Erste Schritte mit Flow Builder

[Erzähler] Willkommen bei Flow. Mit dem Tool Flow Builder können Sie mit nur wenigen Klicks leistungsstarke Automatisierungen in Salesforce oder Flow zu jedem Standard- oder benutzerdefinierten Objekt erstellen. Mit Flows können Sie Datensätze aktualisieren, E-Mails senden und Benutzer durch die Schritte eines komplexen Geschäftsprozesses führen. Wenn Sie Flow Builder öffnen, müssen Sie sich zunächst für einen Flow-Typ entscheiden. Die drei am häufigsten genutzten Flow-Typen sind der Bildschirm-Flow, der durch einen Datensatz ausgelöste Flow und der automatisch gestartete Flow.

• Den Bildschirm-Flow können Sie sich wie ein kurzes Formular oder einen Fragebogen vorstellen, die sich je nach Benutzerantwort und vorhandenen Daten ändern. Nehmen wir z. B. eine Kundenumfrage nach Abschluss eines Support-Kundenvorgangs. Die Fragen der Umfrage ändern sich ggf. je nach Zeitaufwand bis zur Klärung oder Komplexität des Vorgangs. Im Hintergrund kann der Flow dem Kunden eine E-Mail senden und einem Support-Mitarbeiter Folgeaufgaben zuweisen.
• Von Datensätzen ausgelöste Flows verwenden Sie, wenn Sie möchten, dass eine Änderung an Ihren Daten zu weiteren Aktualisierungen oder Aktionen führt. Wenn z. B. eine große Opportunity geschlossen wird, senden Sie den richtigen Personen in Ihrem Team eine Warnung. Oder wenn eine Opportunity erstellt wird, senden Sie dem Vertriebsteam automatisch eine E-Mail.
• Bei einem automatisch gestarteten Flow möchten Sie, dass ein Prozess automatisch gestartet wird, wenn eine bestimmte Aktion ausgeführt wird. Beispielsweise könnten die Benutzer auf Basis eines Flows im Hintergrund auf eine benutzerdefinierte Schaltfläche klicken, um alle veralteten Angebote aus einer Opportunity zu löschen.

Jetzt, da Sie die am häufigsten genutzten Flow-Typen kennen, schauen wir uns das Flow Builder-Standard-Layout an. Zunächst ist da die Toolbox, deren Elemente so etwas wie Ihre Tools sind. Elemente können interaktiv sein, wie z. B. bei einem Bildschirm, in den Benutzer Informationen eingeben, logikbasiert wie ein Entscheidungselement, durch den sich der Pfad Ihres Flows ändert, oder datenbasiert, wenn z. B. ein neuer Datensatz erstellt wird.

Als Nächstes gibt es den Zeichenbereich. Der Zeichenbereich ist der Arbeitsbereich, in dem Sie Flows durch Hinzufügen von Elementen aus der Toolbox erstellen. Während Sie im Zeichenbereich Elemente hinzufügen und miteinander verbinden, wird der Flow visuell als Diagramm dargestellt. Neben dem Zeichenbereich gibt es noch den "Manager"-Abschnitt. Dabei handelt es sich um eine Liste dessen, was Sie in Ihrem Flow erstellt haben, wie etwa die Elemente, die Sie verwendet haben, Variablen, aus Auswahllisten ausgewählte Formeln und vieles mehr. Machen Sie sich keine Sorgen! Es gibt noch weitere Videos, in denen Elemente wie Variablen eingehender erläutert werden.

Gut gemacht! Jetzt haben Sie die drei am häufigsten verwendeten Flows und das Flow Builder-Layout kennengelernt.

[Erzähler] Am besten kommen wir gleich zur Sache. Salesforce-Automatisierung hilft Ihrer Organisation, zuverlässig und effizient zu arbeiten. Mit Automatisierungen werden im Hintergrund Felder aktualisiert, Auswahllisten erstellt, E-Mails gesendet und Fehler korrigiert. Sobald Sie einen Vorgang einmal automatisiert haben, sparen Sie bei jedem neuen Klick Zeit.

