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Erstellen oder Bearbeiten von Zahlungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erläutern, wie Zahlungen in NPSP bei Opportunities funktionieren
  • Erstellen und Bearbeiten von Zahlungsplänen

Zahlungen – Übersicht

Sofia hat alle Spenden, die sie von der Spendensammelaktion von Robert Bullard erhalten hat, erfolgreich verarbeitet. An dieser Veranstaltung nahmen ein Vielzahl von No More Homelessness-Beteiligten, einschließlich ehemalige NHM-Empfänger, Freiwillige und Vorstandsmitglieder teil. Als Robert jedoch im NMH-Büro vorbeischaute, um die Schecks von seinem Event zu übergeben, übergab er gleichzeitig ein Dokument mit der Bestätigung, dass einer seiner Freunde, Jose Figueroa, eine Verpflichtung zum Spenden eingegangen ist (solche Vorstandsmitglieder wie Robert kann man sich nur wünschen, nicht wahr?).

Im Fundraising-Kontext ist eine Verpflichtung ein Versprechen, über einen festgelegten Zeitraum einen bestimmten Betrag zu zahlen. Verpflichtungen können bedingt sein, d. h. die Zahlung wird erst fällig, wenn eine Bedingung erfüllt ist; sie können auch nicht bedingt sein, sodass die Verpflichtung an keine Bedingung geknüpft ist. Jose hat sich im Rahmen der Kapitalsammelaktion zur Zahlung von 300.000 USD über drei Jahre in halbjährlichen Raten von 50.000 USD verpflichtet. In diesem Fall ist die Verpflichtung von Jose durch den Kauf des neuen Gebäudes bedingt.

Verpflichtungen können eine entscheidende Komponente der Fundraising-Strategie einer Organisation sein; in Nonprofit Success Pack werden sie mithilfe eines Objekts namens "Zahlungen" verwaltet.

Mit "Zahlungen" können Sie für eine einzelne Opportunity Raten festlegen, die über einen bestimmten Zeitrahmen hinweg eingehen. Wir verwenden oftmals die Funktion "Zahlungen", um eine größere Einzelverpflichtung oder Fördergelder nachzuverfolgen, bei denen der Gesamtbetrag der Spende über einen gewissen Zeitrahmen verteilt wird.

Erstellen von Zahlungen für eine Einzelspende

Mit Zahlungen können Sie eine einzelne Spende über einen festen Zeitraum verteilen und die aktuellen und künftigen Zahlungsbeträge nachverfolgen. Zahlungen sind besonders hilfreich, wenn Ihre Hauptspender oder die Kostenträger von Fördergeldern einen Mehrfachzahlungsplan für ihre Spenden oder Fördergelder einrichten.

Schauen wir uns an, wie Sofia eine neue Spende mit 6 Raten erstellt, um die großzügige Verpflichtung von Jose nachzuverfolgen.

1. Erstellen Sie einen neuen Opportunity-Datensatz über den Gesamtbetrag der Verpflichtung. Setzen Sie den Schlusstermin in jedem Fall auf das Datum der letzten Zahlung und das Phasenfeld auf eine Verpflichtung (oder eine andere angemessene offene Phase). In diesem Fall beginnt Sofia, indem sie eine neue Opportunity über 300.000 USD erstellt – die Gesamtsumme, zu der Jose sich verpflichtet hat.

Details der neuen Spende mit Opportunity-Name, Schlusstermin, Stage und anderen Feldern

2. Klicken Sie auf Speichern.

3. Öffnen Sie den soeben erstellten neuen Opportunity-Datensatz.

4. Blättern Sie auf der Registerkarte "Themen" nach unten zu "Zahlungen" und klicken Sie auf Zahlungen planen.

Themenliste "Opportunity" mit "Zahlungen" und markierter Schaltfläche "Zahlungen planen"

5. Legen Sie im Abschnitt "Zahlungsplan erstellen“ die Anzahl der Zahlungen, das Startdatum der ersten Zahlung und das Intervall für den Zeitraum zwischen den Zahlungen fest.

In diesem Beispiel setzt Sofia das Feld für die Anzahl der Zahlungen auf "6". Sie setzt das Datum der ersten Zahlung auf das Startdatum der Zahlungen von Jose (das Datum, an dem die erste Zahlung eingeht) und das Intervall auf Zahlungen alle 6 Monate. Anschließend wählt Sofia "Kreditkarte" als Standardzahlungsmethode aus (die Standardoptionen in NPSP sind "Bar", "Scheck", "Kreditkarte").

Sie können standardmäßig bis zu 12 Zahlungen für eine einzige Spende planen, aber möglicherweise hat Ihr Administrator, je nach Bedarf Ihrer Organisation, die maximale Anzahl an verfügbaren Zahlungen geändert.

