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Erstellen und Bearbeiten von Spendenzuteilungen

Lernziele

Nachdem Sie diese Lektion abgeschlossen haben, sind Sie in der Lage, die folgenden Aufgaben auszuführen:

  • Angeben des Zwecks allgemeiner Verrechnungseinheiten
  • Erstellen oder Modifizieren von Opportunity-Zuordnungen
  • Erklären, wie Zuordnungen bei wiederkehrenden Spenden und Kampagnen festgelegt werden

Übersicht über Zuordnungen

Viele Non-Profit-Unternehmen arbeiten zur Nachverfolgung von Spenden mit der Fondsbuchführung und allgemeinen Verrechnungseinheiten (GAUs). Eine GAU ist ein Fonds, in dem Sie zurückgestellte Gelder für spezielle Zwecke oder zur Einhaltung von Einschränkungen verbuchen können, die vom Spender, von der Beihilfeinstanz oder der leitenden Dienststelle festgelegt wurden oder gesetzlich vorgeschrieben sind. Mit der Funktion der GAU-Zuordnung des Nonprofit Success Packs können Sie Fonds, die Sie als Opportunities verzeichnen, auf eine oder mehrere allgemeine Verrechnungseinheiten aufteilen.

Sie können Zuordnungen als Prozentsatz der Gesamt-Opportunity oder -Zahlung definieren oder als Betrag in einer bestimmten Währung. In NPSP enthalten allgemeine Verrechnungseinheiten Informationen zu den Zuordnungen, die sie ihnen zugewiesen haben. Sie können Zuordnungen auch zu Kampagnen und wiederkehrenden Spenden zuweisen. Dazu später mehr.

Allgemeine Verrechnungseinheiten haben so viele Verwendungsmöglichkeiten und Namen wie die Non-Profit-Unternehmen, die mit NPSP arbeiten. Aufgrund der Möglichkeiten können Sie mit NPSP so viele GAUs definieren, wie es Ihr Kontenrahmen verlangt. Anschließend können Sie Spenden im Rahmen einer GAU eingeben und nachverfolgen.

Gehen wir nun einige Beispiele dazu durch, wie eine Organisation wie unsere fiktive gemeinnützige Organisation No More Homelessness (NMH) eine Zuordnung erstellen oder ändern kann.

Erstellen oder Ändern von Opportunity-Zuordnungen

Die NMH führt Kampagnen durch, mit denen sie Spenden speziell zur Unterstützung ihrer Dienstleistungen für Frauen sammelt. Sie hat daher einen GAU-Fonds, der einem speziellen Programm zugeordnet ist, das "Frauenprogramm" genannt wird. Spender können ihre gesamte Spende oder einen Teil davon für diesen Fonds vorsehen und wissen, dass ihr Geld speziell für diesen Zweck eingesetzt werden wird.

Bild einer jungen Frau und ihres Kindes an der Ausgabe der NMH-Tafel

Auf der Seite "Opportunity-Zuordnungen verwalten" können Sie Zuordnungen zu jeder beliebigen Opportunity erstellen oder ändern. Zunächst müssen Sie die Opportunity erstellen und den Spendenbetrag eingeben, bevor Sie den Beitrag zu der jeweiligen GAU zuordnen können.

Sofia Rivera, Entwicklungspartnerin bei NMH, hat einen Opportunity-Datensatz zu einer Spende über USD 100 erstellt, die sie von Candace Evans erhalten hat, und ist jetzt bereit, sie gemäß dem Wunsch der Spenderin zuzuordnen. Als Candace spendete, verlangte sie ausdrücklich, dass 50 % ihrer Spende Frauenprogrammen und 50 % der Tafel zugeordnet werden sollten.

Schauen wir uns an, wie Sofia die Zuordnungen zu dieser Spende erstellt:

1. Öffnen Sie den zuzuordnenden Opportunity-Datensatz.

2. Klicken Sie auf die Liste Themen.

3. Klicken Sie in der Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" auf Zuordnungen verwalten. (Wenn die Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" nicht angezeigt wird, muss Ihr Administrator sie ggf. einrichten.) Wenn Sie eine Standardzuordnung einrichten, wird der gesamte Spendenbetrag bereits in Ihrer Standard-GAU angezeigt.

