Erstellen neuer Berichte mit NPSP
Lernziele
Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
- Nennen unterschiedlicher Berichtsformate
- Wählen des richtigen Berichtstyps für ein Datenset
- Erstellen neuer Berichte
NPSP hat alles, was Sie brauchen!
Wie Sie gerade gelernt haben, bietet NPSP leistungsfähige, vorkonfigurierte Berichtsfunktionen. Doch was tun Sie, wenn Sie keinen bestehenden Bericht verwenden bzw. keinen Standardbericht anpassen können? Sie erstellen einen neuen Bericht: NPSP enthält die nötigen Tools dafür, ganz gleich, welche Anforderungen für Ihren Bericht gelten! Wir gehen nun erneut bei Anthony Hall, dem Program Manager von No More Homelessness (NMH), vorbei und sehen ihm zu, wie er sich mit der Erstellung eines neuen Berichts befasst.
Das Rad nicht neu erfinden
Wenn Anthony Fragen auf der Grundlage von Daten beantworten möchte, ist sein erster Impuls, nach vorhandenen Berichten zu suchen – und das ist auch gut so. Wir haben bereits gehört, dass das Nonprofit Success Pack (NPSP) über 60 Berichte für Beteiligte und Spendenaktionen beinhaltet. Außerdem erstellen auch die meisten Salesforce-Administratoren während der anfänglichen Einrichtung und Konfiguration von Salesforce verschiedene Berichte für ihre Benutzer. Wenn Sie einen Bericht erstellen müssen, ist es am besten, einen sehr ähnlichen Bericht mit Filtern so anzupassen, dass er den Anforderungen entspricht. Wenn Sie keinen bestehenden Bericht an Ihre Anforderungen anpassen können, erstellen Sie einen neuen Bericht.
Und genau dies nun wir jetzt! Aber erst, nachdem wir Ihnen zwei wichtige Berichtskomponenten vorgestellt haben.
Berichtskomponenten
Da dies die Bausteine für alle Berichte sind, ist es wichtig, dass Sie verstehen, wie die Komponenten Ihre Daten formen, bevor Sie sich an die Berichterstellung machen.
Berichtstyp
Jeder Bericht basiert auf einem benutzerdefinierten Objekt oder einem Standardobjekt (oder mehreren benutzerdefinierten bzw. Standardobjekten). Die für den Berichtstyp gewählten Objekte bestimmen, welche Daten im Bericht angezeigt werden und, welche Optionen zum Filtern der Daten zur Verfügung stehen. Diese Entscheidung ist manchmal schwierig, und es hilft, sich zu überlegen, welche Felder der Bericht enthalten soll.
Sollen die Namen von Freiwilligen angezeigt werden? Dann müssen Sie das Kontaktobjekt als Berichtstyp auswählen.
Soll der Bericht Sachspenden zeigen? Dann ist das Opportunity-Objekt ganz Ihr Typ.
Benötigen Sie Informationen über Haushalte und Sachspenden? Dann haben Sie Glück, denn der Opportunity-Berichtstyp enthält Opportunity- und Accountinformationen.
Berichtsformat
Das Berichtsformat bestimmt, wie der Bericht aussieht. Möchten Sie eine Tabelle oder ein Diagramm verwenden? Sollen die Daten zusammengefasst werden? Das wird vom Format festgelegt. Es gibt drei unterschiedliche Berichtsformate, bei denen der Grad der Datenkomplexität jeweils zunimmt.
- Einfache Tabelle (manchmal auch tabellarischer Bericht genannt): Eine geordnete Gruppe von Feldern in Spalten, ähnlich einer Kalkulationstabelle. Diese Berichte lassen sich am einfachsten erstellen und eignen sich am besten für Aufgaben wie etwa das Erstellen von Verteilerlisten.
