Lassen Sie sich durch den Flow führen!

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Erklären, wie Salesforce Flow, Flow Builder und Flows zusammenhängen
  
• Identifizieren von Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung
  

Wichtige Begriffe rund um Flows

In Verbindung mit Flows sind Ihnen möglicherweise mehrere Begriffe untergekommen, die manchmal synonym verwendet werden. Wir möchten hier die Bedeutung der einzelnen Begriffe klären.

Salesforce Flow

Dies ist der Oberbegriff für alles in Salesforce, mit dem Sie Automatisierungen mit Klicks statt mit Code erstellen, verwalten und ausführen können. Dazu gehören auch separate Produkte wie Flow-Orchestrierung und Flow Integration auf der Grundlage von MuleSoft.

Flow

Eine in Salesforce gespeicherte Automatisierungskonfiguration, die wie ein Flussdiagramm aufgebaut ist. Der Flow automatisiert einen Geschäftsprozess, indem er Daten erfasst und sie dann nutzt, um etwas zu bewirken. Ein Flow kann sich auf Dinge in Ihrer Salesforce-Organisation und in externen Systemen auswirken.

Flow Builder

Das wichtigste Tool zum Erstellen von Flows. In der nächsten Einheit erfahren Sie mehr über dieses Tool.

Flownatic

Eine Person, die gerne Flows erstellt. Ja, es gibt wirklich eine ganze Community von Menschen, die Flows lieben!

Kurz zusammengefasst: Salesforce Flow beinhaltet verschiedene Tools. Eines davon, Flow Builder, hilft Ihnen bei der Erstellung von Flows, und Flownatics lieben es, Flows zu erstellen.

Flows sind gut für Sie

Im folgenden kurzen Video zeigen wir Ihnen, was Flows überhaupt sind. Es gibt einen Überblick darüber, was Flows bewirken können und woraus sie bestehen.

Flows sehen aus wie Flussdiagramme: Sie bestehen aus Kästchen und Verbindungspfeilen, die die Einzelheiten eines Geschäftsprozesses strukturiert darstellen. Es gibt jedoch einen großen Unterschied. Während Flussdiagramme einen Prozess darstellen, können Flows die Schritte des Prozesses tatsächlich ausführen. Das eröffnet völlig neue Möglichkeiten!

Flows sind so leistungsfähig, dass man sie als visuelle Programmierung betrachten kann. Sie werden zwar mit Klicks und nicht mit Code erstellt, doch Sie sollten trotzdem einige Programmierkonzepte und -logik kennen. 

Aber keine Sorge, Sie müssen hier nicht Programmieren lernen. Doch wenn Sie ein paar Entwicklungskonzepte kennen, können Sie mit Flows einen Großteil derselben Automatisierungsaufgaben wie mit Code erledigen. Das Ganze muss nicht einmal sehr komplex sein: Viele einfache Anwendungsfälle können mit Flows gelöst werden, die nur ein paar wenige Elemente verwenden.

Natürlich stehen Ihnen nicht nur Flows als Automatisierungstool zur Verfügung. Es gibt zudem noch Formeln, Validierungsregeln, Schnellaktionen, Apex und einige Tools für sehr spezifische Fälle, wie z. B. Eskalationsregeln und Regeln für automatische Antworten. Mit Flows kann jedoch eine unglaublich breite Palette von Prozessen in Salesforce automatisiert werden. Hier einige Beispiele:

• Ein Site-Mitglied mit einer schrittweisen Anleitung durch die Beantragung einer neuen Kreditkarte führen
  
• Einen Kundenvorgang einem höherrangigen Techniker zuweisen, wenn ein Supporttechniker auf die Schaltfläche "Eskalieren" des Vorgangs klickt
  
• Bei der Aktualisierung eines Accounts auch alle damit zusammenhängenden Kontakte aktualisieren
  
• Bei der Aktualisierung einer Opportunity-Phase eine benutzerdefinierte Nachricht an ein externes System senden
  
