Mit Qualitätsdaten klügere Entscheidungen treffen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Beschreiben, wie Organisationen Daten zur Verbesserung der Entscheidungsfindung nutzen können
  
• Erläutern, welche Bedeutung die Wahl des richtigen Datenerfassungsprozesses für eine Organisation hat
  
• Erörtern, warum es entscheidend ist, Daten auf einem korrekten Stand zu halten.
  

Wandel zu einer datengesteuerten Organisation

Salesforce ist eine leistungsstarke Plattform zum Erfassen und Organisieren von gemeinnützigen Daten, und das Nonprofit Success Pack (NPSP) weist ein Datenmodell auf, das speziell für Organisationen wie die Ihre entwickelt wurde.

Aber die Möglichkeiten, die einzelne Datensätze bieten, sind beschränkt. Natürlich können Sie jede einzelne Spenderbeziehung und Spende verfolgen, aber das zeigt Ihnen keine Trends. Für datengestützte Entscheidungen brauchen Sie mehr.

Glücklicherweise bringt Salesforce eine leistungsstarke Suite von Tools zur Erstellung von Berichten und Dashboards mit. NPSP gibt Ihnen mit Berichtsvorlagen und Dashboards den Ausgangspunkt, um Trends bei Spendern und Interessengruppen zu erkennen und sich zu einer datengestützten Organisation zu entwickeln.

Mit geringfügigen Anpassungen können Sie neue Berichte erstellen, wie etwa eine Aufschlüsselung der Spenden einzelner Spender nach Bundesland. Der Screenshot zeigt einen Beispielbericht.

Der Bericht fasst Spenden nach Bundesland zusammen und enthält zusammenfassende Werte. Er basiert auf einem vorkonfigurierten NPSP-Bericht mit zusätzlichen Filtern und Gruppierungen, um Daten anzuzeigen, die die spezifischen Fragen eines Unternehmens beantworten.

In diesem Modul erfahren Sie, wie Sie die NPSP-Standardberichte verwenden und anpassen können. Aber lassen Sie uns zunächst die Genauigkeit der Daten untersuchen.

Warum fangen wir hier an? Der Schlüssel zu genauen Berichten sind vertrauenswürdige Daten. Selbst die fortschrittlichsten Berichtstools helfen Ihnen nicht weiter, wenn Ihre Daten ungenau sind. Dies ist besonders wichtig für gemeinnützige Organisationen, die am Nachweis arbeiten, dass ihre Programme und Services konkreten Nutzen bringen. 

Erstellen einer Strategie zur Datenerfassung

Damit Sie gute Daten für eine genaue Berichterstattung erhalten, müssen Sie mit einer Strategie beginnen.

Nehmen Sie das Beispiel von No More Homelessness (NMH), einer gemeinnützigen Organisation, die sich für Menschen ohne Obdach einsetzt. NMH möchte sich zu einer datengestützten Organisation entwickeln – deshalb setzt die gemeinnützige Organisation Salesforce ein. Die Berichtsfunktion ist einer der Hauptgründe, warum sich NMH und viele andere gemeinnützige Organisationen für NPSP und Salesforce entscheiden.

Mit den Berichten und Dashboards von Salesforce kann das NMH-Team Daten vergleichen, bewerten, analysieren und kategorisieren, um fundierte Entscheidungen im Zusammenhang mit den laufenden Fundraising- und Programmaktionen zu treffen. Aber damit das Team diese unglaublichen Werkzeuge nutzen kann, muss es die richtigen Daten sammeln. 

Dank der Vielseitigkeit von Salesforce kann NMH NPSP anpassen, um alle gewünschten Daten zu erfassen. Aber nur weil Sie alle nur denkbaren Daten erfassen können, heißt dies nicht, dass Sie dies auch tun sollten. Bevor die NMH-Mitarbeiter die Anpassung ihrer NPSP-Organisation in Angriff nehmen, setzen sie sich zusammen und überlegen, welche Daten sie erfassen wollen und warum.

Sie beginnen mit den folgenden grundlegenden Fragestellungen.

• Welche Daten benötigen die Mitarbeiter für ihre Aufgaben?
  
• Welche Daten benötigen Förderer?
  
• Welche Berichte können den Mitarbeitern helfen, strategische Entscheidungen zu treffen?
  

Nach der Beantwortung dieser Fragen wird den NMH-Mitarbeitern klar, dass sie viele Informationen über Programmkunden, Freiwillige, Spender, Spenden, Kampagnen, ihre Gebäude, ihre täglichen Aktivitäten und vieles mehr sammeln wollen.

Aber NMH kann es sich nicht leisten, Zeit für Daten aufzuwenden, wenn sie den Mitarbeitern nicht helfen, Entscheidungen zu treffen und ihre Arbeit zu verbessern. Daher ist es wichtig, einen Plan aufzustellen, wie Daten in Salesforce eingebracht werden, wer für die Aktualisierung der Daten verantwortlich ist und wie jeder einzelne Datenpunkt der Organisation dient.