- Gruppierung von Zeilen (Zusammenfassungsbericht): Fassen Sie Daten zusammen, zeigen Sie Zwischensummen an und erstellen Sie Diagramme. Diese Berichte bieten mehr Möglichkeiten für die Datenorganisation als Tabellen und eignen sich hervorragend für Dashboards (keine Sorge, zu Dashboards kommen wir bald!).
- Gruppierung von Zeilen und Spalten (Matrixbericht): Gruppieren Sie Datensätze nach Zeile und Spalte. Dies ist der komplexeste der drei Berichtstypen, doch er bietet auch die detaillierteste Ansicht der Daten. Matrixberichte eignen sich ideal für einen schnellen Überblick über Gesamtwerte, etwa beim Bestand oder Umsatz.
Jetzt sind Sie mit neuer Terminologie ausgerüstet und bereit, ganz konkret einen neuen Bericht zu erstellen.
Erstellen eines neuen tabellarischen Berichts
Die Lebensmittelgeschäfte, die mit NMH zusammenarbeiten, haben kürzlich ihre üblichen Spenden deutlich aufgestockt und in einer unerwarteten Krise zusätzliche Sachspenden für die Tafel zur Verfügung gestellt. Anthony möchte daher in einem Dankschreiben persönlich für ihre Unterstützung bedanken.
Wie immer hält er sich an die empfohlenen bewährten Vorgehensweisen: Er sieht zuerst nach, ob es vielleicht bereits einen ähnlichen Bericht gibt. Er hat es sowohl mit der globalen Suche (bei der alles durchsucht wird) als auch mit der gezielteren Berichtssuche versucht (bei der eine Suche auf einen Berichtsordner oder auf die Sichtbarkeit beschränkt werden kann).
Da es keinen bestehenden Bericht für seine Fragestellung zu geben scheint, erstellt Anthony einen neuen.
1. Auf der Seite "Berichte" klickt Anthony auf Neuer Bericht.
2. Im Fenster "Berichtstyp auswählen" wählt er ein Objekt aus, auf dem der Bericht basieren soll. Er verwendet das Suchfeld oder nutzt zur Suche die Optionen im Objektmenü. Anthony wählt das Objekt "Accounts" aus, um einen Bericht mit allen Lebensmittelgeschäften zu erstellen, die an NMH spenden, da er weiß, dass es zu jedem Lebensmittelgeschäft einen Accountdatensatz in der Organisation gibt. Dann klicken er auf Weiter.
3. Im Filtermenü klickt er auf Filter, um die Daten zu verfeinern.
4. Zum Verfeinern der vorhandenen Standardfilter klickt Anthony auf Anzeigen, wählt Alle Konten aus und klickt auf Fertig, um die Filter anzuwenden. Anschließend klickt er auf Datumsfeld und wählt Erstelldatum aus der Dropdown-Auswahlliste "Datum" und Gesamte Zeit als "Bereich" aus. Dann klickt er auf Anwenden.
5. Anthony klickt in das Feld Filter hinzufügen…, um weitere Filter hinzuzufügen. Er fügt den Filter "Account-Datensatztyp" hinzu, legt "gleich" als Operator fest und wählt "Organization" aus der Liste unter "Wert(e)" aus. Dann klickt er auf Anwenden.
6. Anthony fügt einen zweiten Filter hinzu, indem er erneut in das Feld Filter hinzufügen… klickt. Er fügt den Filter "Typ" hinzu, legt "gleich" als Operator fest und wählt "Grocery Store" aus der Liste unter "Wert(e)" aus. Dann klickt er auf Anwenden.
7. Im Filtermenü klickt er auf Struktur, um den Bericht anzuordnen. Er fügt die Adressfelder als Spalten hinzu.
8. Dann klickt Anthony auf Speichern, um einen neuen Berichtsnamen einzugeben, eine Beschreibung hinzuzufügen und den Ordner zu wechseln. Er gibt seinem neuen Bericht den Titel "All Grocery Stores" und klickt abschließend auf Speichern.
