansichten

Mit Listenansichten können Sie Datensätze, die Ihnen wichtig sind, einfacher anzeigen. Mithilfe von Filtern können Sie und Ihre Vertriebsmitarbeiter angepasste Listen mit Accounts, Kontakten, Opportunities und anderen Datensätzen in Salesforce erstellen. Ein Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise eine Listenansicht mit Opportunities erstellen, deren Inhaber er ist, und einen Filter für den Betrag hinzufügen, um seine größten Geschäfte in der Pipeline anzuzeigen.

In Lightning Experience sind Listenansichten allerdings mehr als nur Textspalten. Steigern Sie die Produktivität Ihrer Vertriebsmitarbeiter mit Listenansichtsdiagrammen, in denen sie ihre Daten mit einem praktischen Diagramm graphisch darstellen können, das ad-hoc, ohne Zutun des Administrators erstellt werden kann.

• Visualisieren Sie Daten in wenigen Sekunden mit Listenansichtsdiagrammen.
• Erstellen Sie schnell Filter, um nur die gewünschten Daten zu sehen.
• Suchen Sie schnell nach Ihrer Lieblingslistenansicht mithilfe der Worterkennungstechnologie.

Opportunity-Kanban

Vertriebsmitarbeiter können den Opportunity-Kanban, ein Visualisierungs-Tool für Opportunities, verwenden, um Geschäftsabschlüsse nach Pipeline-Phase geordnet anzuzeigen. Dank der Drag & Drop-Funktionalität können Geschäftsabschlüsse aus einer Phase in eine andere verschoben und sofort personalisierte Benachrichtigungen zu wichtigen Geschäftsabschlüssen abgerufen werden.

• Visualisieren Sie Ihre Geschäfte in jeder Phase des Verkaufszyklusses.
• Verschieben Sie Geschäftsabschlüsse zwischen Phasen mit Drag & Drop.
• Richten Sie Benachrichtigungen ein, um informiert zu werden, wenn bei einem wichtigen Geschäft eine Aktion erforderlich ist.
• Erstellen Sie schnell Filter, um nur die gewünschten Daten zu sehen.

Sehen Sie sich in Ihrem Trailhead Playground das Kanban-Board der Opportunity an. Sie sehen, dass sich die Opportunity für das Notstromaggregat in der Phase "Qualifizierung" befindet.

1. Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Opportunities.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als Tabelle anzeigen () und dann auf Kanban.

Über dieselbe Schaltfläche können Sie stets zur Tabellenansicht zurückkehren.

Berichte und Dashboards

Berichte sind wie Listenansichten eine Auflistung von Datensätzen, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Anders als bei Listenansichten können Sie bei Berichten jedoch eine komplexere Filterlogik verwenden, Ihre Daten zusammenfassen und gruppieren, Berechnungen ausführen und anspruchsvollere Visualisierungen Ihrer Daten mithilfe von Dashboards erstellen.

An Lightning Experience begeistert Vertriebsmitarbeiter, dass sie eigene Filter für Berichte erstellen können, und Administratoren schätzen den Dashboard-Editor mit ausdehnbaren Spalten und dem flexiblen Layout, der ermöglicht, mehrere Dashboard-Komponenten (Diagramme) in unterschiedlichen Größen auf einem Dashboard zu platzieren.

• Erstellen Sie Filter für Berichte.
• Gestalten Sie ein visuell beeindruckendes Dashboard mit flexiblen Layouts und ausdehnbaren Spalten.
• Greifen Sie ganz einfach auf wichtige Informationen zu, mit automatisch verborgenen Details in Matrixberichten und der Möglichkeit zum Ausblenden von Summen und Untergruppen in einer Berichtsansicht.

Lassen Sie uns einen Bericht über die bislang hochkarätigsten Opportunities erstellen und sie nach Wahrscheinlichkeit gruppieren.

1. Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Berichte.
2. Klicken Sie auf Neuer Bericht.
3. Wählen Sie unter der Liste "Kategorie" Opportunities aus und klicken Sie dann in der Spalte "Name des Berichtstyps" auf Opportunities.
4. Klicken Sie auf Bericht starten.
5. Wechseln Sie in "Gruppe hinzufügen..." zu Phase und wählen Sie die Option aus.
6. Klicken Sie auf Filter.
7. Klicken Sie auf Schlusstermin.
8. Wählen Sie für "Bereich" Gesamte Zeit aus.
9. Klicken Sie auf Anwenden.
10. Wechseln Sie in "Filter hinzufügen..." zu Betrag und wählen Sie die Option aus.
11. Wählen Sie in "Operator" Größer als aus.
12. Geben Sie in "Wert" 100000 ein.
13. Klicken Sie auf Anwenden.
14. Klicken Sie auf Speichern und ausführen.
15. Geben Sie in "Berichtsname" Opportunities 100k+ (Opportunities ab 100.000) ein.
16. Klicken Sie auf Speichern.

Gut gemacht, denn jetzt können Sie alle Ihre hochkarätigen Opportunities, einschließlich der Opportunity für "Zerspanungstechnik Maria Meyer", nach Phasen aufgeschlüsselt, auf einen Blick sehen.

Suchen nach Datensätzen

In Salesforce finden Sie tonnenweise nützliche Daten. Wie kommen Sie zum richtigen Zeitpunkt an die Daten, die Sie brauchen? Mal ehrlich: Keiner hat mehr Zeit in irgendwelchen Verzeichnissen zu stöbern. Heute geht es um Suchfunktionen. Wir möchten Ihnen nun das globale Suchfeld in Lightning Experience vorstellen. Dieses befindet sich auf jeder Seite ganz oben – es ist die schnellste Möglichkeit, an das zu gelangen, was Sie gerade brauchen.

Sie können sich die Suchfunktion als Ihren persönlichen Assistenten vorstellen – einen sehr intelligenten sogar. Dieser erahnt Ihre Bedürfnisse und hilft Ihnen, an jeder beliebigen Stelle der Anwendung zu finden, was immer Sie suchen.

Abrufen von Sofortergebnissen, besten Ergebnissen und mehr

Sobald Sie in das Feld klicken, arbeitet die Suchfunktion für Sie. Eine Liste zuletzt verwendeter Elemente bietet Direktlinks zu Datensätzen, die zuletzt aufgerufen wurden.

Während Sie mit der Eingabe beginnen, wird die Liste dynamisch mit Treffern aus allen durchsuchbaren Objekten aktualisiert. Wenn Sie das gesuchte Element gefunden haben, können Sie es auswählen und gelangen so direkt zum Datensatz.

Wird das, was Sie suchen, nicht in der Dropdown-Liste angezeigt? Kein Problem, Sie haben noch andere Möglichkeiten. Wenn Sie nur die Ergebnisse zu dem Objekt sehen möchten, das Sie aufgerufen haben, wählen Sie die zweite Option in der Dropdown-Liste für sofortige Ergebnisse.

Als Alternative können Sie die erste Option wählen oder die EINGABETASTE drücken, um innerhalb Ihrer gesamten Organisation zu suchen. Sie landen dann auf der Seite "Beste Ergebnisse", auf der die relevantesten Ergebnisse für die von Ihnen am häufigsten verwendeten Objekte angezeigt werden.

Sie erhalten auch einen Einblick, wie die Suche Ihnen hilft, das zu finden, was Sie benötigen. Funktionen wie Rechtschreibkorrektur und Synonyme liefern Treffer, die Ihrem Suchbegriff ähnlich sind. Vielleicht finden Sie einen, der genau dem entspricht, was Sie suchen.

Wissen Sie, in welchem Objekt Sie suchen möchten? Beginnen Sie mit der Eingabe des Objektnamens neben dem globalen Suchfeld. Sie können die Dropdown-Liste filtern (1) oder scrollen, um das gesuchte Objekt zu finden. Die am häufigsten verwendeten Objekte stehen oben (2), gefolgt von allen durchsuchbaren Objekten in alphabetischer Reihenfolge (3).

Um ein markiertes Objekt auszuwählen, klicken Sie darauf oder drücken die Eingabetaste. Während Sie Ihren Suchbegriff eingeben, werden die Sofortergebnisse auf das ausgewählte Objekt beschränkt. Drücken Sie die Eingabetaste, um die vollständigen Suchergebnisse nur für dieses Objekt anzuzeigen.

