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Verwalten von Kontaktrollen und Soft Credits

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Beschreiben, wie NPSP Kontaktrollen für Hard und Soft Credits verwendet
  • Hinzufügen und Bearbeiten von Kontaktrollen
  • Hinzufügen und Bearbeiten von Soft Credits

Vielfalt ist das Salz in der Suppe

Die Hausparty, zu der das Vorstandsmitglied Robert Bullard von No More Homelessness (NMH) einlud, war ein voller Erfolg! Die gesamte NMH-Belegschaft war total überrascht von der Vielfalt der Beteiligten – ehemalige NMH-Empfänger, engagierte Freiwillige, die zudem engagiert spenden, Roberts Vorstandskollegen, Gemeindemitglieder. Die höchst erfolgreiche Veranstaltung bestärkte NMH in dem Glauben, dass alle Teammitglieder eine wichtige Rolle bei NMHs Aktivitäten zur Weiterentwicklung von Spenderbeziehungen und Spendenaktionen spielen (weiter so, Team!). 

Bei der Nachlese zu Robert Bullards Hausparty wurde dem NMH-Team bewusst, dass NMH unglaublich viele Influencer und Fürsprecher hat. Eine solche Vielfalt von Beteiligten kann zu Spenden von einer Vielzahl potenzieller Spender führen – ob durch NMH-Fürsprache-Workshops, die von Freiwilligen durchgeführt werden, Auftritte ehemaliger NMH-Empfänger, Spendenaktionen (wie Roberts erfolgreiche Party) und mehr – es gibt vielfältige Möglichkeiten! Aus diesem Grund sind alle Teams (Kommunikation und Fürsprache, Entwicklung und Programmmanagement) mit dem Verfahren für das Spenden- und Soft Credit-Management vertraut. Mit Soft Credits kann NMH diesen Influencern Pluspunkte für Spenden geben, zu denen sie andere Personen oder Organisationen bewegen konnten. 

Sehen wir uns an, wie die NMH-Entwicklungspartnerin Sofia Rivera beim Erfassen der Spenden von Roberts Party in NPSP Soft Credits verwendet.   

Soft Credits

Sofia hat mehrere bei Robert Bullards Party generierte Spenden mit NPSP in Salesforce erfasst. Robert Bullard hat die Spenden zwar nicht persönlich geleistet, doch NMH möchte ihm Anerkennung dafür zollen, dass er für die geleisteten Spenden geworben hat (dies ist das eben angesprochene Soft Credit-Verfahren!). 

Soft Credits bieten Sofia die Möglichkeit, sowohl Robert als auch den rechtmäßigen Spender anzuerkennen, ohne einen Beitrag doppelt zu zählen. Bei gemeinnützigen Organisationen werden Soft Credits auch für Spenden "zu Ehren von", "in Andenken an" oder "erbeten von" verwendet – all dies sind Spenden, die die verschiedenen Beteiligten bei Roberts Party erwirken konnten. In diesem Fall möchte Sofia sichergehen, dass alle von Robert beeinflussten Spenden im Auge behalten werden, da jedes Vorstandsmitglied ein jährliches Ziel für gegebene oder erhaltene Spenden hat. Mithilfe von Soft Credits in NPSP können Sofia und das restliche NMH-Team seine Ergebnisse mühelos verfolgen und dokumentieren.

In NPSP werden Soft Credits und Soft Credit-Rollups (d.h. die Gesamtsummen der verschiedenen Kategorien von Soft Credits) im Kontaktdatensatz erfasst. Es gibt viele standardmäßige Soft Credit-Rollups, die wie in der folgenden Abbildung aussehen. Wenn Sie anpassbare Rollups verwenden, kann Ihr Administrator noch weitere Soft Credit-Rollups hinzufügen, einschließlich Rollups, die Soft Credits für alle Kontakte in einem Haushalt sammeln und bei Bedarf dem Haushalt-Account hinzufügen.

Die in den Details des Kontaktdatensatzes hinzugefügten Soft Credit-Summen

Soft Credits geben Ihnen ein umfassenderes Bild vom Engagement der Spender. Aber wie bestimmen Sie die Zuteilung von Soft Credits? Wer erhält sie? Und wann? Wir haben bereits festgestellt, dass es bei NMH eine Vielzahl von Beteiligten gibt, die als Influencers und Fürsprecher agieren. Es kann also etwas schwierig werden, wenn Veranstaltungen komplexer werden (wie etwa im Fall einer Veranstaltungs- oder Workshop-Reihe, an der mehrere Gastgeber oder Organisatoren beteiligt sind). Um diese Fragen zu beantworten und ein besseres Verständnis für den Soft Credit-Mechanismus in NPSP zu entwickeln, sehen wir uns nun das zugehörige Konzept von Opportunity-Kontaktrollen näher an.

Soft Credits und Opportunity-Kontaktrollen

Eine Opportunity-Kontaktrolle ist genau das: eine Rolle, die Sie einem Kontakt in einem bestimmten Opportunity-Spendendatensatz zuweisen. Wenn Candace Evans, eine höchst engagierte Freiwillige, Fürsprecherin und Spenderin von NMH, an Robert Bullards Fundraising-Party teilgenommen und eine Spende geleistet hätte, wäre sie die Spenderin in dieser Opportunity, man könnte Robert aber als den Werber zählen. NMH möchte diese beiden Kontakte und ihre unterschiedlichen Beiträge im Opportunity-Datensatz erfassen, weil sowohl Candace als auch Robert eine Rolle bei der Erlangung der Spende gespielt haben.

