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Erstellen oder Bearbeiten von Spenden

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Erläutern der Nutzung von Opportunities zum Nachverfolgen von Spenden in NPSP
  • Erstellen einer Spende von einer Einzelperson
  • Erstellen einer Spende von einer Organisation
  • Erläutern der Funktionsweise von Spenden-Rollups in Salesforce
Hinweis

Hinweis

In diesem Modul verwendet No More Homelessness die veraltete Form wiederkehrender Spenden. Salesforce.org hat dieses Paket neu gestaltet und im April 2020 optimierte wiederkehrende Spenden eingeführt. Erfahren Sie in der NPSP-Übersicht über wiederkehrende Spenden auf Power of Us Hub mehr über das Migrieren zu optimierten wiederkehrenden Spenden.

Spenden und No More Homelessness 

Nonprofit Success Pack (NPSP) hilft Spendenbeschaffern effizienter zu arbeiten, und das schätzen alle Teams unserer fiktiven gemeinnützigen Organisation No More Homelessness (NMH), ganz gleich, ob in den Bereichen Entwicklung, Programmmanagement oder Kommunikation und Fürsprache. 

  • Im Bereich Entwicklung stößt man häufig auf die NMH-Entwicklungsleiterin Aniyah Thompson, die voller Begeisterung von der nächsten Fundraising-Veranstaltung erzählt, die sie gerade plant. Sie liebt es besonders, neue und potenzielle Spender zu gewinnen und zur Ausweitung ihres Engagements bei NMH zu bewegen.
  • Das Prrogrammmanagement-Team arbeitet dagegen oftmals mit ehemaligen NMH-Empfängern zusammen, um Veranstaltungen zu organisieren, bei denen sie von ihren Erfolgen berichten können. Diese Veranstaltungen wirken sich fast immer positiv für NMH aus, sei es in Form neuer Freiwilliger, Spenden oder beides.
  • Und die Mitglieder des Teams für Kommunikation und Fürsprache können häufig beobachten, wie diese Inspiration zu tieferem Interesse führt, wenn sie mit Freiwilligen arbeiten und ihnen helfen, Veranstaltungen der NMH-Fürsprache-Community zu organisieren und zu moderieren. Es gibt Möglichkeiten ohne Ende!

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle Teams bei NMH (und jeder anderen gemeinnützigen Organisation) den Spendenverwaltungsprozess kennen. 

Sehen wir uns an, wie die die NMH-Entwicklungspartnerin Sofia Rivera einen Spendenbatch aus einer Spendensammelaktion eingibt, die ein Vorstandsmitglied kürzlich veranstaltet hat, um mehr darüber zu erfahren, wie NPSP den Spendenverwaltungsprozess erleichtert. 

Spendenverwaltung mit NPSP

Sofia legt gebündelte Geldscheine in ihrem Laptop ab.

Bei Salesforce verfolgen wir alle Informationen zu Spenden und Fördergeldern mithilfe des standardmäßigen Salesforce-Objekts Opportunity. Wenn Sie Ihr Wissen über die Verwendung von Salesforce-Objekten in NPSP auffrischen möchten, sehen Sie sich am besten das Trailhead-Modul "Mitgliedsdatenverwaltung mit Nonprofit Success Pack" an. Wenn wir von einer Opportunity in NPSP sprechen, meinen wir Spenden oder Fördergelder (Einnahmen); es gibt jedoch mehrere Arten von Opportunities, aus denen Sie auswählen können, wenn Sie einen neuen Datensatz erstellen:

  • Spende
  • Fördergeld
  • Sachspende
  • Großspende
  • Spendenverdopplung
  • Mitgliedschaft

Wenn Sie eine Spendenart auswählen, setzen Sie damit einen bestimmten Prozess in Gang und einen Pfad, der durch den betreffenden Datensatztyp definiert ist. Je nachdem, welche Spendenart Sie auswählen, werden unterschiedliche Seitenlayouts und Felder angezeigt. Auf diese Weise werden die Dateneingabe und die Berichterstellung effizienter. Ihr Administrator kann zudem die Datensatztypen-Liste durch Hinzufügen oder Entfernen von Datensatztypen je nach Bedarf anpassen. 

Neben den Opportunity-Datensatztypen ist es hilfreich, wenn Sie einige mit der Spendenverwaltung in NPSP verbundene Hauptkonzepte grundlegend verstehen. Gehen wir diese nun gemeinsam durch:

Opportunity-Rollup

Eine Zusammenfassung der in einem bestimmten Zeitraum aufgelaufenen Gesamtsummen aus verschiedenen Feldern. Beispiele hierfür wären die Gesamtzahl an Spenden, die Gesamtzahl an Haushaltsspenden und die Soft Credits in diesem Jahr. Sie sehen Opportunity-Rollups im Bereich für die Spendeninformationen des Accounts und des Kontaktobjekts, auch wenn diese nicht explizit so bezeichnet werden. Die Gesamtzahl der Spenden ist beispielsweise die Gesamtsumme aller Spenden über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Sie werden zu einem Feldwert "zusammengefasst dargestellt" (engl. rolled up). Diese Felder enthalten die Zusammenfassung des Spendenverlaufs eines Kontakts auf seiner Kontakt-Detailseite.