9. Der Bericht ist jetzt zwar gespeichert, doch Anthony muss auf Ausführen klicken, um alle Daten zu filtern und einzubinden.
Jetzt steht Anthony eine perfekte Adressenlisten zur Verfügung, die er exportieren und zum Versenden seiner Dankschreiben verwenden kann.
Superleicht, oder? Tabellarische Berichte haben den Vorteil, dass man sie leicht erstellen und schnell verwenden kann. Doch da sie so einfach strukturiert sind, stellen sie auch nur ein gewisses Maß an Informationen zur Verfügung.
Nach dem Versand der Briefe wendet sich Anthony einer weiteren Berichterstellungsaufgabe zu. Gordon, Program Director bei NMH, hat sich kürzlich die Bestandsentwicklung angesehen, um den Ressourcenbedarf besser einschätzen zu können. Da Gordon weiß, dass Anthony so langsam zum Datenspezialisten wird, bittet er ihn, einen Bericht zum aktuellen Bestand der verschiedenen Arten von Toilettenartikelsets zu erstellen.
Und Gordon liegt richtig: Anthony ist mittlerweile wirklich versiert in der Berichterstellung, denn er weiß sofort, dass er einen neuen Bericht erstellen und nach Zeilen gruppieren muss, um die Frage am besten zu beantworten. Bis auf einige wichtige Unterschiede ist die Vorgehensweise ähnlich wie beim Erstellen des tabellarischen Berichts. Sehen wir uns einfach an, wie Anthony das macht.
Erstellen eines neuen, nach Zeilen gruppierten Berichts (Zusammenfassungsbericht)
1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf Neuer Bericht.
2. Im Fenster "Berichtstyp auswählen" wählen Sie ein Objekt aus, auf dem der Bericht basieren soll. Anthony wählt in diesem Fall "Inventories" aus. Klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie im Filtermenü auf Filter, um die Daten zu verfeinern.
4. Verfeinern Sie die bestehenden Standardfilter. Anthony klickt auf Anzeigen, wählt All Inventories aus und klickt auf Fertig. Er klickt auf Datumsfeld, wählt Inventory Created Date und Gesamte Zeit als "Bereich" aus. Dann klickt er auf Anwenden.
5. Im Feld Filter hinzufügen... wählt Anthony Inventory Sold Date aus, lässt "Operator" auf "gleich" eingestellt und das Feld "Datum" leer. Klicken Sie auf Anwenden, um die Einstellungen zu speichern. Mit diesen Filtern zeigt der Bericht nur Bestände an, die im Lager konkret vorhanden sind und noch nicht an Empfänger ausgegeben wurden.
6. Klicken Sie auf Struktur, um den Bericht anzuordnen. Im Feld Spalte hinzufügen… fügt Anthony Kit Type, Inventory: Created Date und Inventory Sold Date hinzu.
7. Jetzt kommt der magische Augenblick: Um dies von einem tabellarischen Bericht in einen nach Zeilen gruppierten Bericht zu verwandeln, klickt Anthony im Abschnitt "Gruppen" der Registerkarte "Struktur" auf Gruppe hinzufügen… und fügt Kit Type hinzu.
8. Klicken Sie auf Speichern und ausführen. Geben Sie einen neuen Berichtsnamen ein, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und wählen Sie den Ordner aus. Anthony nennt seinen neuen Bericht Inventory Grouped by Kit Type.
9. Klicken Sie auf Speichern.
Dieser Bericht zeigt den aktuell verfügbaren Bestand der verschiedenen Toilettenartikelsets der Tafel, gruppiert nach Art des Sets (Kit Type) und mit einer Zusammenfassung für jede Art. Am Ende des Berichts wird die Gesamtsumme aller Sets angegeben, unabhängig von der Art des Sets.