Opportunity-Datensatz und Themenobjekt "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" mit markierter Schaltfläche "Zuordnungen verwalten".

4. Der Gesamtbetrag der Opportunity wird ganz oben auf der Seite angezeigt. Geben Sie den Namen der GAU ein, der Sie die gesamte Spende oder einen Teil davon zuordnen möchten.

5. Geben Sie den Prozentsatz (oder den Betrag) der Spende ein, den Sie in dieser GAU platzieren möchten. Der weiterhin für eine Zuordnung zur Verfügung stehende Betrag der Spende wird unten in den Zuordnungen angezeigt.

6. Um die Spende weiteren GAUs zuzuordnen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Um eine Zuordnung zu löschen, klicken Sie auf Löschen.

Das Formular "Opportunity-Zuordnungen verwalten" der Allgemeinen Verrechnungseinheit mit markierten Schaltflächen "Zeile hinzufügen" und "Speichern".

7. Wenn Sie mit der Zuordnung fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Hoppla! Das passiert nicht oft, aber Sofia hat versehentlich eine Zuordnung für die GAU der Kapitalsammelaktion "Übergangswohnungen" erstellt, als sie eigentlich die zweite Zuordnung für das Programm "Tafel" hätte erstellen sollen. Um sicherzustellen, dass sie den Wünschen des Spenders gerecht wird, muss sie die Zuordnung ändern.

So ändern Sie eine Zuordnung:

1. Öffnen Sie die Opportunity, die die Zuordnung enthält, die Sie ändern möchten.

2. Klicken Sie auf die Liste Themen.

3. Klicken Sie in der Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" auf Zuordnungen verwalten.

Opportunity-Datensatz und die verbundenen Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit mit markierter Schaltfläche "Zuordnungen verwalten"

4. Sofia ändert die Zuordnung in das Tafelprogramm. Hier können Sie den Namen der GAU ändern, den zuzuordnenden Betrag ändern, einen Geldbetrag in einen Prozentsatz der Spende ändern, zusätzliche Zuordnungen hinzufügen oder Zuordnungen löschen.

Das Formular 'Opportunity-Zuordnungen verwalten' der Allgemeinen Verrechnungseinheit mit markierter Suchoption und markierter Schaltfläche 'Speichern'.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Voilà! Sofia hat eine GAU erfolgreich in NPSP eingegeben und geändert. Jetzt kann sie sowohl zu den eingeschränkten als auch zu den uneingeschränkten Fonds leichter Berichte erstellen und ihr Finanz- und Buchhaltungsteam besser als Partner bei der Planung und Schlichtung unterstützen.

Hinweis

Hinweis

Beim Ändern des Betrags einer Opportunity mit Zuordnungen werden prozentsatzbasierte Zuordnungen und die Standardzuordnung neu berechnet, wenn die Standardeinstellungen aktiviert sind. Liegt der neue Betrag der Opportunity unter dem Gesamtbetrag Ihrer Zuordnungen, wird eine Fehlermeldung angezeigt und die Opportunity wird nicht aktualisiert. In diesem Fall reduzieren Sie den Betrag der Zuordnungen, bevor Sie den Opportunity-Betrag reduzieren.

Arbeiten mit Zuordnungs-Rollups

GAU-Zuordnungen enthalten eine Reihe von Rollups, die Sie bei der Nachverfolgung der Zuordnungen unterstützen, die Sie jeder Ihrer GAUs zuweisen. Diese GAU-Rollups finden Sie, indem Sie den App Launcher () aufrufen und "Allgemeine Verrechnungseinheiten" suchen und auswählen.

Kürzlich angezeigte Allgemeine Verrechnungseinheiten mit markierter spezieller GAU

Die Rollups enthalten vordefinierte Einstellungen, die Sie nach Bedarf aktualisieren können. Fragen Sie Ihren Administrator, ob er bestimmte Arten von Opportunity-Datensätzen ausgeschlossen oder sonstige Anpassungen vorgenommen hat.

