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Erstellen regelmäßiger Spenden

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erstellen von wiederkehrenden Spenden mit offenem Ende
  • Erstellen von wiederkehrenden Spenden mit fester Dauer
  • Erläutern des Unterschieds zwischen einer Zahlung und einer wiederkehrenden Spende
Hinweis

Hinweis

In diesem Modul verwendet No More Homelessness die veraltete Form wiederkehrender Spenden. Salesforce.org hat dieses Paket neu gestaltet und im April 2020 optimierte wiederkehrende Spenden eingeführt. Erfahren Sie in der NPSP-Übersicht über wiederkehrende Spenden auf Power of Us Hub mehr über das Migrieren zu optimierten wiederkehrenden Spenden.

Wiederkehrende Spenden

Im Unterschied zu einer Verpflichtung/einem Versprechen besteht eine wiederkehrende Spende in einer Reihe von Spenden, die wiederholt und mit offenem Ende vorgenommen werden, ohne dass dabei eine spezielle Verpflichtung seitens des Spenders besteht. Der Spender kann sich entscheiden, unbegrenzt zu bezahlen, oder das Arrangement jederzeit beenden.

In NPSP können Sie mit dem Objekt "Wiederkehrende Spenden" für mehrere Spenden (Opportunities) Raten festlegen, die über einen bestimmten Zeitrahmen hinweg eingehen. Wir verwenden die Funktion "Wiederkehrende Spenden“ oftmals, um Spenden einer Einzelperson nachzuverfolgen, die wiederholt über längere Zeit hinweg denselben Betrag spendet. 

In NPSP werden zwei Arten von wiederkehrenden Spenden unterstützt: wiederkehrende Spenden mit offenem Ende und Wiederkehrende Spenden mit fester Dauer.

Wiederkehrende Spenden mit offenem Ende sind Einzelspendenbeträge, die immer wieder eingehen und bei denen kein Enddatum festgelegt wurde. Wenn Candace Evans beispielsweise jeden Monat 100 USD an unsere fiktive gemeinnützige Initiative No More Homelessness (NMH) spendet und dies auch in Zukunft tun wird, wird die Spende in NPSP fortgesetzt, bis Sie die wiederkehrende Spende schließen. Das unterscheidet sie von einer standardmäßigen Zahlung, die eine bestimmte Anzahl an Zahlungen für eine einzelne Spende vorsieht.

Wiederkehrende Spenden mit fester Dauer sind Einzelspendenbeträge, die immer wieder eingehen, aber nur über einen festgelegten Zeitraum hinweg. Wenn Candace Evans beispielsweise verspricht, über einen Zeitraum von einem Jahr monatlich 50 USD zu spenden, wird die Spende ein Jahr lang fortgesetzt und endet dann. Diese Spendenart ähnelt einer standardmäßigen Salesforce-Opportunity mit mehreren zugehörigen Zahlungen. Die Entscheidung, Zahlungen mittels wiederkehrender Spenden mit fester Dauer zu verwenden, kann komplex sein. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Ressourcen" am Ende dieser Lektion.

Erstellen einer wiederkehrenden Spende mit offenem Ende

Im Rahmen einer bereichsübergreifenden Initiative hat das NMH-Team vor kurzem eine Kampagne begonnen, bei der Spender gebeten werden, Dienstleistungen für eine obdachlose Person pro Monat zu sponsern. Candace Evans entschließt sich, Sponsor mit einer monatlichen Spende von 100 USD zu werden. Unsere Entwicklungspartnerin Sofia muss diese Spenden nun in NPSP eingeben. Schauen wir uns an, wie sie eine wiederkehrenden Spende mit offenem Ende erstellt:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Wiederkehrende Spenden. Wird diese Registerkarte bei Ihnen nicht in der Hauptnavigationsleiste angezeigt, gehen Sie in den App Launcher () und suchen nach "Wiederkehrende Spenden".

Wiederkehrende Spenden mit markierter Schaltfläche "Neu"

2. Klicken Sie auf Neu.

3. Geben Sie einen Namen in das Feld "Name der wiederkehrenden Spenden" ein. (Ihre Organisation sollte sich auf eine standardmäßige Benennungskonvention einigen, die Ihrem Bedarf entspricht.) Sofia nennt diese wiederkehrende Spende "Leben geben – Haushalt Evans und Wong".

4. Geben Sie ENTWEDER den Kontaktnamen ODER den Organisationsnamen an, aber nicht beide. Sofia entschließt sich, die Spenderin, Candace Evans, in das Kontaktfeld einzugeben.