Flow Builder ist unser bisher effizientestes und vielseitigstes Automatisierungstool. Es kann ein unglaublich breites Spektrum von Abläufen in Salesforce automatisieren. Sie müssen die Automatisierung nur einmal erstellen. Welche Schritte sind geplant, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, um Ziegenhirte zu werden? Wenn Sie einen Flow eingerichtet haben, müssen Sie lediglich den Benutzerdatensatz des Mitarbeiters manuell deaktivieren. Danach kann Flow Builder übernehmen und die Personalabteilung über Slack benachrichtigen, eine E-Mail an den IT-Manager senden, alle Datensätze, deren Inhaber dieser Benutzer ist, kriterienbasiert aktualisieren, mit anderen IT-Systemen kommunizieren und vieles mehr. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen sind die nächsten Schritte zeitkritisch und müssen präzise durchgeführt werden. Verlassen Sie sich nicht auf eine manuelle Checkliste, wenn Sie sie auch automatisieren können.

Flow Builder ist ein deklaratives Tool, also ein Tool, für das kein oder nur wenig Code notwendig ist. Sie müssen kein Entwickler sein, um Automatisierungen zu erstellen. Wenn Sie wissen, wie Objekte, Datensätze und Felder interagieren, dann fehlt nicht mehr viel, bis Sie auch Flows verstehen. Automatisierungen mit wenig oder keinem Code lassen sich auch wesentlich einfacher pflegen und unterstützen. Und falls Sie beschließen, auszusteigen und Ziegen zu hüten, kann Ihr Nachfolger sich mithilfe verfügbarer Ressourcen wie Trailhead Flow Builder-Kenntnisse aneignen.

Fassen wir also kurz zusammen: Flow Builder ist das vielseitigste Automatisierungstool von Salesforce. Flow Builder automatisiert die Kommunikation und Datenaktualisierungen. Flow Builder ist ein deklaratives Tool. Achten Sie darauf, ob Mitarbeiter sich auffallend viele Videos mit Anleitungen zum Ziegenhüten ansehen, und testen Sie Ihre Automatisierungen auf jeden Fall zunächst in einer Sandbox-Org.

[Erzähler] Nach Schwarzweiß-Filmen kam der Farbfilm. Die Pferdekutsche wich dem Automobil. Filmrollen wurden von Videokassetten abgelöst. Die Tabellenkalkulation wurde durch Salesforce ersetzt. Sie ahnen sicher schon, worauf wir hinaus möchten. Sobald wir die Vorteile neuer Technologien kennengelernt haben, möchten wir nicht mehr zu den alten Methoden zurückkehren. Das gilt auch für den Wechsel von Prozessgenerator zu Flow Builder. Flow Builder kann alles, was Prozessgenerator kann, und noch mehr.

Sehen wir uns einige Highlights des Vergleichs von Flow Builder und Prozessgenerator an. Prozessgenerator und Flow Builder können beide Datensätze erstellen und aktualisieren, E-Mails senden und geplante Aktionen ausführen. Flow Builder kann jedoch auch Datensätze löschen, Daten aus beliebigen Salesforce-Datensätzen verwenden (selbst wenn sie keine verwandten Datensätze sind), Slack-Aktionen aufrufen, logischen, mehrfach verzweigten Pfaden folgen, ausgehend von einem Auslöser mehrere Flows ausführen sowie Automatisierungen debuggen und testen, ohne sie vorher zu aktivieren.

Flows sind aber nicht nur leistungsfähiger, sondern auch effizienter und leichter zu pflegen. Und tatsächlich kann ein durch Datensatz ausgelöster Flow einen Salesforce-Datensatz 10-mal schneller aktualisieren als ein mit dem Prozessgenerator erstellter Prozess zum Ändern von Datensätzen. Sie fragen sich vielleicht, wie Flows 10 Mal schneller sein können als mit Prozessgenerator erstellte Automatisierungen. Sehen wir uns ein Beispiel dazu an. Wenn Sie einen durch Datensatz ausgelösten Flow erstellen und schnelle Feldaktualisierungen wählen, wird der Flow ausgeführt, bevor der Datensatz überhaupt gespeichert wird. Prozessgenerator dagegen muss warten, bis der Datensatz gespeichert ist, um die Aktualisierungen vorzunehmen und den Datensatz dann erneut zu speichern. Wie Sie sehen, macht Flow Builder weniger Zwischenstopps und kommt somit schneller ans Ziel. Eine effizientere Automatisierung ist gleichbedeutend mit einer leistungsfähigeren Salesforce-Organisation.

