Variablen, Pfade und Schleifen

[Erzähler] Sie möchten Salesforce Flow kennenlernen? Dann ist es wichtig, dass Sie das Konzept von Variablen verstehen. Einfach ausgedrückt kommen Variablen im Flow zum Einsatz, wenn sich ein Wert basierend auf bestimmten Bedingungen ändern kann. Eine Variable ist nur ein Container mit einer bestimmten Information. Jede Variable im Flow hat einen Namen und einen Wert. Auf Ihrem Weg durch den Flow können Sie auf den Wert in der Variablen zugreifen und ihn sogar ändern. Darum heißt es auch "Variable".

Denken Sie einfach einmal an Ihr Mittagessen. Ihre Vesperdose ist die Variable. Der Name lautet "Mein Mittagessen" und der Wert ist "Sandwich". Am Montag nutzen Sie Ihre Vesperdose, die Variable, um ein Sandwich darin aufzubewahren. Am Dienstag nutzen Sie dieselbe Vesperdose, die Variable, um ein Stück Pizza mitzunehmen. Variablen können genau wie eine Vesperdose auch leer sein oder den Wert Null haben. Jetzt, da Sie im Groben verstanden haben, was eine Variable ist, schauen wir uns an, was eine Variable im Flow tut.

Eine Variable im Flow kann z. B. "Kontakt-ID" heißen. Nehmen wir an, der Wert der Variablen "Kontakt-ID" ist die ID des Hauptansprechpartners in einem Account. Der Flow scannt alle Kontakte des Account-Objekts auf der Suche nach bestimmten Funktionen und beschließt, dass jemand anders der Hauptansprechpartner sein sollte. Daraufhin weist der Flow die ID des neuen Ansprechpartners der Variablen "Kontakt-ID" zu. Es ist wichtig zu wissen, dass diese Änderung jetzt noch nicht in Ihrer Salesforce-Organisation gespeichert ist. Variablen sind Container für Informationen innerhalb des Flows. Diese Änderungen werden erst in Ihrer Salesforce-Organisation gespeichert, wenn Sie die Anweisung dazu geben.

Herzlichen Glückwunsch! Variablen zu verstehen ist nicht ganz einfach. Denken Sie daran: Eine Variable enthält Informationen, während sich der Wert der Variablen innerhalb des Flows ändern kann, und Sie müssen weitere Schritte ausführen, bevor der Flow Änderungen an den eigentlichen Daten in Ihrer Organisation vornimmt.

[Erzähler] Willkommen bei der heutigen Lektion über Vesperdosen. Die erste kommerzielle Vesperdose stammt aus dem 19. Jahrhundert. Das war nur ein Scherz. Zumindest zum Teil. In diesem Video geht es um Variablen, die Vesperdosen in Flow Builder. Eine Variable ist ein Behälter für bestimmte Informationen, vergleichbar mit einer Vesperdose, die verschiedene Lebensmittel enthalten kann.

Während jedoch die Art von Daten in unserer Flow-Vesperdose gleich bleibt, kann sich der darin enthaltene Wert im Lauf des Flows ändern. Eine Thermosflasche ist für Flüssigkeiten bestimmt. Genauso ist eine Variable mit dem Datentyp "Text" für Text bestimmt, und eine Variable mit dem Datentyp "Zahl" für einen Zahlenwert.

Wenn Sie schon Salesforce-Felder erstellt haben, dann kennen Sie wahrscheinlich viele der Auswahlmöglichkeiten für Variablentypen bereits: Text, Zahl, Währung, Datum, Datum/Uhrzeit, Auswahlliste. Ein paar der Datentypen sind Ihnen vielleicht neu. "Boolesch" wird verwendet, um einen wahren, falschen oder leeren Wert zu speichern. Dieser Datentyp ähnelt einem Kontrollkästchenfeld, nur dass hier leer nicht falsch bedeutet. Leer bedeutet null oder nichts. Ein weiterer Variablentyp ist "Durch Apex definiert". Mit diesem Variablendatentyp werden die komplexen Datenobjekte bearbeitet, die üblicherweise von Apex-Code oder Aufrufen von Webservices zurückgegeben werden. Nach der Festlegung des Variablentyps haben wir die Möglichkeit, mehrere Werte zuzulassen. Dies macht unsere Variable zu einer Sammelvariable.

