Grundlegendes zur Datenverwaltung

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

Erläutern der Bedeutung von Datenqualität in Salesforce
Verstehen, wie saubere Daten das Vertrauen der Benutzer, die Akzeptanz und die Effektivität von KI-gestützten Tools wie Agentforce verbessern
Benennen und Implementieren effektiver Strategien für Datensicherung und Wiederherstellung für Salesforce-Daten und -Metadaten
Entwickeln und Anwenden bewährter Methoden für die Datenbereinigung
Erstellen und Warten von Sandboxes als bewährte Methode
Erstellen und Pflegen eines umfassenden Datenwörterbuchs

Kennenlernen der bewährten Methoden bei der Datenverwaltung

Daten sind nur so wertvoll wie ihre Qualität. Unvollständige oder veraltete Datensätze können Benutzer abschrecken, so dass sie nach Alternativen suchen, was das Vertrauen in Ihre Salesforce-Organisation untergräbt. Daher ist gute Datenverwaltung wichtig. In dieser Lektion werden einige bewährte Methoden für die Datenverwaltung behandelt.

KI und neue Technologien

Im Zeitalter von KI und Agentforce sind saubere Daten das A und O, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Agentforce, der KI-gestützte Assistent von Salesforce, ist in hohem Maße auf genaue und zuverlässige Daten angewiesen, um Aufgaben effektiv zu automatisieren und aufschlussreiche Antworten zu geben. Agentforce verwendet benutzerdefinierte Aktionen, um mit Salesforce-Daten zu interagieren, und ermöglicht es den Benutzern, Aufgaben in natürlicher Sprache zu erledigen.

Schlechte Daten – wie doppelte, ungenaue, unvollständige, veraltete oder gehortete Informationen – können die Leistung von Agentforce erheblich beeinträchtigen und zu ungenauen Ergebnissen führen. Wenn Agentforce beispielsweise versucht, einen Kundendatensatz zusammenzufassen, der mit Inkonsistenzen oder fehlenden Feldern behaftet ist, ist die generierte Ausgabe unzuverlässig, was zu schlechten Entscheidungen und frustrierten Benutzern führt. Die Pflege sauberer Daten ist unerlässlich, um das volle Potenzial von Agentforce auszuschöpfen und den Erfolg von KI-gestützten Initiativen in Salesforce zu gewährleisten.

Überprüfen und Pflegen einer Sicherung

Leider trifft es zu, dass keine Technologie narrensicher ist, und selbst eine robuste Plattform wie Salesforce erfordert eine zuverlässige Lösung zur Datensicherung. Es besteht immer die Möglichkeit eines Datenverlusts aufgrund verschiedener Faktoren, wie z. B.:

Benutzerfehler: Dies ist die wahrscheinlichste Ursache für Datenverluste und kann auf Fehler bei Massenimporten, fehlerhafte Automatisierungs- oder Integrationsimplementierungen und versehentliche Überschreibungen oder Löschungen durch Benutzer oder Administratoren zurückzuführen sein.
Sandbox-Aktualisierungen: Bei der Aktualisierung einer Sandbox wird im Wesentlichen eine Kopie der Produktionsorganisation erstellt, wodurch Wochen oder sogar Monate der in einer Sandbox-Umgebung geleisteten Arbeit überschrieben werden können.
Seltene Salesforce-Ausfallzeiten: Salesforce-Server sind zwar hochgradig sicher, doch besteht bei den seltenen Ausfällen immer ein geringes Risiko eines Datenverlusts.

Um diese Risiken abzumildern, ist die Implementierung einer robusten Sicherungsstrategie von entscheidender Bedeutung. Salesforce bietet systemeigene Sicherungslösungen, darunter den Datenexportservice, Data Loader und Report Export für die Datensicherung sowie Änderungssets, Sandbox-Aktualisierung und DevOps Center für die Sicherung von Metadaten. Zusätzlich stellt Salesforce Backup & Recover sicher, dass Geschäftsbenutzern immer genaue, aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Es ist die einzige Lösung, die einen kontinuierlichen Datenschutz für Salesforce und die Möglichkeit bietet, Daten- und Metadatenänderungen in Echtzeit zu erfassen und zu visualisieren. Proaktive Warnmeldungen helfen Teams, Anomalien und versehentliche Löschungen zu erkennen, bevor sie größere Probleme verursachen. Teams können bestimmte Teilmengen von Daten und Metadaten bis auf die Minute und das Feld genau wiederherstellen. Dieses Tool kann auch zum Sichern und Wiederherstellen von Daten in ServiceNow und Microsoft Dynamics 365 verwendet werden und bietet der IT-Abteilung eine effiziente, zentralisierte Lösung für die Datensicherung. Weitere Informationen zu Datensicherheit, Compliance & Resilienz finden Sie hier: https://www.salesforce.com/platform/own-integration/