Wiederkehrende Spende

Eine Spende die über einen bestimmten Zeitraum hinweg mehr als einmal erfolgt. Wiederkehrende Spenden können ein offenes Ende haben und unendlich wiederholt werden oder es kann sich um Spenden mit einer festgelegten Zeitdauer handeln (z. B. monatlich, jährlich usw.), die über ein Start- und Enddatum verfügen. Bei No More Homelessness gehen wiederkehrende Spenden oftmals von Spendern ein, die in jedem Monat eines Jahres Dienstleistungen für eine (oder mehrere) Person(en) sponsern wollen. In der nächsten Einheit befassen wir uns eingehender mit wiederkehrenden Spenden.

Zahlungen

In NPSP versteht man unter Zahlungen ein Objekt, mit dem Sie eine Spende über einen bestimmten Zeitraum aufteilen können. Wenn sich also ein Spender zu 1.000 USD verpflichtet, aber angibt, dass er die Hälfte jetzt und die andere Hälfte in drei Monaten zahlen wird, können Sie dies mithilfe von Zahlungen nachverfolgen. In NPSP wird standardmäßig zu jeder Spende eine einzelne Zahlung erstellt, da die Mehrheit der Spenden auf einmal gezahlt wird; Sie können jedoch bei Bedarf auch mehrere Zahlungen erstellen und bevorstehende Zahlungen nachverfolgen. Sie können Zahlungen sogar abschreiben, wenn ein Spender seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann.

Hinzufügen einer Spende von einer Einzelperson

Jetzt, da wir eine Einführung in diese Schlüsselbegriffe erhalten haben, wenden wir uns wieder den Grundlagen zu und geben eine Spende ein. Sofia hat Kontaktdatensätze für alle neuen Spender in diesem Stapel Schecks erstellt. Jetzt ist sie bereit zum Eingeben ihrer Spenden. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Spende in NPSP einzugeben. Entweder verwenden Sie die Schaltfläche Neue Spende im Kontaktdatensatz oder Sie gehen zur Registerkarte "Opportunity" und klicken auf die Schaltfläche Neu.

Bei einer einfachen Spende empfehlen wir, die Spende über den Kontaktdatensatz einzugeben. Genau das tun wir nun. Schauen Sie sich an, wie Sofia eine einmalige Spende von Candace Evans eingibt.

  1. Geben Sie den Namen des Kontakts in das Feld "Globale Suche" ein und klicken Sie anschließend auf den Kontaktdatensatz des betreffenden Spenders.

Globale Suche mit Ergebnisliste

2. Klicken Sie im Kontaktdatensatz auf Neue Spende.

Kontaktdatensatz mit Schaltfläche "Neue Spende"

3. Füllen Sie die Formularfelder im Opportunity-Datensatz aus. Diese lauten standardmäßig:

  • Opportunity-Name: Tragen Sie den Namen ein, sofern das Feld noch nicht bereits ausgefüllt ist (eventuell hat Ihr Administrator den Opportunity-Namen für Sie eingetragen).
  • Phase: Jede Opportunity hat ihr eigenes Set an (sich zuweilen überlappenden) Phasen, aus denen sich ergibt, wie weit eine Spende in der Fundraising-Pipeline gekommen ist. Nicht vergessen! Es handelt sich hier um Salesforce, sodass die Sprache ggf. etwas anders ist als die, an die Sie gewöhnt sind. In der Welt des Vertriebs werden Opportunities "geschlossen". Daher verwenden wir diesen Begriff auch für die Spende. Wenn die Zahlung eingegangen ist, geben Sie eine beliebige Phase ein, die mit "geschlossen" oder "gewonnen" vergleichbar ist – etwas, aus dem sich ergibt, dass die Zahlung erfolgt ist.
  • Schlusstermin: Je nach Phase kann dies verwendet werden, um Folgendes anzugeben:
    • Wenn die Opportunity noch NICHT geschlossen/gewonnen ist, können Sie den Schlusstermin so ändern, dass angegeben wird, wann Sie den Eingang des Geldes erwarten. Dies wird in der Regel bei Großspenden oder Fördergeldern verwendet.
    • Ist die Opportunity geschlossen/gewonnen, wird mit dem Schlusstermin angegeben, wann Sie das Geld erhalten haben. Oftmals ist dies das Spendendatum, das zu Steuerzwecken erfasst wurde.
  • Betrag (nicht erforderlich).
  • Primäre Kampagnenquelle (nicht erforderlich): Wir gehen hier nicht näher auf Kampagnen ein, aber sie können als Weg zur Gruppierung von Opportunities (und anderen Aktivitäten) nützlich sein, um Teams oder Abteilungen der gemeinnützigen Organisation in einer gemeinsamen Initiative zusammenzuführen. Organisationen verwenden dieses Feld oftmals, um Spenden zu ihrem jährlichen Spendenaufrufen oder sonstigen Arten von Fundraising-Kampagnen nachzuverfolgen. Formular "Neue Spende" mit Pflichtfeldern

