Visualisieren des Erfolgs mit Path und Kanban

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Aktualisieren der Phase oder des Status mit der Funktion "Path (Pfad)"
  
• Aktualisieren von Datensätzen in der Kanban-Ansicht
  
• Verwenden von Filtern und Diagrammen in der Kanban-Ansicht
  

Geschäft mit der Funktion "Path (Pfad)" nachverfolgen

Die Komponente "Path (Pfad)" ist ein einfaches Tool mit einigen sehr leistungsstarken Funktionen. Das haben Sie vielleicht schon in den anderen Lektionen in diesem Modul gemerkt, in denen Sie es mit Lead- und Opportunity-Datensätzen zu tun hatten.

Mit "Path (Pfad)" erkennen Sie auf einen Blick, wo sich der Datensatz in Ihrem Vertriebsprozess befindet. Sie können also visualisieren, wo Sie sich gerade befinden und in welche Richtung Sie sich weiterbewegen.

Hinweis

Ihr Salesforce-Administrator muss "Path (Pfad)" aktivieren und konfigurieren.

"Key Fields" (Wichtige Felder) heben die beim Öffnen eines Datensatzes interessantesten Informationen hervor. Sie müssen also weder Registerkarten wechseln noch nach wichtigen Daten suchen.

Wenn Sie neu in Ihrer Position oder im Unternehmen sind, kann Ihnen die "Guidance for Success (Anleitung für den Erfolg)" in den jeweiligen Schritten eines Pfads helfen, sich schnell zurechtzufinden und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Aktivitäten übersehen.

Verwenden Sie "Path (Pfad)", um den Status eine Datensatzes zu aktualisieren, indem Sie auf Mark Status as Complete (Status als abgeschlossen kennzeichnen) klicken. Dadurch wird der Datensatz in den nächsten Schritt im Pfad verschoben. Es ist auch ganz leicht, einen anderen Status auszuwählen, wenn Ihr Geschäft an Schwung verliert und Sie den Datensatz auf einen vorherigen Status setzen müssen oder wenn das Geschäft so schnell vorangeht, dass Sie einen Schritt überspringen müssen. Klicken Sie auf den gewünschten Schritt im Pfad und dann auf Mark Current Status (Aktuellen Status kennzeichnen).

So erstellen Sie einen Pfad:

1. Navigieren Sie zu Setup und geben Sie in das Feld "Quick Find (Schnellsuche)" path (Pfad) ein. Wählen Sie Path Settings (Einstellungen für Pfad) aus.
   
2. Sofern noch nicht geschehen, aktivieren Sie "Path (Pfad)". Wählen Sie New Path (Neuer Pfad) aus.
   
3. Geben Sie folgende Informationen zu Ihrem Pfad ein:
   
   • Path name (Name des Pfads)
     
   • "Object (Objekt)", auf dem der Pfad basieren soll
     
   • Record type (Datensatztyp)
     
   • "Picklist (Auswahlliste)", auf dem der Pfad basieren soll
     
4. Klicken Sie auf Next (Weiter).
   
5. Wählen Sie Schlüsselfelder aus und geben Sie Anleitungen zum Erfolg ein. Hinweis: Für jeden Schritt des Pfads können Sie bis zu fünf Schlüsselfelder auswählen und bis zu 1000 Zeichen als Anleitung eingeben.
   
6. Klicken Sie auf Next (Weiter).
   
7. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
   
   • Sofortige Aktivierung des Pfads
     
   • Rückkehr zu den Path Settings (Einstellungen für Pfad), um den Pfad später zu aktivieren.
     
8. Wählen Sie Auswahllistenwerte und eine Häufigkeit für die Auslösung des Konfettiregens aus.
   
9. Klicken Sie auf Finish (Fertigstellen).
   

Datensätze in der Kanban-Ansicht verwalten

Die Kanban-Ansicht gibt Ihnen einen guten Überblick über Ihre gesamte Arbeit. Sie ermöglicht Ihnen, die Opportunities in Ihrer Pipeline ganz einfach zu sortieren, zusammenzufassen, zu filtern und weiterzubewegen. Sie können die Kanban-Ansicht als Arbeitsumgebung verwenden.

Sehen wir uns die Kanban-Ansicht für Opportunities nun genauer an.

1. Wählen Sie die Registerkarte Opportunities aus.
   
2. Wählen Sie die Listenansicht Alle Opportunities aus.
   
3. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü "Select List Display (Listenansicht auswählen)" die Option Kanban aus.
   

Wir haben uns für die Listenansicht "All Opportunities (Alle Opportunities)" entschieden, weil wir hiermit die meisten Daten für die Arbeit in dieser Lektion erhalten, aber Sie können die Kanban-Ansicht auf fast jede Listenansicht anwenden.

Verschieben einer Opportunity zur nächsten Phase

Standardmäßig ist die Kanban-Ansicht für Opportunities nach Phasen geordnet. Jede Spalte stellt eine Phase dar.

So verschieben Sie eine Opportunity in dieser Ansicht in die nächste Phase:

1. Klicken Sie in der linken Spalte auf ein beliebiges Geschäft.
   
2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Karte des Geschäfts in eine andere Spalte.
   
