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Erste Schritte mit Flows

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:
  • Erläutern, wann es angebracht ist, einen Flow zu erstellen
  • Erkennen des Unterschieds zwischen Lightning Flow, Flow Builder und Flows

Die Macht der Automatisierung

Im Laufe der Zeit legen die meisten Organisationen eine Reihe von Vorgehensweisen fest, die verschiedene geschäftliche Anforderungen erfüllen. Diese Vorgehensweisen sind oftmals einzigartig in Ihrem Geschäft, sodass es schwierig ist, eine sofort einsatzfähige Lösung zu finden, die Ihren Anforderungen genau entspricht. Vielleicht ist Ihr Unternehmen ein Callcenter mit vielen Filialen und bestimmten Skripts, die ihre Agenten basierend auf den Accountdaten der Kunden befolgen müssen. Vielleicht gehen Sie immer so vor, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter immer, aber auch wirklich immer, einen Arbeitsauftrag erstellen, nachdem ein Geschäft abgeschlossen wurde. Oder Sie haben vielleicht eine Aufgabe, die ihre Benutzer immer und immer wieder wiederholen, und wenn Sie eine Möglichkeit finden, einige Minuten von dieser Aufgabe abzuzweigen, können Sie im Laufe eines Jahres Hunderte von Personenstunden einsparen.

Ein Grundsatz für eine gute Benutzererfahrung ist dieser: "Wenn der Benutzer nur eine Sache tun kann, tun Sie sie für ihn.". Wenn Sie immer einen Arbeitsauftrag erstellen, nachdem ein Geschäft abgeschlossen wurde, können Sie ihn auch automatisch erstellen? Wenn Ihre Call-Agents beim Erfassen von Kundeninformationen immer ein festgelegtes Skript befolgen, macht es dann Sinn, es direkt in die Benutzeroberfläche einzufügen? Wenn Ihre Benutzer Daten zu drei verschiedenen Objekten erfassen, können Sie Zeit sparen, indem Sie sie die Daten in ein Formular eingeben lassen und dann die drei verschiedenen Datensätze für sie erstellen?

Das ist die Macht der Automatisierung. Sparen Sie die Zeit Ihrer Benutzer und sorgen Sie dafür, dass erforderliche Aufgaben erledigt werden. Verbessern Sie die Qualität Ihrer Daten. Seien Sie der Superheld, den Ihr Unternehmen verdient!

Warum sich durch den Flow führen lassen?

Im Allgemeinen ist es am besten, mit den einfachsten deklarativen Tools ohne Code zu beginnen und sich bis zu den Lösungen mit Code vorzuarbeiten. Wenngleich Flows Lösungen ohne Code sind, sind sie auf keinen Fall die einfachsten. Flows lassen sich besser als visuelle Kodierungen beschreiben; sie sind deklarativ, aber Sie müssen einige Programmierungskonzepte wie Variablen verstehen und wissen, wie Logik funktioniert.

Ihnen stehen verschiedene Automatisierungstools zur Verfügung: Formeln, Validierungsregeln, Prozesse, Flows und Apex. Ferner stehen Ihnen einige speziellere Tools wie Eskalationsregeln und Regeln für automatische Antworten zur Verfügung. Ob Sie einen Flow erstellen sollten, hängt davon ab, welche Art von Geschäftsprozess Sie zu automatisieren versuchen.

Flows sind hilfreich bei zwei Hauptanwendungsfällen: Automatisierung im Hintergrund und geführte visuelle Umgebungen.

Automatisierung im Hintergrund

Läuft Ihr Geschäftsprozess im Hintergrund ab und Sie wünschen sich, dass er automatisch startet, wenn sich z. B. ein Datensatz ändert, so haben Sie verschiedene Lösungsmöglichkeiten.

  • Erstellen eines Prozesses im Process Builder
  • Erstellen Sie einen automatisch gestarteten Flow, der einen Datensatzauslöser in Flow Builder angibt.
  • Erstellen eines Apex-Auslösers mit Apex-Code

Beginnen Sie nicht mit einem Flow, denn es handelt sich dabei nicht um die einfachste Lösung zu der Aufgabe. Beginnen Sie stattdessen mit einem Prozess. Erfordert Ihr Geschäftsprozess komplexere Funktionen als im Process Builder zur Verfügung stehen, erstellen Sie zusätzlich zu Ihrem Prozess einen automatisch gestarteten Flow. Der automatisch gestartete Flow kann aus dem Prozess zur Handhabung der benötigten komplexen Funktionen aufgerufen werden.

