Freigeben, Planen und Abonnieren von Berichten
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Freigeben von Berichten mithilfe von Ordnern
- Planen und Abonnieren von Berichten
Berichtssichtbarkeitsoptionen und Ordner
Fassen wir kurz zusammen: Wir haben bisher gelernt, wie wichtig es ist, saubere Daten zu erfassen und zu pflegen, bestehende Berichte zu finden, zu formatieren und anzupassen sowie neue Berichte zu erstellen. Doch wie stellen Sie sicher, dass die richtigen Teammitglieder Zugriff auf die richtigen Daten und Berichte haben? Dazu gibt es Berichtssichtbarkeitsoptionen und Ordner. Mithilfe von Berichtssichtbarkeitsoptionen und Ordnern kann Ihr Team alle vorhandenen Berichte organisieren und freigeben. Sie sehen diese Optionen im Menü, wenn Sie die Seite "Berichte" aufrufen (Sie erinnern sich an unsere Tour?). Von hier können Sie auf eine Menüoption klicken, um alle Berichte zu sehen, die über diese Sichtbarkeit verfügen bzw. sich in diesem Ordner befinden.
Werfen wir einen Blick auf die standardmäßigen Berichtssichtbarkeitsoptionen:
- Zuletzt verwendet: Eine Liste zuletzt verwendeter Berichte. Dies ist die Standardansicht beim Aufrufen der Seite "Berichte".
- Von mir erstellt: Alle Berichte, die Sie erstellt haben
- Private Berichte: Alle Berichte, die von Ihnen erstellt wurden und nur von Ihnen gesehen werden
- Öffentliche Berichte: Sämtliche im Ordner "Öffentliche Berichte" gespeicherten Berichte stehen Jedem in Ihrer Organisation zur Verfügung.
- Alle Berichte: Alle Berichte, auf die Sie Zugriff haben (z. B. Berichte, die andere Benutzer für Sie freigegeben haben)
Und das sind die standardmäßigen Ordneroptionen:
- Alle Ordner: Alle Ordner, auf die Sie Zugriff haben
- Von mir erstellt: Nur Ordner, die von Ihnen erstellt wurden
- Für mich freigegeben: Ordner, die von anderen Benutzern erstellt und für Sie freigegeben wurden
Ihr Administrator legt fest, wer Zugriff auf den Inhalt eines Ordners hat, und zwar basierend auf Rollen, Berechtigungen, öffentlichen Gruppen und Lizenztypen (typische Administratoraufgaben). Doch aufgepasst! Ihr Administrator kann einen Ordner in der gesamten Organisation verfügbar machen oder als privat deklarieren, sodass nur dessen Inhaber darauf zugreifen kann. Außerdem können Ordner auch Unterordner aufweisen, allerdings nur, wenn der Salesforce-Administrator Ihrer Organisation die erweiterte Ordnerfreigabe aktiviert hat. Da Ordner eine hervorragende Methode zum Organisieren von Berichten sind, hat Gorav, der Administrator bei No More Homelessness (NMH), diese Option aktiviert. Falls Sie diese Option in Ihrer Organisation nicht sehen, fragen Sie bei Ihrem Administrator nach, ob die Einstellung geändert werden kann.
Sichtbarkeitsoptionen, Berechtigungseinstellungen, Unterordner – alles gut und schön, doch wie sieht die Ordnerfreigabe in der Praxis aus? Besuchen wir nochmals Sofia Rivera, Development Associate bei NMH, um uns anzusehen, wie sich die Ordnerfreigabe für die Spendensammler von NMH gestaltet.
Freigeben eines Berichts
Erinnern Sie sich noch an den Bericht Donor and Volunteer, den Sofia vorhin erstellt hat? Tja, sie ist jetzt so weit, den Bericht mit ihrer Geschäftsführerin Kim Friedman zu teilen.