Salesforce bietet ein kostenpflichtiges Sicherungs- und Wiederherstellungstool, und es lohnt sich, die auf AppExchange verfügbaren Drittanbieter für Sicherungen zu prüfen, wie etwa:

Gearset: Eine bedeutende DevOps-Plattform für Salesforce, die ebenfalls eine umfassende Lösung für die Sicherung von Daten und Metadaten bietet.
AutoRABIT: Eine weitere führende Salesforce DevOps-Plattform, die ein Produkt namens Vault beinhaltet und auf die Entwicklung von Produkten für regulierte Branchen wie Finanzdienstleistungen spezialisiert ist.
Oda: Bietet eine unternehmenserprobte Salesforce-Datenmanagementlösung, die Tools für Datensicherung, Datenschutz und Compliance umfasst.

Bei der Entscheidung für eine Datensicherungslösung sollten Sie diese Faktoren berücksichtigen.

Abhängigkeit des Geschäfts von Salesforce: Je größer die Abhängigkeit ist, desto wichtiger wird eine robuste und schnell verfügbare Lösung zur Datensicherung.
Wiederherstellungsprozess für verlorene Daten und Metadaten: Es ist von entscheidender Bedeutung, die Schritte zur Wiederherstellung von Daten und Metadaten im Fall eines Verlustes zu kennen, einschließlich des Zeitaufwands und der möglichen Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb.
Häufigkeit der Salesforce-Bereitstellungen: Häufige Bereitstellungen erhöhen das Risiko eines Daten- oder Metadatenverlusts und machen eine Sicherungslösung erforderlich, die sich am Bereitstellungszeitplan orientiert.

Regelmäßige, geplante Datenexporte sind ein grundlegender Aspekt einer soliden Sicherungsstrategie. Die in Salesforce integrierte Exportfunktion ermöglicht geplante Datensicherungen auf wöchentlicher oder monatlicher Basis. Es ist wichtig, heruntergeladene Sicherungsdateien an einem sicheren Ort zu speichern, beispielsweise auf einem SharePoint-Server oder einer anderen sicheren Speicherlösung. Denken Sie auch daran, alle Daten in die Exporte einzubeziehen, einschließlich Dokumente und Bilder, um fehlende Verweise zu vermeiden und eine umfassende Datenwiederherstellung zu gewährleisten.

Bereinigen von Daten

Saubere Daten bedeuten weniger Duplikate und bessere Benutzererfahrungen. Durch die Konfiguration von Abgleichs- und Dublettenregeln werden Dubletten reduziert und die Konsistenz der Datensätze gewährleistet. Die Verwendung benutzerdefinierter Berichte, wie "Clean Your Room!"-Dashboards, hilft beim Nachverfolgen und Beheben von Datenlücken, wie z. B. fehlenden Kontaktinformationen. Definieren Sie zum Erstellen von Duplikatberichten Ihre Zielobjekte- und -felder. Dies schafft Klarheit hinsichtlich notwendiger Datenbereinigungen und sorgt für Konsistenz in Ihrer Organisation. Bleiben Sie nicht bei den Daten stehen – prüfen Sie Berichte, Dashboards, Listenansichten, E-Mail-Vorlagen und Metadaten wie Rollen, Profile und Berechtigungen. Die regelmäßige Bereinigung Ihrer Organisation strafft die Prozesse und steigert die Effizienz.

Prüfen und Aktualisieren von Sandboxes

Sandboxes auf dem aktuellen Stand zu halten, zählt zu den wichtigsten bewährten Methoden für erfolgreiche Salesforce-Implementierungen. Das Aktualisieren von Sandboxes nach jeder Produktionsbereitstellung verringert das Risiko von Konfigurationsfehlern und gewährleistet den Abgleich zwischen verschiedenen Umgebungen. Diese Praxis ist besonders wichtig, da Sandboxes als isolierte Umgebungen für Entwicklung, Tests und Schulungen dienen und es Administratoren und Entwicklern so ermöglichen, an Konfigurationen und Anpassungen zu arbeiten, ohne die Produktionsumgebung zu beeinträchtigen.

Minimieren von Konfigurationsfehlern

Wenn Änderungen in der Produktion bereitgestellt werden, entwickelt sich die Konfiguration der Produktionsumgebung weiter. Wenn Sandboxes nicht aktualisiert werden, behalten sie möglicherweise veraltete Konfigurationen bei, was zu Inkonsistenzen und potenziellen Fehlern führt, wenn neue Entwicklungen oder Tests durchgeführt werden. Durch das Aktualisieren werden Sandboxes auf den neuesten Stand der Produktionskonfiguration gebracht, was das Risiko dieser Probleme senkt.