5. Geben Sie die Details für die wiederkehrende Spende ein:

  • Betrag: Der Betrag jeder Spende. Sofia gibt 100 USD ein.
  • Status "Offenes Ende": Wählen Sie "Offen" aus.
  • Eingerichtetes Datum: Das Datum, an dem die wiederkehrende Spende eröffnet wurde.
  • Nächstes Spendendatum: Das Datum, an dem die nächste Spende erfolgt. Dieses Datum bestimmt auch den Zeitpunkt aller künftigen Spenden. Wenn Sie beispielsweise als nächstes Spendendatum den Samstag, 1. Dezember 2018 eingeben und es sich um eine monatliche Spende handelt, erstellt Salesforce Spendendaten für den Samstag, 1. Dezember 2018, den Dienstag, 1. Januar 2019 usw.
  • Letztes Spendendatum: Geben Sie hier nichts ein! NPSP berechnet diesen Wert automatisch auf der Grundlage der letzten als "Gebucht" markierten Spende. (Eigentlich wird also das Datum der letzten Spende aufgezeichnet.)
  • Ratenlaufzeit Die Häufigkeit, mit der die Spende bei Ihnen eingeht.
  • Raten: Geben Sie hier ebenfalls nichts ein! Diese Option ist nur für wiederkehrende Spenden mit fester Dauer vorgesehen. Für wiederkehrende Spenden mit offenem Ende berechnet NPSP automatisch die Ratenanzahl basierend auf der festgelegten Anzahl an Monaten in der Opportunity-Prognose in den Einstellungen für wiederkehrende Spenden.
  • Zeitplantyp: Geben Sie auch hier nichts ein. (Sie müssen hier kaum etwas tun!) Für Spenden mit offenem Ende lautet der Wert immer "Multiplizieren mit".
  • Kampagne: Sofia möchte die wiederkehrende Spende mit der Kampagne "Leben geben" verbinden, um die Effektivität der Kampagne nachzuverfolgen, sodass sie hier die Kampagne mithilfe des Nachschlagefelds auswählt. Wenn NMH möchte, dass die Kampagne auf alle Spendendatensätze in einer wiederkehrenden Spende angewendet wird, kann ihr Administrator das Kontrollkästchen "Kampagne allen Opportunities hinzufügen" in den Einstellungen für wiederkehrende Spenden aktivieren.
  • Bezahlter Betrag: Geben Sie auch hier nichts ein. NPSP berechnet diesen Wert automatisch, sobald die Spenden eingehen und markiert sie als "Gebucht".
  • Summe der bezahlten Raten: Ein letztes Mal: Nichts eingeben! NPSP berechnet diesen Wert automatisch, sobald die Spenden eingehen und als "Gebucht“ markiert werden.

Formular "Neue wiederkehrende Spenden" einschließlich "Name", "Betrag", "Ratenlaufzeit" und anderer Felder

6. Klicken Sie auf Speichern.

Auf der Registerkarte "Themen" des Datensatzes "Wiederkehrende Spende" sieht Sofia, dass NPSP die Anzahl der Spenden erstellt und alle mit dem Status "Verpfändet" (Verpflichtet) markiert hat.

Kontaktdatensatz-Detail einer neuen wiederkehrenden Spende mit markierter Phase

Wenn Sofia die Spendenphasen von "Verpfändet" auf "Gebucht" setzt, berechnet NPSP einige der zuvor beschriebenen Felder neu:

Neue wiederkehrende Spende im Kontaktdatensatz mit markiertem aktualisierten bezahlten Betrag und Summe der bezahlten Raten

Erstellen einer wiederkehrenden Spende mit fester Dauer

Wiederkehrende Spenden sind eine gute Sache, aber leider dauern sie meist nicht ewig. Zuweilen gibt es bei wiederkehrenden Spenden ein Enddatum. Dieses Mal möchte Candace Evans auch der NMH-Kapitalsammelaktion "Übergangswohnungen" eine wiederkehrende Spende mit fester Dauer zukommen lassen. Ja, SO engagiert ist sie.

Schauen wir uns noch einmal an, wie Sofia die wiederkehrende Spende mit fester Dauer erstellt:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Wiederkehrende Spenden". Klicken Sie auf Neu.

Navigationsleisten-Auswahlmenü mit markierter Registerkarte "Wiederkehrende Spenden"

2. Geben Sie in das Feld "Name der wiederkehrenden Spende" einen Namen ein. Sofia nennt diese Spende "NMH-Übergangswohnungen, Kapitalsammelaktion – Haushalt Evans und Wong.”

3. Geben Sie ENTWEDER den Kontaktnamen ODER den Organisationsnamen an, aber nicht beide. Über das Suchfeld können Sie in Salesforce nach vorhandenen Kontakten und Organisationen suchen. Sofia entschließt sich, Candace Evans in das Kontaktfeld einzugeben.