NPSP bietet standardmäßig die folgenden Opportunity-Kontaktrollen:

  • Entscheidungsträger
  • Spender (dies ist standardmäßig eine Hard Credit-Rolle)
  • Begünstigter
  • Haushaltsmitglied
  • Einflussnehmer
  • Benachrichtigungsempfänger
  • Soft Credit
  • Werber
  • Übereinstimmender Spender

Um eine konsistente Verwendung und genaue Daten zu gewährleisten, hat das NMH-Team festgelegt, wie diese Rollen definiert und zugewiesen werden (und das sollte auch Ihre gemeinnützige Organisation tun!). Ihr Administrator kann auch zusätzliche benutzerdefinierte Rollen erstellen, um spezifische organisatorische Anforderungen zu erfüllen. So hat NMH beispielsweise eine neue Kontaktrolle für den "Stiftungsprogrammbeauftragten" geschaffen, um den Programmbeauftragten über spezifische Fördermöglichkeiten zu informieren.

Im nächsten Schritt wollen wir uns einen Moment Zeit nehmen, um einen Blick auf das NPSP-Datenmodell zu werfen. In NPSP können sich mehrere Kontakte und Opportunities unabhängig voneinander mit dem Haushalt- oder Organisationsaccount verbinden. Aber es ist die bescheidene Opportunity-Kontaktrolle, die die Daten zwischen einer Opportunity und einem Kontakt verbindet. Diese Verbindung ist wichtig, weil sie es uns ermöglicht, die Spendeninformationen aus der Opportunity mit den Kontakt- und Haushaltsdatensätzen zu verbinden. Ohne eine Opportunity-Kontaktrolle beziehen sich diese Informationen nur auf den Accountdatensatz (oder in NPSP auf den Haushalt).

Diagramm zur Veranschaulichung des Accountmodells 'Haushalt'.

Okay, die Opportunity-Kontaktrolle ist ein Bindeglied zwischen Menschen und Geld (wir alle brauchen eine davon in unseren Teams, richtig?), aber ich welcher Beziehung stehen eine Kontaktrolle und Soft Credit genau?

Soft Credits werden also basierend auf der Opportunity-Kontaktrolle zugewiesen. Das bedeutet, dass NPSP auf Kontaktrollen und nicht auf Kontakte reagiert, wenn es Soft Credits erstellt. Und hier kann die Konfiguration von Soft Credits ein wenig knifflig werden. Wenn Ihr Administrator eine Opportunity-Kontaktrolle eingerichtet hat, um Soft Credits zu erhalten, dann erhält jeder Kontakt, der dieser Opportunity-Kontaktrolle zugewiesen wurde, einen Soft Credit. Wenn Ihr Administrator *keine* Opportunity-Kontaktrolle eingerichtet hat, um Soft Credits zu erhalten, dann erhält jeder Kontakt, der dieser Opportunity-Kontaktrolle zugewiesen wurde, *keinen* Soft Credit.

Kehren wir zurück zu Sofia, die die 100 USD-Spende von Candace erfasst, und sehen wir uns an, wie die Themenliste "Kontaktrollen" des Opportunity-Datensatzes aussieht. Sofia weist Folgendes zu:

  • Candace Evans als primäre (rechtmäßige) Spenderin
  • Robert Bullard als Werber (Soft Credit) und
  • Calvin Wong als Haushaltsmitglied von Candace (Soft Credit)

Ein Opportunity-Datensatz mit Kontakten und ihren Rollen.

Der Soft Credit-Rollup-Abschnitt "Summe" auf der Kontaktseite von Robert enthält nun die Spende von Candace. Im Gegensatz zu den Rollup-Standardfeldern von Spenden, die in Echtzeit berechnet werden, berechnet NPSP Soft Credit-Rollups in seinem nächtlichen Batch-Auftrag. Deshalb werden Aktualisierungen von Soft Credit-Rollups nicht in Echtzeit angezeigt – es sei denn, Sie bitten Ihren Administrator, die Neuberechnung manuell auszulösen. Sie können Ihren Administrator auch bitten, die Schaltfläche "Rollups neu berechnen" zum Kontakt hinzuzufügen, um Rollups für einen einzelnen Datensatz neu zu berechnen.

Der Kontaktdatensatz, einschließlich der Soft Credit-Felder, die in die Summe eingehen

In diesem speziellen Fall ist es entscheidend, sicherzustellen, dass die Kontaktrolle "Werber" so eingerichtet ist, dass sie Soft Credits erhält. Falls nicht, werden keine Daten in Roberts Soft Credit-Feldern angezeigt. Wenn Sie meinen, dass Ihre Soft Credits nicht wie vorgesehen funktionieren, lassen Sie Ihren Administrator die Einstellungen überprüfen.

Es kann vorkommen, dass Sie eine Kontaktrolle haben, für die Sie Soft Credits nicht anerkennen möchten. Oder Sie haben eine Opportunity-Datensatztyp, den Sie von der Berechnung von Soft Credits ausschließen möchten (z.B. Sachspenden). Auch diese Einstellungen werden von Ihrem Administrator festgelegt. Er kann bestimmen, welche Rollen und welche Datensatztypen Soft Credits erhalten und welche nicht.

Nehmen wir uns eine Minute, um diese wichtigen Punkte noch einmal durchzugehen:

  • NPSP berechnet Soft Credits basierend auf Opportunity-Kontaktrollen.
  • Ihr Administrator muss in den NPSP-Einstellungen festlegen, ob eine Opportunity-Kontaktrolle einen Soft Credit erhält (oder nicht).
  • Ihr Administrator kann bestimmte Opportunity-Datensatz- oder Opportunity-Typen von der Berechnung von Soft Credits ausschließen.

Ressourcen