Fassen wir unseren Vergleich zwischen Prozessgenerator und Flow Builder kurz zusammen. Flow Builder und Prozessgenerator können einige der gleichen Aufgaben ausführen, aber Flow Builder bietet mehr erweiterte Funktionen, wie z. B. die Verwendung von Daten aus einem beliebigen Salesforce-Datensatz. Flow Builder kann einen Datensatz bis zu 10 Mal schneller aktualisieren als Prozessgenerator. Und, wie immer gilt: Testen Sie Ihre Automatisierungen zuerst in einer Sandbox. Begleiten Sie uns also im Flow Builder-Auto, während wir die Prozessgenerator-Kutsche überholen.

[Erzähler] Wussten Sie, dass Flow nicht mit Ihren Daten verbunden ist? Flow hat keine Ahnung, was in Ihrer Salesforce-Organisation vor sich geht. Wie beziehen wir also Daten in einen Flow ein? Hätten wir doch nur ein Datenelement, mit dem wir Daten in den Flow einbeziehen können! Oh, Moment, haben wir doch!

Um Daten in einen Flow einzubeziehen, verwenden wir das Datenelement "Datensätze abrufen". Mit "Datensätze abrufen" können Sie ein Objekt auswählen, aus dem Sie Datensätze abrufen, und außerdem Kriterien für die abzurufenden Datensätze festlegen. Sie können für Ihre Arbeit auch mehrere Datensätze abrufen. Sie können aus dem Datensatz entweder alle Felder abrufen oder nur einige benötigte Felder auswählen.

Sobald die Datensätze in dem Flow enthalten sind, können Sie auf unterschiedliche Weise mit den Informationen arbeiten. Sie können Informationen für Entscheidungen nutzen oder die in den Flow einbezogenen Datensätze und andere Datensätze aktualisieren; all diese Entscheidungen, Updates etc. sind vorerst nur in dem Flow enthalten, bis Sie die Informationen an Ihre Salesforce-Organisation gesendet haben. Dies können Sie mit den Datenelementen "Datensätze erstellen", "- löschen" und "- aktualisieren" tun. Mit dem Abrufen von Datensätzen beziehen Sie Informationen in Ihren Flow ein, und mit den Datenelementen zum Erstellen, Löschen und Aktualisieren von Datensätzen senden Sie sie an Ihre Salesforce-Organisation.

Sehen wir uns dies in der Realität an. Sie brauchen einen Bildschirm-Flow, in dem ein Vorgang erstellt und automatisch zugewiesen wird. Ein Pflichtfeld dieses Flows ist "Inhaber", der Benutzer, dem der Vorgang zugewiesen wird. Jetzt müssen wir dem Flow sagen, welcher Benutzer Inhaber des neuen Vorgangs wird, aber der Flow hat nur Zugriff auf den Benutzer, der den Flow aktuell ausführt. Um diese Daten in Flow einzubeziehen, müssen wir die ID des Benutzers, der Inhaber des Vorgangs sein soll, mit dem Element zum Abrufen von Datensätzen abrufen. Schließlich wird dem Flow noch das Element "Datensätze erstellen“ hinzugefügt, um die neuen Informationen an Ihre Salesforce-Organisation zu senden. Der neue Datensatz, der Vorgang, wird erstellt und dem richtigen Benutzer zugewiesen.

Glückwunsch! Jetzt wissen Sie, wie Sie Informationen mit dem Element "Datensätze erstellen" in Ihren Flow einbeziehen und mit den Elementen zum Aktualisieren, Löschen und Erstellen von Datensätzen aus Ihrem Flow an Ihre Salesforce-Organisation senden. Zuletzt müssen Sie Ihre Automatisierungen immer in einer Sandbox testen.

[Erzähler] Was in einem Flow passiert, bleibt in dem Flow. (kratzende Musik) Bis Sie ein Datenelement verwenden. Ein Datenelement in einem Flow stellt eine Aktion dar, die der Flow ausführen kann. Mit diesen Elementen können Sie aus Ihrer Datenbank Datensätze abrufen und in den Flow einbeziehen. Außerdem können Sie Datensätze erstellen, löschen und aktualisieren. Mit den Datenelementen können einzelne oder mehrere Datensätze geändert werden.