Das ist so, als würde man eine größere Vesperdose verwenden, um viele Sandwiches unterzubringen. Unsere Sammelvariable enthält nur eine Sammlung von Variablen desselben Typs. Zahlenvariablen können beispielsweise nur mit anderen Zahlen gruppiert werden. Und genauso wie Sandwiches nur mit anderen Sandwiches zusammengepackt werden können, können Kontaktdatensätze nur in eine Sammlung mit anderen Kontaktdatensätzen gesteckt werden. Objekte können in einer Sammlung nicht gemischt werden.

Wir fassen zusammen: Variablentypen sind ähnlich wie Feldtypen in Datensätzen. Eine Variable eines belieben Typs kann zu einer Sammlung von Variablen desselben Typs hinzugefügt werden. Wenn Ihre Vesperdose ein Behälter für Tacos ist, gibt es in der Mittagspause nur Tacos. Und wie immer gilt: Testen Sie Ihre Flows in einer Sandbox-Organisation.

[Erzähler] In Salesforce geht es ja oft um Trails, doch hier befassen wir uns jetzt ein paar Minuten lang mit Pfaden, und zwar speziell mit geplanten Pfaden. Sie verwenden geplante Pfade in durch Datensatz ausgelösten Flows, um Flow-Aktionen für die Zukunft und nicht für die sofortige Ausführung zu planen.

Sehen wir uns ein Beispiel an. Beim Erstellen eines Lead-Datensatzes wird unser Flow ausgelöst. Der Flow wird durch die Erstellung dieses Datensatzes ausgelöst. Verwenden Sie einen geplanten Pfad, um eine Aktion zu einem Zeitpunkt auszuführen, der Minuten, Stunden oder Tage in der Zukunft liegt. Sie können dem Lead beispielsweise drei Tage nach der Erstellung eine E-Mail senden. Die Zeitplanung ist dabei nicht auf das Erstelldatum beschränkt. Geplante Pfade können auf einem beliebigen Datums- oder Datum/Uhrzeit-Feld des Objekts basieren und an, nach oder auch vor diesem Datum ausgelöst werden.

Nehmen wir an, ein durch Datensatz ausgelöster Flow legt beim Erstellen eines Kontakts ein Ablaufdatum für die Mitgliedschaft fest. In demselben Flow können Sie planen, dass fünf Tage vor Ablauf der Mitgliedschaft eine E-Mail-Erinnerung gesendet wird. Geplante Pfade entsprechen zeitabhängig ausgelösten Workflow-Regeln oder zeitabhängigen Aktionen in Prozessgenerator (falls Sie mit Workflow-Regeln oder Prozessgenerator vertraut sind).

Jetzt sollten wir noch über zwei Dinge sprechen, die vielleicht wie geplante Pfade aussehen, aber keine sind: Das Startelement eines durch Datensatz ausgelösten Flows bietet eine Option, mit der ein asynchron ausgeführter Pfad für den Zugriff auf ein externes System hinzugefügt werden kann. Sie können dies ignorieren, bis Sie einen komplexeren Flow benötigen. Geplante Pfade sind auch nicht zu verwechseln mit durch einen Zeitplan ausgelöste Flows. Dies sind Flows, deren Ausführung ein Mal pro Tag oder pro Woche geplant werden kann. Sie können einen durch Zeitplan ausgelösten Flow beispielsweise so festlegen, dass er ein Mal im Monat ausgeführt wird, um Leads, die sich in diesem Zeitraum nicht verändert haben, als "Kalt" zu kennzeichnen.

Zusammenfassung: Verwenden Sie geplante Pfade in durch Datensatz ausgelösten Flows, um Schritte zu automatisieren, die zu einem Zeitpunkt nach der ursprünglichen Auslösung des Flows ausgeführt werden sollen. Ein Datensatz muss erstellt oder geändert werden, damit ein geplanter Pfad dafür aktiviert wird. Geplante Pfade können auf jedem beliebigen Datums- oder Datum/Uhrzeit-Feld des Objekts basieren. Und, wie immer gilt: Testen Sie Ihre Flows zuerst in einer Sandbox.

