Verwalten von Kontaktrollen und Soft Credits

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

• Beschreiben, wie NPSP Kontaktrollen für Hard und Soft Credits verwendet
  
• Hinzufügen und Bearbeiten von Kontaktrollen
  
• Hinzufügen und Bearbeiten von Soft Credits
  

Eine Party, viele Spenden

Die Hausparty, zu der das Vorstandsmitglied Robert Bullard von No More Homelessness (NMH) einlud, war ein voller Erfolg! Die gesamte NMH-Belegschaft war total überrascht von der Vielfalt der Beteiligten – frühere NMH-Kunden, die jetzt als Alumni fungierten, engagierte Freiwillige, die zu engagierten Spendern wurden, Roberts Vorstandskollegen, Gemeindemitglieder und viele mehr. Es war ein Riesenerfolg, der NMH in dem Glauben bestärkte, dass alle Teammitglieder eine wichtige Rolle bei NMHs Aktivitäten zur Weiterentwicklung von Spenderbeziehungen und Spendenaktionen spielen. 

Bei der Nachlese zu Roberts Hausparty wurde dem NMH-Team bewusst, dass NMH unglaublich viele Influencer und Fürsprecher hat. Eine solche Vielfalt von Beteiligten kann zu Spenden von einer Vielzahl potenzieller Spender führen – ob durch NMH-Fürsprache-Workshops, die von Freiwilligen durchgeführt werden, Auftritte ehemaliger NMH-Kunden, Spendenaktionen wie Roberts umwerfende Party und mehr.

Aus diesem Grund sind alle Teams bei NMH – Kommunikation und Fürsprache, Entwicklung und Programmmanagement – mit dem Verfahren für das Spenden- und Soft Credit-Management vertraut. Mit Soft Credits kann NMH diesen Influencern Pluspunkte für Spenden geben, zu denen sie andere Personen oder Organisationen bewegen konnten. 

Sehen wir uns an, wie die NMH-Entwicklungspartnerin Sofia Rivera beim Erfassen der Spenden von Roberts Party in NPSP Soft Credits verwendet.   

Grundlagen zu Soft Credits

Sofia hat mehrere bei Roberts Party generierte Spenden mit NPSP in Salesforce erfasst. Wenngleich Robert nicht persönlich alle Spenden geleistet hat, möchte NMH ihm Anerkennung dafür zollen, dass er für die geleisteten Spenden geworben hat.

Soft Credits bieten Sofia die Möglichkeit, sowohl Robert als auch den rechtmäßigen Spender anzuerkennen, ohne einen Beitrag doppelt zu zählen. Gemeinnützige Organisationen nutzen Soft Credits außerdem für Spenden, die zu Ehren oder im Gedenken an eine Person getätigt oder von einer anderen Person als dem Spender vermittelt werden. In diesem Fall möchte Sofia sichergehen, dass alle von Robert beeinflussten Spenden im Auge behalten werden, da jedes Vorstandsmitglied ein jährliches Ziel für gegebene oder erhaltene Spenden hat. Mithilfe von Soft Credits in NPSP können Sofia und das restliche NMH-Team seine Ergebnisse mühelos verfolgen und dokumentieren.

In NPSP werden Soft Credits und Soft Credit-Rollups – die Gesamtsummen der verschiedenen Kategorien von Soft Credits – im Kontaktdatensatz erfasst. Standardmäßig sind in NPSP viele Soft Credit Rollups enthalten. Wenn Sie anpassbare Rollups verwenden, kann Ihr Administrator noch weitere Soft Credit-Rollups hinzufügen, einschließlich Rollups, die Soft Credits für alle Kontakte in einem Haushalt sammeln und bei Bedarf dem Haushalt-Account hinzufügen.

Auf diese Weise geben Ihnen Soft Credits ein umfassenderes Bild vom Engagement der Spender. Aber wie bestimmen Sie die Zuteilung von Soft Credits? Wer erhält sie? Und wann?

Bei NMH gibt es eine Vielzahl von Beteiligten, die als Influencer und Fürsprecher agieren. Es kann also etwas schwierig werden, wenn Veranstaltungen komplexer werden, wie etwa im Fall einer Veranstaltungs- oder Workshop-Reihe, an der mehrere Gastgeber oder Organisatoren beteiligt sind. Um diese Fragen zu beantworten und ein besseres Verständnis für den Soft Credit-Mechanismus in NPSP zu entwickeln, müssen Sie sich in Opportunity-Kontaktrollen eindenken.

Soft Credits und Opportunity-Kontaktrollen

Eine Opportunity-Kontaktrolle ist genau das: eine Rolle, die Sie einem Kontakt in einem bestimmten Opportunity-Datensatz zuweisen. Wenn Candace Evans, eine höchst engagierte Freiwillige, Fürsprecherin und Spenderin von NMH, an Robert Bullards Fundraising-Party teilgenommen und eine Spende geleistet hätte, wäre sie die Spenderin in dieser Opportunity, man könnte Robert aber als den Werber zählen.

NMH möchte diese beiden Kontakte und ihre unterschiedlichen Beiträge im Opportunity-Datensatz erfassen, da sowohl Candace als auch Robert eine Rolle bei der Erlangung der Spende gespielt haben. Verstehen Sie, was wir hier getan haben?