Doch irgendetwas geht schief! Sofia sendet Kim den Link, doch diese sieht den Bericht nicht. Denn Kim wird eine Fehlermeldung zu "nicht ausreichenden Berechtigungen" angezeigt. Ahhh! Sofia hat nicht daran gedacht, dass nur sie Berichte in ihrem privaten Ordner sehen kann. Damit Sofia Berichte für Kim freigeben und ihr die Erkenntnisse liefern kann, die sie benötigt, um kritische Entscheidungen für ihre Fundraising-Strategie zu treffen, muss sie wissen, wie sie einen Bericht und einen Ordner freigeben und wie sie einen Bericht abonnieren kann. Doch bevor Sofia ihren Bericht freigeben kann, muss sie ihn in einen öffentlichen Ordner verschieben. Sehen wir uns an, wie sie das macht:
- Sofia navigiert zu ihrem privaten Ordner und klickt für den Bericht, den sie verschieben möchte, auf Bearbeiten. Sie wählt den Bericht Donor and Volunteer Report aus.
2. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil neben "Speichern" und dann auf Eigenschaften.
3. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie den Bericht ablegen möchten. Klicken Sie dann auf Speichern. In diesem Beispiel wählt Sofia den Ordner NMH Fundraising Reports aus.
Tusch! Die Geschäftsführerin von Sofia hat nun Zugriff auf den Bericht, auch wenn sie es noch nicht weiß.
Da sich der Bericht Donor and Volunteer nun in einem öffentlichen Ordner befindet, kann Sofia ihn für ihre Geschäftsführerin freigeben. Es gibt viele Möglichkeiten zum Freigeben eines Berichts in Salesforce. Diesmal beschließt Sofia, den Bericht über Chatter freizugeben. Ohne den Bericht verlassen zu müssen, muss Sofia nur auf die Schaltfläche "Zusammenarbeiten" klicken, Kim in der Nachricht @erwähnen und auf Freigeben klicken. Kim erhält dann eine Chatter-Benachrichtigung mit einem direkten Link zum Bericht. Sie ist außerdem in der Lage, auf Sofias Chatter-Kommentar zu reagieren und den Vorgang schnell und effizient zu schließen.
Planen und Abonnieren von Berichten
Eine weitere Möglichkeit, den Zugriff auf Berichte sicherzustellen, besteht darin, sie zu abonnieren. In NPSP können Sie einen Bericht abonnieren, wenn Sie regelmäßig kritische Daten per E-Mail erhalten müssen. Sehen wir uns, wie Sofia dazu vorgeht.
Eine der wichtigsten Aufgaben von Sofia als Development Associate ist es, überfällige Zahlungsverpflichtungen zu verfolgen, weshalb sie sich entscheidet, den Bericht mit den relevanten Daten zu abonnieren. Sofia klickt im Ordner "NPSP Fundraising Reports" auf den Bericht "Expected Payments". Sie erkennt schnell, dass dieser Bericht ihre zentrale Anlaufstelle sein wird, um anstehende (und überfällige!) Zahlungen zu verfolgen. Sofia möchte jeden Montag, wenn sie ins Büro kommt, alle überfälligen Zahlungen überprüfen. Verfolgen Sie in Ihrer eigenen Organisation die Schritte, mit denen Sofia den Bericht für sich und ihre Vorgesetzte abonniert.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Berichte auf den Pfeil neben dem Bericht, den Sie abonnieren möchten. Klicken Sie anschließend im Menü auf Abonnieren. Wenn Sie einen Bericht bereits abonniert haben, aber den Zeitplan ändern möchten, gehen Sie genauso vor.
2. Legen Sie den Abonnementzeitplan fest. In diesem Fall wählt Sofia wöchentlich am Montag. Optional kann sie auch Diesem Bericht Bedingungen hinzufügen auswählen, wenn sie eine E-Mail erhalten möchte, sobald die Daten im Bericht ihre festgelegten Bedingungen erfüllen.
3. Klicken Sie auf Speichern.
Sofia erhält nun jeden Montag per E-Mail aktualisierte Berichtsergebnisse. Wenn ihre Vorgesetzte den gleichen Bericht wünscht, kann Sofia sie Schritt für Schritt durch die Vorgehensweise zum Abonnieren leiten.
Wir haben gelernt, wie man Berichte in NPSP freigibt, plant und abonniert. Doch manchmal gibt es einfachere Möglichkeiten, den aktuellen Status festzustellen, als auf ein Zahlenraster zu starren. Aus diesem Grund befassen wir uns nun damit, wie ein Salesforce-Dashboard Ihre Daten nutzt und eine visuelle Darstellung Ihrer Ergebnisse erstellt.