Allgemeine Verrechnungseinheits-Details mit Zuordnungsinformationen und Zuordnungen gesamt

Bitte beachten Sie, dass die GAU-Seite Rollup-Informationen aus Zuordnungen enthält, die Opportunities (oder Zahlungen, je nach Konfiguration) in einer geschlossenen und gewonnenen Phase zugewiesen wurden. Die Rollup-Informationen werden automatisch jede Nacht aktualisiert, aber Sie können sie auch auf der GAU-Seite aktualisieren, indem Sie auf die Schaltfläche Rollups neu berechnen klicken.

Erstellen von Opportunity-Zuordnungen für wiederkehrende Spenden

Wenn Sie Zuordnungen zu einer wiederkehrenden Spende zuweisen, werden diese Zuordnungen automatisch auf alle Opportunities und Zahlungen angewendet, die im Rahmen des Zeitplans für die wiederkehrende Spende erstellt wurden. Das Erstellen von Zuordnungen für wiederkehrende Spenden ist ähnlich wie das Erstellen von Zuordnungen für einmalige Spenden, außer dass NPSP die Spende automatisch entsprechend allen offenen Opportunities zuordnet, die der wiederkehrenden Spende zugewiesen sind.

Wie auch bei den einmaligen Spenden klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnungen verwalten" in der Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" einer wiederkehrenden Spende, um Zuordnungen für Ihre wiederkehrenden Spenden zu erstellen und zu verwalten. Das geht so:

1. Öffnen Sie die wiederkehrende Spende, zu der Sie Zuordnungen erstellen möchten.

2. Klicken Sie auf die Liste Themen.

3. Klicken Sie in der Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" auf Zuordnungen verwalten.

Registerkarte "Wiederkehrende Spenden" und die verbundenen Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit mit markierter Schaltfläche "Zuordnungen verwalten"

4. Geben Sie den Namen der GAU ein, der Sie die Spende zuweisen möchten.

5. Geben Sie entweder den Betrag oder den Prozentsatz der Spende ein, den Sie in dieser GAU platzieren möchten.

6. Um die Spende weiteren GAUs zuzuordnen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen.

7. Um eine Zuordnung zu löschen, klicken Sie auf Löschen.

Das Formular 'Zuordnungen zu wiederkehrenden Spenden verwalten' der Allgemeinen Verrechnungseinheit mit markierten Schaltflächen 'Zeile hinzufügen' und 'Speichern'.

8. Wenn Sie mit der Zuordnung fertig sind, klicken Sie auf Speichern. In der Themenliste "Opportunity-Datensatz" können Sie sehen, dass die Spende für zukünftige Spenden richtig zugeordnet wurde.

Der Opportunity-Datensatz mit verbundenen Zuordnungen zur Allgemeinen Verrechnungseinheit

Wenn Sie eine Zuordnung für eine wiederkehrende Spende ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die wiederkehrende Spende, die die Zuordnung enthält, die Sie ändern möchten.
  2. Klicken Sie auf die Liste Themen.
  3. Klicken Sie in der Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" auf Zuordnungen verwalten.
  4. Ändern Sie die Zuordnung nach Bedarf. Sie können den Namen der GAU ändern, den zuzuordnenden Betrag ändern, einen Dollar-Betrag in einen Prozentsatz ändern, zusätzliche Zuordnungen hinzufügen oder Zuordnungen löschen.
  5. Wenn Sie mit der Zuordnung fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Hier einige wichtige wissenswerte Dinge über Zuordnungen zu allgemeinen Verrechnungseinheiten und wiederkehrende Spenden:

  • Neu zu einer wiederkehrenden Spende hinzugefügte Opportunities erhalten die Zuordnungen zu wiederkehrenden Spenden automatisch.
  • Wenn eine neue Zuordnung einer wiederkehrenden Spende hinzugefügt oder eine vorhandene geändert oder gelöscht wird, wendet NPSP die neue Zuordnung auf alle offenen Opportunities innerhalb des Zeitplans der betreffenden wiederkehrenden Spende an. NPSP ändert keine Zuordnungen zu geschlossenen Opportunities in dem Zeitplan.
  • Wird der Betrag zu einer Opportunity mit einer verbundenen wiederkehrenden Spende von Null auf einen bestimmten Wert aktualisiert, werden Zuordnungen auf der Grundlage der GAU der wiederkehrenden Spende und nicht auf der Grundlage der GAU der Standardzuordnung erstellt.