4. Klicken Sie auf Speichern.

5. Klicken Sie auf die Registerkarte Themen im Kontaktdatensatz, um die Themenliste "Opportunities" anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf den Namen der Opportunity, um die neue Spende anzuzeigen.

Themenliste "Kontaktdatensatz" mit markierten Opportunities

Wenn Sie den neuen Opportunity-Datensatz öffnen, werden weitaus mehr Felder angezeigt, als Ihnen angezeigt wurden, als Sie auf die Schaltfläche "Neue Spende" geklickt haben. Das liegt daran, dass es sich bei der Schaltfläche "Neue Spende" laut Salesforce um eine Schnellaktion handelt. Das ist eine Art Abkürzung. Sie beinhaltet nur die grundlegenden Felder, die benötigt werden, um schnell einen Opportunity-Datensatz zu erstellen. Wenn Sie einen anderen Opportunity-Datensatztyp auswählen oder mehr Daten zu einer Opportunity eingeben möchten, erstellen Sie mithilfe der Schaltfläche "Neu" in der Themenliste "Opportunity" im Kontaktdatensatz eine neue Opportunity.

Kontaktthemenlisten mit markierter Schaltfläche "Neue Opportunity"

Sofia hat jetzt also erfolgreich einen Datensatz für eine Spende eines einzelnen Spenders erstellt. Während Sofia den Spendenstapel von der Spendensammelaktion ihres Vorstandsmitglieds durcharbeitet, stößt sie auf die Spende des örtlichen Unternehmens Cloud Kicks (der Inhaber ist ein Freund ihres Vorstandsmitglieds). Wie bereits erwähnt, dient das Opportunity-Objekt zur Verwaltung von Spenden sowohl von Einzelpersonen als auch von Organisationen; legen wir jetzt also eine neue Spende von einem Unternehmen oder einer Organisation an.

Hinzufügen einer Spende eines Unternehmens oder einer sonstigen Einrichtung

Beim Erstellen einer Spende von einem Unternehmen oder einem anderen Rechtsträger gehen Sie fast genauso vor, wie beim Erstellen einer Spende von einer Einzelperson. Schauen wir uns an, wie Sofia eine Spende von Cloud Kicks erstellt:

  1. Öffnen Sie den Account, mit dem Sie die neue Spende verknüpfen möchten.
  2. Klicken Sie im Accountdatensatz der Organisation auf die Registerkarte Themen.
  3. Klicken Sie in der Liste der "Opportunities" auf Neu.

Details zum Accountdatensatz auf der Registerkarte "Themen“ einschließlich Opportunities und markierter Schaltfläche "Neu"

4. Wählen Sie den Datensatztyp der Spende aus und klicken Sie auf Weiter.

Formular "Neue Opportunity" mit markierter Auswahl "Spende"

5. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Diese lauten standardmäßig:

  • Opportunity-Name
  • Accountname
  • Schlusstermin
  • Stage
Hinweis

Hinweis

"Opportunity-Name" ist ein Pflichtfeld, weshalb Sie einen Wert in dieses Feld eingeben müssen. Wenn Ihr Administrator NPSP so eingerichtet hat, dass dieses Feld vorab ausgefüllt wird, müssen Sie nichts tun. Wenn das Feld leer ist, müssen Sie jedoch einen Wert eingeben.

Neue Opportunity: Formular 'Spende' mit den Feldern 'Opportunity-Name', 'Accountname', 'Primärer Kontaktv, 'Betrag' und weiteren Feldern

6. Klicken Sie auf Speichern. Anschließend können Sie in der Themenliste Opportunities auf den Opportunity-Namen klicken, um den Datensatz der Spende anzuzeigen.

Themenliste "Kontaktdatensatz" mit markierten Opportunities

Sofia konnte recht schnell eine einzelne Spende sowohl von einer Einzelperson als auch von einem Unternehmen eingeben, aber die wahre Leistung von NPSP besteht darin, dass Sie sich eine vollständige Übersicht über einen Spender verschaffen können. Was ist zu tun, wenn Sofia z. B. in einigen Monaten einen umfassenderen Spendenverlauf von Candace Evans und einigen der anderen Spender überprüfen muss, deren Spenden sie gerade erst eingegeben hat? Opportunity-Rollups eingeben!