Die Datenerhebung bringt eine große soziale Verantwortung mit sich. Bei sozialen Einrichtungen ist es beispielsweise gang und gebe, Empfänger nach demographischen Informationen zu fragen. Fragen zu Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit und sexueller Orientierung finden manche Menschen jedoch befremdlich oder sie bieten Gelegenheit zur Diskriminierung.

Legen Sie die geschäftlichen Gründe für jeden Datenpunkt fest, wie jeder Punkt in Ihre Strategie passt und wie Sie die Daten nutzen werden.

Gewährleisten von Datengenauigkeit

Heutzutage sammelt NMH Qualitätsdaten und fügt sie seiner Salesforce-Organisation hinzu, und die Berichte der gemeinnützigen Organisation spiegeln dies wider. Das war aber nicht immer so. Bei den ersten Schritten von NMH mit Salesforce vergaßen die Mitarbeiter manchmal, wichtige Informationen einzugeben, oder sie vertippten sich und gaben so falsche Informationen ein.

In der CRM-Welt gibt es den Spruch "Garbage In, Garbage Out". Mit anderen Worten: Wenn Sie schlechte Daten haben, werden auch Ihre Berichte falsch sein.

Daten können in vielerlei Hinsicht fehlerhaft sein, etwa aus den folgenden Gründen:

• Unvollständige Datensätze, z. B. ein Datensatz mit leeren Datenfeldern
  
• Fehlende Datensätze, etwa ein nicht erfasster wichtiger Spender oder eine nicht erfasste Spende
  
• Doppelte Datensätze, beispielsweise zwei Kontaktdatensätze für denselben Spender
  
• Veraltete Daten, wie z. B. alte Adressen
  
• Inkonsistente Daten, etwa durch die Eingabe von NRW und Nordrhein-Westfalen in dasselbe Feld, um den gleichen Wert darzustellen
  

Untersuchungen zeigen, dass schlechte Daten immer mit Einnahmeverlusten, Zeitverschwendung und weiteren Ineffizienzen einhergehen. Und bei einer gemeinnützigen Organisation, bei der Ressourcen und Zeit immer knapp sind, können schlechte Daten verhindern, dass die Ziele erreicht werden.

Wie hält NMH seine Daten so makellos? 

Erkunden der drei Schritte für hohe Datenqualität

Es gibt drei Schritte, mit denen Sie sicherstellen können, dass Qualitätsdaten in Ihre Salesforce-Organisation eingegeben werden.

Punkt 1: Überlegen Sie gründlich, welche Daten Sie erfassen wollen. Daten ohne Zweck bedeuten nur mehr Verwaltungsaufwand. Zu viele irrelevante Daten können Sie bei Ihrer wichtigen Arbeit behindern.  

Punkt 2: Konfigurieren Sie Tools in Salesforce, mit denen Sie die Datenqualität sicherstellen können. Hierzu zählen beispielsweise Pflichtfelder, Hilfestellung in der Anwendung, Hilfetext und Validierungsregeln. Sprechen Sie mit Ihrem Salesforce-Administrator, um mehr über diese Instrumente und eine sinnvolle Implementierung zu erfahren.

Punkt 3: Dies ist der wichtigste Punkt. Legen Sie den Schwerpunkt auf mitarbeiterbasierte Lösungen zur Wahrung hoher Datenqualität. Jeder, der in einer Salesforce-Organisation arbeitet, teilt die Verantwortung für seine bzw. ihre Daten. Und vergessen Sie nicht, dass gute Daten an der Spitze einer Organisation beginnen. Leiter von gemeinnützigen Organisationen sollten sicherstellen, dass Datenhygienepläne vorhanden sind und die Verantwortung für die Datenpflege auf die gesamte Organisation verteilt ist.

Wenn Ihre Salesforce-Daten nicht vertrauenswürdig sind, können Sie keine genauen Erkenntnisse aus Ihrer Salesforce-Organisation gewinnen – und genau das ist es doch eigentlich, warum Sie dieses Badge überhaupt verdienen wollten, oder?

Datenerfassung und -pflege sind nicht einfach, aber durchaus machbar. Das Ergebnis, nämlich im Besitz zuverlässiger Daten zu sein, lohnt den ganzen Aufwand. Und Sie haben das Glück, dass sich in diesem Modul alles um die Salesforce-Tools dreht, mit denen Sie den konkreten Nutzen Ihrer Bemühungen um Datenqualität darlegen können.

In der nächsten Einheit befassen wir uns damit, wie Sie die Berichtsfunktion von NPSP dazu einsetzen, um Berichte zu suchen, zu formatieren und anzupassen, die die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation erfüllen.

Ressourcen

• Trailhead: Datenqualität
• Trailhead: Duplikatsverwaltung
• Salesforce-Hilfe: Berichte und Analysen in NPSP