[Erzähler] Das Thema Flow-Schleifen ist kompliziert, aber lassen Sie sich nicht verrückt machen. Schleifen in Flow Builder durchsuchen eine Sammlung oder Liste von Datensätzen und führen basierend auf jedem Datensatz eine Aktion aus.

Flow-Schleifen sind äußerst leistungsstark. Mit ihnen können Sie Hunderte von Datensätzen in Ihrer Datenbank auf einmal erstellen, aktualisieren oder löschen. Auch wenn Schleifen in einem Flow kompliziert klingen; alles macht mehr Sinn, wenn wir sie in der Praxis anwenden.

Schauen wir also Oscar beim Ausräumen des Kühlschranks am Ende der Woche zu. Oscar führt alle Schritte einer Flow-Schleife aus, nur dass er es eher mit Resten zu tun hat, als mit Salesforce-Datensätzen. Hier nun ein kurzer Überblick darüber, wie Flow-Elemente, also Aktionen, die der Flow ausführen kann, mit dem Ausräumen des Kühlschranks korrelieren.

Als Erstes brauchen wir das Flow-Element "Datensätze abrufen". Wir verwenden Kriterien um festzustellen, welche Datensätze abgerufen werden sollen. In diesem Fall sammelt Oscar alle Reste, die nicht beschriftet sind. Als Nächstes fügen wir ein Schleifen-Element hinzu. Der Flow evaluiert auf seinem Weg durch die Schleife nacheinander alle Datensätze. In unserem Beispiel bedeutet das, dass Oscar alle Artikel nacheinander überprüft. Als Nächstes fügen wir ein Entscheidungselement hinzu. Behalten wir diesen Rest, oder werfen wir ihn weg? Entscheidungselemente sind in Flow-Schleifen nicht erforderlich, aber in diesem Fall machen sie Sinn. Für Datensätze, die wir aktualisieren möchten, fügen wir ein Zuweisungselement hinzu, in dem unsere beabsichtigten Änderungen, wie z. B. das Aktualisieren eines Datumsfelds, angegeben werden. In unserem Beispiel entschließt Oscar sich, diesen Artikel zu behalten, und klebt ihm ein Etikett mit dem heutigen Datum auf. Wir fügen ein zweites Zuweisungselement hinzu, das wie ein Container funktioniert. Wir legen den Datensatz in den Container, in dem alle Datensätze, die wir behalten möchten, vorübergehend aufbewahrt werden. Das ist so, als würde Oscar alle Reste, die er behalten möchte, in eine Box legen. Nun haben wir diesen ersten Datensatz durch die Schleife begleitet und beginnen erneut mit dem nächsten Datensatz.

Oscar prüft den nächsten Artikel. Nach dem Entscheidungselement müssen wir einen Alternativpfad erstellen, den der Flow nehmen soll. Was tut Oscar mit den Resten, die er nicht behalten möchte? Fügen wir ein weiteres Zuweisungselement hinzu. Dieses Mal verwenden wir einen Container für alle Datensätze, die wir löschen möchten. Oscars Container für nicht mehr benötigte Reste ist sein Indoor-Komposter. Dann beginnt die Schleife von neuem mit dem nächsten Artikel. Und so weiter, bis alle Datensätze die Schleife durchlaufen haben. Nach der Schleife müssen wir die eigentlichen Änderungen an der Datenbank vornehmen. Unsere Artikel sind nur vorübergehend in unserer Box und unserem Komposter.

Fügen wir dem Flow nun ein Element zum Aktualisieren von Datensätzen hinzu, um unsere Änderungen abzuschließen und Datensätze zu behalten. Denken Sie daran, dass wir den Artikeln, die wir behalten möchten, einen Datumswert hinzugefügt haben. Oscar stellt seine Box mit den Artikeln zum Behalten wieder zurück in seinen Datenbank-Kühlschrank. Fügen wir nun das Element "Datensätze löschen" hinzu, um nicht benötigte Datensätze loszuwerden. Oder in Oscars Fall den Komposter im Außenbereich. Ist Ihnen aufgefallen, wie Oscar die Artikel alle zusammen zum Komposter im Außenbereich gebracht hat, statt alle Artikel einzeln rauszubringen? Das wäre Zeitverschwendung gewesen. Bei den Flows ist es genauso. Sie sollten Ihre Datenelemente immer außerhalb der Schleife lassen. In diesem Fall haben wir die Elemente zum Aktualisieren und Löschen verwendet. Wenn Sie einen Datensatz während der Schleife in ein Zuweisungselement legen, geben Sie lediglich an, dass Sie vorhaben, ihn nach der Schleife zu aktualisieren, so als würden sie ihn für später beiseite legen. Es ist viel effizienter, alle Änderungen auf einmal vorzunehmen, genau wie bei Ihrem Kompost, den sie insgesamt in einem Container nach draußen bringen.