6. Klicken Sie auf Create Payments (Zahlungen berechnen).

Opportunity-Informationen und Zahlungsplan mit Schaltfläche 'Zahlungen berechnen'

Nachdem Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, erstellt NPSP eine bearbeitbare Liste mit geplanten Zahlungen:

Liste mit 6 bearbeitbaren geplanten Zahlungen

In unserem Beispiel erstellt der Zahlungsberechner sechs Zahlungen, wobei die erste Zahlung für den 04.11.2018 geplant ist und die zweite für sechs Monate später (gemäß dem vereinbarten Zahlungsintervall), etc. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf die Zahlungsbeträge und -daten im Zahlungsplan ändern. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn Sie wissen, dass die Abschlusszahlung auf einen anderen Betrag lautet, oder wenn die dritte Zahlung an einem anderen Tag eingeht.

7. Zum Speichern dieses Plans klicken Sie auf Zahlungen erstellen.

Auf der Registerkarte "Zugehörig" der "Opportunity" wird in der Liste "Zahlungen" der neue Zahlungsplan angezeigt:

In den Details des Themas 'Opportunity' wird eine Liste der neuen Zahlungsbeträge und -status angezeigt.

Wenn eine Zahlung eingeht, rufen Sie erneut diese Liste der geplanten Zahlungen auf, klicken in der Dropdown-Liste neben der Zahlung, die Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten, geben das Zahlungsdatum ein, wählen Bezahlt aus und speichern die Änderungen. (Achtung: der nächste Satz ist extrem wichtig!) Sobald die letzte Zahlung eingegangen ist und der Gesamtbetrag der Spende bezahlt wurde, müssen Sie das Feld "Opportunity-Phase" auf Gebucht setzen (oder auf eine andere passende Phase, die "abgeschlossen" bzw. "gewonnen" bedeutet).

Zahlungen mit markierter Option "Bearbeiten" zu einer einzelnen Zahlung

Sofia hat nun die Verpflichtung aus der Kapitalsammelaktion erfolgreich mithilfe eines Zahlungsplans eingegeben. Und sie kann planen, dem Spender höfliche Erinnerungen zuzusenden, wenn seine Zahlungen fällig werden.

Mithilfe der Zahlungen können Sie auch Raten nachverfolgen, die Teil einer Fördergeldvereinbarung oder eines Fördergeldvertrags sind. Der Vorgang ist ganz ähnlich, beginnt aber damit, dass Ihr Team die Fördergeld-Opportunity mithilfe des Fördergeld-Opportunity-Datensatztyps eingibt. 

Wie bereits erwähnt, sind Verpflichtungen zuweilen bedingt oder werden aus dem einen oder anderen Grund nicht erfüllt (fauler Zauber!) Schauen wir uns jetzt einmal an, wie eine geplante Zahlung abgeschrieben wird.

Abschreiben einer oder mehrerer geplanter Zahlungen

Wenn Spender einen bestimmten Betrag ankündigen und den Zahlungsplan nicht einhalten oder eine bzw. mehrere Zahlungen nicht leisten können, können Sie diese Zahlungen abschreiben (oder stornieren). Leider sind mangelnde oder stornierte Zahlungen eine bedauerliche Realität beim Fundraising für Non-Profit-Organisationen. Wir zeigen Ihnen daher auch, wie Sie damit umgehen können.

1. Suchen Sie nach der Opportunity, die die Zahlung enthält, die Sie abschreiben möchten.

2. Klicken Sie Im Opportunity-Datensatz auf der Registerkarte "Themen" in der Dropdown-Liste neben der Zahlung auf Bearbeiten.

Zahlungen im Opportunity-Datensatz mit markierter Option "Bearbeiten" zu einer einzelnen Zahlung

3. Wählen Sie Written Off (Abgeschrieben) aus.

Formular mit Details zum Bearbeiten von Zahlungen mit markiertem Kontrollkästchen "Abgeschrieben"

4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn ein Spender seine Zahlungen komplett einstellt (eine Horrorvorstellung!) können Sie alle geplanten künftigen Zahlungen abschreiben:

  1. Suchen Sie nach der Opportunity, die die Zahlung enthält, die Sie abschreiben möchten.
  2. Klicken Sie in der Themenliste "Zahlungen" auf Zahlungen abschreiben.

Opportunity-Datensatzdetail "Zahlungen" mit markierter Menüoption "Zahlungen abschreiben"

3. Sehen Sie sich auf der Seite zum Abschreiben der restlichen Zahlungen das Datum im Bereich "Zahlungen abschreiben" an. Salesforce zeigt standardmäßig das aktuelle Datum an und schreibt alle verbleibenden Zahlungen nach diesem Datum ab. Wenn Sie ein späteres Datum auswählen möchten, nach dem die Zahlungen abgeschrieben werden, können Sie dies ebenfalls tun.

Formular zum Abschreiben von Zahlungen

4. Klicken Sie auf Write Off Payments (Zahlungen abschreiben). Im Opportunity-Datensatz sehen Sie nun, dass Salesforce automatisch die verbleibenden unbeglichenen Zahlungen summiert und als einzelne unbezahlte Abschreibung anzeigt. (Klicken Sie auf die neue Zahlungsnummer, um die Details zur Abschreibung anzuzeigen.)

Zahlungsinformationen mit markierter einzelner Zahlung, die abgeschrieben wurde

Ressourcen