Opportunity-Rollups

In Opportunity-Rollups werden Informationen von verknüpften Datensätzen, einschließlich Gesamtzahlen, angezeigt. Kurz: Mithilfe von Rollup-Feldern können Sie die Informationen von einem Datensatz automatisch zusammenfassen, damit diese in einem anderen verknüpften Datensatz angezeigt werden. Beispielsweise wird im Feld "Schenkungen gesamt" in einem Haushaltsaccount der Gesamtwert aller Spenden dieses Haushalts angezeigt. Dabei handelt es sich um den Gesamtwert aller zugehörigen Opportunity-Datensätze, die zu einem Datensatz zusammengefasst wurden. Die NMH-Entwicklungsleiterin Aniyah liebt Opportunity-Rollups, da sie damit den vollständigen Spendenüberblick zu einem Spender auf dessen Kontakt- oder Haushalts-Detailseite anzeigen und so auf einen Blick das Engagement, das dieser Spender an den Tag legt, ablesen kann (ein Hoch auf Opportunity-Rollups!). 

Drei separate Spenden addieren sich zu einem Gesamt-Haushalt auf.

In NPSP enthalten Account- und Kontaktdatensätze duzende Rollup-Felder, in denen die Gesamtwerte auf der Grundlage der mit ihnen verbundenen Opportunities angezeigt werden. Sie werden oftmals in Abschnitten in Ihrem Seitenlayout gruppiert, wie z. B. in Informationen zur Mitgliedschaft, Spenden insgesamt, Soft Credits, Spenden eines Haushalts und Spendenkennzahlen.

Details der Spendendaten insgesamt mit "Spenden insgesamt" und "Gesamtzahl der Schenkungen"

Beachten Sie, dass im Abschnitt "Spendenbeträge gesamt" die Gesamtzahl der Spenden (zwei Opportunities) sowie ein Gesamtspendenbetrag über 1200 USD enthalten sind. Um die genauen Opportunities und deren Details in diesem Rollup zu ermitteln, müssten Sie sich diesen Accountdatensatz genauer anschauen und die einzelnen Opportunities untersuchen. Das Rollup liefert Ihnen jedoch eine Zusammenfassung der Informationen aus allen Opportunities.

Je nachdem, was Ihr Administrator für die Anzeige in Ihrem Seitenlayout ausgewählt hat, werden diese Rollup-Zusammenfassungen auf Ihrer Account- und Kontaktseite angezeigt.

Spendeninformationen
Ein schneller allgemeiner Überblick über Spenden (Opportunities), die mit einem bestimmten Haushalts- oder Organisationsaccount verbunden sind. Hier erhalten Sie Informationen zum Datum der Spenden, den durchschnittlichen, den maximalen und minimalen Betrag usw.
Spendenbeträge gesamt
Die jeweiligen Gesamtsummen der Spenden, die in verschiedenen Zeiträumen von einem Account eingegangen sind. Beispielsweise sehen Sie den Gesamtwert der Spenden aus diesem Jahr, aus dem Vorjahr und von vor zwei Jahren. Ihr Administrator kann zudem einen benutzerdefinierten Zeitraum festlegen, indem er einen Wert für N unter "Schenkungen gesamt in den letzten N Tagen" festlegt.
Mitgliedschaftsinformationen
Enthält die Rollup-Informationen, wenn Ihre Organisation mit Mitgliedschaften arbeitet. Weitere Informationen zur Verwendung von Mitgliedschaften finden Sie in der NPSP-Dokumentation in der Online-Community "Power of Us Hub".
Weitere Rollup-Informationen zu Kontakten
Außer zu den hier genannten Abschnitten enthalten Kontaktdatensätze auch Rollup-Informationen zu Soft Credits und Spendeninformationen zu Haushalten, d. h. eine Zusammenfassung der gesamten Spenden aller Mitglieder dieses Haushalts.
Hinweis

Hinweis

Betrachten Sie Rollup-Felder als schreibgeschützte Felder. Möglicherweise können Sie die Felder direkt ändern, aber sie werden nachts neu berechnet und aus anderen Eingabefeldern überschrieben.

Sofia hat nun erfolgreich eine Spende einer Einzelperson und eines Unternehmens eingegeben. In diesem Fall handelte es sich um einfache einmalige Spenden. Wie sieht es aus, wenn Sofia eine Verpflichtung eingeben muss? Oder eine wiederkehrende Spende? Keine Angst: NPSP unterstützt diese Szenarios. Wie, das erfahren Sie in der nächsten Einheit!

Ressourcen