Erstellen von Opportunity-Zuordnungen für Kampagnen

Wenn Sie Zuordnungen zu einer Kampagne zuweisen, werden diese Zuordnungen automatisch auf alle Opportunities oder verbundenen Zahlungen angewendet, die im Rahmen der betreffenden Kampagne erstellt wurden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuordnungen verwalten" in der Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit", um Zuordnungen für Ihre Kampagnen zu erstellen und zu verwalten.

Erinnern Sie sich noch an die Kapitalsammelaktion von NMH zum Kauf eines neuen Gebäudes für Übergangswohnungen? Sofia wird eine Zuordnung für die Gebäudekampagne in NPSP erstellen, um sich einen Extraschritt beim Eingeben zukünftiger Spenden zu ersparen. 

Schauen wir uns an, wie sie eine Opportunity-Zuordnung für eine Kampagne erstellt.

1. Öffnen Sie die Kampagne, zu der Sie Zuordnungen erstellen möchten.

2. Klicken Sie auf die Liste Themen.

3. Klicken Sie in der Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" auf Zuordnungen verwalten.

Kampagnendatensatz mit markierter Registerkarte 'Themen' und der Option 'Zuordnungen verwalten' für das Objekt 'Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit'.

4. Geben Sie den Namen der GAU ein, der Sie die Spende zuweisen möchten.

5. Geben Sie den Prozentsatz (ODER den Betrag) der Spende ein, den Sie in dieser GAU platzieren möchten.

"Kampagnenzuordnungen verwalten" mit markierter Speicherschaltfläche

6. Wenn Sie mit der Zuordnung fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie jetzt dieser Kampagne eine Spende zuordnen, wird die Zuordnung automatisch für Sie erstellt.

Wenn Sie eine Zuordnung zu einer Kampagne ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Kampagne, die die Zuordnung enthält, die Sie ändern möchten.
  2. Klicken Sie auf die Liste Themen.
  3. Klicken Sie in der Themenliste "Zuordnungen zur allgemeinen Verrechnungseinheit" auf Zuordnungen verwalten.
  4. Ändern Sie die Zuordnung nach Bedarf. Sie können den Namen der GAU ändern, den zuzuordnenden Betrag ändern, einen Dollar-Betrag in einen Prozentsatz ändern, zusätzliche Zuordnungen hinzufügen oder Zuordnungen löschen.
  5. Wenn Sie mit der Zuordnung fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Hier einige wichtige Dinge über Zuordnungen zu allgemeinen Verrechnungseinheiten und Kampagnen:

  • Diese Zuordnungen werden automatisch den neuen Opportunities zugeordnet, die einer Kampagne mit Zuordnungen zugewiesen sind.
  • Wenn eine neue Zuordnung einer Kampagne hinzugefügt oder eine vorhandene geändert oder gelöscht wird, so wirkt sich dies nur auf Opportunities aus, die neu in die Kampagne eingegeben wurden. Zuvor bereits eingegebene Opportunities werden NICHT geändert.
  • Bei einer Opportunity mit sowohl einer Kampagne als auch mit einer wiederkehrenden Spende haben Zuordnungen aus der wiederkehrenden Spende Vorrang.
  • Wird eine Kampagne einer vorhandenen Opportunity zugewiesen oder aus ihr entfernt, werden die Zuordnungen der Opportunity NICHT geändert.

Hinweis zu Zuordnungen und mehreren Währungen

Die GAU-Zuordnungsfunktion unterstützt mehrere Währungen. Sie können GAUs auf jede beliebige Währung einstellen woraufhin die Rollup-Felder die Währungsumwandlung der aggregierten Zuordnungen respektieren werden. Denken Sie unbedingt daran, dass Zuordnungen die Währung der Opportunity, Kampagne oder wiederkehrenden Spende übernehmen, mit der sie verbunden sind.

Ressourcen