Zum Entfernen des Filters ändern Sie das Objekt in Alle.

Eingrenzen von Suchergebnissen

Von dieser allgemeinen Übersicht der besten Ergebnisse aus gelangen Sie mühelos an die Ressourcen, die Sie brauchen. Sie können die Ergebnisse zu einem bestimmten Objekt abrufen, indem Sie dieses links unter "Suchergebnisse" auswählen. Sie können sehen, wie viele Ergebnisse für jedes Objekt gefunden wurden.

Wenn Sie ein benötigtes Objekt unter "Suchergebnisse" nicht finden sollten, machen Sie sich keine Sorgen: es ist nicht weit entfernt. Wählen Sie Mehr anzeigen, um sich alle für Sie verfügbare Objekte in alphabetischer Reihenfolge anzeigen zu lassen.

Sie können Suchergebnisse nach Accounts, Vorgängen, Kontakten, Dashboards, Dateien, Knowledge-Artikeln, Leads, Notizen, Opportunities, Personen, Aufgaben und benutzerdefinierte Objekte filtern. Um Filteroptionen anzuzeigen, klicken Sie in der Randleiste "Suchergebnisse" auf den Objektnamen.

Sie können auch die meisten Suchergebnisse sortieren. Wenn Sie zum ersten Mal auf die Seite mit den Suchergebnissen gelangen, sehen Sie, dass die Ergebnisse nach Relevanz sortiert sind. Das klingt intelligent – und das ist es auch! Aber was genau bedeutet das? Es werden mehrere Aspekte in Betracht gezogen:

• Wie eindeutig ist der Suchbegriff?
• Wie oft kommt der Suchbegriff in einem Datensatz vor?
• Sind Sie Inhaber des Datensatzes, den Sie suchen?

Sie können die Suchergebnisse auch sortieren, indem Sie auf Spaltenüberschriften klicken oder das Dropdown-Menü zum Sortieren verwenden.

Sie können die Spaltenbreiten auf der Suchergebnisseite anpassen, indem Sie auf in der Spaltenüberschrift auf die Abgrenzung klicken und diese ziehen.

Der Textumbruch ist standardmäßig aktiviert, Sie können diese Voreinstellung für eine Spalte aber ändern, indem Sie in der Spaltenüberschrift auf den Abwärtspfeil klicken.

Gesuchte Elemente nicht gefunden?

• Wenn Sie zu viele Ergebnisse erhalten, versuchen Sie es mit mehr und spezifischeren Suchbegriffen.
• Prüfen Sie nach, ob das Objekt oder Feld durchsuchbar ist.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf den Datensatz haben. Die Suchfunktion gibt nur Ergebnisse zurück, zu deren Anzeige Sie berechtigt sind.
• Wenn Sie vor Kurzem den Datensatz erstellt oder aktualisiert haben, warten Sie ein paar Minuten, bis er indiziert wird. Wenn Sie den Datensatz nach 15 Minuten nicht finden können, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Weitere Tipps finden Sie im Abschnitt "Ressourcen" unter "Suchen nach Datensätzen".

Sicher sind Sie mit uns einer Meinung, dass Sie den perfekten Assistenten gefunden haben – er ist zwar breit angelegt, kommt aber dennoch gleich zum Wesentlichen. Er spart Ihnen so viel Zeit und Mühe, dass Sie sich wahrscheinlich fragen, wie Sie Ihre Arbeit ohne ihn schaffen würden.

Wenn Sie mehr über das Arbeiten mit Accounts, Kontakten, Opportunities und Berichten erfahren möchten, sehen Sie sich im Abschnitt "Ressourcen" die zu den Trailhead-Badges gehörigen Lektionen an. Sie gehen mehr in die Tiefe und bieten mehr praktische Aktivitäten zum Ausprobieren.

Ressourcen

• Trailhead: Accounts und Kontakte für Lightning Experience
• Trailhead: Leads und Opportunities für Lightning Experience
• Trailhead: Berichte und Dashboards für Lightning Experience
• Hilfe: Suchen nach Datensätzen