Sehen wir uns einige geschäftliche Anwendungsfälle an. Wenn sich der Status einer Opportunity ändert, können wir mit "Datensätze erstellen" eine neue Aufgabe erstellen und einem Kollegen zuweisen. Wenn ein Kunde ein Angebot annimmt, können die übrigen Angebote mit dem Element "Datensätze löschen" aus der Opportunity gelöscht werden. Um mehrere Datensätze zu löschen, zu erstellen oder zu aktualisieren, müssen wir sie zunächst in eine Datensatzvariable einfügen, in der mehrere Werte gespeichert werden können. Anschließend löschen wir mit dem Element "Datensätze löschen" alle Datensätze auf einmal. Es ist viel effizienter, alle Datensätze auf einmal zu löschen, zu erstellen oder zu aktualisieren, als die Datensätze alle einzeln zu aktualisieren. Seien Sie mit dem Element "Datensätze löschen" sehr sehr vorsichtig. Testen Sie es zunächst in einer Sandbox.

Das war's auch schon. Jetzt wissen Sie mehr über Flow-Elemente und darüber, wie Sie mit ihnen Datensätze auf unterschiedliche Weise löschen, aktualisieren oder erstellen. Nicht vergessen: Testen Sie diese Flow-Elemente erst in einer Sandbox, bevor Sie sie verwenden.

[Erzähler] Inzwischen haben Sie ein wenig über Flow Builder gelernt und vielleicht sogar schon einige Flows erstellt. Sie sind also kein kompletter Flow-Neuling mehr, aber eine Sache könnte Sie immer noch verwirren, wenn Sie einen durch Datensatz ausgelösten Flow erstellen. Sollen Sie schnelle Feldaktualisierungen oder Aktionen oder verwandte Datensätze verwenden? Das müssen Sie selbst entscheiden. Zur Entscheidungsfindung stellen Sie sich eine Frage. Nein, es ist noch nicht Mittagspause.

Die Frage lautet vielmehr: Ändert dieser Flow nur den Datensatz, der die Automatisierung ausgelöst hat? Also den Datensatz, der bewirkt, dass die Automatisierung überhaupt durchgeführt wird. Wenn nur dieser Datensatz aktualisiert wird, verwenden Sie schnelle Feldaktualisierungen. Wenn Sie dagegen andere Aufgaben ausführen – etwa andere Kontaktdatensätze aktualisieren oder E-Mails senden – dann verwenden Sie Aktionen und verwandte Datensätze.

Sehen wir uns ein Beispiel dazu an. Nehmen wir an, unser Kontakt zieht in eine wärmere Gegend um. Wenn wir zusätzliche Aktualisierungen nur an ihrem Datensatz vornehmen möchten, würden wir uns für schnelle Feldaktualisierungen entscheiden. Wir möchten zum Beispiel, dass unsere Automatisierung die für den Kontakt gespeicherte Region in "Southeast US" ändert. Nehmen wir nun weiter an, dass wir stattdessen eine E-Mail an den Inhaber des Datensatzes senden möchten, um ihn über die geänderte Region unseres Kontakts zu informieren. In diesem Fall wählen wir Aktionen und verwandte Datensätze. Aktionen und verwandte Datensätze werden für alles verwendet, was über das Aktualisieren des Datensatzes, der die Automatisierung ausgelöst hat, hinausgeht. Die einzelnen Auswahlmöglichkeiten wirken sich auf die Leistung aus. Schnelle Feldaktualisierungen werden durchgeführt, bevor der Datensatz überhaupt in Salesforce gespeichert wird. Aktionen und verwandte Datensätze finden statt, nachdem der Datensatz gespeichert wurde.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl schnelle Feldaktualisierungen als auch Aktionen und verwandte Datensätze in einem durch Datensatz ausgelösten Flow verwendet werden können. Die Option für schnelle Feldaktualisierungen wird verwendet, wenn der Datensatz geändert wird, der den Flow ausgelöst hat. Aktionen und verwandte Datensätze werden in allen anderen Fällen verwendet. Um die Leistung möglichst wenig zu beeinträchtigen, sollten Sie, wann immer möglich, schnelle Feldaktualisierungen verwenden und natürlich Ihre Flows immer zuerst in einer Sandbox testen. Jetzt aber ab in die Mittagspause.