4. Geben Sie die Einzelheiten der wiederkehrenden Spende ein:

  • Betrag: Der Betrag jeder einzelnen Spende oder der Gesamtverpflichtungsbetrag, wenn NPSP die Raten für Sie entsprechend aufteilen soll. Sofias Spende lautet auf einen Verpflichtungsbetrag von insgesamt 10.000 USD.
    • Status "Offenes Ende": Wählen Sie "Keine" aus.
    • Eingerichtetes Datum: Das Datum, an dem Sie die wiederkehrende Spende eröffnet haben.
    • Nächstes Spendendatum: Sofia lässt dieses Feld leer, da sie 12 Spenden erstellt, die in jedem Quartal erfolgen sollen. NPSP berechnet das nächste Datum für sie.
    • Letztes Spendendatum: Geben Sie hier nichts ein! NPSP berechnet diesen Wert automatisch auf der Grundlage des Datums, an dem die Verpflichtung als "Gebucht" markiert wurde.
    • Ratenlaufzeit: Die Häufigkeit der Spendenzahlungen im Rahmen der Verpflichtung. Sofia gibt "Vierteljährlich" ein.
    • Raten: Die Gesamtanzahl der erwarteten Raten. Hierbei handelt es sich um eine wiederkehrende Spende mit fester Dauer und 12 Raten.
    • Zeitplantyp: Wählen Sie entweder "Multiplizieren" oder "Dividieren" aus. Sofia gibt "Dividieren" ein, da es sich hier um eine feste Verpflichtung über 10.000 USD handelt.
    • Kampagne: Der Name der Kampagne. Sofia gibt "NMH-Kapitalsammelaktion Übergangswohnungen" ein. Wenn Sie möchten, dass diese Kampagne für alle Spendendatensätze in einer wiederkehrenden Spende angewendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Add Campaign to All Opportunities" (Kampagne zu allen Opportunities hinzufügen) in den Einstellungen für wiederkehrende Spenden.
    • Bezahlter Betrag: Geben Sie hier nichts ein! NPSP berechnet diesen Wert automatisch, sobald die Spenden eingehen und als "Gebucht“ markiert werden.
    • Summe der bezahlten Raten: Geben Sie auch hier nichts ein! NPSP berechnet diesen Wert automatisch, sobald die Spenden eingehen und als "Gebucht“ markiert werden.

Formular "Neue wiederkehrende Spenden" einschließlich "Name", "Betrag", "Ratenlaufzeit" und anderer Felder

5. Klicken Sie auf Speichern. Auf der Detailseite des Datensatzes für die wiederkehrenden Spenden sehen Sie die Informationen für die neue wiederkehrende Spende mit fester Dauer:

Details der wiederkehrenden Spende einschließlich "Spendername", "Ratenbetrag", "Nächstes Spendendatum" und anderer Felder

Denken Sie beim Erstellen einer wiederkehrenden Spende daran, dass die Auswahl des entsprechenden Werts im Feld "Status" der Schlüssel zum Erstellen von wiederkehrenden Spenden mit offenem Ende oder fester Dauer ist.

Status
Beschreibung
Keine (oder leer)
Dieser Wert wird für wiederkehrende Spenden mit fester Dauer verwendet. Mit ihm wird die richtige Anzahl an Raten auf der Grundlage von "Ratenlaufzeit" und "Zeitplantyp" erstellt. Es werden erst dann neue Raten hinzugefügt, wenn die Anzahl der Raten oder der Zeitplantyp aktualisiert werden.
Offen
Dieser Wert wird zur Erstellung wiederkehrender Spenden mit offenem Ende verwendet. Mit ihm werden Opportunities auf der Grundlage der Ratenlaufzeit erstellt, aber anstatt Raten zu erstellen, basiert die Anzahl der Opportunities auf der Prognosemonat-Einstellung in den NPSP-Einstellungen.
Geschlossen
Mit diesem Wert wird eine wiederkehrende Spende mit offenem Ende am Erstellen weiterer Opportunities gehindert. Vorhandene offene Opportunities werden auf Grundlage des in den NPSP-Einstellungen angegebenen Verhaltens behandelt.

Verpflichtungen vs. Wiederkehrende Spenden

Wir haben uns angeschaut, wie Verpflichtungen und wiederkehrende Spenden in NPSP eingegeben werden, aber Sie sollten sich mit den anderen in Ihrer Organisation darüber absprechen, was Sie als Verpflichtung und was als wiederkehrende Spende definieren. Ein Spender, der 50 USD im Monat spendet, kann so oder so verwaltet werden, aber die Art und Weise, in der Sie entweder eine Verpflichtung oder eine wiederkehrende Spende erbitten, nachverfolgen, erkennen und verbuchen, kann sehr unterschiedlich sein.

In der Regel gelten Verpflichtungen als bindende Zusagen, während wiederkehrende Spenden dies nicht sind; sprechen Sie sich mit Ihrer Entwicklungs- und Buchhaltungsabteilung ab, um zu klären, wie dies in Ihrer Organisation gehandhabt wird; es gibt organisatorische Auswirkungen, wenn Sie eine Spende als Verpflichtung (mit Zahlungen) oder als wiederkehrende Spende anerkennen. Das Gute ist, dass NPSP so ausgelegt ist, dass es mit beiden Optionen umgehen kann, ganz gleich, welche Sie wählen.

Fundraiser tun sich oft mit ihren Finanz- und Buchhaltungsteams zusammen, wenn es um ihre Verpflichtung zu ethisch einwandfreien Vorgehensweisen geht, wie etwa um Transparenz, Verantwortung gegenüber Spendern und das Respektieren des Spenderwunsches. In der nächsten Einheit schauen wir uns an, wie NPSP einige dieser Vorgehensweisen unterstützt, wie etwa das Verwalten begrenzter Spenden.

Ressourcen