Gordon ist von Anthonys Bestandsbericht so begeistert, dass er auf die Idee kommt, noch einen Schritt weiter zu gehen. Könnte Anthony vielleicht einen Bericht erstellen, der die Planung für das kommende Jahr erleichtern würde? Besonders wichtig für Gordon sind dabei Trends bei Sachspenden, insbesondere Lebensmittelspenden von Lebensmittelgeschäften. Er hätte gerne Informationen über den Betrag im Monatsvergleich, den die einzelnen Geschäfte im letzten Quartal gespendet haben.
Erstellen eines neuen, nach Zeilen und Spalten gruppierten Berichts (Matrixbericht)
Anthony kennt sich mittlerweile mit der Berichtserstellung so gut aus, dass er schon weiß, wie er diese Daten für Gordon findet. Er wird einen neuen Bericht erstellen, der nach Zeilen und Spalten gruppiert ist (ein Matrixbericht), da dies der beste Berichtstyp für einen Überblick über ein Datenset ist, wie ihn Gordon wünscht.
1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Berichte" auf Neuer Bericht.
2. Wählen Sie im Fenster "Berichtstyp auswählen" ein Objekt aus. Anthony wählt Opportunities. Klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie im Filtermenü auf Filter.
4. Verfeinern Sie die bestehenden Standardfilter.
a) Anthony klickt auf Anzeigen, wählt Alle Opportunities aus und klickt auf Fertig.
b) Er klickt auf Wahrscheinlichkeit, wählt Alle aus und klickt auf Anwenden.
c) Er klickt auf Opportunity-Status, wählt Geschlossen und gewonnen aus und klickt auf Anwenden.
d) Anthony klickt auf Schlusstermin und legt die Datumsangaben auf die vergangenen drei Monate fest.
5. Im Feld Filter hinzufügen... wählt Anthony Opportunity-Datensatztyp aus, behält den Operator Gleich bei und stellt "Wert" auf Sachspende ein. Klicken Sie auf Anwenden.
6. Jetzt machen wir uns an die Struktur des Berichts! Klicken Sie auf Struktur.
7. Im Feld "Zeilen gruppieren" wählt Anthony Accountname aus. Mit dieser Auswahl stellt er sicher, dass der Bericht zeigen wird, wie viel jedes Lebensmittelgeschäft (mit seinem eigenen Account) insgesamt gespendet hat.
8. Im Feld "Spalten gruppieren" fügt er Schlussmonat hinzu, sodass der Bericht die Summe pro Monat zeigt.
9. Unter "Spalten" wählt Anthony Opportunity-Name, Phase und Schlusstermin aus.
10. Da dieser Berichtstyp den Betrachter unter Umständen überfordert, beschließt Anthony, es den anderen leichter zu machen, indem er die Berichtsdetails ausblendet. Dazu kann er auf Detailzeilen klicken, um den Schalter zu deaktivieren.
11. Klicken Sie auf Speichern und ausführen. Geben Sie einen Namen für den Bericht ein und fügen Sie Details hinzu.
12. Klicken Sie auf Speichern.
Anthonys neuer Bericht "In-Kind Food Donations By Month Sum" ist fertig:
Auf einen Blick kann das Team jetzt sehen, wie hoch die Gesamtzahl der Spenden war und wie viel jedes Geschäft in den letzten drei Monaten gespendet hat. Dies wird die Planung enorm erleichtern.
Anthony ist jetzt wirklich firm im Anpassen bestehender Berichte und dem Erstellen verschiedener Arten neuer Berichte. Er ist begeistert, wie schnell das Team mit diesen Übersichten zu sinnvollen Entscheidungen gelangt. Doch all diese Berichte, ob neu oder angepasst, sind nicht sehr hilfreich, wenn Sie sie nicht mit anderen austauschen können. In der nächsten Einheit besuchen wir deshalb wieder das Entwicklungsteam von NMH und sehen uns an, wie Berichte freigegeben, geplant und abonniert werden. Legen wir also los!