• Beim Auftreten eines Plattformereignisses eine Aufgabe erstellen
  
• Beim Schließen einer Opportunity eine Verlängerungs-Opportunity anlegen
  
• Alle möglichen Rabatte für jede offene Opportunity anzeigen und Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, mit einem einzigen Klick einen Rabatt auszuwählen und anzuwenden
  
• Einen Lead-Datensatz in Salesforce nach Ablauf einer bestimmten Zeit oder beim Erreichen einer angegebenen Zeit aktualisieren
  

Für die Automatisierung von Prozessen mit benutzerdefiniertem Code sind oftmals Fähigkeiten eines Apex-Entwicklers erforderlich. Codeerstellung und -pflege sind komplex und teuer. Glücklicherweise lassen sich viele Dinge mithilfe von Flow Builder ohne Code erledigen.

Bei Salesforce hören Sie früher oder später jemanden etwas über deklarative Tools sagen. Keine Sorge! Deklarativ bedeutet nur, dass dafür keine Softwareprogrammierkenntnisse erforderlich sind. Flow Builder ist ein deklaratives Tool.

Wissen, wann Flows eingesetzt werden können

In einem deklarativen Tool werden Flows mit Klicks, nicht mit Code erstellt. Als Administrator verwenden Sie bereits ständig deklarative Tools. Sie verwenden beispielsweise deklarative Tools, wenn Sie benutzerdefinierte Felder erstellen oder Lightning-Seiten entwerfen. Wenn Sie also verstehen, wie Salesforce-Objekte und -Felder funktionieren und miteinander interagieren, sind Sie bereits auf einem guten Weg, Flows zu verstehen.

Ganz allgemein ist es am besten, die Möglichkeiten für die Verwendung deklarativer Tools zu prüfen, bevor man sich für benutzerdefinierten Code entscheidet. Mit deklarativen Tools lassen sich Automatisierungen meist einfacher erstellen und unterstützen. Was die Mitarbeiter angeht, so ist das Erlernen von Code zeitaufwändiger und oft auch schwieriger, sodass es schwerer ist, Mitarbeiter mit Programmierkenntnissen zu finden. Codebasierte Projekte sind in der Regel teurer in der Erstellung und Wartung.

Das soll nicht heißen, dass Sie Code vermeiden sollten. Manche Anwendungsfälle lassen sich zwar mit Flows lösen, doch aufgrund von Anforderungen und Einschränkungen wäre es besser, in diesen Fällen Code zu verwenden. Und es wird immer Dinge geben, die mit Code machbar sind, mit Flows dagegen nicht. Die meisten gängigen Automatisierungsszenarien lassen sich im Prinzip gut in Flows umsetzen. Die Entscheidung für oder gegen die Erstellung eines Flows hängt von den Anforderungen Ihres Geschäftsprozesses ab.

Wenn Ihr Geschäftsprozess beispielsweise erfordert, dass ein Benutzer eine PDF-Datei generiert, was Flows nicht von sich aus tun können, brauchen Sie wahrscheinlich jemanden, der eine Lösung mit Code programmiert. Soll die PDF-Erstellung jedoch von mehreren benutzerseitigen Formularen aus gestartet werden, ist es vielleicht am besten, wenn ein Entwickler ein Apex-Plug-In für die PDF-Generierung schreibt, das die Benutzer aus den von Ihnen erstellten Flows heraus ausführen können.

Ehrlich gesagt, manchmal fällt die Entscheidung zwischen Flow und Code einfach durch Ausprobieren: Sie probieren es erst mit einem Flow, und sollte das nicht funktionieren, wechseln Sie zu Code. Und, damit wir uns nicht falsch verstehen: Das ist völlig in Ordnung! Es ist ein ganz normaler Schritt beim Sammeln von Erfahrungen mit Automatisierung. Sogar bei Salesforce nehmen sich die Entwickler Zeit für Forschung und Experimente, bevor sie mit der Arbeit an einer neuen Funktion beginnen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie den besten Ansatz gefunden haben, bevor sie sich auf einen bestimmten Weg festlegen.