Konsistenter Aktualisierungszeitplan

Ein konsistenter Aktualisierungszeitplan fördert Zusammenarbeit und Vorhersehbarkeit innerhalb der Teams. Administratoren und Entwickler können vorhersehen, wann ihre Sandboxes aktualisiert werden, so dass sie ihre Arbeit entsprechend planen und Unterbrechungen minimieren können. Dadurch wird außerdem sichergestellt, dass jeder in der aktuellsten Umgebung arbeitet, was zu effizienteren Entwicklungs- und Testprozessen führt.

Salesforce-Sandbox-Typen und -Aktualisierungsintervalle

Salesforce bietet verschiedene Sandbox-Typen an, die jeweils auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sind und unterschiedliche Aktualisierungsintervalle bieten.

Developer-Sandboxes: Diese für die individuelle Entwicklung und Tests konzipierten Sandboxes können täglich aktualisiert werden, so dass den Entwicklern stets eine frische Arbeitsumgebung zur Verfügung steht.
Developer Pro-Sandboxes: Sie bieten ein größeres Datenset als Developer Sandboxes, eignen sich für komplexere Entwicklungen und Tests und können alle paar Tage aktualisiert werden.
Teilkopie-Sandboxes: Diese enthalten eine Teilmenge der Produktionsdaten und eignen sich daher ideal für Benutzerakzeptanz- und Integrationstests, wobei die Aktualisierungsintervalle in der Regel zwischen einigen Tagen und einer Woche liegen.
Vollständige Sandboxes: Sie replizieren die gesamte Produktionsumgebung, einschließlich Daten und Konfigurationen, und eignen sich für Leistungstests und Staging, wobei die Aktualisierungsintervalle aufgrund ihrer Größe in der Regel monatlich sind.

Sandbox-Besitz und -Koordination

Das Bestimmen der Besitzer für jede Sandbox ist für eine reibungslose Koordinierung vor einer Aktualisierung unerlässlich. Auf diese Weise werden ein klarer Kommunikationskanal und eine eindeutige Zuständigkeit für die Verwaltung der Sandbox geschaffen, wodurch sichergestellt wird, dass laufende Arbeiten erhalten bleiben und mögliche Konflikte vor der Aktualisierung gelöst werden. Der Sandbox-Besitzer kann die Benutzer über die bevorstehende Aktualisierung informieren und ihnen so die Möglichkeit geben, wichtige Daten oder Konfigurationen zu sichern, die noch nicht reif zur Bereitstellung sind.

Abgleich und Bereitstellungsreife

Durch regelmäßiges Überprüfen und Aktualisieren der Sandboxes werden die Konfigurationen mit der Produktion abgeglichen, um sicherzustellen, dass die entwickelten Funktionen und Anpassungen reif für die Bereitstellung sind, ohne die laufende Arbeit zu unterbrechen. Diese Praxis trägt zu einem reibungsloseren und zuverlässigeren Veröffentlichungsprozess bei.

Das Aktualisieren von Sandboxes ist jedoch nicht immer ein einfacher Prozess, vor allem wenn es um umfangreiche Anpassungen oder große Datenmengen geht. Spezifische Anleitungen zu komplexen Sandbox-Aktualisierungsverfahren finden Sie in der Salesforce-Dokumentation, oder wenden Sie sich an den Salesforce-Support, um Unterstützung von Experten zu erhalten.

Pflegen und Verbessern Ihres Datenwörterbuchs

Ein Datenwörterbuch ist ein unverzichtbares Werkzeug für eine effektive Zusammenarbeit und Verwaltung innerhalb einer Salesforce-Umgebung, insbesondere im Umgang mit IT und Integrationen. Die Pflege eines Datenwörterbuchs trägt dazu bei, Missverständnisse, Fehler und Nacharbeit zu minimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Datenwörterbuch: Eine umfassende Blaupause

Ein gut gepflegtes Datenwörterbuch dient als zentrales Repository für Informationen über die Datenstruktur Ihrer Salesforce-Organisation. Diese Blaupause enthält Details zu Objekten (vergleichbar mit Tabellen in einer Datenbank) und ihren Attributen (Feldern) und erfasst wichtige Informationen wie z. B.:

Datentypen: Die Art der Daten, die in den einzelnen Feldern gespeichert sind (Text, Zahl, Datum, Auswahlliste). Diese Informationen tragen dazu bei, die Integrität und Konsistenz der Daten innerhalb des Systems zu gewährleisten.
Beispiele für Ergebnisse: Anschauliche Beispiele von Datenwerten für jedes Feld, die Benutzern und Entwicklern zu Klarheit und Verständnis verhelfen. Diese Beispiele können bei der Datenvalidierung und -prüfung helfen.
Integrationsdetails: Dokumentiert, wie jedes Feld mit externen Systemen oder Anwendungen zusammenwirkt, was besonders für die effektive Verwaltung von Integrationen wichtig ist.
Feldnutzung: Details dazu, wo und wie ein bestimmtes Feld verwendet wird, einschließlich Seitenlayouts, Apex-Klassen, Visualforce-Seiten und Workflows. Anhand dieser Informationen lassen sich ungenutzte Felder ermitteln und die Auswirkungen möglicher Änderungen abschätzen.
Datenquelle: Die Herkunft der Daten für jedes Feld, unabhängig davon, ob sie manuell eingegeben, aus einer Automatisierung abgeleitet oder durch eine Integration aufgefüllt wurden. Dies ist entscheidend für das Verständnis des Datenflusses und der Abhängigkeiten innerhalb des Systems.
Sicheheits- und Zugriffsebenen: Dokumentiert die Sicherheitseinstellungen auf Feldebene und legt fest, wer die Daten in den einzelnen Feldern anzeigen, bearbeiten oder ändern darf. Dies ist entscheidend für die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften.
Verlaufsverfolgung: Identifiziert, für welche Felder die Verlaufsverfolgung aktiviert ist, um Datenänderungen im zeitlichen Ablauf zu prüfen und zu analysieren. Dies ist besonders nützlich für die Fehlersuche bei datenbezogenen Problemen und die Gewährleistung der Datenintegrität.
Seitenlayouts und Feldplatzierung: Gibt die Seitenlayouts an, in denen die einzelnen Felder erscheinen, sowie ihre Position innerhalb des Layouts. Auf diese Weise lassen sich überflüssige oder ungenutzte Felder identifizieren und das Seitenlayout hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit optimieren.
Fragen und Anmerkungen: Bietet Raum für die Erfassung von Fragen oder Beobachtungen zu bestimmten Bereichen und erleichtert die Klärung und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Dies fördert einen kooperativen Ansatz bei der Datenverwaltung.

Vorteile eines Datenwörterbuchs

Verbesserte Zusammenarbeit: Ein Datenwörterbuch fungiert als einzige Quelle der Wahrheit für alle Beteiligten, einschließlich Administratoren, Entwicklern, Geschäftsanalysten und IT-Experten. Dieses gemeinsame Verständnis der Datenstruktur erleichtert eine effektive Kommunikation, verringert Missverständnisse und fördert eine fundierte Entscheidungsfindung.
Reduzierung von Fehlern und Nacharbeit: Durch die Festlegung klarer Definitionen und Richtlinien für Daten trägt ein Datenwörterbuch dazu bei, Dateneingabefehler, Inkonsistenzen und Fehlinterpretationen zu vermeiden. Dies wiederum verringert den Bedarf an Datenbereinigung, Nacharbeit und kostspieligen Korrekturen im Nachhinein.
Optimierte Integrationen: Ein gut dokumentiertes Datenwörterbuch ist für die effektive Verwaltung von Integrationen unerlässlich. Ein klares Verständnis der Datenstrukturen, Beziehungen und Integrationspunkte vereinfacht den Integrationsprozess, minimiert Fehler und erleichtert den nahtlosen Datenfluss zwischen Systemen.
Verbesserte Datenqualität: Durch die Festlegung von Standards für Datentypen, Validierungsregeln und Datenquellen trägt ein Datenwörterbuch zur Wahrung der Datenkonsistenz und -genauigkeit bei. Dies wiederum verbessert die Zuverlässigkeit von Berichten, Dashboards und Analyseerkenntnissen.
Vereinfachte Datenprüfungen: Ein Datenwörterbuch bietet einen Rahmen für die Durchführung von Datenprüfungen und hilft bei der Ermittlung von Datenqualitätsproblemen, wie z. B. doppelten Datensätzen, nicht übereinstimmenden Daten, unvollständigen Datensätzen und beschädigten Daten. Dies ermöglicht proaktive Initiativen zur Datenbereinigung und -verbesserung.

Pflegen eines Datenwörterbuchs

Ein Datenwörterbuch auf dem neuesten Stand zu halten, ist für jeden Administrator wichtig. Während ein wöchentlicher Aktualisierungsplan für Organisationen mit häufigen Änderungen geeignet sein kann, hängt die optimale Häufigkeit von den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Organisation und dem Entwicklungstempo ab. Entscheidend ist, dass alle Änderungen an Datenstrukturen, Feldern oder Integrationen schnell im Datenwörterbuch berücksichtigt werden.

Wenn Sie diesen Erkenntnissen Rechnung tragen, können Sie ein Datenwörterbuch effektiv als leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit, das Datenmanagement und die Integration in Ihrer Salesforce-Umgebung nutzen.

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