NPSP enthält verschiedene Opportunity-Kontaktrollen, etwa Entscheidungsträger, Spender, Haushaltsmitglied und Influencer. Die vollständige Liste finden Sie im Artikel Konfigurieren von automatischen und manuellen Soft Credits in der Salesforce-Hilfe.

Um eine konsistente Verwendung und genaue Daten zu gewährleisten, hat das NMH-Team festgelegt, wie diese Rollen definiert und zugewiesen werden. Ihre gemeinnützige Organisation sollte dasselbe tun. Ihr Administrator kann auch zusätzliche benutzerdefinierte Rollen erstellen, um spezifische organisatorische Anforderungen zu erfüllen. So hat NMH beispielsweise eine neue Kontaktrolle für den "Stiftungsprogrammbeauftragten" geschaffen, um den Programmbeauftragten über spezifische Fördermöglichkeiten zu informieren.

In NPSP können sich mehrere Kontakte und Opportunities unabhängig voneinander mit dem Haushalt- oder Organisationsaccount verbinden. Aber es ist die Opportunity-Kontaktrolle, die eine Opportunity mit einem Kontakt verbindet. Diese Verbindung ist wichtig, weil sie es uns ermöglicht, die Spendeninformationen aus der Opportunity mit den Kontakt- und Haushaltsdatensätzen zu verbinden. Ohne eine Opportunity-Kontaktrolle beziehen sich diese Informationen nur auf den Accountdatensatz – oder in NPSP auf den Haushalt.

Soft Credits werden basierend auf der Opportunity-Kontaktrolle zugewiesen. Das bedeutet, dass NPSP auf Kontaktrollen und nicht auf Kontakte reagiert, wenn es Soft Credits erstellt. Und hier kann die Konfiguration von Soft Credits ein wenig knifflig werden. Wenn Ihr Administrator eine Opportunity-Kontaktrolle eingerichtet hat, um Soft Credits zu erhalten, dann erhält jeder Kontakt, der dieser Opportunity-Kontaktrolle zugewiesen wurde, einen Soft Credit. Wenn Ihr Administrator keine Opportunity-Kontaktrolle einrichtet, um Soft Credits zu erhalten, dann erhält kein Kontakt, der dieser Opportunity-Kontaktrolle zugewiesen wurde, einen Soft Credit.

Kehren wir zurück zu Sofia, die die 100 USD-Spende von Candace erfasst, und sehen wir uns an, wie die Themenliste "Kontaktrollen" des Opportunity-Datensatzes aussieht.

Sofia weist Folgendes zu:

• Candace Evans als Spender (Hard Credit)
  
• Robert Bullard als Werber (Soft Credit)
  
• Calvin Wong als Haushaltsmitglied von Candace (Soft Credit)
  

Der Soft Credit-Rollup-Abschnitt "Summe" auf der Kontaktseite von Robert enthält nun die Spende von Candace. NPSP berechnet Soft-Credit-Rollups in einem nächtlichen Batch-Auftrag. Deshalb werden Aktualisierungen von Soft Credit-Rollups nicht in Echtzeit angezeigt – es sei denn, Sie bitten Ihren Administrator, die Neuberechnung manuell auszulösen. Sie können Ihren Administrator auch bitten, die Schaltfläche "Rollups neu berechnen" zum Kontakt hinzuzufügen, um Rollups für einen einzelnen Datensatz neu zu berechnen.

In diesem speziellen Fall ist es entscheidend, sicherzustellen, dass die Kontaktrolle "Werber" so eingerichtet ist, dass sie Soft Credits erhält. Falls nicht, werden keine Daten in Roberts Soft Credit-Feldern angezeigt. Wenn Sie meinen, dass Ihre Soft Credits nicht wie vorgesehen funktionieren, lassen Sie Ihren Administrator die Einstellungen überprüfen.

Es kann vorkommen, dass Sie eine Kontaktrolle haben, für die Sie Soft Credits nicht anerkennen möchten. Oder Sie haben einen Opportunity-Datensatztyp, den Sie von der Berechnung von Soft Credits ausnehmen möchten, etwa bei Sachspenden. Auch diese Einstellungen werden von Ihrem Administrator festgelegt. Er kann bestimmen, welche Rollen und welche Datensatztypen Soft Credits erhalten und welche nicht.

Nehmen wir uns eine Minute, um diese wichtigen Punkte noch einmal durchzugehen:

• NPSP berechnet Soft Credits basierend auf Opportunity-Kontaktrollen.
  
• Ihr Administrator legt in den NPSP-Einstellungen fest, ob eine Opportunity-Kontaktrolle Soft Credit erhält.
  
• Ihr Administrator kann bestimmte Opportunity-Datensatz- oder Opportunity-Typen von der Berechnung von Soft Credits ausschließen.
  

Nachdem Sie nun die Grundlagen verstanden haben, erfahren Sie in der nächsten Einheit, wie Sie Soft Credits erstellen und verwalten können.

Ressourcen

• Salesforce-Hilfe: Übersicht für Soft Credits
• Salesforce-Hilfe: Automatisierte Soft Credits
• Trailblazer Community-Themen: Soft Credits