Glückwunsch! Jetzt haben Sie nicht nur Flow-Schleifen kennengelernt, sondern auch Oscar dabei geholfen, seinen Kühlschrank effizient auszuräumen. Keine Sorge, Oscar wird sich auch beim nächsten Mal an Sie wenden, wenn er Hilfe braucht.

[Erzähler] Angenommen Sie haben ein Problem in Ihrer Flow Builder-Automatisierung, das behoben werden muss. Da kann ich Sie beruhigen: Flow Builder verfügt über ein integriertes Debug-Tool. Debuggen hilft Ihnen, das Problem zu identifizieren und die Ursache zu isolieren, so dass Sie das Problem entweder beheben oder einen Weg finden können, es zu umgehen. Uns ist klar, dass Ihre Automatisierungen immer perfekt sind und nie abbrechen, sodass Sie das Debug-Tool gar nicht benötigen. Doch das ist ganz bestimmt nicht der Fall, nicht einmal bei den erfahrensten Flow Builder-Experten.

Das Debug-Tool von Flow Builder ist ein Muss für jeden, der Flows erstellt. Wenn das Debug-Tool in Flow Builder fertig ist, werden detaillierte Ergebnisse angezeigt. War die Automatisierung erfolgreich? Ist sie fehlgeschlagen? Wo ist sie fehlgeschlagen? Die Ergebnisdetails geben Aufschluss darüber, wie das Flow-Interview begann, d. h. was den Flow auslöste, welche Datensatzinteraktionen stattfanden und ob diese Aktionen erfolgreich waren oder nicht.

Das Debug-Tool von Flow Builder ist nicht nur für die Fehlerbehebung, sondern auch für erste Tests nützlich. Zu seinen Funktionen gehören das Testen der Automatisierung, bevor sie in der Produktionsumgebung aktiviert wird. Angeben einer bestimmten Eingabevariablen beim Debuggen. Debuggen verschiedener Pfade der Automatisierung. Auslösen eines Flows, als ob der Datensatz erstellt, aktualisiert oder gelöscht worden sei. Ausführen der Automatisierung als anderer Benutzer. Ausgeben von Details zum Debugging-Lauf und dem Pfad, den er genommen hat. Verwenden Sie das Debug-Tool von Flow Builder, wenn Sie eine neue Automatisierung erstellen oder Probleme bei einer vorhandenen Automatisierung beheben.

Beachten Sie beim Debuggen in Flow Builder, dass das Tool tatsächlich mit den Daten in der Organisation interagiert. Es ist daher zwingend notwendig, Flows immer in einer Sandbox-Organisation zu debuggen. Eine unheimlich nützliche Funktion beim Testen Ihrer Sandbox-Organisation ist der Wiederherstellungsmodus. Wenn Sie beim Debuggen eines Flows den Wiederherstellungsmodus verwenden, macht Flow Builder nach Beendigung der Automatisierung alle Änderungen rückgängig, die sie in der Organisation vorgenommen hat.

Zusammenfassung: Alle neuen oder geänderten Flow Builder-Automatisierungen sollten mit dem Debug-Tool getestet werden. Das Debug-Tool bietet zahlreiche Funktionen, wie das Festlegen von Eingabevariablen, die Anzeige der Ergebnisse von Flow-Elementen sowie die Ausführung von Automatisierungen als anderer Benutzer. Die bewährte Vorgehensweise besteht darin, in einer Sandbox-Organisation zu debuggen und den Wiederherstellungsmodus zu verwenden.