Geführte visuelle Umgebungen

Erfordert Ihr Geschäftsprozess eine Eingabe durch den Benutzer, können Sie Folgendes verwenden:

  • Bildschirm-Flows
  • Lightning-Komponente

Da ein Bildschirm-Flow die einfachere Lösung von beiden ist, wollen wir damit beginnen. Erstellen Sie vielseitige Bildschirme, die die Benutzer durch ihren Geschäftsprozess führen, und automatisieren Sie die erforderliche Logik und die Aktionen zwischen diesen Bildschirmen.

Ein Hinweis zur Terminologie

In Verbindung mit Flows sind Ihnen möglicherweise mehrere Begriffe untergekommen, die synonym verwendet werden. Zur Erinnerung – Die offiziellen Begriffe sind wie folgt:

  • Lightning Flow: Das Produkt, mit dem Flows und Prozesse erstellt, verwaltet und ausgeführt werden.
  • Flow Builder: Ein Zeigen-und Klicken-Tool für das Erstellen von Flows.
  • Flow: Der Teil von Lightning Flow, der einen Geschäftsprozess automatisiert, indem er Daten sammelt und Aufgaben in Ihrer Salesforce-Organisation oder einem externen System ausführt.

Lightning Flow bietet mehrere Tools. Mit einem davon, dem Flow Builder, lassen sich Flows erstellen.

Hinweis

Hinweis

Möglicherweise haben Sie auch von dem Begriff Visual Workflow gehört. Dies ist ein veraltetes Produkt zur Gestaltung, Verwaltung und Ausführung von Flows. Visual Workflow wurde durch Lightning Flow ersetzt.

Geschäftsanforderungen

Als Salesforce-Administrator haben Sie schon immer darauf gedrängt, dass Ihre Interessenten mehr in die Automatisierung der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens investieren, und sich dabei oftmals auf die Effizienzoptimierungen konzentriert, die die Salesforce-Automatisierungstools bieten. Der Vertriebsleiter Ihres Unternehmens bittet Sie, die Effizienz des Vertriebsteams zu optimieren.

Wenn Vertriebsmitarbeiter Kontakte in Salesforce protokollieren, ignorieren sie oftmals viele Felder; eine Praxis, die zu fehlerhaften Kontakten ohne Accounts führt. Und als wäre es noch nicht genug, erstellen die Vertriebsmitarbeiter häufig doppelte Kontakte. Dies können sie vermeiden, indem sie Salesforce durchsuchen, bevor sie den Kontakt erstellen, aber es wäre schon besser, wenn dieser Prozess automatisiert würde. Schließlich haben Sie damit geworben, dass Salesforce das Unternehmen effizienter machen kann.

Der Anwendungsfall

Gehen wir die einzelnen Schritte durch.

  • Erfassen Sie lediglich Werte für die Pflichtfelder (Vorname und Nachname) und den verbundenen Account.
  • Falls ein übereinstimmender Kontakt vorhanden ist, aktualisieren Sie den vorhandenen Kontakt. Ist kein übereinstimmender Kontakt vorhanden, erstellen Sie einen Kontakt.

Um diesen Geschäftsprozess abzurunden, wäre es gut, wenn eine Art Bestätigung erfolgen könnte, dass der Geschäftsprozess abgeschlossen ist. Wenn wir in Chatter darauf hinweisen, was der Flow getan hat, können mehr Benutzer auf diese Informationen zugreifen, als wenn wir über einen geschlossenen Kanal kommuniziert hätten, wie etwa per E-Mail. Fügen wir zwei weitere Anforderungen hinzu.

  • Bestätigen Sie, was passiert ist, indem Sie es auf Chatter posten.
  • Bestätigen Sie dem Benutzer, dass der Geschäftsprozess abgeschlossen ist.

Die Lösung

Da der Sinn der Automatisierung darin besteht, dass das System Dinge automatisch tut, benötigen wir eine Lösung, die bedingte Logik und Aktionen bietet. Dieser spezielle Geschäftsprozess erfordert Informationen vom Benutzer, sodass wir zudem ein Formular benötigen, in dem diese Informationen erfasst werden können. Sehen wir uns an, wie Sie mit diesem speziellen Anwendungsfall in Salesforce umgehen können.

Lösung Formular Bedingte Logik und Aktionen
Schnellaktion Ja Nein
Flow Ja Ja
Lightning-Komponente Ja Ja

Am besten beginnen Sie mit deklarativen Tools ohne Code und arbeiten sich zu den Lösungen mit Code vor; auf diese Weise brauchen Sie keine Lightning-Komponente zu erstellen, die kodiert werden muss. Da unser Anwendungsfall bedingte Logik und Aktionen erfordert, ist die einfachste Lösung, die unseren Anforderungen entspricht, ein Flow.

Bevor wir mit der eigentlichen Implementierung dieses Geschäftsprozesses fortfahren, möchten wir Ihnen das Land des Flows vorstellen: den Flow Builder.