3. Lassen Sie die Maustaste los.
   

Und schon sind Sie fertig.

Anwenden von Aktionen auf Ihre Opportunity-Datensätze

Sie können auch andere Änderungen vornehmen. Klicken Sie einfach auf den Abwärtspfeil auf einer Kanban-Karte und wählen Sie Edit (Bearbeiten) aus. Nehmen Sie Ihre Änderungen am Datensatz direkt in der Kanban-Ansicht vor.

Sie können auch einen Datensatz löschen oder den Opportunity-Inhaber ändern.

Anzeigen eines Diagramms mit Listenansichtsdaten

Die Kanban-Ansicht bietet verschiedene Möglichkeiten für die Anzeige Ihrer Daten.

• Mit Show charts (Diagramme anzeigen) zeigen Sie ein Diagramm an, das die Daten in Ihrer Listenansicht zusammenfasst.
  
• Wählen Sie Pipeline by Account (Pipeline nach Account) aus, um zu sehen, mit welchem Account Sie die meisten Geschäfte getätigt haben.
  
• Bei Auswahl von Pipeline by Stage (Pipeline nach Phase) wird die Phase für jeden Geschäftsabschluss angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Diagrammbereich, um weitere Details zu erhalten, oder sehen Sie im Bereich unterhalb des Diagramms nach.
  
• Klicken Sie auf Settings (Einstellungen), um das Format Ihres Diagramms "Pipeline by Stage (Pipeline nach Phase)" zu ändern.
  
• Klicken Sie auf das X, um die Seitenleiste "Chart (Diagramm)" zu schließen, wenn Sie mit der Überprüfung Ihrer Diagramme fertig sind.
  

Filtern der Kanban-Ansicht

Wenn viele Opportunities eingehen, können Sie Ihre Datensätze mithilfe von Filtern eingrenzen, um schnell bestimmte Datensätze in Ihrer Listenansicht anzuzeigen.

1. Klicken Sie auf Filter anzeigen.
   
2. Klicken Sie auf Add Filter (Filter hinzufügen).
   
3. Fügen Sie den Filter hinzu:
   
   1. Feld: Accountname
      
   2. Operator: enthält
      
   3. Wert: United Oil
4. Klicken Sie auf Fertig.
   

8. Klicken Sie auf Speichern.
   
9. Um die Filtereinstellungen auszublenden, klicken Sie auf das X.
   

Jetzt zeigt Ihre Kanban-Ansicht Accountdatensätze, die "United Oil" im Namen haben, also Geschäfte, die Sie mit dem Account United Oil Plant Standby Generators getätigt haben.

Anhand von Filtern können Sie Ihre Datensätze auf unterschiedlichste Weise sortieren. Beispielsweise können Sie so nach Geschäften suchen, die nach einem bestimmten Datum erstellt wurden oder nach Geschäften, bei denen das Datum der letzten Aktivität bereits lange in der Vergangenheit liegt.

Unabhängig vom ausgewählten Filter, sollten Sie daran denken, den Filter zum Schluss wieder zu deaktivieren. Um den Filter zu deaktivieren, klicken Sie auf Remove all (Alle entfernen). Klicken Sie dann auf Save (Speichern).

Ändern der Kanban-Ansicht

Standardmäßig ist die Kanban-Ansicht für Opportunities nach "Stage (Phase)" in Spalten organisiert. Außerdem zeigt sie eine Zusammenfassung der Geschäfte in jeder Spalte, je nach der Summe der Beträge der Opportunities in jeder Spalte. Sie können die Spalten, in denen Ihre Datensätze organisiert werden. und die Zahlenwerte in der Zusammenfassung jedoch ändern.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Select List Display (Listenansicht auswählen) [Alt text” “”].
   
2. Wählen Sie Kanban aus.
   

3. Klicken Sie auf List View Controls (Steuerelemente für Listenansicht) und wählen Sie Kanban Settings (Kanban-Einstellungen) aus.
   
4. Ändern Sie "Summarize by (Zusammenfassen nach)" in Expected Revenue (Erwartete Umsatzerlöse).
   
5. Ändern Sie "Group By (Gruppieren nach)" in Type (Typ).
   

6. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Wenn die Kanban-Ansicht neu geladen wird, zeigt sie Ihre Opportunities in zwei Spalten, je nach dem Typ der Opportunity. Die Zusammenfassung oben in jeder Spalte ist die Summe aus den erwarteten Umsatzerlösen für jeden Typ.

Zusammenfassung

Das Nachverfolgen, Verwalten und Aktualisieren Ihrer Datensätze ist mit Pfad und Kanban so einfach wie nie zuvor. Die Kanban-Ansicht steht allen Salesforce-Benutzern für die meisten Objekte zur Verfügung, z. B. für Leads, Aufgaben usw. Die Komponente "Path (Pfad)" muss von einem Salesforce-Administrator eingerichtet werden.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Verwenden von Kanban für die Arbeit mit grafischen Ansichten Ihrer Datensätze