Es gibt keine einfache, definitive Methode, mit der man entscheidet, ob ein Anwendungsfall oder eine Lösung in Form von Flows oder Code erstellt werden sollte. (Ansonsten würden wir sie Ihnen hier verraten.) Experimentieren Sie und haben Sie keine Angst davor, beim ersten, zweiten oder auch dritten Mal falsch zu liegen.

Sehen wir uns ein Beispiel an

Mit dem folgenden Beispielszenario möchten wir Ihnen eine Vorstellung davon geben, wie Sie Flows in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Geschäftsanforderungen

Flo Smith ist Geschäftsanalystin und Salesforce-Administratorin bei Pyroclastic, Inc. Seit Monaten bittet sie die relevanten Beteiligten, mehr in die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse zu investieren. Sie möchte gerne von den Effizienzsteigerungen profitieren, die Salesforce-Automatisierungstools bieten. Sie ist deshalb begeistert, als der Vertriebsleiter von Pyroclastic sie bittet, den Vertriebsteams zu mehr Effizienz zu verhelfen.

Wenn Vertriebsmitarbeiter von Pyroclastic Kontakte in Salesforce erfassen, ignorieren sie oftmals viele Felder, und diese Praxis führt zu nicht zugeordneten Kontakten ohne Accounts. Und als wäre es noch nicht genug, erstellen die Vertriebsmitarbeiter häufig doppelte Kontakte. Sie könnten Duplikate vermeiden, indem sie Salesforce vor Erstellung des Kontakts durchsuchen, aber das tun sie nicht. Es wäre daher besser, diesen Prozess zu automatisieren. Dies ist eine großartige Gelegenheit für Flo zu zeigen, wie Salesforce das Unternehmen effizienter machen kann.

Der Anwendungsfall

Hier die Details dazu:

• Es werden nur Werte für die Pflichtfelder (Vorname und Nachname) und den verbundenen Account erfasst.
  
• Falls ein übereinstimmender Kontakt vorhanden ist, wird dieser aktualisiert. Ist kein übereinstimmender Kontakt vorhanden, wird ein Kontakt erstellt.
  

Um diesen Geschäftsprozess abzurunden, wäre es gut, wenn bestätigt würde, dass der Geschäftsprozess abgeschlossen ist. Wenn wir in Chatter darauf hinweisen, was der Flow getan hat, können mehr Benutzer auf diese Informationen zugreifen, als wenn wir über einen geschlossenen Kanal kommunizieren, wie etwa per E-Mail. Fügen wir zwei weitere Anforderungen hinzu.

• Es soll durch einen Post in Chatter bestätigt werden, was getan wurde.
  
• Es soll dem Benutzer bestätigt werden, dass der Geschäftsprozess abgeschlossen ist.
  

Die Lösung

Da der Sinn von Automatisierung darin besteht, dass das System Dinge automatisch erledigt, benötigt Flo eine Lösung, die logische Entscheidungen treffen und auf der Grundlage definierter Bedingungen Aktionen durchführen kann. Dieser spezielle Geschäftsprozess erfordert Informationen vom Benutzer, sodass Flo zudem ein Formular benötigt, das diese Informationen erfasst. Sehen wir uns drei Möglichkeiten an, wie Flo diesen Anwendungsfall in Salesforce angehen kann.

Da für diesen Anwendungsfall bedingte Logik und Aktionen notwendig sind, sind Schnellaktionen nicht geeignet. Es bleiben also Flows und Lightning-Komponenten. Lightning-Komponenten können jedoch nur mit Code geschrieben werden.

Flo hat allerdings nicht viel Programmiererfahrung und bevorzugt eine Lösung, die sie in Zukunft unterstützen kann, ohne immer Hilfe beim Programmieren zu benötigen. Und, wie wir wissen, empfiehlt es sich ganz allgemein, erst die Möglichkeiten für die Verwendung deklarativer Tools zu prüfen, bevor man sich benutzerdefiniertem Code zuwendet. Flo prüft also zuerst die einfachste Lösung, die ihren Anforderungen entspricht: einen Flow.

Als Nächstes tauchen wir ganz in die Welt der Flows ein: den Flow Builder.

Ressourcen

• Videoressource zu Flow: Flow Builder